Support
Support

Video: Digitale Transformation bei Livit

Ratgeber

So finden Sie die passende ECM Lösung

Enterprise Content Management

Enterprise Content Management (ECM) umfasst sämtliche Strategien und Technologien zur Abwicklung von Erfassung, Speicherung, Wiederherstellung, Verteilung, Aufbewahrung und Zerstörung von Dokumenten und Inhalten.

ECM betrifft insbesondere Inhalte, die in einer Organisation im Rahmen ihrer Geschäftsabläufe importiert oder erzeugt werden, und beinhaltet die Zugriffssteuerung für diese Inhalte von ausserhalb der Organisationsprozesse.

ECM Systeme sind dafür ausgelegt, strukturierte und unstrukturierte Inhalte zu verarbeiten, sodass eine Organisation Geschäftsziele effektiver erreichen, ihre Kunden besser bedienen und die Risiken minimieren kann (in Bezug auf Konformitätsverstösse, Gerichtsverfahren, unkoordinierte Abteilungen oder Fluktuation in der Organisation).

Die Implementierung einer ECM Lösung verlangt die Entwicklung eines durchdachten Plans auf Basis von Faktoren wie der allgemeinen Unternehmensstrategie, Compliance-Anforderungen, vorhandenen Infrastrukturen und Anwendungen, Geschäftsprozessen sowie Finanz- und Personalressourcen.

Arcplace kann Organisationen in den verschiedenen Phasen eines ECM Projekts durch Beratungs-, Implementierungs- und Integrationsdienstleistungen unterstützen. Arcplace hat Zugang zu einem Netzwerk von internen und externen Spezialisten, die bei Bedarf jederzeit und an jedem Ort hinzugezogen werden können, um den vollen Umfang eines ECM Projekts abzudecken.

Arcplace hat beispielsweise Erfahrung aus Kundenprojekten mit ECM Technologien in den folgenden Bereichen:

  • Flexibles, strukturiertes Dokumenten Management (DMS) mit Dossiers
  • Rechtskonforme Archivierung und Records Management
  • Business Process Automation (Workflow/BPM, Case Management)
  • Integration in Applikationslandschaft (ERP, Office, Outlook)
  • Input Management mittels digitalem Posteingang und Scanning Lösungen
ECM
 
DMS

Dokumenten Management System (DMS)

Das Dokumenten Management gilt oft als eine der ersten und damit grundlegendsten Anwendungsfälle im Rahmen der Einführung einer ECM Lösung. Die von Arcplace angebotenen ECM Technologien bieten einem Unternehmen verschiedene Funktionen, um den Umgang mit Dokumenten effizienter und risikoärmer zu gestalten. Zu den wichtigsten Hauptfunktionen eines DMS gehören:

  • Strukturieren von Dokumentensammlungen (Dossier-, Aktenstruktur)
  • Indexierung von Dokumenten (Metadaten)
  • Volltextsuche
  • Versionierung von Dokumenten
  • Verwaltung von Lebenszyklen (Aufbewahrungsfristen)
  • Anbindung an Scanning Lösungen (Scanning Stationen)
  • Schutz vor unbefugten Zugriffen und Verschlüsselung
  • Protokollierung von Zugriffen
  • Rechtskonforme Archivierung durch Sicherstellung der Unveränderbarkeit
  • Anbindung an Fachapplikationen (Stammdatenaustausch, Verlinkung von Dokumenten)
  • Mobiler und ortsunabhäniger Zugriff, gleichzeitiger Zugriff
  • Intuitive Integration in Outlook / Office

Typische ECM Anwendungen

 

Wichtige ECM Funktionalitäten

Im Folgenden finden Sie typische wichtige Funktionalitäten, die von Enterprise Content Management (ECM) Systemen abgedeckt werden:

  • Capture
  • Workflow
  • Case Management
  • E-Formulare
  • E-Signaturen
  • E-Dossiers
  • Records Management
  • E-Archiv
  • Integration mit Drittapplikationen

Flexible Umsetzungsmodelle

Die verwendeten ECM Technologien kommen in unterschiedlichen Umsetzungsmodellen zum Einsatz. Einerseits bieten wir klassische on-premise Installationen an. Andererseits können Kunden zwischen den Servicemodellen «Managed» oder «Cloud» wählen. Bei einem Managed Service steht die Lösung beim Kunden und wird durch Arcplace betreut und betrieben. Beim Cloud-basierten Service wird die Lösung aus den Rechenzentren der Arcplace oder auch vom Hersteller mittels Software-as-a-Service (SaaS) angeboten.

 
Umsetzungsmodelle

Video:

Mit Hilfe von Arcplace hat die Immobilienverwaltung Livit AG 150’000 Mietvertragsdossiers digitalisiert. Kreditorenrechnungen und übrige Korrespondenz werden heute automatisch digitalisiert, in entsprechende Workflow-Lösungen übergeben und nach Compliance-Standards archiviert.

Im Film stellt ein Mitarbeiter der Livit ausführlich dar, welche Effizienzgewinne für die Firma und welche Verbesserungen für die Angestellten erreicht wurden.

Case Study:

Planzer

Arcplace digitalisiert Wareneingangsdokumente bei Planzer

Download

 

 Weitere Case Studies

 Für Ihre Dokumente

Arcplace ECM Lösungspartner

Arcplace unterhält strategische Partnerschaften zu Hyland Software und Kendox im Bereich ECM. Hyland ist als Leader im Gartner Magic Quadrant für das ECM positioniert. Mit der OnBase Lösung von Hyland Software hat Arcplace eine weltweit führende ECM Lösung im Portfolio. Die Lösung von Kendox bietet Arcplace ausschliesslich als Cloud-Service aus Schweizer Rechenzentren an. Kendox ist eine leistungsfähige Lösung in der Verwaltung für Geschäftsdokumente sowie deren Archivierung.

Mit diesen Technologien ist Arcplace in der Lage Anforderungen bei der Konzeption und Einführung einer passenden Lösung flexibel und erfolgreich anzubieten.

 

Booklet: Enterprise Content Management

Plan, Build, Run - vom Bedarf zur Realisierung

  • Was bringt ECM dem Unternehmen?
  • Wie führt man ECM erfolgreich ein?
  • Wo liegen die ECM-Stolperfallen?
  • Welche ECM-Checklisten sind hilfreich?
  • Was muss man ECM-Anbieter fragen?

Jetzt bestellen

 

Booklet: DMS & Elektronische Archivierung

Für Unternehmen und öffentliche Verwaltungen

  • Was ist Dokumentenmanagement?
  • Was ist Elektronische Archivierung?
  • Wo liegen betriebswirtschaftliche Potenziale?
  • Wie findet man den richtigen Anbieter?

Jetzt bestellen