Automatisation du processus de traitement de la comptabilité fournisseurs avec l'IA

Un service de courrier numérique allié à la puissance de l’IA

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Dans un monde de l’entreprise de plus en plus numérisé, l’automatisation du traitement des documents joue un rôle central. Ces dernières années, le service de courrier numérique s’est imposé comme une pièce maîtresse de cette évolution.</span></span></p>

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Un service de courrier numérique allié à la puissance de l’IA

<p>Article professionnel</p> <h1>Un service de courrier numérique allié à la puissance de l’IA</h1>

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En résumé : les LLM sont indispensables aux services de courrier numériques

<h3>En résumé : les LLM sont indispensables aux services de courrier numériques</h3> <p>L’intégration des LLM permet aux entreprises d’améliorer considérablement leur efficacité et leur précision et de réaliser des économies. Arcplace associe des technologies d’IA de pointe à une expertise approfondie, afin de proposer des solutions sur mesure aux entreprises suisses. L’intégration de ces modèles n’est pas seulement un pas vers l’avenir ; c’est aussi la garantie de meilleurs résultats, de processus plus rapides et d’une clientèle satisfaite. En bref, il s’agit d’une véritable révolution dans le traitement automatique du courrier.</p>

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Un service de courrier numérique allié à la puissance de l’IA

<p>Il transforme les messageries traditionnelles en centres d’information numériques qui centralisent, catégorisent et analysent les flux de courrier physiques et électroniques. Cela permet de gagner du temps, de réduire les coûts et d’améliorer la précision et la sûreté du traitement des données. Les technologies telles que les Large Language Models (LLMs) et les solutions d’IA font des pas de géant. Des entreprises comme Arcplace, l’un des principaux prestataires de BPO en Suisse, mettent à profit ces technologies pour proposer des solutions innovantes et durables.</p> <h3>Le rôle des LLM dans le traitement numérique du courrier</h3> <p>Les LLM comme GPT-4 ou Llama 3.2 peuvent analyser d’immenses quantités de texte et en extraire des informations contextuelles. Ces modèles permettent une analyse sémantique plus approfondie et sont particulièrement efficaces pour traiter des données non structurées – comme les e-mails ou les PDF. Ils reconnaissent les intentions, extraient les contenus pertinents et agissent en conséquence de façon entièrement automatique. Ainsi, les factures, contrats ou demandes diverses peuvent être classés efficacement et transmis aux interlocuteurs concernés. Cette automatisation réduit les interventions manuelles et minimise considérablement les sources d’erreurs.</p> <h3>Précision et réduction des erreurs</h3> <p>Les LLM se distinguent par leur grande précision d’analyse des données. Là où les systèmes basés sur des règles atteignent leurs limites, les modèles d’IA brillent par leur capacité à comprendre et attribuer correctement des contenus, même les plus complexes. Ces technologies donnent naissance à des solutions sur mesure qui non seulement sont plus efficaces, mais réduisent aussi considérablement les taux d’erreurs. Leur développement continu permet d’intégrer rapidement de nouvelles exigences.</p> <h3>Vers une automatisation complète</h3> <p>Les LLM permettent de se rapprocher du rêve d’un traitement entièrement automatique des documents : grâce aux feedbacks, ils sont capables d’apprendre et de s’adapter à des besoins spécifiques. Les entreprises ont accès à des solutions flexibles et évolutives qui augmentent le niveau d’automatisation tout en maximisant la productivité, ce qui leur permet de s’adapter fluidement aux exigences de la transformation numérique.</p> <h3>Efficacité et économies</h3> <p>L’utilisation des LLM offre des gains de productivité et des avantages financiers considérables. Le traitement automatique réduit le travail manuel et minimise les retouches et corrections ; les entreprises voient ainsi leurs coûts d’exploitation et temps de traitement diminuer, tandis que la satisfaction de leur clientèle s’améliore. Cette combinaison d’efficacité et de qualité fidélise cette dernière et augmente leur compétitivité.</p> <h3>Sécurité et conformité réglementaire</h3> <p>Dans un monde des affaires de plus en plus réglementé, la protection des données et la sécurité sont essentielles. Les LLM contribuent à traiter correctement les données sensibles et respecter les exigences légales. Arcplace applique les normes de sécurité les plus strictes et développe des solutions entièrement conformes aux exigences légales. Les modèles d’IA reconnaissent automatiquement les données à caractère personnel et veillent à ce qu’elles soient traitées de manière appropriée – un aspect particulièrement crucial pour les entreprises suisses, soumises à des réglementations strictes.</p>

Un service de courrier numérique allié à la puissance de l’IA

Lead: Un service de courrier numérique allié à la puissance de l’IA

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Automatisation du processus de traitement de la comptabilité fournisseurs avec l'IA

<p>Article professionnel</p> <h1>Automatisation du processus de traitement de la comptabilité fournisseurs avec l'IA</h1>

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<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Depuis 2007, Arcplace SA aide les entreprises suisses à automatiser leurs processus de comptabilité fournisseurs avec la plateforme Basware. Le partenariat avec Basware permet aux organisations d'automatiser en grande partie les tâches manuelles et chronophages liées aux factures créditeurs. Les nouvelles fonctions SmartPDF et SmartCoding Premium de Basware, basées sur l'intelligence artificielle, optimisent significativement l'automatisation du processus &nbsp;de comptabilité fournisseurs</span><span class="lead-text">.</span></span></p>

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<h3>Conclusion</h3> <p>La combinaison des technologies innovantes de Basware en matière d'IA et de l'expertise d'Arcplace établit un processus créditeurs pour les entreprises suisses. Les nouveaux services Premium SmartPDF et SmartCoding permettent d'optimiser encore plus le processus pour que les entreprises puissent réduire leurs coûts, améliorer l'efficacité et renforcer leur compétitivité à l'ère du numérique.</p>

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La prochaine étape de l'automatisation

<h3>La prochaine étape de l'automatisation</h3> <p>Avec SmartPDF, les factures au format PDF sont automatiquement converties en données structurées grâce à l'IA pour qu'elles puissent être intégrées de manière transparente au processus de traitement des factures. SmartCoding Premium va plus loin en proposant des suggestions intelligentes pour l'imputation et l'affectation, basées sur des données historiques et des règles prédéfinies.</p> <h3>Avantages de l'IA dans le traitement des factures</h3> <p>La mise en œuvre de fonctions basées sur l'IA présente plusieurs avantages décisifs qui permettent d'améliorer considérablement l'efficacité:</p> <ol> <li><span class="MaaxBold">Réduction du nombre de tâches manuelles :</span><span class="MaaxBold"> </span><br /> L'automatisation de l'extraction des données des factures avec SmartPDF permet de réduire considérablement le nombre de tâches manuelles récurrentes. Les collaborateurs peuvent se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée au lieu de saisir des données.<br /> &nbsp;</li> <li><span class="MaaxBold">Amélioration de la précision et réduction du taux d'erreur :</span><br /> Les algorithmes d'intelligence artificielle sont capables d'extraire des données de facturation avec une grande précision et de minimiser les erreurs qui pourraient survenir lors d'une saisie manuelle. Cette approche réduit non seulement le risque d'erreurs, mais aussi le besoin de corrections chronophages a posteriori.<br /> &nbsp;</li> <li><span class="MaaxBold">Accélération de l'ensemble du processus : </span><br /> SmartCoding Premium accélère le traitement grâce à des propositions d'imputation intelligentes. L'IA apprend en permanence à partir des données existantes et optimise ainsi les propositions, ce qui permet d'accélérer le traitement des factures grâce à des processus plus courts.<br /> &nbsp;</li> <li><span class="MaaxBold">Réduction des coûts et retour sur investissement :</span><br /> Les gains d'efficacité obtenus grâce à l'automatisation en aval se traduisent par des réductions de coûts dans l'ensemble de la comptabilité fournisseurs. Le retour sur investissement (ROI) augmente, car les temps de traitement sont réduits et les ressources mieux utilisées.</li> </ol> <h3><span class="MaaxBold">Votre partenaire suisse pour les introductions Basware</span></h3> <p>Depuis plus de 17 ans, Arcplace est l'un des principaux fournisseurs de solutions d'archivage numérique et de workflow documentaire en Suisse. Grâce à son partenariat de longue date avec Basware, Arcplace peut fournir en permanence aux entreprises suisses les dernières technologies en matière de traitement des factures créditeurs. Arcplace dispose d'une grande expérience dans la mise en œuvre de solutions de traitement des factures sur mesure, parfaitement adaptées aux exigences spécifiques du marché suisse.</p>

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<p>Étude de cas</p> <h1>Ernst Sutter AG automatise le traitement de ses factures</h1>

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<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Les objectifs de la troisième entreprise suisse de transformation de la viande consistaient à réduire les temps de traitement des factures fournisseurs, à diminuer la charge de travail due au traitement sur papier pour les collaborateurs, les cadres et la comptabilité, ainsi qu’à renforcer la transparence des coûts. Une solution globale d’Arcplace pour le traitement électronique efficace et l’archivage des factures des fournisseurs conforme à la législation, qui est parfaitement intégrée au système ERP de l’entreprise, a permis de les atteindre en quatre mois seulement.</span></span></p>

Bild Ernst Sutter AG

La troisième entreprise suisse de transformation de la viande

<p>Ernst Sutter AG est l’une des plus grandes entreprises suisses dans le secteur de la boucherie et de la charcuterie. Elle produit de la viande et de la charcuterie sur cinq sites qu’elle livre ensuite aux professionnels, aux grossistes et aux détaillants de toute la Suisse via deux plateformes régionales. Elle exporte également différentes spécialités dans l’UE et en Asie. L’entreprise compte près de 1 000 collaborateurs et a réalisé un chiffre d’affaires de 546 millions de francs suisses en 2016. Ernst Sutter AG, qui fait désormais partie du groupe Fenaco, a créé le premier label de qualité et de développement durable pour la viande, « Agri Natura », en 1989.</p>

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Saisie et traitement numérique des factures fournisseurs

<h3>Saisie et traitement numérique des factures fournisseurs</h3> <p>Ernst Sutter AG a décidé d’adopter une solution globale d’Arcplace, qui permet d’intégrer les factures fournisseurs au système ERP existant, de les traiter efficacement par voie électronique et de les archiver conformément à la législation, afin de résoudre ces problèmes. Cette solution se base sur le logiciel TCG DocProStar pour la numérisation des factures sur papier ou reçues par e-mail et sur Basware Alusta (P2P) pour la réalisation du workflow de traitement des factures numériques. Dans un premier temps, les factures sont numérisées à l’aide de DocProStar, elles sont ensuite transmises aux processus en grande partie automatisés d’imputation, de vérification et&nbsp;d’approbation de Basware Alusta avec les données extraites et validées.</p> <p>Les données des factures liées à des commandes sont comparées à celles du système de commande correspondant, automatiquement imputées et transmises au système de comptabilité financière si tous les critères définis sont remplis. Les factures sans rapport avec le système de commande sont traitées dans le cadre d’un processus électronique de vérification et d’approbation basé sur le principe du double contrôle. Les postes à approuver sont automatiquement saisis et envoyés par e-mail à la personne responsable. Les factures, qui ont été très simplement approuvées en un clic, sont ensuite transmises automatiquement au système de comptabilité financière. Un écran des factures, ainsi que leur historique, l’imputation et les données de l’entête, est finalement enregistré sous forme numérique</p>

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En bref

<h3>En bref</h3> <ul> <li>Solution automatique de bout en bout pour le traitement électronique et l’archivage conforme à la législation des factures fournisseurs sur papier ou reçues par e-mail</li> <li>Processus beaucoup plus efficaces et temps de traitement considérablement réduits</li> <li>Meilleure attribution des coûts, erreurs de saisie et d’archivage ainsi que pertes de pièces justificatives évitées</li> <li>Plus grande prise de conscience des coûts par les collaborateurs qui ont une vision plus claire des factures</li> <li>Plus de transparence en matière de frais et meilleur contrôle des pièces justificatives</li> <li>Allègement de la charge de travail de la comptabilité</li> <li>Intégration parfaite aux systèmes ERP et de comptabilité fournisseurs existants Logiciels utilisés</li> <li>TCG DocProStar (numérisation, extraction des données et validation)</li> <li>Basware Alusta (P2P) (processus d’imputation, de vérification et d’approbation électroniques)</li> <li>Archivage windream (archivage électronique conforme à la législation)</li> </ul>

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35 000 factures sur papier à imputer, à vérifier et à signer tous les ans

<h3>35 000 factures sur papier à imputer, à vérifier et à signer tous les ans</h3> <p>Ernst Sutter AG reçoit annuellement environ 35 000 factures de la part de fournisseurs. Elle fait la distinction entre les factures qui présentent un rapport direct avec le système ERP, celles liées aux commandes de marchandises, par exemple, et celles qui ne présentent pas ce rapport au moment de la commande, comme les factures relatives à l’entretien des bâtiments, au transport ou au matériel de bureau. Les factures reçues sans rapport avec le système ERP étaient auparavant ouvertes sur les sept sites, envoyées aux responsables des centres de coûts par courrier interne afin qu’ils les imputent, puis aux supérieurs hiérarchiques afin qu’ils les signent. Les factures validées étaient ensuite envoyées à la comptabilité qui les réglait. Les entrées de marchandises liées aux factures de marchandises ayant un rapport avec le système ERP étaient tout d’abord comptabilisées dans ce dernier, les factures étaient ensuite transmises à la comptabilité fournisseurs qui les comparait aux entrées de marchandises et validait leur règlement s’il y avait correspondance. Le traitement des factures pouvait ainsi durer jusqu’à 14 jours et les supérieurs hiérarchiques notamment se plaignaient de cet excès de paperasserie. De plus, il était difficile de savoir où les différentes factures se trouvaient au sein de l’entreprise.</p> <h3>« Aujourd’hui, nous traitons 50 % de nos factures fournisseurs en deux jours. Il nous fallait bien deux semaines auparavant.&nbsp;»</h3> <p><span class="bildcaption">Michael Strübi, Responsable du controlling et membre de la direction, Ernst Sutter AG</span></p>

Les résultats

<h3>Les résultats</h3> <p>Michael Strübi, responsable du controlling et membre de la direction, se montre très satisfait. « Aujourd’hui, nous traitons 50% de nos factures fournisseurs en deux jours. Il nous fallait bien deux semaines auparavant. » Le responsable du projet évoque d’autres améliorations importantes: « Nous pouvons désormais imputer plus précisément les coûts et bénéficions d’une meilleure transparence pour ces derniers. Je remarque aussi une plus grande prise de conscience de la part des responsables des coûts, car ils reçoivent directement les factures et doivent les approuver. Les processus en grande partie automatisés et l’archivage numérique conforme à la législation nous permettent d’éviter les erreurs de classement ou les pertes de pièces justificatives. »</p> <p>Le responsable de projet souligne que les collaborateurs, et notamment les cadres, ont très bien accepté le système. « Auparavant, les supérieurs hiérarchiques passaient des heures à vérifier les factures sur papier et à trouver les informations associées. Ils reçoivent désormais un e-mail par jour qui contient la liste claire de tous les postes ouverts et peuvent les vérifier, puis les approuver en quelques clics. » Les spécialistes d’Arcplace ont réalisé le projet en quatre mois seulement sans perturber le fonctionnement de la comptabilité. Le système fonctionne tellement bien qu’il doit être introduit dans d’autres entreprises du groupe Fenaco dans les mois à venir.</p>

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Haupttitel Étude de cas FR

Abschnitt: Situation initiale

Abschnitt: Solution

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<p>Étude de cas</p> <h1>Les Chemins de fer rhétiques prennent de la vitesse avec Arcplace</h1>

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<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Les plus grands chemins de fer alpins de Suisse, Rhätische Bahn AG (RhB), misent sur une solution innovante d’Arcplace pour l’introduction du traitement numérique de ses factures. Ce processus entièrement automatisé permet aujourd’hui de saisir, de valider, d’autoriser, de transmettre pour paiement et d’archiver en bonne et due forme et efficacement les factures papier et PDF.</span></span></p>

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Situation initiale

<h3>Situation initiale</h3> <p>Chaque année, les RhB traitent environ 35’000 factures fournisseurs, jusque-là manuellement et principalement sur papier. Pour la pré-saisie, les factures étaient numérisées, puis transmises aux différentes divisions sur papier. Une fois affectés et signés, les documents étaient retournés à la comptabilité fournisseurs, puis numérisés une seconde fois avant d’être transférés dans le système comptable pour leur comptabilisation et leur règlement. Or ce processus manquait de transparence, impliquait d’importantes ressources et occasionnait des coûts élevés.</p>

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Solution

<h3>Solution</h3> <ul> <li><span class="MaaxBold">Réduction des délais</span></li> <li><span class="MaaxBold">Exploitation optimisée des ressources</span></li> <li><span class="MaaxBold">Transparence accrue du processus</span></li> </ul> <p>La solution implémentée d’Arcplace, qui a été intégrée totalement dans le système existant des RhB, garantit un traitement électronique ultra-efficace des factures papier et PDF. L’utilisation de la technologie de pointe Basware assure l’intégralité du flux de travail, de la saisie des factures fournisseurs au règlement et à l’archivage en passant par la validation et à l’autorisation. Grâce à cette solution, plus rien ne s’oppose à l’introduction future d’un processus commun à toute l’entreprise pour le traitement des commandes, des fournisseurs et des notes de frais (Purchase-to-Pay).</p> <h3>« La collaboration avec Arcplace a été professionnelle, juste et franche. Nous avons travaillé d’égal à égal durant tout le projet.&nbsp;»</h3> <p><span class="bildcaption">Jörg Steiner, chef de projet Informatique, Rhätische Bahn AG</span></p>

Résultats

<h3>Résultats</h3> <ul> <li>Processus beaucoup plus efficace et temps de traitement réduits</li> <li>Garantie du respect des réglementations des compétences grâce à la validation électronique des factures fournisseurs</li> <li>Transparence du processus, professionnalisation</li> <li>Solution étendue propice à l’introduction d’un processus commun à toute l’entreprise pour le traitement des commandes, des fournisseurs et des notes de frais</li> </ul>

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Haupttitel Étude de cas FR

Abschnitt Lead

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Abschnitt: Situation initiale, Solution, Résultats

Text Arcplace SA

<h3>Arcplace SA</h3> <p>La société suisse Arcplace SA est un prestataire de services informatiques spécialisé qui aide les organisations à numériser et à automatiser les processus liés aux documents ainsi qu’à l’archivage électronique.</p> <p>Depuis sa création en 2006, Arcplace a déployé des solutions pour plus de 900 clients de diverses branches. Société privée et indépendante, Arcplace possède une équipe professionnelle de plus de 100 collaborateurs.</p> <p>Arcplace propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse. En outre, Arcplace est certifié selon la norme ISO 27001 relative à la sécurité de l’information.</p> <h3>Contact :</h3> <p>Arcplace SA<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <a href="mailto:sales@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">sales@arcplace.ch</a></p>

Box Text Arcplace numérise les factures qui arrivent à l'hôpital cantonal de Winterthur

<p><br /> Le KSW est un hôpital central qui compte près de 4000 collaborateurs, 500 lits, et qui assure des soins médicaux primaires complets pour un quart de million d'habitants de l'agglomération de <span class="no-break">Winterthur</span>. Il fournit en outre des prestations médicales hautement spécialisées à près d'un demi-million de personnes.</p> <p>Le flux annuel de factures fournisseurs de l'hôpital cantonal comprend environ 60 000 factures. En mettant en place une plateforme Purchase-to-Pay (P2P) destinée au traitement automatisé des factures, le KSW a décidé de faire numériser toutes les factures entrantes.</p> <h3>Amélioration de la rentabilité grâce à la solution d'input management</h3> <p>Le processus de traitement est optimisé de manière à garantir un traitement des factures fournisseurs entrantes dans les meilleurs délais. Les factures papier sont scannées. L'importation des factures PDF s'accompagne à chaque fois d'une extraction des données qui sont importantes pour le processus et pour la comptabilisation ; ensuite une comparaison automatique avec les données de base du système ERP est opérée ce qui permet d'obtenir alors des informations de facturation vérifiées. Si les factures sont transmises en papier et en format PDF, l’hôpital reçoit aussi des e-factures. Une fois toutes les factures validées les fichiers sont transmis via un serveur SFTP à un système existant de l'hôpital cantonal dans lequel les factures sont traitées au moyen d'un workflow de contrôle et de validation. Le portail client <span class="no-break">myArcplace</span> permet au KSW de consulter à tout moment les principaux paramètres de traitement, de connaître le canal d'entrée et le jour du traitement. Les informations en temps-réel donnent un ensemble de statistiques ainsi qu’un aperçu du niveau de service (SLA).</p> <p>Le processus automatisé permet de traiter les factures plus rapidement et à moindre coût. Cela permet aussi de garantir l'exhaustivité et la qualité nécessaire des informations de facturation ; cela vaut également pour les exigences légales.</p> <h3>Archivage conforme à la loi dans le DMS/Archive Cloud</h3> <p>Une fois les factures vérifiées et validées par l'ERP, les pièces qui y sont annexées, le protocole de validation, ainsi que les méta-informations correspondantes sont stockés dans le DMS/Archive Cloud <span class="no-break">d'Arcplace</span> pour archivage. La solution d'archivage conviviale et flexible offrira au KSW la possibilité de gérer à l'avenir d'autres types de documents ou de dossiers électroniques, et garantira de les archiver dans le respect des dispositions légales. Le service DMS/Archive Cloud peut également être aménagé pour être utilisé en tant que boîte de réception numérique pour le courrier entrant. Tant le service DMS/Archive Cloud que les centres de données sont certifiés au regard de la norme de sécurité de l'information ISO/IEC 27001.</p>

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Bild Kantonsspital Winterthur FR

[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

Box Lead Arcplace numérise les factures fournisseurs l'hôpital cantonal de Winterthur

<p>Le 30 mars 2023</p> <h1><span class="no-break">Arcplace numérise les factures fournisseurs de l'hôpital cantonal de Winterthur</span></h1> <p><span class="lead-text"><span class="no-break"><span class="MaaxItalic">Concernant la numérisation du traitement des factures, l'hôpital cantonal de Winterthur (KSW) a opté pour les scanning services et la solution DMS/Archive Cloud proposés par Arcplace. Outre la numérisation de toutes les factures papier, les informations de facturation nécessaires sont saisies à partir des factures PDF et électroniques, validées et transmises au KSW dans un système existant pour y être traitées ultérieurement. C'est finalement le DMS/Archive Cloud qui assure l'archivage conformément à la loi des documents numériques.</span></span></span></p>

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Bildlegende FR

<p><span class="bildcaption no-break">L'hôpital cantonal de Winterthur – Vue sur la nouvelle aile de l'hôpital (Image source : KSW)</span></p>

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Abschnitt Lead: Arcplace numérise les factures fournisseurs de l'hôpital cantonal de Winterthur

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Abschnitt: Bild FR

Abschnitt: Text Arcplace numérise les factures qui arrivent à l'hôpital cantonal de Winterthur

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Abschnitt: Arcplace SA (Kopie 1)

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<h3>Digitalisation de la comptabilité fournisseurs</h3> <p>Nos conseils pour bien lancer votre projet</p>

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Digitalisation de la comptabilité fournisseurs

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<p><span class="lead-text no-break">Ce guide a pour objectif d’être un outil d’aide à la réflexion et à la décision pour toute entreprise en phase amont d’un projet de digitalisation de la comptabilité fournisseurs. Pratique avant tout, sans prétendre être exhaustif, il apporte un éclairage sur les tendances actuelles du marché, les fonctionnalités clés d’une solution de digitalisation des factures fournisseurs, ainsi que des conseils pour rédiger son appel d’offres (AO), convaincre en interne, objectiver le choix de la solution, cadrer le projet et accompagner le changement, tant en interne qu’auprès des fournisseurs.</span></p>

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Guide Mise en œuvre d’une nouvelle solution de traitement des factures

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Haupttitel: Guide: Mise en œuvre d’une nouvelle solution de traitement des factures

Box Guide: Mise en place Purchase-to-Pay

<p><span class="lead-text no-break">Vous avez opté pour une solution et choisi un partenaire avec lequel vous souhaitez optimiser la procédure de traitement des factures au sein de votre entreprise ? Félicitations ! Il faut maintenant procéder à cette mise en place. De quoi faut-il tenir compte dans la phase initiale du projet pour qu’il porte ses fruits dès le début ? Que faut-il<br /> définir ? Quels sont les obstacles typiques à surmonter ?</span></p>

Abschnitt: Guide – Mise en place Purchase-to-Pay

Abschnitt: Télécharger Guide Mise en place Purchase-to-Pay

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Optimisation de vos traitement des factures

<h3>Optimisation de vos traitement des factures</h3> <p>Vers la bonne solution avec les conseils de nos experts</p>

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Box Guide – Optimisation de vos traitement des factures

<p><span class="lead-text no-break">Ce guide vous aidera si vous souhaitez implémenter un traitement automatique des factures dans votre entreprise, étendre ou remplacer une solution existante. Avec les conseils des experts d’Arcplace, vous apprendrez quels sont les thèmes et les questions fondamentales pour trouver la bonne solution selon vos exigences.</span></p>

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Guide : Optimisation de vos traitement des factures

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Guide Evaluation Optimisation de vos traitement des factures

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Haupttitel: Guide Evaluation traitement des factures

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Abschnitt: Guide Evaluation traitement des factures

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Box Lead Les Chemins de fer rhétiques vont de l’avant avec une solution P2P d’Arcplace

<p>Le 24 octobre 2019</p> <h1>Les Chemins de fer rhétiques vont de l’avant avec une solution P2P<br /> d’Arcplace</h1> <p><span class="no-break"><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">Les Chemins de fer rhétiques (Rhätische Bahn RhB) ont automatisé le traitement de leurs factures fournisseur avec le soutien d’Arcplace. Actuellement, les factures papier et PDF sont efficacement saisies, validées, approuvées et transférées pour règlement, puis archivées conformément aux dispositions légales.</span></span></span></p>

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Box Les Chemins de fer rhétiques vont de l’avant avec une solution P2P d’Arcplace

<p><br /> Les RhB sont une entreprise performante dans le secteur des transports de loisirs, de migrations journalières et d’acheminement de biens. Avec leurs voies de montagne exceptionnelles, leur inscription au patrimoine mondial de <span class="no-break">l’UNESCO</span>, le <span class="no-break">Glacier Express</span> et le <span class="no-break">Bernina Express</span>, ils proposent des trajets fascinants à travers les Grisons depuis 1889. L’entreprise recherchait un partenaire professionnel pour numériser son processus de traitement comptable. Son choix s’est arrêté sur <span class="no-break">Arcplace</span>.</p> <h3>Processus numérique complet avec potentiel d’extension</h3> <p>Chaque année, les RhB traitent environ 35’000 factures fournisseur, le plus souvent manuellement et sur papier jusqu’à présent. L’introduction du traitement numérique des factures papier et PDF remplace complètement le processus manuel. L’introduction de la technologie leader de <span class="no-break">Basware</span> permet de traiter tout le workflow, depuis la saisie des factures fournisseur jusqu’à l’archivage en passant par la validation, l’approbation et le règlement. « Aujourd’hui, nous avons une meilleure vue d’ensemble de nos factures. Nous savons en permanence où se trouvent les documents, car nous n’avons plus besoin de les faire circuler physiquement d’une personne à l’autre. Grâce à la validation électronique, le respect du règlement des compétences est aussi assuré », explique <span class="no-break">Jörg Steiner</span>, responsable du projet informatique des Chemins de fer rhétiques.<br /> <br /> La solution implémentée par <span class="no-break">Arcplace</span> a été intégralement inscrite dans le paysage de système complexe des RhB, composé de deux systèmes ERP. Ainsi, plus rien ne s’oppose à l’introduction future d’un processus complet pour le traitement des commandes, des factures et des notes de frais (Purchase-to-Pay – P2P).</p> <h3>Le traitement électronique a de nombreux avantages</h3> <p>Le traitement électronique des factures fournisseur permet aux plus grands chemins de fer alpins de Suisse de faire un grand pas en avant en matière d’efficacité, de délais de traitement, le tout en optimisant ses ressources. Le respect du règlement des compétences est garanti par la validation électronique des factures et la transparence du processus est accrue.</p> <h3>Arcplace SA</h3> <p>Prestataire de services informatiques, la société suisse <span class="no-break">Arcplace</span> SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. <span class="no-break">Arcplace</span> propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, <span class="no-break">Arcplace</span> est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.</p> <p>Depuis sa création en 2006, <span class="no-break">Arcplace</span> a déployé des solutions pour plus de 900 clients de diverses branches. <span class="no-break">Arcplace</span> propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.</p> <h3>Contact :</h3> <p>Arcplace SA<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <a href="mailto:sales@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">sales@arcplace.ch</a></p>

Bild RhB FR

[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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<p><span class="bildcaption no-break">Les Chemins de fer rhétiques – Train sur le viaduc de Landwasser près de Filisur (Image : RhB)</span></p>

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Abschnitt: Lead Les Chemins de fer rhétiques vont de l’avant avec une solution P2P d’Arcplace

Abschnitt: Bild RhB FR

Abschnitt: Text Les Chemins de fer rhétiques vont de l’avant avec une solution P2P d’Arcplace

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Leerschlag Blue-Violet FR

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Arcplace Intro-Text FR

<h3>Vous avez besoin d’un traitement automatisé de vos factures <br />si …</h3> <span class="no-break">… dans votre entreprise, vous réceptionnez chaque mois au moins 1’500 factures papier et PDF, </span><br /><br /> <span class="no-break">… ces factures sont traitées manuellement de manière coûteuse, </span><br /><br /> <span class="no-break">… le traitement est long et aucun escompte n’est possible, </span><br /><br /> <span class="no-break">… vous ne savez pas exactement où se trouvent certaines factures dans l’entreprise, </span><br /><br /> <span class="no-break">… les factures restent en attente en raison d’absences, </span><br /><br /> <span class="no-break">… vous avez besoin de beaucoup de place pour l’archivage des factures papier, </span><br /><br /> <span class="no-break">… la transparence est insuffisante du point de vue comptable. </span>

Nous serons heureux de vous conseiller personnellement

<h3>Nous serons heureux de vous conseiller personnellement</h3> <p>Vous souhaitez en savoir plus sur le traitement des factures ?<br /> Contactez-nous.</p>

Kontaktformular Traitement de factures FR beige

<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Contact</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--beige"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "ba33db09-1c1f-44cf-a0e8-f65db5e84845" }); </script> </div> </div> </section>

Téléchargez le dossier complet

<h3>Téléchargez le dossier complet</h3> <p>Contenu :</p> <ul> <li>Vous avez besoin d’un traitement automatisé de vos factures si …</li> <li>Les avantages</li> <li>Coûts énormes engendrés par les processus manuels</li> <li>Traitement automatique des factures papier et PDF</li> <li>Un traitement efficace avec des flux de travail</li> <li>Archivage conforme à la législation</li> <li>Autres possibilités d’automatisation et facturation électronique</li> <li>L’avenir: des processus continus de l’achat au paiement</li> <li>Utilisation de technologies de pointe</li> </ul>

Download Dossier Rechnungsverarbeitung FR

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Haupttitel: Traitement automatique et archivage conforme des factures

Box Dossier Traitement de factures Lead FR

<span class="lead-text">Avec les solutions de traitement des factures, les entreprises peuvent automatiser une grande partie de la gestion de leurs factures papier et PDF et ainsi économiser du temps et de l’argent. Les solutions à la pointe de la technologie d’Arcplace couvrent toutes les étapes du processus, de la réception des factures jusqu’à leur archivage conforme à la législation. Elles sont disponibles au choix sous forme d’installation locale ou de solution hébergée.</span>

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Traitement automatique et archivage conforme des factures

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Abschnitt: Traitement de factures Lead FR

Abschnitt: Intro FR

Box Lead Arcplace remporte le contrat de Robert Aebi SA

<p>Le 15 mai 2018</p> <h1>Arcplace remporte le contrat de Robert Aebi SA</h1> <p><span class="lead-text">Arcplace soutient Robert Aebi SA dans l’instauration du traitement électronique des factures ainsi que dans l’archivage conforme au droit des factures fournisseurs et clients.</span></p>

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Bild Robert Aebi AG FR

[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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Box Arcplace remporte le contrat de Robert Aebi SA

<h3>70’000 factures fournisseurs par an</h3> <p>Robert Aebi livre des machines, des appareils et des véhicules de marques renommées en Suisse et en Allemagne du sud dans les secteurs de la technologie agricole et du génie civil; elle appartient aux entreprises leaders dans leur branche en tant que représentante générale des machines de construction de <span class="no-break">Volvo</span> et des machines agricoles de <span class="no-break">John Deere</span>. L’entreprise à l’écoute du marché et de ses clients, fondée en 1881 et employant aujourd’hui environ 700 collaborateurs, reçoit chaque année environ 70’000 factures fournisseurs. Celles-ci sont pour le moment traitées manuellement, causant une énorme dépense dans la comptabilité fournisseurs. L’entreprise a par conséquent choisi une solution complète d’<span class="no-break">Arcplace</span> grâce à laquelle les factures fournisseurs (factures papiers, PDF et électroniques) – complètement intégrées dans le système <span class="no-break">Microsoft</span> ERP existant – peuvent être traitées électroniquement de manière efficace et être archivées conformément au droit.</p> <h3>Réduction de 80% des frais de procédure</h3> <p>L’imputation, la comptabilisation du compte, le contrôle, l’autorisation, l’enregistrement ainsi que l’accès aux factures originales sous forme électronique sont possibles à tout moment et en tout lieu grâce à l’introduction de la nouvelle solution d’<span class="no-break">Arcplace</span>. Ceci a l’avantage de simplifier le traitement des factures, de réduire les délais, de décharger les collaborateurs et de réduire les frais de procédure jusqu’à 80%. Les dépôts erronés et les pertes de documents sont simultanément évités grâce à l’automatisation des processus et à l’archivage numérisé conforme à la législation.</p> <h3>Archivage de factures fournisseurs et clients</h3> <p>Un système d’archivage moderne est en outre mis en place pour le dépôt conforme au droit. Les factures diffusées dans le flux des créanciers de <span class="no-break">Basware</span> sont automatiquement déposées dans Kendox, accompagnées des documents complémentaires comme la comptabilisation du compte, les annexes, les commentaires, le flux de travail, etc., dès que la transmission des données à l’ERP et au système de commande <span class="no-break">Microsoft Dynamics</span> AX 2009 a été effectuée. De plus, un archivage dit continu est implémenté pour les factures clients à partir d’AX.</p> <h3>Arcplace SA</h3> <p>Prestataire de services informatiques, la société suisse Arcplace SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. <span class="no-break">Arcplace</span> propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions de protection et d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, <span class="no-break">Arcplace</span> est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.</p> <p>Depuis sa création en 2006, <span class="no-break">Arcplace</span> a déployé des solutions pour plus de 900 clients de diverses branches. <span class="no-break">Arcplace</span> propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.</p> <h3>Contact:</h3> <p>Arcplace SA<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <a href="mailto:sales@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">sales@arcplace.ch</a></p>

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<p><span class="bildcaption">Siège social de Robert Aebi SA à Regensdorf (Image source : Robert Aebi AG)</span></p>

Abschnitt Lead: Arcplace remporte le contrat de Robert Aebi SA

Abschnitt: Bild FR

Abschnitt: Text Arcplace remporte le contrat de Robert Aebi SA

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Les factures au format PDF

<h3>Les factures au format PDF</h3> <p>Les factures au format PDF envoyées par e-mail sont désormais légales en Suisse</p>

Download Les factures au format PDF

<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Download</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--beige-dark"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "e7e1b7a4-1a40-4654-acf2-8ccbf3f7c3a9" }); </script> </div> </div> </section>

WP Les factures au format PDF envoyées par e-mail

Livre blanc: Les factures au format PDF envoyées par e-mail sont désormais légales

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Box Les factures au format PDF envoyées par e-mail sont désormais légales Lead

<span class="lead-text">L’abolition de la signature électronique obligatoire, l’assouplissement du droit en matière de preuve dans la nouvelle législation sur la TVA et l’abrogation de l’OelDI à compter du 1er janvier 2018 ont permis de mettre en place les bases légales de la facturation électronique à l’aide de factures au format PDF envoyées par e-mail.</span>

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Haupttitel: Livre blanc – Les factures au format PDF envoyées par e-mail

Abschnitt: Livre blanc – Les factures au format PDF envoyées par e-mail sont désormais légales Lead

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Box Lead Ernst Sutter AG automatise le traitement de ses factures avec Arcplace

<p>Le 12 décembre 2017</p> <h1>Ernst Sutter AG automatise le traitement de ses factures avec Arcplace</h1> <p><span class="lead-text"><span class="no-break">Ernst Sutter AG, la troisième entreprise suisse de transformation de la viande, est passée, grâce à Arcplace, en seulement quatre mois à un workflow entièrement digital pour le traitement et l'archivage des factures fournisseurs. Le traitement de factures en grande partie automatisé a permis de réduire les temps de traitement, soulagé les collaborateurs et la comptabilité et considérablement amélioré la transparence en matière de frais.</span></span></p>

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[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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<p class="text-right"><span class="bildcaption no-break">(Image source : Ernst Sutter AG)</span></p>

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Box Ernst Sutter AG automatise le traitement de ses factures avec Arcplace

<h3>35'000 factures fournisseurs par an</h3> <p>Ernst Sutter AG, qui appartient au groupe <span class="no-break">Fenaco</span>, reçoit chaque année environ 35'000 factures fournisseurs. L'imputation comptable, le visa et l'archivage des factures papier a englouti beaucoup de temps dans le passé et entraîné des dépenses importantes. L'entreprise a donc choisi une solution complète d'<span class="no-break">Arcplace</span> avec laquelle des factures fournisseurs – complètement intégrées dans le système ERP – peuvent être traitées électroniquement de manière efficace et archivées de manière conforme.</p> <h3>Le flux de facturation fournisseurs permet d'économiser beaucoup de temps et d'argent</h3> <p>Les factures sont scannées et transmises à un processus électronique d'imputation comptable, de vérification et d'autorisation. Les factures ayant trait à une commande dans le système ERP sont automatiquement comparées et validées en cas de concordance puis transmises au système FIBU pour le paiement. Le reste des factures est soumis à un processus électronique de vérification et de validation selon le principe du double contrôle. Les postes à approuver sont enregistrés automatiquement et livrés par e-mail aux responsables pour approbation. Toutes les factures sont à la fin enregistrées digitalement de manière conforme.</p> <h3>50% des factures fournisseurs traitées dans un délai de deux jours</h3> <p>Michael Strübi, responsable du controlling et membre de la direction d'<span class="no-break">Ernst Sutter AG</span> confirme les améliorations considérables : « 50% de nos factures fournisseurs sont aujourd'hui traitées dans un délai de deux jours. » <span class="no-break">Ernst Sutter AG</span> peut aujourd'hui affecter des coûts de manière plus précises et bénéficie de plus de transparence. Avec les processus automatisés et l'archivage digital conforme à la législation, les données erronées et les pertes de documents sont évitées. La solution a été mise en pratique en seulement quatre mois sans perturber le fonctionnement de la comptabilité et devrait être introduit dans les prochains mois dans d'autres entreprises du groupe <span class="no-break">Fenaco</span>.</p> <h3>Arcplace SA</h3> <p>Prestataire de services informatiques, la société suisse <span class="no-break">Arcplace </span>SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. <span class="no-break">Arcplace </span>propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions de protection et d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, <span class="no-break">Arcplace </span>est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.</p> <p>Depuis sa création en 2006, <span class="no-break">Arcplace </span>a déployé des solutions pour plus de 900 clients de diverses branches. <span class="no-break">Arcplace </span>propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.</p> <h3>Contact :</h3> <p>Arcplace SA<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <a href="mailto:sales@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">sales@arcplace.ch</a></p>

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Abschnitt: Lead Ernst Sutter AG automatise le traitement de ses factures avec Arcplace

Abschnitt: Bild Ernst Sutter AG FR

Abschnitt: Text Ernst Sutter AG automatise le traitement de ses factures avec Arcplace

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<p>Le 4 septembre 2014</p> <h1>Allianz Suisse automatise le traitement de ses factures</h1> <p><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">Allianz Suisse Immobilien AG has opted for the electronic invoice processing solution from the information management specialist <span class="no-break">Arcplace</span>. The new solution runs seamlessly with REM, the industry-leading software for real estate management.</span></span></p>

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[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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<h3><strong>More efficient processes and cost reduction thanks to electronic invoice processing</strong></h3> <p>According to Hansruedi Kälin, Head of Accounting at <span class="no-break">Allianz Suisse Immobilien </span>AG, electronic invoice processing leads to markedly faster processes and lower costs. Automation eliminates time-consuming, repetitive routine tasks and reduces the number of accounting errors. The digital availability of invoice data facilitates the checking of documents and makes finding information faster. Within the scope of the electronic workflow, proxies can be defined so that any invoices not processed on time are automatically forwarded – thus consigning reminders and administrative input due to missed payment deadlines to the past. What is more, legally compliant archiving is ensured.</p> <h3><strong>Successful integration into real estate industry solution</strong></h3> <p>Allianz Suisse Immobilien AG now forwards paper invoices directly to the scan center at <span class="no-break">Arcplace</span>, where the invoice data is extracted using the very latest imaging and character recognition (OCR) technology. The information is validated against the master data, digitally signed and processed by <span class="no-break">Arcplace </span>so that it can be imported with the Basware software for invoice processing. <span class="no-break">Basware</span> is the world’s leading provider in the field of invoice automation. An automated workflow with email reminders based on REM roles ensures that the digitised invoices reach the relevant offices promptly for review and approval. Audited, approved and assigned invoices can subsequently be transferred by <span class="no-break">Allianz Suisse</span> directly into the <a href="http://www.rem.ch/de/Home.aspx" target="_blank">real estate management software REM</a>. At the end of this process, <span class="no-break">Allianz Suisse</span> is left with an automated audit-proof archive of the invoices and their processing history.</p> <h3><strong>Digitisation simplifies invoice processing and archiving</strong></h3> <p>Every year, <span class="no-break">Allianz Suisse Immobilien</span> AG receives around <span class="no-break">36,000</span> invoices, most of which are in paper form. In the past, the manual opening, checking, assigning, posting and archiving of paper invoices required considerable effort. In addition, old invoice documents were only available in the paper archive. The solution was implemented in close cooperation between <span class="no-break">Allianz Suisse, GARAIO </span>AG (developer and sales partner of the real estate industry solution REM) and <span class="no-break">Arcplace</span>.</p> <h3><strong>About <span class="no-break">Allianz Suisse Immobilien AG</span></strong></h3> <p>Allianz Suisse Immobilien AG is a subsidiary of the <span class="no-break">Allianz Suisse</span> insurance company as well as the investment and asset manager for the <span class="no-break">Allianz Group</span> in <span class="no-break">Switzerland </span>with offices in Wallisellen, Bern, Geneva and Lausanne. <span class="no-break">Allianz Suisse Immobilien</span> AG manages a portfolio of approximately 3.7 billion CHF.&nbsp;</p> <h3>Arcplace AG</h3> <p>Swiss company <span class="no-break">Arcplace </span>AG is a specialized IT service provider in the information management and archiving industry. <span class="no-break">Arcplace</span>’s portfolio includes solutions for the scanning, management and archiving of documents as well as the protection and archiving of data. By combining the latest technologies with innovative service models like Managed Services, Cloud Services or Business Process Outsourcing, <span class="no-break">Arcplace </span>can provide optimal solutions for companies of any size.</p> <p>Since its founding in 2006, <span class="no-break">Arcplace </span>has implemented solutions for more than 800 customers across a wide range of sectors. <span class="no-break">Arcplace </span>offers its services via data centers located in Switzerland and is certified to the ISO 27001 standard for information security.</p> <h3>Contact:</h3> <p>Arcplace AG<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <a href="mailto:sales@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">sales@arcplace.ch</a></p>

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<p>Le 20 mai 2015</p> <h1>Bilfinger Real Estate automatise le traitement de ses factures</h1> <p><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break"><span class="no-break">Arcplace </span>SA, société de services informatiques spécialisée dans les domaines de la gestion des documents et des données, a implémenté une solution efficace pour le prestataire de services immobiliers <span class="no-break">Bilfinger Real Estate</span> SA afin de traiter automatiquement les factures fournisseurs, ce qui permet à cette entreprise de gagner du temps et de faire des économies tout en éliminant les sources d'erreur.</span></span></p>

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[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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<h3>La solution a été implémentée en quatre mois seulement</h3> <p>La solution, qui a été implémentée en quatre mois seulement, couvre tout le processus de traitement des quelques 120 000 factures fournisseur annuelles. Elle comporte la saisie des factures, leur validation, leur approbation, le paiement et l'archivage électronique à valeur probante. Cette solution se base sur les technologies AnyDoc (numérisation et reconnaissance de l'écriture manuscrite), Basware (workflows) et Windream (archivage). Elle récupère les données, comme les adresses des fournisseurs, les plans comptables et les centres de coûts, au moyen d'une interface avec le logiciel immobilier REM. Le système peut ainsi vérifier les nouvelles factures dès la phase de numérisation réalisée par deux stations de numérisation installées sur place et les compléter automatiquement en y ajoutant des informations supplémentaires.</p> <h3>Des workflows qu'il est possible de définir de manière souple</h3> <p>Les factures saisies sont envoyées par voie électronique à un ou plusieurs destinataires en fonction des règles prédéfinies dans le workflow. Les règles permettent également de résoudre les conflits. Elles permettent par exemple d’identifier les personnes absentes et d’intégrer automatiquement le suppléant dans le workflow. Il est également possible de configurer simplement des vérifications concernant les délais de paiement, les périodes comptables, le respect du principe de double-contrôle ou les montants des factures. Les collaborateurs utilisent une application Web conviviale pour vérifier, valider et imputer les factures. Les factures traitées sont ensuite transférées dans le logiciel REM qui les comptabilise, les règle, puis les archive, ainsi que leurs annexes et l’historique du traitement, sous un &nbsp;format non modifiable dans la solution d’archivage Windream.</p> <h3>Économies de coûts et de temps</h3> <p>Grâce à cette nouvelle solution, <span class="no-break">Bilfinger Real Estate</span> SA réalise des économies et gagne du temps dans le domaine de la comptabilité fournisseurs. La synchronisation directe avec les données de base du logiciel immobilier REM et les workflows définis avec précision rendent les processus plus rapides, plus efficaces et plus sûrs. Toutes les factures sont rapidement disponibles et il n'est plus nécessaire de les rechercher dans des classeurs grâce au stockage sous forme électronique. La nouvelle solution de traitement automatisé des factures fournisseur permet d'éviter les erreurs d'imputation des coûts et de classement.</p> <h3>Arcplace SA</h3> <p>Prestataire de services informatiques, la société suisse <span class="no-break">Arcplace </span>SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. <span class="no-break">Arcplace </span>propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions de protection et d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, <span class="no-break">Arcplace </span>est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.</p> <p>Depuis sa création en 2006, <span class="no-break">Arcplace </span>a déployé des solutions pour plus de 800 clients de diverses branches. <span class="no-break">Arcplace </span>propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.</p> <h3>Contact :</h3> <p>Arcplace SA<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <a href="mailto:sales@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">sales@arcplace.ch</a></p>

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<p>Le 13 janvier 2016</p> <h1>Baumann Koelliker automatise le traitement de ses factures</h1> <p><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">L’important groupe suisse du secteur de l’installation électrique Baumann Koelliker a automatisé le traitement de ses factures fournisseurs avec <span class="no-break"><span class="no-break"><span class="no-break">Arcplace</span></span></span>. Par le biais du processus créancier entièrement dématérialisé, il est possible de saisir, contrôler, valider efficacement les factures papier et électroniques, de les transmettre à des fins de paiement et de les archiver sous forme non modifiable. De plus, <span class="no-break"><span class="no-break"><span class="no-break">Arcplace </span></span></span>a implémenté une solution d’archivage d’e-mails pour freiner la hausse du volume de données de messagerie.</span></span></p>

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[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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<h3>Processus numérique complet, aussi pour les factures papier</h3> <p>Chaque année, le groupe Baumann Koelliker reçoit près de 100’000 factures fournisseurs. Grâce à une solution avancée mise au point par <span class="no-break">Arcplace </span>à partir des applications AnyDoc (numérisation et reconnaissance de caractères), Basware (workflows) et Kendox (archivage), l’entreprise peut désormais assurer le traitement 100% numérique de ses factures et, à la fin du processus, les archiver au format électronique dans les conditions exigées par la loi. Une fois les documents numérisés et leurs informations extraites, les factures numériques sont contrôlées et validées dans des workflows prédéfinis. Les factures approuvées peuvent être exportées directement dans le système ERP puis, après paiement, stockées avec protection en écriture dans la solution d’archivage numérique à valeur probante.</p> <h3>5000 heures de travail économisées chaque année</h3> <p>Selon les propos de Peter Jenzer, responsable de la comptabilité financière du Groupe Baumann Koelliker, l’entreprise économisera chaque année près de 5000 heures de travail grâce à la nouvelle solution. Le traitement automatisé des factures permet d’attribuer les coûts aux différents projets avec une plus grande précision. La transparence des coûts s’en trouve également accrue car les responsables des projets peuvent consulter à tout moment les factures. La Groupe Baumann Koelliker, qui reçoit déjà des factures électroniques de ses principaux fournisseurs, peut traiter aujourd’hui près de 60% de ses factures créanciers sans papier.</p> <h3>Archivage d’e-mails</h3> <p>Parallèlement au traitement électronique des créanciers, <span class="no-break">Arcplace </span>a implémenté chez Baumann Koelliker un système d’archivage des e-mails sur la base de Veritas Enterprise Vault. Celui-ci permet de surveiller la croissance du volume d’e-mails stockés et de transférer automatiquement les e-mails, pièces jointes comprises, depuis les messageries Exchange vers un espace de stockage réservé aux archives.</p> <h3>Arcplace SA</h3> <p>Prestataire de services informatiques, la société suisse <span class="no-break">Arcplace </span>SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. <span class="no-break">Arcplace </span>propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions de protection et d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, <span class="no-break">Arcplace </span>est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.</p> <p>Depuis sa création en 2006, <span class="no-break">Arcplace </span>a déployé des solutions pour plus de 800 clients de diverses branches. <span class="no-break">Arcplace </span>propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.</p> <h3>Contact :</h3> <p>Arcplace SA<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <a href="mailto:sales@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">sales@arcplace.ch</a></p>

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<p>Le 31 mars 2016</p> <h1>Pfister réorganise le traitement de ses factures</h1> <p><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">Pfister Meubles SA, leader sur le marché dans le commerce spécialisé suisse de l’aménagement, a numérisé et automatisé le traitement des factures fournisseurs dans toute l’entreprise. La solution d’<span class="no-break"><span class="no-break">Arcplace </span></span>permet de saisir de manière centralisée rapidement et en toute sécurité les 30’000 factures papier et électroniques reçues par an, de les vérifier et de les transmettre pour approbation et paiement via des flux de travail prédéfinis. Grâce à des processus plus efficaces, Pfister bénéficie de conditions fournisseurs plus favorables, de plus de transparence et de coûts plus bas.</span></span></p>

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[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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<h3>30’000 factures fournisseurs de plusieurs pages par an</h3> <p>Avec pas moins de 20&nbsp;filiales réparties dans toutes les régions du pays, une grande boutique en ligne et un centre logistique comprenant cinq antennes de livraison, Pfister Meubles SA est leader sur le marché dans le commerce spécialisé suisse de l’aménagement. Grâce à une solution développée et implémentée par <span class="no-break">Arcplace </span>sur la base des applications AnyDoc (numérisation, extraction d’informations de facturation, validation) et Basware (flux de travail), l’entreprise est aujourd’hui en mesure de traiter ses quelques 30’000&nbsp;factures fournisseurs entièrement au format électronique et de les archiver sous forme numérique non modifiable. Avec la nouvelle solution, il est possible de saisir de manière centralisée des factures fournisseurs papier et électroniques avec un degré d’automatisation élevé au siège principal à Suhr, de les transférer par voie électronique pour vérification et validation et enfin de les valider pour paiement. Les nouveaux composants logiciels ont été intégrés parfaitement par <span class="no-break">Arcplace </span>aux systèmes d’archivage et ERP existants.</p> <h3>Le traitement électronique permet de gagner en efficience</h3> <p>Le chef de projet dans la comptabilité financière chez Pfister souligne l’énorme potentiel d’augmentation de l’efficience du traitement électronique des factures : « Nous traitons chaque année 30’000&nbsp;factures fournisseurs qui sont en partie composées de plusieurs pages. En plus des huit collaborateurs de la comptabilité financière, jusqu’à 250&nbsp;personnes aux postes de contrôle et d’approbation sont impliquées dans le processus. La nouvelle solution d’<span class="no-break">Arcplace </span>nous permet de réduire considérablement les temps de traitement, de minimiser les sources d’erreurs, de mieux exploiter les conditions fournisseurs et d’avoir plus de transparence au niveau de la réception des factures. » Même sur la question de collaboration avec <span class="no-break">Arcplace</span>, le responsable de projet s’exprime de manière totalement positive : « Les spécialistes d’<span class="no-break">Arcplace </span>ont très bien compris nos besoins et la collaboration a fonctionné exceptionnellement bien durant toutes les phases du projet. » Pfister a informé proactivement ses fournisseurs de ce changement et les a motivés à soumettre à l’avenir des factures électroniques uniquement.</p> <h3>Arcplace SA</h3> <p>Prestataire de services informatiques, la société suisse <span class="no-break">Arcplace </span>SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. <span class="no-break">Arcplace </span>propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions de protection et d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, <span class="no-break">Arcplace </span>est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.</p> <p>Depuis sa création en 2006, <span class="no-break">Arcplace </span>a déployé des solutions pour plus de 800 clients de diverses branches. <span class="no-break">Arcplace </span>propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.</p> <h3>Contact :</h3> <p>Arcplace SA<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <a href="mailto:sales@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">sales@arcplace.ch</a></p>

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<p>Le 10 mai 2016</p> <h1>swisspro automatise la comptabilité fournisseurs</h1> <p><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">swisspro, un groupe leader suisse spécialisé dans les installations électriques, la transmission vocale et la communication des données, a automatisé le traitement de ses quelque 60’000 factures fournisseurs annuelles en Octobre 2015. Avec la solution d’<span class="no-break">Arcplace</span>, englobant un flux de facturation électronique et une solution d’archivage numérique non modifiable, l’efficacité a pu considérablement être augmentée. Pour la numérisation des factures papier, swisspro s’appuie sur le centre de numérisation d’<span class="no-break">Arcplace</span>.</span></span></p>

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[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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<h3>Le centre de numérisation d’<span class="no-break">Arcplace</span> numérise les factures papier</h3> <p>Afin d’optimiser le flux de facturation et de réduire les coûts, le groupe suisse d’installations électriques swisspro a réussi, avec l’aide d’<span class="no-break">Arcplace</span>, à développer une solution complète pour la numérisation et l’automatisation des processus de traitement basés jusque-là sur le format papier. Dans le cadre de cette solution, swisspro utilise également les services du centre de numérisation d’<span class="no-break">Arcplace</span>. Les factures fournisseurs y sont numérisées et les informations de facturation sont ensuite extraites et comparées avec les données de base. L’application Basware répartit les factures numériques automatiquement en vue de leur contrôle et validation au sein de l’entreprise. Après approbation et paiement, les factures sont archivées sous forme numérique non modifiable. « Grâce à l’utilisation du centre de numérisation, nous n’avons ni besoin de mettre en place et d’entretenir une infrastructure de numérisation interne coûteuse, ni de mobiliser du personnel à cet effet. Nous envoyons tout simplement nos factures fournisseurs sur papier et obtenons immédiatement les documents électroniques préparés et validés sur notre serveur. », explique David Hess, responsable du service Finances et comptabilité chez swisspro.</p> <h3>Temps de traitement plus rapides et moindres coûts</h3> <p>Le traitement automatique des factures a permis une nette diminution du temps de traitement par facture. Les collaborateurs à la comptabilité sont fortement déchargés et le taux d’erreur peut diminuer aussi, car les coûts peuvent être affectés plus précisément et rares sont les erreurs de saisie commises. La situation actuelle des factures fournisseurs peut être consultée à tout moment depuis les postes de travail. Ainsi, swisspro bénéficie de meilleures conditions de facturation grâce à un traitement plus rapide. Les documents sont accessibles à tout moment dans l’archive numérique. En outre, la numérisation a permis un gain de place considérable au siège principal à Zürich. Grâce à l’utilisation du centre de numérisation d’<span class="no-break">Arcplace</span>, swisspro n’a plus besoin d’une infrastructure de numérisation interne coûteuse.</p> <h3>Arcplace SA</h3> <p>Prestataire de services informatiques, la société suisse <span class="no-break">Arcplace </span>SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. <span class="no-break">Arcplace </span>propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions de protection et d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, <span class="no-break">Arcplace</span> est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.</p> <p>Depuis sa création en 2006, <span class="no-break">Arcplace </span>a déployé des solutions pour plus de 800 clients de diverses branches. <span class="no-break">Arcplace </span>propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.</p> <h3>Contact :</h3> <p>Arcplace SA<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <a href="mailto:sales@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">sales@arcplace.ch</a></p>

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