L'IA révolutionne le Digital Mailroom

<p>Article professionnel</p> <h1>L'IA révolutionne le Digital Mailroom</h1>

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L'IA révolutionne le Digital Mailroom

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L'IA révolutionne le Digital Mailroom - rechts

<h3>Perspectives: potentiel de GenAI dans la gestion de documents</h3> <p>GenAI et les LLM représentent une nouvelle ère dans le traitement de documents basé sur l’IA. Grâce à leur flexibilité et à leurs capacités liées à la signification, ils permettent aux entreprises de comprendre et d’analyser le contenu de documents de manière exhaustive et d’automatiser entièrement des tâches complexes telles que la classification, l’extraction et la vérification, sans nécessiter d’adaptations profondes reposant sur des règles. Les progrès technologiques dans le domaine de la GenAI continueront à révolutionner la gestion des documents entrants à l’avenir et à dégager de nombreuses nouvelles opportunités d’améliorer l’efficacité et la précision du traitement de documents.</p>

L'IA révolutionne le Digital Mailroom

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Avec la complexité croissante de la gestion des informations qui entrent dans la Digital Mailroom, il est crucial d’améliorer l’efficacité, d’éliminer les sources d’erreur et de respecter les règles de conformité. C’est là qu’intervient l’intelligence artificielle (IA).</span></span></p>

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L'IA révolutionne le Digital Mailroom

<h3><span>Utilisation de l’intelligence artificielle dans la gestion des documents entrants</span></h3> <p>L’utilisation de l’IA générative (GenAI) et des Large Language Models (LLM) ouvre de nouveaux horizons dans la gestion des documents entrants et améliore l’efficacité de leur traitement. Contrairement aux approches traditionnelles d’apprentissage automatique basées sur des modèles de données historiques, les modèles GenAI permettent de traiter précisément et dynamiquement le contenu des documents. L’IA est capable de comprendre le contenu de textes et de les évaluer en fonction du contexte. Ces aptitudes sont particulièrement utiles pour la classification automatique des documents, l’extraction d’informations pertinentes et l’examen approfondi du contenu.</p> <h3><span>Classification de documents</span></h3> <p>Par rapport aux méthodes traditionnelles, les LLM offrent une compréhension approfondie de structures linguistiques complexes et permettent de classifier plus précisément les documents. Grâce à leur capacité d’accès à de vastes données de formation, les LLM peuvent faire la distinction entre différents types et formats de documents et catégoriser leur contenu en conséquence. Cette méthode renforce considérablement l’efficacité du flux de traitement des documents, car les interventions manuelles sont réduites au minimum. Les cas d’application comprennent notamment la catégorisation d’un grand nombre de types de documents qui, en raison de leurs structures différentes, étaient jusqu’à présent difficiles à classer, à extraire et à vérifier sémantiquement de manière automatique.</p> <h3><span>Extraction automatique d’informations pertinentes</span></h3> <p>La capacité des LLM à extraire des informations pertinentes de manière précise et contextuelle constitue un autre avantage central des dans la gestion documentaire. Tandis que les algorithmes traditionnels nécessitent souvent des règles d’extraction spécifiques, les LLM sont capables de reconnaître les données significatives du contenu et de les extraire de manière flexible. Cette forme d’extraction d’informations permet aux entreprises d’isoler plus facilement les données dont elles ont besoin à partir de différents documents, qu’il s’agisse d’adresses et de coordonnées ou de clauses juridiques et d’informations financières. Le recours à la GenAI élimine le besoin d’une programmation étendue des règles, ce qui accroît encore l’efficacité et favorise l’adaptation flexible à différents types de documents.</p> <h3><span>Vérification sémantique et contrôle de qualité</span></h3> <p>Grâce à leur compréhension approfondie du langage, les LLM permettent de vérifier en toute fiabilité et contextuellement le contenu de documents. Cette approche dépasse le simple cadre de validations basées sur des règles et permet de vérifier la cohérence, la plausibilité et l’exactitude du contenu d’un document. L’analyse sémantique joue un rôle décisif, en particulier dans le contrôle de la qualité et dans la sécurité des documents. La GenAI permet de détecter des contradictions ou des irrégularités dans plusieurs documents appartenant au même cas, ce qui contribue à l’intégrité des données et à la minimisation des sources d’erreur.</p>

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Nous serons heureux de vous conseiller

<h3>Nous serons heureux de vous conseiller</h3> <p>Nous nous ferons un plaisir de vous conseiller individuellement et de vous donner d'autres conseils sur la manière de maintenir les coûts à un bas niveau tout en tirant un grand profit d'une solution Digital Mailroom pour votre entreprise.</p>

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<h3>Les facteurs de coûts d'une solution Digital Mailroom</h3> <p>Est-ce que je reçois 50 ou 5'000 envois par jour ? C'est bien sûr ce qui a le plus d'influence sur les coûts d'une solution Digital Mailroom. Mais il y a d'autres facteurs.</p> <h3>1. Inducteurs de coûts pour les coûts de service</h3> <p>La complexité de l'ensemble de règles ainsi que le nombre d'informations à extraire des documents et à valider sont la base du calcul de la charge de travail et donc des coûts du service de réception du courrier. Important : souvent, un ensemble de règles complexe avec de nombreux paramètres a aussi tendance à rendre difficile l'obtention d'un niveau de qualité élevé.</p> <p>Une autre variable d'ajustement très importante est de savoir à quelle heure (ou tard) de la journée on souhaite recevoir le courrier numérique au plus tard. La règle générale est la suivante : plus tôt, plus cher. Arcplace entretient avec tous ses clients un accord de niveau de service (SLA) correspondant, dans lequel est consigné le traitement pour la livraison du courrier numérique.</p> <p>Le nombre de critères de la liste noire (envois qui ne doivent pas être ouverts) et de la liste bleue (envois avec des instructions spéciales) est un autre facteur qui influence les coûts.</p> <p>En principe, il est aujourd'hui possible de contrer une hausse des prix au moyen de l'intelligence artificielle (IA). L'IA permet d'augmenter l'automatisation, ce qui se traduit par une optimisation du prix et de la qualité du service.</p> <h3>2. Les facteurs de coûts lors du projet d'introduction</h3> <p>Connais-je bien ma boîte de réception physique actuelle ainsi que les besoins de mes collaborateurs ? Ai-je déjà une compréhension claire des nouveaux processus - que j'espère optimisés - pour la solution Digital Mailroom ? Est-ce que je sais déjà de quelles données mon application commerciale a besoin pour que le traitement puisse être automatisé au maximum ? La réponse à ces questions a une influence directe sur les coûts. Plus il est possible de définir clairement les choses dès le départ, plus le projet d'introduction sera allégé.</p> <p>Mais même si la situation de départ et les souhaits futurs d'une solution Digital Mailroom peuvent être clairement définis : la complexité du système de règles et la quantité d'informations à extraire des documents sont des facteurs qui influencent encore plus les coûts dès le projet d'introduction. En outre, l'introduction d'une solution Digital Mailroom est toujours l'occasion de se débarrasser des vieilles habitudes et de parvenir à une standardisation.</p> <h3>Les coûts</h3> <p>Et combien coûte une solution Digital Mailroom ?</p> <p>Comme vous l'avez probablement déjà constaté, cela dépend de nombreux facteurs. D'une solution Digital Mailroom très légère, dans laquelle chaque envoi est « simplement » scanné et mis à disposition sous forme de PDF, à une solution Digital Mailroom très complexe avec un long ensemble de règles, une classification complexe des documents et de nombreuses informations qui sont lues et livrées directement dans le système du client, tout est possible - et plus ou moins judicieux selon le volume.</p> <p>En termes de prix, nous nous situons donc ici dans un cadre très large :</p> <h3>1. Frais de service</h3> <p>Frais de base à partir de 450 CHF jusqu'à 10'000 CHF par mois<br /> Prix de l'envoi à partir de 0,65 CHF à 1,50 CHF par envoi</p> <h3>2. Coûts du projet d'introduction</h3> <p>De 2'750.- CHF à 200'000.- CHF</p>

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Combien coûte une solution Digital Mailroom ?

<p><span class="lead-text">La solution Digital Mailroom traite de manière centralisée tous les documents entrants d'une entreprise, qu'ils arrivent sous forme papier ou électronique, par exemple des e-mails, des formulaires en ligne, des importations de fichiers, etc. Mais combien coûte solution Digital Mailroom ?</span></p>

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<p>Blog</p> <h1>Combien coûte une solution Digital Mailroom ?</h1>

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<p>De nombreuses entreprises optent aujourd'hui pour l'externalisation de leur solution Digital Mailroom. Cela signifie que le courrier de l'entreprise est redirigé vers un centre de numérisation où il est traité en tant que service pour l'entreprise. En règle générale, les collaborateurs de l'entreprise ne reçoivent plus le courrier que sous forme numérique. Si nécessaire, certains originaux physiques peuvent être demandés ou des documents spécifiques sont toujours envoyés sous forme numérique et physique. Les autres documents sont détruits de manière appropriée après une courte période de conservation, dans le respect des normes de sécurité les plus strictes.</p> <p>En principe, une solution Digital Mailroom peut également être mise en place en interne au sein de l'entreprise. Dans ce cas, Arcplace apporte également son soutien dans le choix du logiciel, du matériel et dans l'introduction de la solution Digital Mailroom interne dans l'esprit du concept et de ce que l'on appelle l'ensemble des règles, qui comprend toutes les procédures de traitement.</p> <p>Par souci de simplicité et parce que c'est la forme la plus souvent choisie, nous nous concentrerons dans cet article sur les coûts d'une solution Digital Mailroom achetée auprès d'un prestataire de services externe en tant que service.</p> <h3>Les blocs de coûts d'une solution Digital Mailroom</h3> <p>Lors de l'introduction d'une solution Digital Mailroom, il faut compter avec ces deux blocs de coûts essentiels :</p> <h3>1. Le projet d'introduction</h3> <p>Lors du projet d'introduction, il s'agit en premier lieu d'élaborer et de mettre en œuvre ultérieurement la spécification (ensemble de règles) pour une solution Digital Mailroom.</p> <p>D'une part, des questions très concrètes sont traitées, telles que :</p> <ul> <li>Quels sont les envois qui ne peuvent pas être ouverts ?</li> <li>Que faire des magazines ou des objets physiques ?</li> <li>Comment se présente le plan des documents et dans quels types de documents le courrier entrant doit-il être classé ?</li> <li>Quelles informations doivent être extraites des documents et transmises par voie électronique ?</li> </ul> <p>Ces questions et d'autres encore sont discutées avec le client et doivent être consignées sous forme de règles pour les opérateurs de scan, mais aussi configurées en conséquence dans le logiciel.</p> <p>D'autre part, un concept de changement est également élaboré dans le cadre du projet d'introduction, afin d'aider les collaborateurs à s'adapter aux nouveaux processus. La phase dite « hyper-care » après la mise en service, durant laquelle l'entreprise bénéficie d'un suivi intensif, y est également définie.</p> <h3>2. Les coûts de service</h3> <p>Nous parlons ici des coûts effectifs pour les tâches quotidiennes liées au courrier numérique. Le courrier doit être collecté, prétrié, ouvert et scanné. Si nécessaire, les valeurs sont extraites et validées. En outre, l'ensemble du processus est surveillé en permanence par un contrôle de qualité. Généralement, les coûts du service sont regroupés en prix unitaires, par exemple les coûts par envoi ou par page, ainsi qu'en frais mensuels de base.</p>

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Text Arcplace SA

<h3>&nbsp;</h3> <h3>Arcplace SA</h3> <p>La société suisse Arcplace SA est un prestataire de services informatiques spécialisé qui aide les organisations à numériser et à automatiser les processus liés aux documents ainsi qu’à l’archivage électronique.</p> <p>Depuis sa création en 2006, Arcplace a déployé des solutions pour plus de 900 clients de diverses branches. Société privée et indépendante, Arcplace possède une équipe professionnelle de plus de 100 collaborateurs.</p> <p>Arcplace propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse. En outre, Arcplace est certifié selon la norme ISO 27001 relative à la sécurité de l’information.</p> <h3>Contact :</h3> <p>Arcplace SA<br /> Irene Feusi<br /> Marketing &amp; Communication Specialist<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

Box Text Arcplace gagne un important contrat avec la ville de Winterthur

<p><br /> La ville de Winterthur recherchait un prestataire de services pour prendre en charge la numérisation quotidienne du courrier entrant de l'administration. Les lettres devaient être numérisées de manière centralisée et distribuées pour un traitement ultérieur avec une solution de boîte aux lettres électronique déjà existante.</p> <p>Le contrat a été attribué début août. Arcplace a obtenu le contrat de 3,3 millions de francs pour le service de numérisation. Le projet commencera dans les semaines à venir afin d'être prêt pour le lancement l'année prochaine.</p> <p>« Nous sommes très heureux d'avoir pu convaincre l'administration de Winterthur que nous disposons du savoir-faire et de l'équipe nécessaires pour fournir un service professionnel. Nous sommes reconnaissants de la confiance qui nous a été accordée et nous nous réjouissons d'une longue et fructueuse collaboration », explique Robbert Spierings, CEO &amp; Founder d'Arcplace.</p>

Box Lead Arcplace gagne un important contrat avec la ville de Winterthur

<p>Le 8 août 2024</p> <h1><span class="no-break">Arcplace gagne un important contrat avec la ville de Winterthur</span></h1> <p><span class="lead-text"><span class="no-break"><span class="MaaxItalic">La ville de Winterthur a choisi les services de numérisation d'Arcplace pour la numérisation du courrier entrant. L'entreprise zurichoise s'est imposée face à six concurrents.</span></span></span></p>

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Abschnitt Lead: Arcplace gagne un important contrat avec la ville de Winterthur

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Bild Stadtveraltung Winterthur FR

[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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<p><span class="bildcaption no-break">Siège principal de l'administration municipale de Winterthur (Image source: L'administration municipale de Winterthur)</span></p>

Abschnitt: Text Arcplace gagne un important contrat avec la ville de Winterthur

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Abschnitt: Arcplace SA

Étude de cas en PDF

<h3>Étude de cas en PDF</h3>

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<p>Étude de cas</p> <h1>VERIT Immobilier promeut la transformation numérique avec Arcplace</h1>

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<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Dans la lignée de sa stratégie de digitalisation complète, VERIT Immobilier SA a opté pour les services de numérisation d’Arcplace. Chaque année, plus de 100’000 courriers entrants sont numérisés à l’aide de la technologie de numérisation d’OPEX en une étape. Pour la classification et l’extraction des données, nous avons recours à TCG DocProStar avec son intelligence artificielle (IA) afin de pouvoir garantir des processus plus efficaces et une transmission fluide vers les systèmes périphériques existants.</span></span></p>

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<h3>Nous serons heureux de vous conseiller personnellement</h3> <p><span class="no-break">Vous souhaitez en savoir plus sur le Digital Mailroom ? Contactez-nous.</span></p>

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Situation initiale

<h3>Situation initiale</h3> <p>L’entreprise VERIT Immobilier SA est en pleine phase de transformation numérique. La numérisation interne de toutes les factures fournisseurs devrait être remplacée et une digital mailroom introduite. Au vu du gros volume de documents qui devait être numérisé et classé chaque jour, l’entreprise a décidé d’externaliser la numérisation afin de pouvoir réduire davantage les tâches manuelles répétitives et donc chronophages de ses collaborateurs.</p>

Solution

<h3>Solution</h3> <ul> <li><span class="MaaxBold">Numérisation de plus 100’000 documents par an</span></li> <li><span class="MaaxBold">Utilisation d’une technologie prometteuse avec l’IA</span></li> <li><span class="MaaxBold">Gain de temps grâce à l’automatisation</span></li> </ul> <p>Les documents physiques sont numérisés dans le Scan &amp; BPO Center d’Arcplace, puis classés et extraits. L’utilisation de la technologie DocProStar dans la classification des documents du courrier entrant joue ici un rôle important, étant donné que celle-ci fonctionne avec le soutien de l’intelligence artificielle (IA) sous la forme du « machine learning ». Une « expérimentation » de la solution avec des documents exemples de VERIT Immobilier était nécessaire au préalable. Pendant le fonctionnement, le système apprend constamment davantage et cette intelligence de classification peut être étendue, d’une part avec l’amélioration grâce au « self learning », d’autre part en ajoutant de nouveaux types de documents. L’objectif est d’utiliser ces technologies de manière à optimiser en permanence la solution, à décharger les gestionnaires des tâches manuelles et à poursuivre l’automatisation des processus. Un reporting détaillé et dynamique garantit également la transparence totale des quantités de traitement et des taux d’automatisation.</p> <h3>« Un processus d’entrée structuré est pour nous indispensable. Le courrier numérisé est important pour le traitement automatisé de nos processus-clés.&nbsp;»</h3> <p><span class="bildcaption">Martin Frei, Chief Digital Officer (CDO), VERIT Immobilier SA</span></p>

Résultats

<h3>Résultats</h3> <ul> <li>Traitement numérique des factures fournisseurs</li> <li>Digital mailroom avec des documents classés</li> <li>Efficacité accrue, moins de tâches répétitives, temps de traitement plus rapide</li> <li>Dans la lignée de la stratégie de la digitalisation</li> <li>Reporting transparent</li> </ul>

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Haupttitel Étude de cas FR: VERIT Immobilier promeut la transformation numérique avec Arcplace

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Abschnitt: Situation initiale, Solution, Résultats

Étude de cas en PDF

<h2>Étude de cas en PDF</h2>

Retraites Populaires mise sur le service innovant de courrier entrant d’Arcplace

<p>Étude de cas</p> <h1>Retraites Populaires mise sur le service innovant de courrier entrant d’Arcplace</h1>

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Box Lead

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Jusqu’en 2022, Retraites Populaires recevait encore l’ensemble de son courrier sous forme physique. L’institution vaudoise a, ensuite, décidé d’externaliser l’intégralité de la réception et de la numérisation de son courrier entrant auprès d’Arcplace. Suite au démarrage du service, plus de 300’000 courriers sont traités annuellement chez Arcplace, en toute transparence pour Retraites Populaires et ses clients. Des technologies modernes faisant appel à de l’intelligence artificielle permettent d’automatiser une grande partie du traitement historiquement réalisé à la main.</span></span></p>

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Situation initiale

<h3>Situation initiale</h3> <p>Fondée en 1907, Retraites Populaires est un acteur incontournable du canton de Vaud. L’institution vaudoise compte aujourd’hui plus de 200’000 clients et emploie plus de 350 personnes réparties sur trois sites. Le traitement manuel des documents entrants (jusqu’à un millier de courriers quotidien), les tâches répétitives et le classement physique des documents papier rendaient difficile le déroulement des processus et demandaient énormément de temps et d’espace de stockage.</p>

Solution

<h3>Solution</h3> <ul> <li><span class="MaaxBold">Mise en œuvre de la solution en deux mois</span></li> <li><span class="MaaxBold">Traitement de 1’000 documents par jour</span></li> <li><span class="MaaxBold">Gain de temps grâce à l’automatisation</span></li> </ul> <p>Comment fonctionne le processus chez Arcplace ? Tout le courrier physique entrant est scanné, classé et extrait au sein du Arcplace Scan &amp; BPO Center. L’un des points forts du système concerne la classification grâce à l’utilisation de la technologie DocProStar, qui fait appel à de l’intelligence artificielle (IA) sous forme de « machine learning ». Le système apprend en permanence au cours de son fonctionnement. Cette intelligence de classification peut être élargie par l’ajout de nouveaux types de documents. Une solution en constante évolution permet de réduire encore les charges administratives et d’augmenter l’automatisation des processus. Le service complet comprend, outre la classification des documents, l’extraction des données métiers pertinents, la comparaison avec les données de base et – si nécessaire – une validation manuelle. Un système avancé de lecture des enveloppes avant leur ouverture permet d’établir plusieurs niveaux de listes noires et de renvoyer certaines enveloppes non ouvertes.</p> <h3>« Le succès d’Arcplace à Retraites Populaires résulte de son excellent déploiement à chaque étape, et du dynamisme affiché entre les deux sociétés. »</h3> <p><span class="bildcaption">Eric Birchmeier, Directeur de la Division services, Retraites Populaires</span></p>

Résultats

<h3>Résultats</h3> <ul> <li>Optimisation des ressources</li> <li>L’automatisation permet un gain de temps</li> <li>Efficacité accrue, moins de tâches répétitives</li> <li>Solution extensible pour d’autres processus</li> <li>Meilleure transparence sur l’intégralité du processus grâce à des tableaux de bords</li> </ul>

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Abschnitt: Ausgangslage, Lösung, Resultate & Kontakt FR

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Box Text Le traitement du courrier au fil du temps

<p><br /> « En 2007, Arcplace proposait déjà sur son site web un 'traitement automatique du courrier'. Cette solution n'a toutefois pas suscité beaucoup d'intérêt à l'époque, car les entreprises n'avaient pas encore numérisé les processus déclenchés par le courrier entrant.Nous avons donc supprimé cette offre et ne l'avons proposée à nouveau qu'en 2015 – avec les premiers succès », raconte Robbert Spierings, CEO &amp; Founder. Alors que la Digital Mailroom n'en était qu'à ses débuts, les documents étaient certes scannés, mais les responsables des départements les imprimaient à nouveau. Le chemin vers le bureau sans papier était long et la valeur ajoutée n'était pas encore visible à l'époque.</p> <h3>Bien plus que du courrier</h3> <p>Alors que l'envoi de courrier s'est longtemps limité aux lettres physiques ou aux e-mails, le volume du courrier entrant a considérablement évolué. Le courrier est reçu par différents canaux numériques, l'envoi de lettres est en recul et l'envoi de colis a augmenté de 12,5 % par an au cours des dix dernières années. Le travail à domicile a également une grande influence sur le traitement efficace et sûr du courrier dans l'entreprise. Tout comme le volume et les tendances du courrier entrant ont changé, la solution d'Arcplace a elle aussi évolué en permanence. Roger Egli, Head Professional Services &amp; Solution Owner Input Management chez Arcplace, a expliqué en compagnie de Roland Bigler, CEO de CodX Software, en quoi consiste cette évolution, quels sont les avantages d'un processus de bout en bout et quelle est la valeur ajoutée d'une Digital Mailroom dans l'entreprise.</p> <p>Nous avons été très heureux du feedback du participant Taskin Sirin, Julius Baer, qui nous est parvenu le soir même : « Merci beaucoup pour l'accueil chaleureux, la bonne visite de l'entreprise et le super apéro. Ce fut un plaisir de faire des connaissances intéressantes et de constater le professionnalisme de l'entreprise. » Nous vous remercions !</p> <h3>Vous avez manqué un événement ? Pas de problème !</h3> <ul> <li>Vous souhaitez vous aussi avoir un aperçu approfondi du processus de bout en bout d'une Digital Mailroom et découvrir les rôles que jouent l'automatisation avec l'IA, le suivi de bout en bout et le système de suivi des processus ?</li> <li>Vous souhaitez visiter notre Scan &amp; BPO Center ?</li> <li>Vous souhaitez profiter d'une analyse de potentiel gratuite pour savoir si l'introduction d'une Digital Mailroom est judicieuse dans votre cas particulier ?</li> </ul> <h3>Dans ce cas, nous nous réjouissons de votre prise de contact :</h3>

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Bild Stadtverwaltung Winterthur FR

[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

Box Lead Arcplace remporte un contrat majeur de la ville de Winterthur

<p>Le 16 juillet 2024</p> <h1><span class="no-break">Le traitement du courrier au fil du temps</span></h1> <p><span class="lead-text"><span class="no-break"><span class="MaaxItalic">Lors de la table ronde organisée au Scan & BPO Center de Glattbrugg, Arcplace a emmené plus de 25 participants dans un voyage dans le temps et leur a présenté les 'meilleures pratiques d'une Digital Mailroom'. Afin de pouvoir se faire une idée du fonctionnement actuel d'une Digital Mailroom et des innombrables facettes de cette solution, les invités ont pu faire une visite des lieux. L'événement s'est terminé par un échange commun autour d'un apéritif.</span></span></span></p>

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<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Contact</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--blue dark"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "0c63c3f5-ef6a-48cb-9e82-75af4b6c2962" }); </script> </div> </div> </section>

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<p><em class="fa fa-linkedin">&nbsp;</em><a href="https://www.linkedin.com/posts/arcplace-ag_roundtable-event-digitalerposteingang-activity-7212026511128723456-9-f4?utm_source=share&amp;utm_medium=member_desktop" target="_blank" title="Quelques impressions de l'événement sur LinkedIn">Quelques impressions de l'événement sur LinkedIn</a></p>

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<p><span class="bildcaption no-break">Le conférencier Roger Egli est actif depuis plus de 15 ans dans l'input management.</span></p>

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Abschnitt Lead: Le traitement du courrier au fil du temps

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Abschnitt: Text Le traitement du courrier au fil du temps

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<h3>Étude de cas en PDF</h3>

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<p>Étude de cas</p> <h1>Profond prévoit grâce au Digital Mailroom Service « Light »</h1>

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Box Lead Case Study: Profond prévoit grâce au Digital Mailroom Service « Light »

<p><span class="no-break"><span class="lead-text"><span class="lead-text no-break">De nombreux employés travaillent de plus en plus souvent à domicile, c’est également le cas à Profond Institution de Prévoyance à Zurich. Profond a choisi le Digital Mailroom Service « Light » d’Arcplace afin que le courrier postal quotidien ne reste pas en attente. Celui-ci est transféré au Scan &amp; BPO Center d’Arcplace, y est numérisé, puis transmis à Profond. L’institution de prévoyance peut alors le traiter de manière simple et rapide.</span></span></span></p>

Leerschlag FR

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Situation initiale

<h3>Situation initiale</h3> <p>Profond Institution de Prévoyance est l’une des plus grandes fondations collectives suisses avec plus de 57 000 assurés. Elle emploie environ 100 collaborateurs sur les sites de Zurich, Crissier, Saint-Gall et Bienne. Jusqu’à présent, le courrier reçu était physiquement distribué à tous les sites en interne. Sa réception dans les délais et son traitement devenaient toutefois problématiques en raison du télétravail de plus en plus fréquent.</p>

Solution

<h3>Solution</h3> <ul> <li><span class="MaaxBold">Mise en place du service en trois semaines et demie</span></li> <li><span class="MaaxBold">Traitement efficace de 100 lettres par jour au maximum</span></li> <li><span class="MaaxBold">Extension du service à l’aide d’une Blacklist</span></li> </ul> <p>Arcplace a mis en place le Digital Mailroom Service « Light » pour le site de Zurich en seulement trois semaines et demie. Le courrier physique est ainsi transféré au Scan &amp; BPO Center d’Arcplace où il est traité au moyen d’une infrastructure de numérisation haute performance. Un fichier PDF/A est généré pour chaque enveloppe, puis tous ces fichiers sont transmis au client par l’intermédiaire d’un serveur SFTP. À la demande de Profond, une Blacklist a été ajoutée au service standard. Après sa numérisation, tout le courrier postal destiné au service du personnel est envoyé à une boîte de réception à laquelle une seule personne de Profond a accès. Les lettres qui ont été numérisées sont classées dans des boîtes, éventuellement avec des objets en 3D triés, puis renvoyées à Profond trois fois par semaine.</p> <h3>« Nous recherchions un partenaire capable de mettre en place une solution de courrier numérique évolutive de manière rapide et <span class="no-break">pragmatique</span>. »</h3> <p><span class="bildcaption">Marco Immler, responsable du service Innovation et technologie, membre de la direction de Profond</span></p>

Résultats

<h3>Résultats</h3> <ul> <li>Le courrier postal est reçu sous forme numérique à n’importe quel endroit</li> <li>Il est possible de traiter le courrier numérisé de manière simple et rapide</li> <li>Il est possible de faire évoluer cette solution grâce à une interface avec la comptabilité ou en utilisant la technologie OCR</li> <li>Solution flexible, mise en place pragmatique</li> </ul>

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<h3>Nous serons heureux de vous conseiller personnellement</h3> <p>Vous souhaitez en savoir plus sur le Digital Mailroom ? Contactez-nous.</p>

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Lead und Download FR

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Abschnitt: Ausgangslage, Lösung, Resultate & Kontakt FR

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Mise en place d’une Digital Mailroom

<h3>Mise en place d’une Digital Mailroom</h3> <p>De précieux conseils de nos experts pour la phase initiale de votre projet</p>

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<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Download</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--beige-dark"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "2146d95f-e980-421f-87ad-e87190a76f80" }); </script> </div> </div> </section>

Guide Mise en place Digital Mailroom

Nous serons heureux de vous conseiller personnellement

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Box Guide: Mise en place Digital Mailroom

<p><span class="lead-text no-break">Vous avez opté pour une solution et choisi un partenaire avec lequel vous souhaitez mettre en place une Digital Mailroom au sein de votre entreprise ? Félicitations ! Il faut maintenant procéder à cette mise en place. De quoi faut-il tenir compte dans la phase initiale du projet pour qu’il porte ses fruits dès le début ? Que faut-il définir ? Quels sont les obstacles typiques à surmonter ?</span></p>

Guide : Mise en place d’une Digital Mailroom

Haupttitel: Guide : Mise en place Digital Mailroom

Abschnitt: Guide – Mise en place Digital Mailroom

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Évaluation d'une Digital Mailroom

<h3>Évaluation d'une Digital Mailroom</h3> <p>Avec les connaissances expertes d'Arcplace vers la solution adéquate</p>

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Guide Evaluation Digital Mailroom

Nous serons heureux de vous conseiller personnellement

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Haupttitel: Guide : Evaluation Digital Mailroom

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Box Guide: Evaluation Digital Mailroom

<p><span class="lead-text no-break">Le présent guide vous assiste dans la réflexion précédant l’implémentation d’une Digital Mailroom dans votre entreprise. Nos experts en Input Management vous donnent de précieux conseils pour évaluer les différents fournisseurs et faire les bons préparatifs.</span></p>

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Guide : Une Digital Mailroom pour votre entreprise

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Abschnitt: Guide – Evaluation Digital Mailroom

Abschnitt: Télécharger Guide Evaluation Digital Mailroom

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Analyse de potentiel pour une Digital Mailroom

<h3>Analyse de potentiel pour une Digital Mailroom</h3> <p>Proposition de solution individuelle pour l'introduction d'une Digital Mailroom</p>

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Guide Analyse de potentiel FR

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Box Guide – Analyse de potentiel pour une Digital Mailroom Lead

<span class="lead-text no-break">Arcplace conseille les entreprises pour déterminer si l‘introduction d‘une Digital Mailroom est judicieuse dans leur cas et les donne un aperçu du volume de courrier quotidien. Une entreprise peut utiliser l'analyse de potentiel pour évaluer quels documents entrants sont les plus prometteurs pour l'optimisation par la numérisation et l'automatisation.</span>

Haupttitel: Guide : Analyse de potentiel pour une Digital Mailroom

Arcplace vous conseille : Analyse de potentiel pour une Digital Mailroom

Abschnitt: Guide – Analyse de potentiel pour une Digital Mailroom Lead

Abschnitt: Télécharger Analyse de potentiel pour une Digital Mailroom

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Box Lead Helvetia numérise son courrier entrant grâce à Arcplace

<p>Le 26 juin 2018</p> <h1>Helvetia numérise son courrier entrant grâce à Arcplace</h1> <p><span class="lead-text">Dans le cadre de sa stratégie d'ECM, Helvetia Assurances a décidé de faire appel à un prestataire externe pour numériser le courrier qu'elle reçoit. Après avoir évalué divers spécialistes de la numérisation, son choix s'est porté sur Arcplace.</span></p>

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Bild Helvetia und Arcplace FR

[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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Box Helvetia numérise son courrier entrant grâce à Arcplace

<p>Créée il y a 160 ans, <span class="no-break">Helvetia</span> est une compagnie d'assurances toutes branches qui accorde beaucoup d'importance à la notion de qualité. Elle compte parmi les leaders du marché des assurances en Suisse. Plus de 1,3 million de clients sont conseillés par 38 agences générales et quelque 3 500 collaborateurs.</p> <p>Les courriers reçus sont actuellement traités de manière décentralisée sur les différents sites. À sa réception, le courrier est ouvert, puis remis majoritairement physiquement au service compétent dans une boîte aux lettres commune à l'échelle du groupe pour traitement. Certains des courriers sont scannés après l'ouverture, puis classés par le secteur Logistique avant d'être distribués dans les différentes boîtes aux lettres électroniques. Ces processus vont désormais être optimisés et automatisés avec l'aide d'<span class="no-break">Arcplace</span>. « Nous sommes ravis qu'<span class="no-break">Helvetia</span> ait choisi notre entreprise pour ses services de numérisation et que nous pourrons effectuer ce projet ambitieux en collaboration avec une entreprise aussi renommée », déclare <span class="no-break">Michael Niederjohann, responsable du Scan Center &amp; BPO Arcplace</span>.</p> <h3>8 100 000 pages traitées par an</h3> <p>Le lancement progressif du traitement numérique des courriers reçus au cours des années à venir permettra de transférer de manière centralisée un total d'environ un million de courriers par an – soit environ 8 100 000 pages – au centre de numérisation d'<span class="no-break">Arcplace</span> par le biais d'une boîte aux lettres réservée d'Helvetia. Les courriers y seront triés, ouverts et retriés plus finement avant de passer à l'étape de la préparation du travail et de la numérisation. Pour ce faire, Arcplace fera appel à la technologie de numérisation d'OPEX. Ce poste de numérisation ouvre les courriers, entraîne les différentes feuilles, puis numérise les documents, le tout, automatiquement.</p> <p>Une fois numérisés, les courriers sont transmis à <span class="no-break">Helvetia</span> à l'aide d'un dispositif d'échange de données sécurisé. Un reporting détaillé du traitement livre quotidiennement des informations sur les prestations fournies par <span class="no-break">Arcplace</span>. Le courrier physique est stocké pendant une durée prédéterminée, puis détruit selon une procédure certifiée.</p> <h3>Un portail client destiné au reporting et aux analyses</h3> <p>Pour un meilleur suivi des tâches effectuées et pour la consultation du reporting sur ces dernières, un système électronique de suivi des processus sera mis en place au cours du projet. Les données générées seront présentées sous forme graphique dans un portail client, auquel les collaborateurs d'<span class="no-break">Helvetia</span> habilités auront accès.</p> <h3>Arcplace SA</h3> <p>Prestataire de services informatiques, la société suisse <span class="no-break">Arcplace SA</span> s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. <span class="no-break">Arcplace</span> propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions de protection et d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, Arcplace est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.</p> <p>Depuis sa création en 2006, <span class="no-break">Arcplace</span> a déployé des solutions pour plus de 900 clients de diverses branches. <span class="no-break">Arcplace</span> propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.</p> <h3>Contact :</h3> <p>Arcplace SA<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-file">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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Bildlegende FR

<span class="bildcaption no-break">Des représentants d'Helvetia et d'Arcplace après la signature du contrat (de g. à dr.) : Roger Gander, responsable Facility Management d'Helvetia – Thomas Kramer, responsable de l'infrastructure et de l'organisation d'Helvetia – Robbert Spierings, CEO d'Arcplace – Matthias Göckel, responsable du projet ECM@BV Helvetia – Volker Meyer, responsable du projet partiel de la numérisation d'Helvetia – Michael Niederjohann, responsable Scan Center &amp; BPO d'Arcplace – Daniel Mettler, responsable de projet d'Arcplace – Markus Saladin, responsable du programme ECM d'Helvetia.</span>

Abschnitt Lead: Helvetia numérise son courrier entrant grâce à Arcplace

Abschnitt: Bild FR

Abschnitt: Text Helvetia numérise son courrier entrant grâce à Arcplace

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Arcplace Intro-Text FR

<h3>Vous avez besoin d’une Digital Mailroom si …</h3> <span class="no-break">… les processus de votre organisation prennent sans cesse du retard car les documents ne sont pas transmis ou le sont trop tard,</span><br /><br /> <span class="no-break">… le traitement manuel du courrier reçu coûte trop cher,</span><br /><br /> <span class="no-break">… vous devez répondre aux exigences en matière de conformité et assurer la traçabilité parfaite des informations reçues,</span><br /><br /> <span class="no-break">… la conservation des documents papier vous pose des problèmes de place,</span><br /><br /> <span class="no-break">… vous consacrez beaucoup de temps à rechercher manuellement les informations.</span>

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<h3><br /> Nous serons heureux de vous conseiller personnellement</h3> <p>Vous souhaitez en savoir plus sur le Digital Mailroom ?<br /> Contactez-nous.</p>

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<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Contact</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--green-dark"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "0c63c3f5-ef6a-48cb-9e82-75af4b6c2962" }); </script> </div> </div> </section>

Téléchargez le dossier complet

<h3>Téléchargez le dossier complet</h3> <p>Contenu :</p> <ul> <li>Vous avez besoin d’une Digital Mailroom si …</li> <li>Les avantages</li> <li>Fonctionnement du Digital Mailroom</li> <li>Modèles d’exploitation : interne ou sous forme de service</li> <li>Utilisation de technologies de pointe</li> </ul>

Download Dossier Digital Mailroom FR

<script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "e3d8c36b-b412-4ce1-8d18-4ca85f2287b8" }); </script>

Box Dossier Digital Mailroom Lead FR

<span class="no-break lead-text">Les entreprises reçoivent de l’information sous différentes formes: lettres papier, formulaires remplis en ligne, e-mails ou données que les clients saisissent sur divers appareils. La solution Digital Mailroom vous permet de créer une entrée centralisée où toutes les informations papier et numériques sont enregistrées afin qu’il soit possible de les distribuer automatiquement dans l’entreprise par voie électronique, de les traiter en assurant la traçabilité et finalement de les archiver conformément à la législation.</span>

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Enregistrez, distribuez et archivez automatiquement le courrier reçu

Haupttitel: Enregistrez, distribuez et archivez automatiquement le courrier reçu

Abschnitt: Dossier Digital Mailroom Lead FR

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