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Étude de cas en PDF
<h3>Étude de cas en PDF</h3>
Étude de cas Profond
<p>Étude de cas</p>
<h1>2,5 millions de pages numérisées en un temps record</h1>
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Download HypothekenZentrum FR
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Box Lead Case Study: 2,5 millions de pages numérisées en un temps record
<p><span class="no-break"><span class="lead-text"><span class="lead-text no-break">Les dossiers de la société HypothekenZentrum AG devaient être numérisés et archivés dans un système d'archivage. À la recherche d’un partenaire expérimenté capable de traiter un volume important de 2,5 millions de pages de manière professionnelle et conforme à des normes de sécurité strictes, l’entreprise a choisi Arcplace.</span></span></span></p>
Leerschlag FR
Situation initiale
<h3>Situation initiale</h3>
<p>Les dossiers de la société <span class="no-break">HypothekenZentrum</span> AG devaient être numérisés et archivés dans un système d'archivage. À la recherche d’un partenaire expérimenté capable de traiter un volume important de 2,5 millions de pages de manière professionnelle et conforme à des normes de sécurité strictes, l’entreprise a choisi Arcplace.</p>
Solution
<h3>Solution</h3>
<ul> <li><span class="MaaxBold">Archivage des documents avec une qualité uniforme</span></li> <li><span class="MaaxBold">Accès aux dossiers indépendamment du lieu</span></li> <li><span class="MaaxBold">Gains d’efficacité dans le traitement des dossiers</span></li> </ul>
<p>L’extraction des dossiers, réalisée par des collaborateurs formés <span class="no-break">d’Arcplace</span>, s’est déroulée à un rythme soutenu afin de permettre une numérisation rapide. Tous les dossiers ont été étiquetés avec un code-barres sur le site du client et scannés avant d’être placés dans des boîtes de transport, garantissant ainsi une traçabilité sans faille. Le processus de numérisation a été effectué dans le centre Scan & BPO <span class="no-break">d’Arcplace</span>. En seulement quatre mois, tous les dossiers numérisés ont été transférés de manière sécurisée et complète dans le système d’archivage de HypothekenZentrum via un serveur SFTP.</p>
<h3>« L’équipe <span class="no-break">d’Arcplace</span> nous a impressionnés dès le début par son haut niveau de compétence, son approche orientée solutions et sa mentalité pragmatique. Les processus décisionnels étaient rapides et les échanges se faisaient sur un pied d’égalité. »</h3>
<p><span class="no-break"><span class="bildcaption">Christian Bünter, Responsable Gestion des Relations, HypothekenZentrum AG</span></span></p>
Résultats
<h3>Résultats</h3>
<ul> <li>Gain d’espace grâce à l’élimination du stockage physique</li> <li>Gain de temps grâce à un accès simplifié et plus rapide aux dossiers</li> <li>Accès aux dossiers indépendamment du lieu</li> <li>Archivage centralisé des documents avec une qualité homogène</li> </ul>
Nous serons heureux de vous conseiller personnellement
<h3>Nous serons heureux de vous conseiller personnellement</h3>
<p>Pour obtenir un devis sans engagement, veuillez s'il vous plaît remplir le formulaire de contact. Nous nous ferons un plaisir d’analyser vos besoins et de vous donner une approximation de prix.</p>
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Abschnitt: Ausgangslage, Lösung, Resultate & Kontakt FR
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Plus de 2 millions de pages numérisées en un temps record
Les dossiers de la société HypothekenZentrum AG devaient être numérisés et archivés dans un système d'archivage. Arcplace a numérisé plus de 2,5 pages.
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<h3>Les facteurs de coûts lors de la numérisation des dossiers</h3>
<h3>Saisie</h3>
<p>La saisie peut en principe être effectuée par le client lui-même ou par un prestataire de services de numérisation externe. Pour les grandes quantités, il est recommandé de confier l'élaboration des dossiers au prestataire de services de numérisation, car il le fait de manière plus rentable que les collaborateurs internes en raison de sa longue routine et de son expérience.</p>
<h3>Transport</h3>
<p>La question qui se pose ici est de savoir si les dossiers doivent être traités en interne ou en externe. La variante externe dans un centre de numérisation est généralement plus rentable. Ceci surtout parce qu'un centre de numérisation est équipé de manière optimale pour le traitement, qu'il n'est pas nécessaire de monter et démonter l'infrastructure et qu'il n'y a pas de frais.</p>
<h3>Préparation</h3>
<p>L'ampleur de ces tâches de préparation dépend surtout de la finesse avec laquelle on souhaite convertir les documents en PDF numériques. Les scénarios suivants sont possibles :</p>
<ul> <li>Scénario 1 = 1 PDF par dossier</li> <li>Scénario 2a = 1 PDF par registre</li> <li>Scénario 2b = 1 PDF par registre (réorganisé)</li> <li>Scénario 3a = 1 PDF par type de document</li> <li>Scénario 3b = 1 PDF par document</li> </ul>
<p>Les dossiers physiques doivent être scannés de manière à ce que les documents puissent être trouvés rapidement et facilement dans le nouveau système numérique. Il vaut la peine de bien réfléchir à la structure de classement, aux processus et à l'utilisation prévus pour l'avenir et à ce que cela signifie pour la numérisation des documents. Ce moment est également l'occasion de réorganiser la structure du classement numérique. Chez Arcplace, nous vous conseillons volontiers à ce sujet.</p>
<p>La question de savoir si l'utilisation de l'intelligence artificielle ( IA ) pour la séparation et la classification des documents vaut la peine doit être examinée au cas par cas. <br /> Étant donné que l'IA doit être formée, ce qui implique un certain effort initial, un scanning assisté par l'IA n'est rentable qu'à partir d'une certaine complexité et d'une certaine quantité ( dossiers, nombre de types de documents ).</p>
<h3>Numérisation</h3>
<p>La numérisation proprement dite des dossiers a une influence relativement faible sur le montant des coûts. Le nombre de pages à numériser est ici déterminant.<br /> Si de grandes parties d'un dossier peuvent par exemple être détruites, cela a tout son sens selon la situation. On peut également envisager de ne scanner que les dossiers « actifs » et de stocker les dossiers « passifs » si l'on n'a pas besoin d'y accéder souvent et si l'espace n'est pas un problème.</p>
<h3>Les coûts</h3>
<p>Et combien coûte la numérisation des dossiers physiques ?</p>
<p>De nombreux facteurs influencent les coûts. En conséquence, je ne peux vous donner qu'une fourchette, qui correspond toutefois à nos valeurs empiriques et couvre les coûts de petits projets de numérisation ( à partir de 500 dossiers ) jusqu'à la numérisation de dizaines de milliers de dossiers.</p>
<p>Les coûts totaux se situent entre 20 et 70 CHF par dossier ou entre 0,08 et 0,30 CHF par page.</p>
<p>Blog</p>
<h1>Combien coûte la numérisation des dossiers ?</h1>
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<h3>Les blocs de coûts lors du scanning des dossiers</h3>
<h3>Extraction</h3>
<p>Les dossiers doivent être sortis des étagères ou des armoires. Les dossiers, tels qu'ils sont classés – par exemple dans un classeur ou un registre suspendu – sont systématiquement reconditionnés dans des caisses et saisis dans une liste Excel sous forme d'inventaire. Cela permet de vérifier que le dossier est complet et de le retrouver ultérieurement si, par exemple, l'accès à un dossier physique est nécessaire à court terme.</p>
<h3>Transport</h3>
<p>Si les dossiers sont scannés dans un centre de scanning externe, un transport des dossiers est nécessaire. Celui-ci est généralement effectué par un coursier professionnel, organisé par le prestataire de services de numérisation ou le client.<br /> Même si les dossiers sont traités sur place chez le client, un transport est nécessaire. En effet, les dossiers doivent alors être amenés dans la salle de traitement où a lieu la numérisation.</p>
<h3>Préparation</h3>
<p>Les dossiers doivent être préparés avant la numérisation proprement dite. Les activités suivantes sont généralement effectuées.</p>
<h3>Préparation mécanique</h3>
<ul> <li>Retirer les agrafes et les attaches</li> <li>Coller des post-its à un endroit libre</li> <li>Découper les documents reliés ( p. ex. brochures, etc. )</li> <li>Tri de certains documents</li> </ul>
<h3>Préparation professionnelle</h3>
<ul> <li>Insertion de pages de garde</li> <li>Séparation et, le cas échéant, classification des documents au moyen d'intercalaires ou d'autocollants de codes-barres ou d'intelligence artificielle</li> <li>Tri des registres ou des documents selon les règles établies</li> <li>Apprentissage de l'intelligence artificielle (IA) au moyen d'un petit nombre de dossiers d'exemple</li> </ul>
<h3>Numérisation</h3>
<p>Les documents préparés sont traités par Arcplace sous forme de lots au moyen de scanners à haute performance. Les versos vides sont en principe automatiquement supprimés par le logiciel de numérisation et les pages sont tournées dans le sens de la lecture.</p>
<h3>Validation</h3>
<p>La validation sert à garantir la qualité. Différents paramètres peuvent être contrôlés à cette occasion.</p>
<ul> <li>Le nombre de dossiers physiques correspond-il au nombre de fichiers numériques ?</li> <li>Les données lues dans les documents correspondent-elles aux données de base ?</li> <li>Séparation et classification manuelles des documents lorsque l'IA n'a pas pu fournir un résultat clair.</li> </ul>
Haupttitel: Combien coûte la numérisation des dossiers ?
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Combien coûte la numérisation des dossiers ?
<p><span class="lead-text">Dans le quatrième article de la série « Combien ça coûte ? », nous nous penchons sur la question de savoir comment se composent les coûts de la numérisation des dossiers, quels sont les facteurs de coûts et à combien peuvent s'élever les coûts par dossier.</span></p>
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Nous serons heureux de vous conseiller
<p>Nous nous ferons un plaisir de vous conseiller individuellement et de vous donner d'autres conseils sur la manière de maintenir les coûts à un niveau efficace et de tirer ainsi un grand profit pour votre entreprise de la numérisation de vos dossiers.</p>
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Lead: Combien coûte la numérisation des dossiers ?
Abschnitt: Combien coûte la numérisation des dossiers ?
Abschnitt: Kontakt
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Combien coûte la numérisation des dossiers ?
Dans le quatrième article de la série « Combien ça coûte ? », nous nous penchons sur la question de savoir comment se composent les coûts de la numérisation des dossiers, quels…
<p>Blog</p>
<h1>Adieu les archives papier ! Mais comment faire ?</h1>
Haupttitel: Adieu les archives papier ! Mais comment faire ?
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<h3>Où les documents doivent-ils être scannés ?</h3>
<p>Il y a deux possibilités : la numérisation sur place dans vos locaux ou la numérisation externe des documents dans un centre de numérisation. Dans le cas de la numérisation sur place, Arcplace met à disposition l'infrastructure et une équipe de numérisation. Les documents particulièrement sensibles restent dans les locaux et l'accès aux documents est possible à tout moment. Les principaux avantages de la numérisation dans un centre de numérisation sont une meilleure rentabilité et l'absence de locaux de numérisation.</p>
<h3>Quels sont les documents soumis aux prescriptions suisses en matière d'archivage ?</h3>
<p>Dans vos archives papier, vous trouverez différents documents, comme des factures, des bons de livraison, de la correspondance générale, des commandes ou des plans. Mais il y a peut-être aussi des dossiers RH, des contrats, des dossiers clients et d'autres documents critiques contenant des informations sensibles et soumis à des exigences légales spécifiques en matière de conservation. Vérifiez le contenu de vos archives !</p>
<h3>Tout scanner une fois et puis c'est tout ?</h3>
<p>Malheureusement, non. Même après la numérisation initiale, vous continuerez à recevoir de nouveaux documents. Réfléchissez à la manière dont vous souhaitez procéder à l'avenir. Une boîte de réception numérique serait-elle utile ou numérisez-vous vous-même les documents physiques entrants ? Une solution de dossier électronique pour certains départements spécialisés vous faciliterait-elle le travail ?</p>
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Adieu les archives papier ! Mais comment faire ?
<p><span class="lead-text">Vous en avez assez de chercher vos documents dans des classeurs, des dossiers suspendus ou des boîtes. Vous avez besoin de l'espace où se trouvent encore des centaines de classeurs encombrés. Vous souhaitez avoir une meilleure vue d'ensemble de tous vos documents et rendre les processus de travail plus efficaces. Votre décision est prise : les archives papier doivent être numérisées.</span></p>
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Autant de questions pour lesquelles nous nous ferons un plaisir de vous aider.
<p>Contactez-nous pour une offre de numérisation sans engagement </p>
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<p>Avant de vous mettre à la recherche d'un prestataire de services approprié pour votre projet de numérisation, nous vous recommandons de vous poser les questions suivantes :</p>
<h3>Quelle quantité de papier doit être numérisée ?</h3>
<p>Faites-vous une idée générale de la quantité de papier qui doit être numérisée. Pour un classeur fédéral traditionnel (A4), vous pouvez compter environ 500 feuilles. Un dossier suspendu contient environ 100 à 150 feuilles. Comptez vos classeurs, vos dossiers suspendus et vos boîtes – vous serez étonné de la quantité de papier accumulée.</p>
<h3>Sur la base de quelle structure et où les documents numérisés doivent-ils être classés ?</h3>
<p>Réfléchissez à la manière dont vos documents sont classés aujourd'hui. Existe-t-il des registres et donc une structure uniforme ou un ordre chronologique ? Réfléchissez ensuite à la manière dont cela doit et peut être représenté numériquement dans un système de classement. Réfléchissez à la manière la plus agréable pour vous de rechercher une information dans votre système. Sur la base de ces connaissances, il convient ensuite de définir la future structure pour les documents électroniques.</p>
<p>Lors de la numérisation d'archives papier, il faut définir dans quel format de fichier les documents numérisés doivent être enregistrés. Généralement, on crée des fichiers PDF avec les métadonnées correspondantes. Les fichiers sont transmis électroniquement à un système de classement ou à une application spécialisée, comme un DMS, un CRM ou un ERP, pour un traitement numérique ultérieur.</p>
Lead: Adieu les archives papier ! Mais comment faire ?
Abschnitt: Adieu les archives papier ! Mais comment faire ?
Abschnitt: Kontakt Outsourcing (copy 1)
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Adieu les archives papier ! Mais comment faire ?
Vous en avez assez de chercher vos documents dans des classeurs, des dossiers suspendus ou des boîtes. Vous souhaitez avoir une meilleure vue d'ensemble de tous vos documents et…
Haupttitel: Saisissez les opportunités offertes par la numérisation
Saisissez les opportunités offertes par la numérisation
<p><span class="no-break"><span class="lead-text">La numérisation présente de nombreux avantages pour les entreprises, indépendamment de leur taille ou de leur secteur d'activité. Nous vous présenter quelques raisons pour lesquelles il serait judicieux de numériser votre entreprise, ou du moins certains de ses secteurs.</span></span></p>
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<p>Blog</p>
<h1>Saisissez les opportunités offertes par la numérisation</h1>
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<h3>Optimisation de l'espace et des coûts</h3>
<p>La numérisation peut contribuer à réduire les coûts en éliminant les processus manuels et chronophages. L'utilisation des technologies numériques permet de rationaliser les processus de travail, ce qui se traduit par une réduction des frais de personnel, des frais de papier et des frais de stockage. En voici deux exemples :</p>
<ul> <li>Les archives papier appartiennent au passé. En numérisant les documents physiques, les entreprises peuvent optimiser leurs processus et économiser de l'espace de bureau précieux. La numérisation peut être effectuée sur place, dans les locaux du client, ou dans un centre de numérisation externe. La numérisation sur place permet de conserver les documents dans les locaux, tandis que la numérisation dans un centre de numérisation présente des avantages économiques et ne nécessite pas d'infrastructures supplémentaires.<br /> </li> <li> Une gestion automatisée des contrats et du cycle de vie des contrats (CLM) permet de créer, de traiter et de classer tous les contrats de manière centralisée et électronique. Cette uniformité dans la classification permet de gagner énormément de temps et d'optimiser le processus, ce qui a un impact positif sur la conclusion rapide des affaires et l'expérience client. Des alertes automatiques et des contrôles de performance garantissent le respect des délais importants, évitant ainsi les pertes de coûts ou de revenus. La recherche fastidieuse d'informations devient inutile, les temps de traitement sont réduits et l'archivage physique des documents papier devient superflu.</li> </ul>
<h3>Remettez les pendules à l'heure - étape par étape</h3>
<p>Les opportunités mentionnées ci-dessus ne représentent qu'une partie des moyens par lesquels vous pouvez maintenir votre entreprise à jour face à l'évolution rapide du temps. Analysez vos processus, identifiez les domaines à fort potentiel d'optimisation et faites appel à des experts pour vous conseiller, quel que soit le domaine dans lequel vous souhaitez commencer votre numérisation et votre automatisation. N'oubliez pas d'impliquer activement vos collaborateurs dans le projet et de leur montrer la valeur ajoutée. Favorisez leur confiance afin que l'introduction d'une solution automatisée suscite leur enthousiasme.</p>
<p>Arcplace est à votre disposition pour vous fournir des solutions individuelles dans divers domaines. N'hésitez pas à demander conseil - nous serons ravis de vous rencontrer !</p>
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<h3>Accroissement de l'efficacité</h3>
<p>L'automatisation des processus permet aux entreprises d'améliorer leur efficacité de différentes manières. Cela comprend des aspects visant à rendre les processus de travail plus rapides, plus efficaces et moins coûteux. En voici deux exemples :</p>
<ul> <li>La gestion électronique des documents au moyen d'un système de gestion des documents (SGD) permet de gérer les documents de manière électronique. Cela élimine la nécessité de rechercher, trier et archiver des documents papier, tandis que les documents numériques peuvent être organisés, recherchés et transmis plus facilement, augmentant ainsi la productivité et l'efficacité.<br /> </li> <li>Les processus d'entreprise peuvent être structurés et standardisés grâce à des flux de travail automatisés. L'analyse, l'optimisation et la définition du déroulement des tâches, de l'ordre des activités, des responsabilités et de la communication entre les personnes ou les services concernés permettent d'utiliser les ressources de manière plus efficace et de réduire les temps d'exécution des processus.</li> </ul>
<h3>Transparence et traçabilité</h3>
<p>Dans le contexte de la numérisation, la transparence et la traçabilité revêtent une importance primordiale. Les données, les informations et les processus deviennent clairs et facilement accessibles pour ceux qui en ont besoin. La traçabilité enregistre toutes les étapes, interactions et modifications dans les systèmes et processus numériques, ce qui permet de retracer l'historique ou l'origine des données, des décisions ou des actions. La traçabilité favorise la transparence et permet un contrôle efficace des processus et des activités. En voici deux exemples :</p>
<ul> <li>Le traitement automatisé des factures aide les entreprises à éliminer les factures papier, à obtenir une transparence des processus et à améliorer le contrôle. Les factures électroniques sont archivées conformément aux lois et réglementations nationales et internationales, avec l'image de la facture (PDF), les éventuelles annexes et le protocole de circulation. Les factures archivées ne peuvent pas être modifiées ultérieurement, mais elles peuvent être consultées par des personnes autorisées. Cela permet de réduire considérablement les coûts de traitement des factures entrantes. L'objectif ultime est d'atteindre un traitement entièrement automatisé, où les factures sont traitées sans intervention humaine grâce à la technologie utilisée et aux points de contrôle définis.<br /> </li> <li>Une boîte de réception numérique (Digital Mailroom) permet de centraliser les différentes formes d'informations entrantes dans l'entreprise, qu'il s'agisse de lettres papier, de formulaires de sites web, d'e-mails ou de données saisies sur différents appareils. Ces informations sont ensuite saisies de manière à pouvoir être distribuées électroniquement et automatiquement dans l'entreprise ou transmises aux systèmes en aval.</li> </ul>
Lead: Saisissez les opportunités offertes par la numérisation
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Abschnitt: Human Faktor bei Digitalisierungsprojekten
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Saisissez les opportunités offertes par la numérisation
La numérisation présente de nombreux avantages pour les entreprises, indépendamment de leur taille ou de leur secteur d'activité. Nous vous présenter quelques raisons pour…
Text Arcplace SA
<h3> </h3>
<h3>Arcplace SA</h3>
<p>La société suisse Arcplace SA est un prestataire de services informatiques spécialisé qui aide les organisations à numériser et à automatiser les processus liés aux documents ainsi qu’à l’archivage électronique.</p>
<p>Depuis sa création en 2006, Arcplace a déployé des solutions pour plus de 900 clients de diverses branches. Société privée et indépendante, Arcplace possède une équipe professionnelle de plus de 100 collaborateurs.</p>
<p>Arcplace propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse. En outre, Arcplace est certifié selon la norme ISO 27001 relative à la sécurité de l’information.</p>
<h3>Contact :</h3>
<p>Arcplace SA<br /> Irene Feusi<br /> Marketing & Communication Specialist<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone"> </em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope"> </em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>
Box Text Arcplace gagne un important contrat avec la ville de Winterthur
<p><br /> La ville de Winterthur recherchait un prestataire de services pour prendre en charge la numérisation quotidienne du courrier entrant de l'administration. Les lettres devaient être numérisées de manière centralisée et distribuées pour un traitement ultérieur avec une solution de boîte aux lettres électronique déjà existante.</p>
<p>Le contrat a été attribué début août. Arcplace a obtenu le contrat de 3,3 millions de francs pour le service de numérisation. Le projet commencera dans les semaines à venir afin d'être prêt pour le lancement l'année prochaine.</p>
<p>« Nous sommes très heureux d'avoir pu convaincre l'administration de Winterthur que nous disposons du savoir-faire et de l'équipe nécessaires pour fournir un service professionnel. Nous sommes reconnaissants de la confiance qui nous a été accordée et nous nous réjouissons d'une longue et fructueuse collaboration », explique Robbert Spierings, CEO & Founder d'Arcplace.</p>
Box Lead Arcplace gagne un important contrat avec la ville de Winterthur
<p>Le 8 août 2024</p>
<h1><span class="no-break">Arcplace gagne un important contrat avec la ville de Winterthur</span></h1>
<p><span class="lead-text"><span class="no-break"><span class="MaaxItalic">La ville de Winterthur a choisi les services de numérisation d'Arcplace pour la numérisation du courrier entrant. L'entreprise zurichoise s'est imposée face à six concurrents.</span></span></span></p>
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Abschnitt Lead: Arcplace gagne un important contrat avec la ville de Winterthur
Abschnitt: Bild FR
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Bild Stadtveraltung Winterthur FR
[Translate to français:] 31. März 2016
<h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2>
Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.
Bildlegende FR
<p><span class="bildcaption no-break">Siège principal de l'administration municipale de Winterthur (Image source: L'administration municipale de Winterthur)</span></p>
Abschnitt: Text Arcplace gagne un important contrat avec la ville de Winterthur
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Abschnitt: Arcplace SA
Arcplace gagne un important contrat avec la ville de Winterthur
La ville de Winterthur a choisi les services de numérisation d'Arcplace pour la numérisation du courrier entrant. L'entreprise zurichoise s'est imposée face à six…
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Case Study als PDF
<h3>Étude de cas en PDF</h3>
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<br><br>
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Situation initiale
<h3>Situation initiale</h3>
<p>Aux TL, plus de 1’600 collaborateurs travaillent tous les jours pour garantir l’efficacité des transports publics et pour promouvoir leur développement. Les ressources humaines avaient aussi à cœur de devenir plus efficaces. Jusqu’à présent, l’ensemble des dossiers du personnel était conservé physiquement dans des armoires. L’accès aux documents était impossible en télétravail, ce qui compliquait le travail des ressources humaines. De plus, les archives papier prenaient beaucoup de place, ce qui empêchait la réorganisation des bureaux.</p>
Solution
<h3>Solution</h3>
<ul> <li><span class="MaaxBold">Plus de 80 000 pages numérisées</span></li> <li><span class="MaaxBold">Accès maîtrisé aux dossiers à partir de n’importe quel endroit</span></li> <li><span class="MaaxBold">Plus de place et moins de frais d’archivage</span></li> </ul>
<p>L’entreprise a choisi les services de numérisation d’Arcplace qui lui avaient été recommandés. Selon l’accord passé, les dossiers ont été triés à l’hôpital, munis d’intercalaires et placés dans des boîtes fournies par Arcplace afin que ce dernier puisse les prendre en charge. Les spécialistes d’Arcplace se sont occupés de la numérisation dans le Scan & BPO Center de Glattbrugg. Plus de 80 000 pages ont été numérisées selon des exigences clairement définies afin qu’il soit possible de les transférer dans les systèmes existants du service des ressources humaines.</p>
<p>Les fichiers PDF/A et les index associés, comme le numéro de collaborateur et le type de document, ont été transmis par l’intermédiaire d’un serveur SFTP. Arcplace a conservé les dossiers physiques dans des archives temporaires, puis les a détruit au bout de trois mois en respectant les normes de sécurité les plus strictes.</p>
Résultats
<h3>Résultats</h3>
<ul> <li>Gains en efficacité grâce à des procédures simplifiées</li> <li>Moins dépendant du lieu, accès contrôlé aux documents et aux informations</li> <li>Archivage centralisé des documents dans une qualité homogène</li> <li>Gain de place grâce à la suppression du papier</li> <li>Services complets de numérisation professionnelle</li> </ul>
<h3>« La collaboration avec Arcplace a été constructive. C’était un partenariat de tous les instants, la numérisation a été rapide et professionnelle. Nous sommes très satisfaits. »</h3>
<p><span class="bildcaption">François Gugger, Responsable prestations aux collaborateurs, TL</span></p>
Box Lead
<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Les Transports publics de la région lausannoise (TL) avaient prévu de moderniser la gestion de leurs dossiers du personnel, encore au format papier. Dans le cadre de cette démarche, environ 1’600 dossiers devaient être numérisés. L’entreprise a choisi pour cela les services de numérisation d’Arcplace. Grâce à la numérisation, l’accès aux dossiers est indépendant du site et l’administration et l’archivage des documents sont clairs et harmonisés. Quant aux armoires de stockage, elles ne sont plus nécessaires et libèrent de la place.</span></span></p>
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Haupttitel Case Study
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<p>Étude de cas</p>
<h1>Encore plus de mobilité pour les « TL » avec les dossiers du personnel numérisés</h1>
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Abschnitt: Situation initiale
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Abschnitt: Solution, Résultats
Encore plus de mobilité pour les « TL » avec les dossiers du personnel numérisés
Les Transports publics de la région lausannoise (TL) avaient prévu de moderniser la gestion de leurs
dossiers du personnel, encore au format papier. Dans le cadre de cette…
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Situation initiale
<h3>Situation initiale</h3>
<p>Depuis plus de 130 ans, l’hôpital Männedorf est le principal établissement pour la population de la région. Le service du personnel gère environ 1000 dossiers de collaborateurs actifs qui étaient conservés sur papier jusqu’à très récemment. Il était indispensable de les conserver de manière claire ainsi que dans le respect de la protection des données et de les gérer efficacement. De plus, le manque de place devenait alarmant et les frais d’archivage étaient élevés.</p>
Solution
<h3>Solution</h3>
<ul> <li><span class="MaaxBold">Plus de 80 000 pages numérisées</span></li> <li><span class="MaaxBold">Accès maîtrisé aux dossiers à partir de n’importe quel endroit</span></li> <li><span class="MaaxBold">Plus de place et moins de frais d’archivage</span></li> </ul>
<p>L’entreprise a choisi les services de numérisation d’Arcplace qui lui avaient été recommandés. Selon l’accord passé, les dossiers ont été triés à l’hôpital, munis d’intercalaires et placés dans des boîtes fournies par Arcplace afin que ce dernier puisse les prendre en charge. Les spécialistes d’Arcplace se sont occupés de la numérisation dans le Scan & BPO Center de Glattbrugg. Plus de 80 000 pages ont été numérisées selon des exigences clairement définies afin qu’il soit possible de les transférer dans les systèmes existants du service des ressources humaines.</p>
<p>Les fichiers PDF/A et les index associés, comme le numéro de collaborateur et le type de document, ont été transmis par l’intermédiaire d’un serveur SFTP. Arcplace a conservé les dossiers physiques dans des archives temporaires, puis les a détruit au bout de trois mois en respectant les normes de sécurité les plus strictes.</p>
Résultats
<h3>Résultats</h3>
<ul> <li>Il est plus rapide de trouver les dossiers et les informations, ce qui fait gagner du temps</li> <li>Les supérieurs hiérarchiques peuvent consulter certains contenus des dossiers</li> <li>Les collaborateurs peuvent accéder à leur propre dossier</li> <li>La suppression de l’archivage physique a permis de gagner de la place</li> </ul>
<h3>« Le respect de la protection des données, la fiabilité, le respect des délais et les compétences techniques constituaient les principales exigences pour ce projet. Nous sommes très satisfaits. »</h3>
<p><span class="bildcaption">Nicola Fielder, responsable des RH Spital Männedorf AG</span></p>
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Haupttitel Case Study
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<p>Étude de cas</p>
<h1>Succès de l’opération de « numérisation des dossiers du personnel »</h1>
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Box Lead
<p><span class="no-break"><span class="lead-text">L’hôpital Männedorf, qui recherchait un partenaire compétent pour la numérisation de ses dossiers du personnel, a choisi Arcplace. La numérisation des documents a permis d’accéder plus facilement aux informations et d’optimiser la gestion de ceux-ci. De plus, la suppression des archives papier a remédié au manque de place et réduit les tâches d’archivage manuelles.</span></span></p>
Abschnitt: Solution, Résultats
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Succès de l’opération de « numérisation des dossiers du personnel »
L’hôpital Männedorf, qui recherchait un partenaire compétent pour la numérisation de ses dossiers
du personnel, a choisi Arcplace. La numérisation des documents a permis d’accéder…
Box Lead
<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Les archives physiques remplies de dossiers hypothécaires de Swiss Life devaient être remplacées par des archives numériques. Environ 25’000 dossiers ont été numérisés dans le cadre d’un projet avec l’aide d’Arcplace. Il a ainsi été possible de simplifier l’accès aux documents, de gagner de la place et d’optimiser la gestion des dossiers.</span></span></p>
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Situation initiale
<h3>Situation initiale</h3>
<p>Près de 1,4 million de particuliers et plus de 40’000 entreprises font déjà confiance à la longue expérience de Swiss Life en matière de prévoyance. Le nombre de dossiers hypothécaires du fournisseur de solutions de prévoyance et de financement, que ce dernier devait gérer et archiver, augmentait sans cesse. Jusqu’au projet de numérisation, il existait donc quelque 25’000 dossiers de clients et de formalités au format papier qui étaient stockés dans une cave. Il était difficile d’accéder rapidement aux documents, la recherche des dossiers prenait beaucoup de temps et le manque de place commençait à menacer.</p>
Solution, Resultate FR
<h3>Solution</h3>
<ul> <li><span class="MaaxBold">Vue d’ensemble de tous les dossiers</span></li> <li><span class="MaaxBold">Accès à tous les dossiers de partout</span></li> <li><span class="MaaxBold">Gain de place et moins de frais d’archivage</span></li> </ul>
<p>À la demande de Swiss Life, une étude de faisabilité a été réalisée avant le projet. Lors de celle-ci, tout le processus de numérisation et d’importation a été exécuté. Différents profils de numérisation ont été créés pour les différents dossiers et le transfert des fichiers PDF/A générés par SFTP a été testé. Les collaborateurs de Swiss Life ont ensuite emballé les dossiers se trouvant dans les archives de la cave dans des cartons en vue de leur transport et les collaborateurs d’Arcplace les ont inventoriés dans une liste. Les données de base qu’ils ont saisies à cette occasion ont servi à classer correctement les dossiers dans le système final.</p>
<h3>Résultats</h3>
<ul> <li>Rapidité d’accès aux dossiers</li> <li>Réductions des frais d’archivages</li> <li>Gain de place grâce à la suppression de l’archivage physique</li> </ul>
<p>Les dossiers emballés étaient récupérés chez Swiss Life dans un fourgon plombé toutes les semaines, puis livrés au Scan & BPO Center d’Arcplace à Glattbrugg. Des règles spécifiques indiquaient les documents qui devaient être triés, numérisés et renvoyés à Swiss Life pendant le processus de traitement. Arcplace a conservé les autres documents physiques dans des archives temporaires après leur numérisation, puis les a détruits au bout de trois mois en respectant les normes de sécurité les plus strictes.</p>
<h3>« Avec Arcplace, le projet s’est déroulé de manière professionnelle et sa gestion de la qualité a été excellente. »</h3>
<p>Urs Schaffner, responsable du Service Center Clients privés, Swiss Life</p>
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<p>Étude de cas</p>
<h1>Swiss Life met de l’ordre dans les archives hypothécaires</h1>
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Swiss Life met de l’ordre dans les archives hypothécaires
Les archives physiques remplies de dossiers hypothécaires de Swiss Life devaient être remplacées
par des archives numériques. Environ 25’000 dossiers ont été numérisés dans le…
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Situation initiale
<p>La Banque Raiffeisen Aarau-Lenzburg conservait l’intégralité de ses documents sur papier dans ses archives. Quand un conseiller à la clientèle avait besoin d’un dossier, il devait s’adresser à un collaborateur de service pour qu’il aille chercher les documents concernés dans les archives. Et si ces dossiers se situaient dans une autre agence, il fallait forcément envoyer les papiers par coursier. Ce processus de traitement était incommode, chronophage et inefficace.</p>
Solution
<ul> <li><span class="MaaxBold">Service client amélioré par une recherche plus rapide</span></li> <li><span class="MaaxBold">Accès à tous les dossiers de partout</span></li> <li><span class="MaaxBold">Archivage centralisé des documents dans une qualité homogène</span></li> </ul>
<p>Arcplace a installé une infrastructure de numérisation temporaire dans un bâtiment annexe de la Banque Raiffeisen à Kölliken. Les agences lui ont fourni leurs dossiers papier dans des cartons pour qu’elle les prépare à la numérisation. Cette préparation et la numérisation devaient impérativement respecter les directives de Raiffeisen Suisse en matière de migration. Grâce à un contrôle aléatoire régulier de l’intégralité des dossiers numérisés par la Banque et Arcplace, les critères de qualité et d’archivage requis ont été respectés. Pour le traitement de tous les dossiers de crédit, un collaborateur de la gestion des crédits est resté sur place pendant tout ce temps afin d’apporter un soutien technique à l’équipe de numérisation. Ainsi, l’importation des documents numérisés dans le système de dossiers électroniques destinataire s’est déroulé efficacement et sans faille. L’implication du collaborateur technique dans ce projet a été décisive et a largement contribué à la qualité des dossiers.</p>
Résultats
<ul> <li>Efficacité accrue et service client amélioré grâce à des processus simplifiés</li> <li>Accès aux documents de partout pour toutes les agences</li> <li>Gain de place grâce à la suppression des documents papier à ranger dans des armoires</li> <li>Sécurité élevée garantie par une numérisation interne</li> <li>Services de numérisation complets</li> </ul>
<h3>« La qualité des dossiers traités est au rendez-vous et la collaboration entre Arcplace et nous s’est parfaitement déroulée. »</h3>
<p><span class="bildcaption">Susanne Willimann, responsable Compliance & Controlling, membre de la direction de la Banque Raiffeisen Aarau-Lenzburg</span></p>
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Box Lead
<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Avec ses cinq agences, la Banque Raiffeisen Aarau-Lenzburg compte parmi les plus grandes banques du Groupe Raiffeisen suisse. Afin de renforcer l’efficacité des processus de traitement de ses dossiers de crédit et clients, elle a opté pour les services de numérisation d’Arcplace. Plus de 35’000 dossiers, dont 2’500 dossiers clients, ont donc été numérisés sur place, à Kölliken.</span></span></p>
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Haupttitel Case Study
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<p>Étude de cas</p>
<h1>La Banque Raiffeisen Aarau-Lenzburg numérise ses dossiers avec Arcplace</h1>
Abschnitt Leadtext
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Abschnitt: Situation initiale
Abschnitt: Solution, Résultats
La Banque Raiffeisen Aarau-Lenzburg numérise ses dossiers avec Arcplace
Avec ses cinq agences, la Banque Raiffeisen Aarau-Lenzburg compte parmi les plus grandes
banques du Groupe Raiffeisen suisse. Afin de renforcer l’efficacité des processus de…
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L’anachronisme des dossiers du personnel au format papier
<p>Le service du personnel de Hilti, qui se trouve au siège principal, à Schaan, gère les quelques 1900 dossiers des collaborateurs actuels. Récemment encore, ces dossiers étaient uniquement disponibles sur papier. La recherche manuelle d’informations précises s’avérait fastidieuse. De plus, les renseignements ne pouvaient pas être consultés par plusieurs personnes à la fois.</p>
<p>Au sein de cette entreprise de pointe, très avancée dans l’usage des technologies électroniques et numériques, l’administration du personnel au moyen de dossiers papier était de plus en plus perçue comme un anachronisme. Gaby Mair, spécialiste en ressources humaines chez Hilti : « La numérisation de nos dossiers du personnel était inévitable pour des raisons de productivité. Nous recherchions une solution réalisable pour numériser nos dossiers et les intégrer dans le progiciel de gestion d’entreprise développé autour de la technologie SAP. Notre recherche d’un prestataire adéquat nous a conduits jusqu’à Arcplace. »</p>
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<p>Étude de cas</p>
<h1>Dossiers électroniques du personnel pour Hilti</h1>
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Des processus plus simples et plus rapides, un gain de place
<p>Hilti est très satisfait du déroulement du projet et des résultats obtenus. « Les objectifs du projet ont été atteints dans les délais impartis, sans dépasser le budget », poursuit Gaby Mair. « Les dossiers du personnel au format électronique simplifient et accélèrent grandement les processus de travail inhérents aux ressources humaines. Aujourd’hui, nous pouvons accéder aux documents du personnel, rechercher des informations précises dans ces documents et diffuser ces informations très simplement aux personnes autorisées depuis n’importe quel emplacement. » La consultation des dossiers électroniques du personnel est régie par un système de droits d’accès détaillé. La spécialiste des RH de Hilti revient également sur la bonne coopération et l’assistance technique offerte par Arcplace. « Les spécialistes d’Arcplace nous ont particulièrement soutenu dans la définition de la structure des dossiers et des types de document. Etant donné que la numérisation des dossiers se déroulait dans nos locaux, nous pouvions obtenir simplement des réponses à nos questions », ajoute-t-elle.</p>
<h3>« Nous avons pleinement atteint les objectifs du projet, dans le respect des délais et du budget. Les dossiers du personnel au format électronique simplifient et accélèrent grandement les processus de travail inhérents aux ressources humaines. »</h3>
<p><span class="bildcaption">Gaby Mair, Spécialiste des ressources humaines; Hilti Aktiengesellschaft AG</span></p>
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Hilti, fournisseur principal de systèmes pour les professionnels de la construction
<p>Le groupe Hilti fournit des produits, systèmes, logiciels et services de pointe à des professionnels de la construction du monde entier. Les techniques de forage, ponçage, sciage et fixation, les produits chimiques utilisés dans la construction, les systèmes de mesure laser ainsi que la protection contre les incendies et les systèmes de montage de façade figurent parmi les principaux produits et solutions du groupe. L’une des spécialités de Hilti est sa gestion de parc de machines sophistiquées qui permet à ses clients de constituer des parcs d’appareils complets et entièrement sur mesure, tous services compris, moyennant un tarif mensuel fixe. Hilti, qui emploie plus de 25 000 collaborateurs dans plus de 120 pays, a réalisé un chiffre d’affaires de 4,6 milliards de francs en 2016.</p>
<h3>« Nous voulions travailler avec un partenaire qui numériserait les dossiers directement chez nous, selon nos instructions. Arcplace pouvait nous offrir ce service. »</h3>
<p><span class="bildcaption">Gaby Mair, Spécialiste des ressources humaines; Hilti Aktiengesellschaft AG</span></p>
Box Lead
<p><span class="lead-text">Le groupe liechtensteinois Hilti, qui commercialise à l’international ses technologies destinées aux professionnels de la construction, accélère également sa transition numérique à l’interne. Au siège principal de Schaan, 1900 dossiers du personnel rédigés sur papier ont été numérisés sur place avec l’aide d’Arcplace. Convertis au format PDF avec fonction de recherche de texte, ils ont été intégrés dans le système SAP existant.</span></p>
Les spécialistes d’Arcplace numérisent les documents de Hilti
<p>Hilti exigeait une solution interne. « Nous voulions éviter à tout prix que des informations sensibles concernant notre personnel ne sortent de l’entreprise. Nous voulions travailler avec un prestataire qui numériserait les dossiers directement dans nos locaux avec une infrastructure professionnelle, selon nos instructions. Arcplace pouvait nous offrir ce service ». Les spécialistes de la numérisation de documents d’Arcplace ont également aidé l’équipe RH de Hilti à définir la structure des futurs dossiers électroniques du personnel et des types de document correspondants en conformité avec le système d’archivage existant et les futurs processus. Un processus constant d’assurance qualité et de reporting garantissait le respect des procédures, délais et coûts définis.</p>
<p>Pour permettre l’archivage structuré des documents contenus dans un dossier du personnel, l’opérateur de numérisation a enregistré manuellement pendant la procédure, pour chaque document, le numéro de personnel et le type de document. Après validation, un fichier PDF/A avec fonction de recherche de texte a été créé pour chaque document. Les professionnels de la numérisation d’Arcplace ont trié manuellement, conformément aux instructions de Hilti, les types de document devenus inutiles avant de les transmettre au service chargé de les éliminer en toute confidentialité. À la fin du projet, les dossiers du personnel numérisés ont été transférés sur un disque dur externe. Un informaticien de Hilti a ensuite intégré les dossiers électroniques dans le progiciel de gestion d’entreprise SAP.</p>
En bref
<ul> <li>Numérisation de 1900 dossiers physiques du personnel chez le client</li> <li>Infrastructure de numérisation et spécialistes mis à disposition par Arcplace</li> <li>Assistance poussée pour la définition de la structure des dossiers électroniques et des types de document</li> <li>Services de numérisation de A à Z : préparation des dossiers, numérisation, saisie manuelle des informations de classification, extraction des données, validation, transfert des documents électroniques sur un disque dur externe en vue de leur intégration dans le système SAP</li> <li>Mise à disposition beaucoup plus rapide, à n’importe quel emplacement, des documents électroniques +Recherche rapide d’informations spécifiques</li> <li>Simplicité de l’échange d’informations entre personnes autorisées</li> <li>Gain de place grâce à la suppression de l’archivage papier</li> </ul>
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Abschnitt: Ausgangslage
Abschnitt: Solution
Abschnitt: Solution
Abschnitt: Download und Kontakt FR
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Dossiers électroniques du personnel pour Hilti
Le groupe liechtensteinois Hilti, qui commercialise à l’international ses technologies destinées aux
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Situation initiale
<p>Le service municipal Grün Stadt Zürich a été créé il y a plus de 160 ans sur l’initiative d’un jardinier municipal. Aujourd’hui, quelque 550 collaborateurs, apprentis et stagiaires s’occupent des espaces verts de la ville. Les dossiers du personnel de GSZ étaient sur papier, ce qui entravait l’accès aux informations ainsi qu’une gestion efficace. Les dossiers prenaient beaucoup de place et l’archivage manuel requérait chaque année un travail supplémentaire.</p>
Solution
<ul> <li><span class="MaaxBold">Archivage uniforme dans le système RH</span></li> <li><span class="MaaxBold">Gain de place et moins de frais d’archivage</span></li> <li><span class="MaaxBold">Accès aux dossiers en tout temps et en tout lieu</span></li> </ul>
<p>En 2019, Arcplace a déjà numérisé les dossiers du personnel du secrétariat départemental PRD à l’hôtel de ville de Zurich. Les dossiers électroniques du personnel sont un élément important de la numérisation de la ville de Zurich, avec comme objectif une gestion électronique des documents de bout en bout. Pour pouvoir répondre aux exigences d’un archivage uniforme des dossiers scannés dans le système RH Aconso, le service municipal Grün Stadt Zürich a opté pour les services de numérisation d’Arcplace. Les travaux préparatoires, tels que la mise en place des intercalaires et des couvertures ou le retrait des agrafes et des Post-its, ont été effectués par des collaborateurs de GSZ. La numérisation a été effectuée sur site par les spécialistes d’Arcplace. Les quelque 70’000 pages ont été numérisées selon des directives définies afin d’assurer un transfert parfait des fichiers PDF/A générés, ainsi que des fichiers CSV correspondants, dans le système cible existant.</p>
Résultats
<ul> <li>Il est plus rapide de trouver les documents</li> <li>Frais d’archivage réduits et archivage numérique conforme à la législation</li> <li>La suppression de l’archivage physique a permis de gagner de la place</li> <li>Adéquation avec la stratégie de numérisation de la ville de Zurich</li> </ul>
<h3>« Nous sommes très satisfaits des prestations d’Arcplace et nous pouvons tout à fait les recommander comme partenaire. »</h3>
<p><span class="bildcaption">Roland Schischke, chef d’équipe projets et services RH de Grün Stadt Zürich</span></p>
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<p>Étude de cas</p>
<h1>Le service municipal Grün Stadt Zürich numérise les dossiers du personnel avec Arcplace</h1>
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<p><span class="no-break"><span class="lead-text">« Grün Stadt Zürich » (GSZ) est particulièrement attaché au développement durable. Avec le soutien d’Arcplace, la masse de dossiers du personnel sur support papier a été numérisée sur site, ce qui a considérablement réduit la future consommation de papier.</span></span></p>
Abschnitt: Solution, Résultats
Abschnitt: Download und Kontakt FR
Le service municipal Grün Stadt Zürich numérise les dossiers du personnel avec Arcplace
« Grün Stadt Zürich » (GSZ) est particulièrement attaché au développement durable. Avec le soutien
d’Arcplace, la masse de dossiers du personnel sur support papier a été numérisée…
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</div>
Situation initiale
<p>Le groupe Debrunner Koenig est un partenaire commercial et un prestataire de services B2B compétent dans les secteurs du bâtiment, de l’artisanat et de l’industrie. Il se compose des trois secteurs commerciaux « Armatures », « Multi Metal » et « Produits techniques ». Debrunner Koenig Management AG (DKM), la société de prestation de services du groupe Debrunner Koenig, gère le département Ressources Humaines. DKM recherchait un partenaire afin de numériser les quelque 2 500 dossiers du personnel conservés au siège, puis de les mettre à la disposition des collaborateurs des ressources humaines des filiales sur la plate-forme RH Abacus.</p>
Solution
<ul> <li><span class="MaaxBold">Numérisation d’environ 2 500 dossiers du personnel</span></li> <li><span class="MaaxBold">Service complet de numérisation sur site</span></li> <li><span class="MaaxBold">Tous les dossiers sous forme numérique dans Abacus</span></li> </ul>
<p>DKM a choisi Arcplace pour la numérisation en raison de ses références. Les deux partenaires ont défini ensemble la structure des dossiers du personnel au préalable. Une équipe multilingue expérimentée d’Arcplace a numérisé les documents sur une infrastructure provisoire installée dans les locaux de DKM à Saint-Gall. Le processus comportait la correction des dossiers selon des règles clairement définies, le tri et le classement des documents, la numérisation, l’indexation et le contrôle final. Les fichiers électroniques ont ensuite été remis sous une forme qui a permis de les transférer facilement dans Abacus.</p>
Résultats
<ul> <li>Dossiers du personnel numériques disponibles rapidement à partir de n’importe quel endroit</li> <li>Dossiers numériques complets et sans erreurs</li> <li>Services de numérisation de A à Z</li> <li>Numérisation sur site : les dossiers restent dans l’entreprise et sont disponibles, même pendant le traitement</li> <li>Gain de place grâce à la suppression de l’archivage physique</li> </ul>
<h3>« Arcplace nous a fourni de précieux conseils sur la structure des dossiers numériques et sur l’organisation du processus de numérisation. »</h3>
<p><span class="bildcaption">Matthias Züllig, Responsable des ressources humaines, groupe Debrunner Koenig</span></p>
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<p>Étude de cas</p>
<h1>Le groupe Debrunner Koenig numérise les dossiers du personnel</h1>
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Box Lead
<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Arcplace a numérisé environ 2 500 dossiers du personnel sur papier pour le groupe de commerce de gros suisse Debrunner Koenig. Les spécialistes d’Arcplace ont réalisé le projet dans les bureaux du client. Les collaborateurs du service des ressources humaines de toutes les filiales peuvent désormais accéder aux informations concernant les collaborateurs sous forme numérique, où qu’ils se trouvent et quand ils le souhaitent.</span></span></p>
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Haupttitel Case Study
Abschnitt: Solution, Résultats
Abschnitt: Download und Kontakt FR
Le groupe Debrunner Koenig numérise les dossiers du personnel
Arcplace a numérisé environ 2 500 dossiers du personnel sur papier pour le groupe de commerce de
gros suisse Debrunner Koenig. Les spécialistes d’Arcplace ont réalisé le projet…
Box L’hôpital Männedorf numérise les dossiers du personnel en collaboration avec Arcplace
<p><br /> Depuis plus de 130 ans, <span class="no-break">l’hôpital Männedorf</span> est le principal établissement pour la population de la région située sur la rive droite du lac de Zurich. L’entreprise emploie environ 1000 collaborateurs à l’heure actuelle. En raison du nombre croissant de collaborateurs, la gestion des dossiers du personnel sur papier s’est avérée complexe et chronophage. Les frais d’archivage augmentaient et le manque de place devenait alarmant.</p>
<h3>Plus de 80 000 pages numérisées dans le Scan & BPO Center <span class="no-break">d’Arcplace</span></h3>
<p>Un spécialiste devait numériser les 1000 dossiers du personnel, soit 80 000 pages, afin qu’il soit possible de les gérer de manière efficace et moderne sous forme électronique. « Le respect de la protection des données, la fiabilité, le respect des délais et les compétences techniques constituaient les principales exigences pour ce projet. Nous avons choisi les services de numérisation <span class="no-break">d’Arcplace</span> qui nous avaient été recommandés », explique <span class="no-break">Nicola Fielder</span>, responsable des ressources humaines à <span class="no-break">l’hôpital Männedorf</span>.</p>
<p>Selon l’accord passé, les dossiers ont été triés à l’hôpital, munis d’intercalaires et placés dans des boîtes fournies par <span class="no-break">Arcplace</span> afin que ce dernier puisse les prendre en charge. Les spécialistes <span class="no-break">d’Arcplace</span> se sont occupés de la numérisation dans le Scan & BPO Center de <span class="no-break">Glattbrugg</span>. Toutes les pages ont été numérisées selon des exigences clairement définies afin qu’il soit possible de les transférer dans les systèmes existants du service des ressources humaines. Les fichiers PDF/A et les index associés, comme le numéro de collaborateur et le type de document, ont été transmis par l’intermédiaire d’un serveur SFTP. <span class="no-break">Arcplace</span> a conservé les dossiers physiques dans des archives temporaires, puis les a détruit au bout de trois mois en respectant les normes de sécurité les plus strictes. À propos de la collaboration avec <span class="no-break">Arcplace</span>, <span class="no-break">Nicola Fielder</span> déclare: « La collaboration a parfaitement fonctionné, la communication a été rapide et proactive. Nous sommes très satisfaits. »</p>
<h3>Arcplace SA</h3>
<p>Prestataire de services informatiques, la société suisse <span class="no-break">Arcplace</span> SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. <span class="no-break">Arcplace</span> propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, <span class="no-break">Arcplace</span> est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.</p>
<p>Depuis sa création en 2006, <span class="no-break">Arcplace</span> a déployé des solutions pour plus de 900 clients de diverses branches. <span class="no-break">Arcplace</span> propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.</p>
<h3>Contact :</h3>
<p>Arcplace SA<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone"> </em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope"> </em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>
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Box Lead L’hôpital Männedorf numérise les dossiers du personnel en collaboration avec Arcplace
<p>Le 15 mars 2021</p>
<h1><span class="no-break">L’hôpital Männedorf</span> numérise les dossiers du personnel en collaboration avec <span class="no-break">Arcplace</span></h1>
<p><span class="lead-text"><span class="no-break">L’hôpital Männedorf devait impérativement gérer ses dossiers du personnel, qu’il conservait sur papier jusqu’à très récemment, de manière moderne et dans le respect de la protection des données. La numérisation des 1000 dossiers par les spécialistes d’Arcplace a permis de répondre à ces exigences. De plus, l’hôpital Männedorf bénéficie des avantages des dossiers du personnel électroniques ; a pu remédier au manque de place ainsi qu’à réduire considérablement les frais d’archivage.</span></span></p>
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Abschnitt Lead: L’hôpital Männedorf numérise les dossiers du personnel en collaboration avec Arcplace
Abschnitt: Bild FR
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Bild Spital Männedorf FR
[Translate to français:] 31. März 2016
<h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2>
Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.
Bildlegende FR
<p class="text-right"><span class="bildcaption no-break">(Image source : Spital Männedorf AG)</span></p>
Abschnitt: Text L’hôpital Männedorf numérise les dossiers du personnel en collaboration avec Arcplace
L’hôpital Männedorf numérise avec Arcplace
Grâce à la numérisation des 1'000 dossiers par Arcplace, l'hôpital de Männedorf profite des avantages des dossiers électroniques du personnel.
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Box Lead VERIT Immobilier mise sur l’intelligence artificielle et Arcplace
<p>Le 10 décembre 2020</p>
<h1>VERIT Immobilier mise sur l’intelligence artificielle et Arcplace</h1>
<p><span class="no-break"><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">Afin de promouvoir la digitalisation au sein de l’entreprise, VERIT Immobilier SA a opté pour les services de numérisation d’Arcplace. Chaque année, plus de 100’000 documents sont numérisés dans le Scan & BPO Center d’Arcplace, pour pouvoir les transmettre ensuite vers les systèmes périphériques existants. Pour la classification des documents de boîte de réception, Arcplace utilise la technologie TCG DocProStar qui fonctionne avec le soutien de l’intelligence artificielle (IA). Cela contribue, chez VERIT Immobilier, à une efficacité accrue, à moins de tâches répétitives et à des temps de traitement plus rapides.</span></span></span></p>
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Box VERIT Immobilier mise sur l’intelligence artificielle et Arcplace
<p><br /> En tant que prestataire immobilier indépendant, <span class="no-break">VERIT</span> intervient depuis 1960 avec succès sur le marché suisse de l’immobilier. Dans le cadre d’une stratégie de digitalisation complète, <span class="no-break">VERIT</span> promeut de manière systématique sa transformation numérique. Un archivage électronique ainsi qu’une digital mailroom ont été introduits. La responsabilité de la numérisation de tous les documents de la boîte de réception ainsi que des factures fournisseurs a été confiée à <span class="no-break">Arcplace</span>.</p>
<h3>L’intelligence artificielle comme technologie-clé pour plus d’automatisation</h3>
<p>Une fois les documents physiques numérisés dans le Scan & BPO Center d’<span class="no-break">Arcplace</span> à l’aide de la technologie de numérisation en une étape hautement automatisée d’<span class="no-break">OPEX</span>, l’intelligence artificielle entre en jeu lors de la classification des documents de la boîte de réception. Le système a été « expérimenté » au préalable avec des documents exemples. Pendant le fonctionnement, le système apprend constamment davantage et l’intelligence de classification peut être étendue, d’une part avec l’amélioration grâce au « self learning », d’autre part en ajoutant de nouveaux types de documents ainsi qu’à partir des documents existants issus des archives numériques de <span class="no-break">VERIT</span>.</p>
<p>L’objectif est d’utiliser ces automatismes et la fonctionnalité du « machine learning » de manière à optimiser en permanence la solution et à décharger les gestionnaires chez <span class="no-break">VERIT</span> Immobilier SA des tâches manuelles répétitives. En outre, on teste avec l’IA expérimentée d’autres business cases qui permettent de renforcer sans cesse la qualité des documents archivés et aussi d’accélérer les processus numériques.</p>
<p>« L’intelligence artificielle représente pour <span class="no-break">VERIT</span> une technologie-clé pour atteindre une plus grande efficacité dans la gestion des documents numériques et en même temps une qualité supérieure. L’IA nous aide à réduire les tâches administratives des collaborateurs dans leur travail quotidien », explique <span class="no-break">Martin Frei</span>, <span class="no-break">Chief Digital Officer</span> (CDO), <span class="no-break">VERIT</span> Immobilier SA.</p>
<p><span class="no-break">Roger Egli</span>, <span class="no-break">Solution Owner Input Management</span> chez <span class="no-break">Arcplace</span>, ajoute : « Nous avons perçu l’esprit très innovant et orienté vers l’avenir de <span class="no-break">VERIT</span> Immobilier SA. Nous nous réjouissons d’autant plus d’avoir pu mettre en œuvre ce projet prometteur aux côtés de <span class="no-break">VERIT</span> et optimiser nettement les processus en utilisant l’intelligence artificielle. »</p>
<h3>Arcplace SA</h3>
<p>Prestataire de services informatiques, la société suisse <span class="no-break">Arcplace</span> SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. <span class="no-break">Arcplace</span> propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, <span class="no-break">Arcplace</span> est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.</p>
<p>Depuis sa création en 2006, <span class="no-break">Arcplace</span> a déployé des solutions pour plus de 900 clients de diverses branches. <span class="no-break">Arcplace</span> propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.</p>
<h3>Contact :</h3>
<p>Arcplace SA<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone"> </em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope"> </em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>
Bild VERIT FR
[Translate to français:] 31. März 2016
<h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2>
Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.
Bildlegende FR
<p class="text-right"><span class="bildcaption no-break">(Image source : VERIT Immobilier SA)</span></p>
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Abschnitt Lead: VERIT Immobilier mise sur l’intelligence artificielle et Arcplace
Abschnitt: Bild FR
Abschnitt: Text VERIT Immobilier mise sur l’intelligence artificielle et Arcplace
VERIT Immobilier mise sur IA
Afin de promouvoir la digitalisation au sein de l’entreprise, VERIT Immobilier SA a opté pour les services de numérisation d’Arcplace.
Abschnitt Lead: Debrunner Koenig, fournisseur des industries et du bâtiment, numérise les dossiers de son personnel avec Arcplace
Box Le groupe Debrunner Koenig numérise les dossiers du personnel
<p>Le groupe Debrunner Koenig est un partenaire commercial et un prestataire de services B2B reconnu dans les secteurs du bâtiment, de l’artisanat et de l’industrie. Il se compose des trois secteurs commerciaux « Armatures »,<br /> « Multi Metal » et « Produits techniques ». Debrunner Koenig Management AG (DKM), la société de prestation de services du groupe Debrunner Koenig, gère le département Ressources Humaines de l’entreprise. DKM recherchait un partenaire afin de numériser les quelque 2 500 dossiers du personnel conservés au siège, puis de les mettre à la disposition des collaborateurs des ressources humaines des filiales sur la plate-forme RH Abacus.</p>
<h3>Numérisation haute performance sur place par l'équipe d'Arcplace</h3>
<p>DKM a choisi Arcplace pour la numérisation en raison de ses références. Les deux partenaires ont défini ensemble la structure des dossiers du personnel au préalable. Une équipe multilingue expérimentée d’Arcplace a numérisé les documents sur une infrastructure provisoire installée dans les locaux de DKM à Saint-Gall. Les dossiers ont été traités par étapes en fonction des activités en cours concernant le personnel. Le processus comportait la correction des dossiers selon des règles clairement définies, le tri et le classement des documents, la numérisation, l’indexation et le contrôle final. Les fichiers électroniques ont ensuite été remis sous une forme qui a permis de les transférer facilement dans Abacus.</p>
<h3>Les dossiers sont maintenant disponibles dans l'ensemble du groupe au format numérique</h3>
<p>Le projet de numérisation a été réalisé avec succès dans le respect des délais et des coûts. Les dossiers du personnel sous format électronique sont à la disposition de l'ensemble des collaborateurs habilités des RH dans tout le groupe via le système RH Abacus. Cela a permis d'accélérer nettement les processus RH chez Debrunner. Le service de numérisation d'Arcplace a veillé à ce que les informations sensibles relatives au personnel soient traitées confidentiellement, et restent disponibles aussi pendant la durée du projet. La suppression de l'archivage papier a permis de gagner beaucoup de place au siège principal de DKM. Matthias Züllig, responsable Human Resources du groupe Debrunner Koenig, salue la collaboration avec Arcplace : « Le projet s'est déroulé de façon très professionnelle de A à Z. Sur la base de son expérience, Arcplace a réussi à délivrer de précieuses informations sur la structure des dossiers numériques et sur l'organisation de l'ensemble du processus de numérisation. Nous sommes très satisfaits. »</p>
<h3>Arcplace SA</h3>
<p>Prestataire de services informatiques, la société suisse <span class="no-break">Arcplace SA</span> s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. <span class="no-break">Arcplace</span> propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions de protection et d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, Arcplace est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.</p>
<p>Depuis sa création en 2006, <span class="no-break">Arcplace</span> a déployé des solutions pour plus de 900 clients de diverses branches. <span class="no-break">Arcplace</span> propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.</p>
<h3>Contact :</h3>
<p>Arcplace SA<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone"> </em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-file"> </em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>
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Bild Debrunner Koenig FR
[Translate to français:] 31. März 2016
<h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2>
Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.
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<p class="text-right"><span class="bildcaption no-break">(Image source : Debrunner Koenig)</span></p>
Box Lead Debrunner Koenig, fournisseur des industries et du bâtiment, numérise les dossiers de son personnel avec Arcplace
<p>Le 28 mars 2019</p>
<h1><span class="no-break">Le groupe Debrunner Koenig numérise les dossiers de son personnel</span></h1>
<p><span class="no-break"><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">Arcplace a numérisé environ 2 500 dossiers du personnel sur papier pour le groupe suisse de commerce de gros Debrunner Koenig. Les spécialistes d’Arcplace ont réalisé le projet dans les bureaux du client. Les collaborateurs du service des ressources humaines de toutes les filiales peuvent désormais accéder aux informations concernant les collaborateurs sous forme numérique, où qu’ils se trouvent et quand ils le souhaitent.</span></span></span></p>
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Abschnitt: Bild FR
Abschnitt: Text Le groupe Debrunner Koenig numérise les dossiers de son personnel avec Arcplace
Spacer FR
Debrunner Koenig numérise les dossiers personnel
Debrunner Koenig, fournisseur des industries et du bâtiment, numérise les dossiers de son personnel avec Arcplace.
Box
<p>Le service du personnel d’Hilti gérait les quelque 1900 dossiers personnels des collaborateurs actifs au format papier jusqu’à très récemment. L’entreprise recherchait une solution de numérisation de ces documents afin de pouvoir les intégrer à la solution de gestion des processus de l’entreprise basée sur SAP. Hilti souhaitait impérativement un fournisseur qui pourrait numériser les dossiers sur place, à Schaan, à l’aide d’une infrastructure professionnelle. L’entreprise a donc choisi Arcplace, qui est spécialisée dans la numérisation et la gestion des documents.</p>
<h3>Les spécialistes d’Arcplace numérisent les documents d’Hilti</h3>
<p>Les spécialistes de la numérisation de documents d’Arcplace ont également aidé l’équipe des ressources humaines d’Hilti à définir la structure des futurs dossiers personnels numériques et les types de documents correspondants. Pour permettre l’archivage structuré des documents, l’opérateur de numérisation a enregistré manuellement le numéro personnel et le type de chaque document pendant la procédure. Après validation, un fichier PDF/A indexable a été créé pour chaque document. À la fin du projet, les dossiers personnels numériques ont été remis sur un disque dur externe, ce qui a permis de les exporter très facilement vers SAP, la solution de gestion des processus de l’entreprise.</p>
<h3>Des processus plus simples et plus rapides, un gain de place</h3>
<p>Hilti est satisfait du déroulement du projet et des résultats obtenus. Mme Gaby Mair, spécialiste des ressources humaines à Hilti, explique : « Les objectifs du projet ont été atteints, tout en respectant les délais et le budget définis. Les dossiers personnels au format numérique simplifient et accélèrent les processus de travail dans le domaine des ressources humaines. Aujourd’hui, nous pouvons y accéder, y rechercher des informations précises et transmettre très simplement ces dernières aux personnes autorisées à partir de n’importe quel endroit. La consultation des dossiers électroniques du personnel est régie par un système de droits d’accès détaillé. »</p>
<h3>Arcplace SA</h3>
<p>Prestataire de services informatiques, la société suisse Arcplace SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. Arcplace propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions de protection et d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, Arcplace est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.</p>
<p>Depuis sa création en 2006, Arcplace a déployé des solutions pour plus de 800 clients de diverses branches. Arcplace propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.</p>
<h3>Contact :</h3>
<p>Arcplace SA<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone"> </em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope"> </em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>
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Bild Hilti FR
[Translate to français:] 31. März 2016
<h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2>
Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.
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<p>Le 30 mai 2017</p>
<h1>Hilti mise sur les dossiers personnels numériques</h1>
<p><span class="no-break"><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">Le groupe liechtensteinois Hilti, qui commercialise à l’international ses technologies destinées aux professionnels de la construction, poursuit la numérisation de ses documents internes. Au siège principal de Schaan, 1900 dossiers personnels sur papier ont été numérisés avec l’aide d’Arcplace. Ils ont été convertis en fichiers PDF indexables afin d’être intégrés au système SAP existant.</span></span></span></p>
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<span class="bildcaption">Le siège principal de Schaan</span>
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Hilti mise sur les dossiers personnels numériques
Le groupe liechtensteinois Hilti poursuit la numérisation de ses documents internes avec Arcplace. En savoir plus sur ce projet.
