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Rechnungsverarbeitung

Die arbeitsintensive Bearbeitung von Lieferantenrechnungen belastet die Kreditorenbuchhaltung seit Jahrzehnten. Die Arcplace Rechnungsverarbeitungslösungen helfen Unternehmen, Echtzeit-Transparenz zu erreichen, die Kontrolle zu verbessern und die Effizienz zu steigern.

Rechnungsverarbeitung

Die Lösungen von Arcplace helfen Unternehmen, die folgenden Schritte des Kreditorenbuchhaltungsprozesses zu digitalisieren und zu automatisieren:

1.    Rechnungseingang
Für Papierrechnungen bietet Arcplace Lösungen für das effiziente Scannen und Erfassen von Rechnungsdaten an. PDF-Rechnungen können mit der gleichen OCR-Erfassungstechnologie oder mit einem Service verarbeitet werden, der es erlaubt, Daten vollautomatisch aus PDF-Dateien zu extrahieren. Für E-Rechnungen bietet Arcplace Lösungen für den Empfang von E-Rechnungen von nationalen und internationalen Zahlungsanbietern an.

2.    Verarbeitung
Um die Automatisierung zu maximieren, werden die Rechnungen mit Bestellungen oder Verträgen abgeglichen. Für Rechnungen ohne Abgleichsmöglichkeit wird erweiterte Logik und künstlicher Intelligenz verwendet, um die Rechnungen direkt an die verantwortlichen Personen zu übermitteln und deren Kontierungsaufwand zu minimieren.

3.    Archivierung
Arcplace bietet Lösungen für die Archivierung der Rechnung zusammen mit ihren Audit Trails und Rechnungsanhängen an. Die Archivierungslösungen ermöglichen es Unternehmen, Rechnungen in Übereinstimmung mit nationalen und internationalen Gesetzen und Vorschriften zu archivieren.
 

Wichtigste Vorteile:

  • Umfassende Nutzung von elektronische Rechnungen
  • Sehr hoher Automatisierungsgrad
  • Standardisierte Schnittstellen zu verschiedenen ERPs
  • Sehr gut geeignet für internationale Einsätze
  • Erlaubt gesetzeskonforme Verarbeitung und Archivierung
 
Rechnungsverarbeitung mit Arcplace

 

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Reifegradstufen

Die Digitalisierung des Kreditorenbuchhaltungsprozesses ist ein bekannter Anwendungsfall, mit dem Unternehmen quantifizierbare Kosteneinsparungen erzielen können. Die Abbildung zeigt die Reifegrade dieses Prozesses und die Elemente, mit denen sie erreicht werden können.
 

Reifegradstufen

Kosteneinsparungen

Zahlreiche Studien haben gezeigt, dass die Kosten für die manuelle Bearbeitung einer einzigen Lieferantenrechnung zwischen 12 und 30 Franken liegen. Mit Lösungen der ersten Generation lässt sich in der Regel ein Drittel dieser Kosten einsparen. Wie die nachstehende Abbildung zeigt, sind erhebliche zusätzliche Einsparungen möglich, wenn diese Lösungen der ersten Generation modernisiert oder erweitert werden.

Kosteneinsparungen
 
Purchase-to-Pay mit Arcplace

Purchase-to-Pay

Um den gesamten Purchase-to-Pay (P2P) Prozess zu optimieren, setzt Arcplace die Basware P2P Suite ein, welche aus folgenden Komponenten besteht:

  • E-Procurement: Für das elektronische Beschaffungswesen
  • Rechnungsverarbeitung: Zur Automatisierung des Rechnungsgenehmigungsablaufs
  • Analytics: Für die Transparenz des gesamten P2P-Prozesses
  • Basware Network: Für den Austausch von E-Rechnungen und E-Bestellungen mit Lieferanten

 

Mit Ihrer persönlichen Demo-Version durch den Purchase-to-Pay (P2P) Prozess

Mit einem kostenlosen, befristeten Demo-Account erhalten Sie die Möglichkeit, den Prozess des Einkaufs (Purchase) sowie den Verarbeitungsprozess von Rechnungen (AP Automation) beliebig durchzuspielen.

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Ressourcen

Automatisierung des Kreditorenprozesses mit KI

Automatisierung des Kreditorenprozesses mit KI

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Automatisierung des Kreditorenprozesses mit KI

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Seit 2007 hilft die Arcplace AG Schweizer Unternehmen, ihre Kreditorenprozesse mit der Basware-Plattform zu automatisieren. Die Partnerschaft mit Basware ermöglicht es Organisationen, manuelle, zeitintensive Aufgaben, die mit Kreditorenrechnungen verbunden sind, weitgehend zu automatisieren. Die neuen KI-basierten Funktionen SmartPDF und SmartCoding Premium von Basware optimieren die Automatisierung im Kreditorenprozess signifikant weiter.</span></span></p>

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<p>Fachartikel</p> <h1>Automatisierung des Kreditorenprozesses mit KI</h1>

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Automatisierung des Kreditorenprozesses mit KI Textblock 2

<h3>Fazit</h3> <p>Die Kombination aus Basware's innovativen KI-Technologien und Arcplace's Expertise schafft einen modernen und effizienten Kreditorenprozess für Schweizer Unternehmen. Mit den neuen SmartPDF- und SmartCoding Premium-Services wird der Prozess noch weiter optimiert, sodass Unternehmen nicht nur von Kosteneinsparungen und Effizienzgewinnen profitieren, sondern auch ihre Wettbewerbsfähigkeit im digitalen Zeitalter stärken können.</p>

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Der nächste Schritt in der Automatisierung

<h3>Der nächste Schritt in der Automatisierung</h3> <p>Mit SmartPDF werden Rechnungen in PDF-Format dank KI automatisch in strukturierte Daten konvertiert, sodass sie nahtlos in den Rechnungsverarbeitungsprozess integriert werden können. SmartCoding Premium geht einen Schritt weiter und bietet intelligente Vorschläge für die Kontierung und Zuordnung, basierend auf historischen Daten und vordefinierten Regeln.</p> <h3>Vorteile der KI in der Rechnungsverarbeitung</h3> <p>Die Implementierung von KI-gestützten Funktionen bringt mehrere entscheidende Vorteile mit sich, die zu einer erheblichen Effizienzsteigerung führen:</p> <ol> <li><span class="MaaxBold">Reduzierung manueller Aufgaben:</span><br /> Durch die Automatisierung der Datenextraktion von Rechnungen mit SmartPDF werden wiederkehrende manuelle Aufgaben drastisch reduziert. Mitarbeitende können sich auf wertschöpfendere Tätigkeiten konzentrieren, anstatt sich mit Dateneingaben zu beschäftigen.<br /> &nbsp;</li> <li><span class="MaaxBold">Verbesserte Genauigkeit und reduzierte Fehlerquote: </span><br /> KI-Algorithmen sind in der Lage, Rechnungsdaten mit hoher Präzision zu extrahieren und Fehler, die bei manueller Eingabe auftreten könnten, zu minimieren. Dadurch sinkt nicht nur das Risiko von Fehlern, sondern auch der Bedarf für zeitintensive Nachbearbeitungen.<br /> &nbsp;</li> <li><span class="MaaxBold">Beschleunigung des gesamten Prozesses:</span><br /> SmartCoding Premium ermöglicht eine schnellere Bearbeitung durch intelligente Kontierungsvorschläge. Die KI lernt kontinuierlich aus bestehenden Daten und optimiert dadurch die Vorschläge, was zu einer Reduktion der Bearbeitungszeit und damit zu einem schnelleren Durchlauf der Rechnungen führt.<br /> &nbsp;</li> <li><span class="MaaxBold">Kosteneinsparungen und ROI:</span><br /> Die Effizienzgewinne, die durch die weitere Automatisierung erreicht werden, führen zu Kosteneinsparungen im gesamten Kreditorenprozess. Der Return on Investment (ROI) wird gesteigert, da die Durchlaufzeiten verkürzt und die Ressourcen besser genutzt werden.</li> </ol> <h3>Ihr Schweizer Partner für Basware Einführungen</h3> <p>Seit über 17 Jahren ist Arcplace ein führender Anbieter für digitale Archivierungs- und Dokumenten-Workflow-Lösungen in der Schweiz. Durch die langjährige Partnerschaft mit Basware kann Arcplace Schweizer Unternehmen laufend die neuesten Technologien im Bereich Kreditorenrechnungsverarbeitung zur Verfügung stellen. Arcplace hat umfassende Erfahrung in der Implementierung von massgeschneiderten Rechnungsverarbeitungslösunen, die optimal auf die spezifischen &nbsp;Anforderungen des Schweizer Marktes abgestimmt sind.</p>

Haupttitel: Automatisierung des Kreditorenprozesses mit KI

Lead: Automatisierung des Kreditorenprozesses mit KI

Abschnitt: Automatisierung des Kreditorenprozesses mit KI

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Fachartikel

Automatisierung des Kreditorenprozesses mit KI

Die Kombination aus Basware's innovativen KI-Technologien und Arcplace's Expertise schafft einen modernen und effizienten Kreditorenprozess für Schweizer Unternehmen.

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Ernst Sutter AG automatisiert ihre Rechnungsverarbeitung

<p>Case Study</p> <h1>Ernst Sutter AG automatisiert ihre Rechnungsverarbeitung</h1>

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Bild Ernst Sutter AG

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Box Lead

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Die Durchlaufzeiten der Kreditorenrechnungen verkürzen, Mitarbeitende, Kader und Buchhaltung von der papierbasierten Abwicklung entlasten, mehr Kostentransparenz ermöglichen – dies waren die Ziele des drittgrössten Schweizer Fleischverarbeiters Ernst Sutter. Mit einer Gesamtlösung von Arcplace für die effiziente elektronische Verarbeitung und rechtskonforme Archivierung von Lieferantenrechnungen, die nahtlos mit dem ERP-System der Ernst Sutter AG zusammenarbeitet, konnten diese Ziele in nur vier Monaten erreicht werden.</span></span></p>

Ernst Sutter AG drittgrösstes Schweizer Fleischverarbeitungsunternehmen

<p>Die Ernst Sutter AG ist ein führendes Schweizer Unternehmen in den Bereichen Fleischverarbeitung und Fleischwarenproduktion. An fünf Produktionsstandorten werden Frischfleisch und Fleischwaren produziert und über zwei regionale Auslieferungsplattformen an Metzgerei-Fachgeschäfte sowie den Detail- und Grosshandel in der ganzen Schweiz ausgeliefert. Verschiedene Fleischspezialitäten werden auch in die EU und nach Asien exportiert. Das Unternehmen beschäftigt rund 1’000 Mitarbeitende und hat 2016 einen Umsatz von 546 Millionen Franken erwirtschaftet. Die Ernst Sutter AG, die heute zur Fenaco-Gruppe gehört, hat 1989 mit «Agri Natura» das erste Fleisch Qualitäts- und Nachhaltigkeits-Label ins Leben gerufen.</p>

Kreditorenrechnungen digital erfassen und verarbeiten

<h3>Kreditorenrechnungen digital erfassen und verarbeiten</h3> <p>Um diese Probleme anzugehen, entschied sich die Ernst Sutter AG für eine Komplettlösung von Arcplace, mit der Lieferantenrechnungen – voll eingebunden ins vorhandene SAP ERP-System – effizient elektronisch verarbeitet und rechtskonform archiviert werden können. Diese basiert auf der Software TCG DocProStar für das Scanning der Papier- und E-Mail-Rechnungen und auf Basware Alusta (P2P) für die Umsetzung des digitalen Rechnungs-Workflows. In einem ersten Schritt werden die Rechnungen mit DocProStar gescannt und anschliessend zusammen mit den extrahierten und validierten Daten an Basware Alusta für die&nbsp;weitgehend automatisierten elektronischen Kontierungs-, Prüfungs- und Genehmigungs-Prozesse übergeben.</p> <p>Rechnungen mit Bestellbezug werden mit dem entsprechenden Bestellsystem abgeglichen und – sofern die definierten Kriterien erfüllt sind – automatisch kontiert und zur Bezahlung an das FIBU-System übergeben. Rechnungen, die keinen Bezug zum Bestellsystem aufweisen, durchlaufen einen elektronischen Prüfungs- und Genehmigungsprozess nach dem 4-Augen-Prinzip. Die zu genehmigenden Positionen werden automatisch erfasst und den zuständigen Personen per E-Mail zugestellt. Die komfortabel per Mausklick genehmigten Rechnungen werden anschliessend automatisch ans FIBU-System übergeben. Zu guter Letzt wird das Rechnungsbild inklusive Rechnungshistorie, Kontierung und Kopfdaten im windream Archiv-System rechtskonform digital gespeichert.</p>

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35’000 Papierrechnungen pro Jahr kontieren, kontrollieren und visieren

<h3>35’000 Papierrechnungen pro Jahr kontieren, kontrollieren und visieren&nbsp;</h3> <p>Die Ernst Sutter AG erhält jährlich rund 35‘000 Lieferantenrechnungen. Es wird unterschieden zwischen Rechnungen, die einen direkten Bezug, einen sogenannten Bestellbezug, zum ERP-System aufweisen – zum Beispiel bei Warenbestellungen – und solchen ohne einen derartigen Bezug zum Zeitpunkt der Bestellung, wie beispielsweise Rechnungen für Gebäudeunterhalt, Transporte oder Büromaterial. Eintreffende Rechnungen ohne Bezug zum ERP wurden in der Vergangenheit an den sieben Standorten geöffnet, mit der internen Post an die Kostenstellen-Verantwortlichen zur Kontierung und anschliessend zum Visum an die Vorgesetzten geschickt. Freigegebene Rechnungen gingen in die Buchhaltung zur Zahlung. Bei Warenrechnungen mit einem Bezug zum ERP-System wurden die Wareneingänge zuerst dort gebucht und die Rechnungen daraufhin an die Kreditorenbuchhaltung weitergeleitet, wo sie mit dem Wareneingang verglichen und – bei Übereinstimmung – zur Zahlung freigegeben wurden. Rechnungen waren so bis zu 14 Tage unterwegs und speziell die Vorgesetzten klagten über den massiven «Papierkrieg». Zudem konnte nur schwer nachvollzogen werden, wo sich einzelne Rechnungen innerhalb des Unternehmens befanden.</p> <h3>«50 % unserer Lieferantenrechnungen sind heute innerhalb von zwei Tagen verarbeitet. Früher betrug die Durchlaufzeit gut und gern zwei Wochen.»</h3> <p><span class="bildcaption">Michael Strübi, Leiter Controlling und Mitglied der GL, Ernst Sutter AG</span></p>

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Auf einen Blick

<h3>Auf einen Blick</h3> <ul> <li>Automatische End-to-end Lösung für die elektronische Verarbeitung und rechtskonforme Archivierung von Papierund E-Mail -Kreditorenrechnungen</li> <li>Bessere Zuordnung von Kosten und Vermeidung von Eingabe- und Ablagefehlern sowie Belegverlusten</li> <li>Mehr Kostentransparenz und bessere Belegkontrolle</li> <li>Gestiegenes Kostenbewusstsein bei den Mitarbeitenden durch bessere Sichtbarkeit der Rechnungen</li> <li>Markant mehr Prozesseffizienz und viel kürzere Durchlaufzeiten</li> <li>Entlastung der Buchhaltung</li> <li>Nahtlose Integration in die existierenden ERP- und Kreditoren-Systeme Verwendete Software</li> <li>TCG DocProStar (Scanning, Datenextraktion und Validierung)</li> <li>Basware Alusta (P2P) (Elektronische Kontierungs-, Prüfungs- und Genehmigungs-Prozesse)</li> <li>windream Archiv (Rechtskonforme elektronische Archivierung)</li> </ul>

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Die Resultate

<h3>Resultate</h3> <p>Michael Strübi, Leiter Controlling und Mitglied der Geschäftsleitung der Ernst Sutter AG, zeigt sich hoch zufrieden. «50 Prozent unserer Kreditorenrechnungen sind heute innerhalb von zwei Tagen verarbeitet. Früher betrug die Durchlaufzeit gut und gern zwei Wochen.» Der Projektverantwortliche nennt weitere wichtige Verbesserungen: «Wir können Kosten heute präziser zuordnen und profitieren von mehr Kostentransparenz. Ich beobachte auch ein gestiegenes Kostenbewusstsein, weil alle Rechnungen direkt bei den Verursachern landen und von diesen genehmigt werden müssen. Mit den weitgehend automatisierten Prozessen und der rechtskonformen digitalen Archivierung vermeiden wir falsche Ablagen und Belegverluste.»</p> <p>Der Projektverantwortliche unterstreicht die hohe Akzeptanz des Systems bei den Mitarbeitenden und insbesondere beim Kader. «Vorgesetzte haben früher Stunden für die Kontrolle der Papierrechnungen und das Auffinden von Rechnungsinformationen aufgewendet. Heute erhalten sie ein E-Mail pro Tag, in dem alle offenen Positionen übersichtlich aufgelistet sind und mit wenigen Mausklicks kontrolliert und genehmigt werden können.» Das Projekt wurde in nur vier Monaten und ohne Beeinträchtigung des laufenden Buchhaltungsbetriebes von den Spezialisten von Arcplace implementiert und funktioniert so gut, dass es in den kommenden Monaten in weiteren Unternehmen der Fenaco- Gruppe eingeführt werden soll.</p>

Leerschlag

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Wir beraten Sie gerne persönlich

<h3>Wir beraten Sie gerne persönlich</h3> <p><span class="no-break">Möchten Sie mehr zum Thema Rechnungsverarbeitung erfahren? Dann kontaktieren Sie uns.</span></p>

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Header Bild

Haupttitel Case Study

Abschnitt: Ausgangslage

Abschnitt: Lösung

Abschnitt: Resultate

Abschnitt: Download und Kontakt

Case Study

Ernst Sutter AG automatisiert ihre Rechnungsverarbeitung

Die Durchlaufzeiten der Kreditorenrechnungen verkürzen, Mitarbeitende, Kader und Buchhaltung von der papierbasierten Abwicklung entlasten, mehr Kostentransparenz ermöglichen –…

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Rhätische Bahn nimmt Fahrt auf mit Arcplace

<p>Case Study</p> <h1>Die Rhätische Bahn AG (RhB) nimmt Fahrt auf mit Arcplace</h1>

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Box Lead

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Die grösste Alpenbahn der Schweiz, die Rhätische Bahn AG (RhB), setzt bei der Einführung der digitalen Rechnungsverarbeitung auf eine innovative Lösung von Arcplace. Über den voll automatisierten Kreditorenprozess werden heute Papier- und PDF-Rechnungen effizient erfasst, validiert, freigegeben, zur Bezahlung weitergeleitet und abschliessend rechtskonform archiviert.</span></span></p>

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<h3>Case Study als PDF</h3>

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Ausgangslage

<h3>Ausgangslage</h3> <p>Die RhB verarbeitet jährlich rund 35‘000 Kreditorenrechnungen, wobei die Verarbeitungsprozesse bislang manuell und mehrheitlich auf Papier abgewickelt wurden. Zur Vorerfassung wurden die Rechnungen eingescannt und anschliessend in Papierform an die einzelnen Geschäftsbereiche weitergeleitet. Die kontierten und unterzeichneten Dokumente wurden an die Kreditorenbuchhaltung retourniert, dort ein zweites Mal gescannt und schliesslich ins Buchhaltungssystem zur Buchung und Bezahlung überführt. Es fehlte an Prozesstransparenz und der damit verbundene Ressourceneinsatz war gross und verursachte hohe Kosten.</p>

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Header Bild

Lösung

<h3>Lösung</h3> <ul> <li><span class="MaaxBold">Kürzere Durchlaufzeiten</span></li> <li><span class="MaaxBold">Optimierter Ressourceneinsatz</span></li> <li><span class="MaaxBold">Mehr Prozesstransparenz</span></li> </ul> <p>Die von Arcplace implementierte Lösung, welche vollständig in die bestehende Systemlandschaft der RhB eingebunden wurde, ermöglicht eine hoch effiziente, elektronische Rechnungsverarbeitung für Papiersowie PDF-Rechnungen. Durch den Einsatz der führenden Technologie von Basware wird der gesamte Workflow von der Erfassung der Kreditorenrechnungen, über die Validierung und Freigabe bis hin zur Übermittlung ins Archiv ermöglicht. Einer zukünftigen Einführung eines unternehmensweiten einheitlichen Prozesses für die Bestell-, Kreditoren- und Belegspesenverarbeitung (Purchase-to-Pay) steht mit dieser Lösung nichts im Wege.</p> <h3>«Die Zusammenarbeit mit Arcplace war professionell, fair und offen. Während des gesamten Projektes wurde auf Augenhöhe gearbeitet.»</h3> <p><span class="bildcaption">Jörg Steiner, Informatik Projektleiter, Rhätische Bahn AG</span></p>

Resultate

<h3>Resultate</h3> <ul> <li>Markant höhere Prozesseffizienz und kürzere Durchlaufzeiten</li> <li>Einhaltung von Kompetenzregelungen durch elektronische Freigabe von Kreditorenrechnungen sichergestellt</li> <li>Erweiterbare Lösung für die Einführung eines unternehmensweiten einheitlichen Purchase-to-Pay Prozesses</li> <li>Sicherstellen der Prozesstransparenz und Professionalisierung</li> </ul>

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Haupttitel Case Study

Abschnitt Leadtext

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Abschnitt: Ausgangslage, Lösung, Resultate

Case Study

Rhätische Bahn nimmt Fahrt auf mit Arcplace

Die grösste Alpenbahn der Schweiz, die Rhätische Bahn AG (RhB), setzt bei der Einführung der digitalen Rechnungsverarbeitung auf eine innovative Lösung von Arcplace.

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Kantonsspital Winterthur digitalisiert Rechnungseingang

Text Über Arcplace

<h3>Arcplace AG</h3> <p><span class="no-break">Das Schweizer Unternehmen Arcplace AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister, der Organisationen bei der Digitalisierung und Automatisierung von dokumentenbezogenen Prozessen sowie bei der elektronischen Archivierung unterstützt.</span></p> <p><span class="no-break">Seit der Gründung im Jahre 2006 hat Arcplace Lösungen für über 900 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. Arcplace ist ein privates und unabhängiges Unternehmen mit einem professionellen Team von über 100 Mitarbeitenden.</span></p> <p><span class="no-break">Arcplace betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.</span></p> <h3>Kontakt:</h3> <p>Arcplace AG<br /> Irene Feusi<br /> Head Marketing<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

Box Text Arcplace digitalisiert Rechnungseingang des Kantonsspitals Winterthur

<p><br /> Als sogenanntes Zentrumsspital stellt das KSW mit knapp 4000 Mitarbeitenden und 500 Betten eine umfassende medizinische Grundversorgung für eine Viertelmillion Einwohnerinnen und Einwohner im Grossraum <span class="no-break">Winterthur</span> sicher. Zusätzlich erbringt es hochspezialisierte medizinische Leistungen für rund eine halbe Million Menschen.</p> <p>Der zentrale Rechnungseingang des Kantonsspitals umfasst jährlich rund 60'000 Rechnungen. Mit der Einführung einer Purchase-to-Pay-Plattform (P2P) für die automatisierte Rechnungsverarbeitung hat sich das KSW entschieden, sämtliche eingehenden Rechnungen digitalisieren zu lassen.</p> <h3>Gesteigerte Kosteneffizienz dank Input-Management-Lösung</h3> <p>Um eine zeitnahe Bearbeitung eingehender Lieferantenrechnungen zu gewährleisten, wird der Verarbeitungsprozess optimiert. Papierrechnungen werden eingescannt. Zusammen mit den importierten PDF-Rechnungen werden die prozess- und buchungsrelevanten Daten pro Rechnung extrahiert und im automatischen Abgleich mit Stammdaten des ERP-Systems zu verifizierten Rechnungsinformationen veredelt. Neben Papier- und PDF-Rechnungen werden auch E-Rechnungen empfangen und daraus die relevanten Rechnungsinformationen ermittelt. Nach der anschliessenden Validierung aller Rechnungen erfolgt die Übermittlung der Dateien via SFTP-Server an ein bestehendes System des Kantonsspitals, wo die Rechnungen mittels Prüf- und Freigabeworkflow weiterverarbeitet werden. Über das <span class="no-break">myArcplace</span>-Kundenportal hat das KSW jederzeit die Möglichkeit, die wichtigsten Verarbeitungsparameter pro Eingangskanal und Verarbeitungstag abzurufen. Real-Time-Informationen zeigen die Verarbeitungszahlen und den aktuellen Erfüllungsgrad der Service Levels.</p> <p>Der automatisierte Prozess führt zu einer schnelleren und kostengünstigeren Rechnungsverarbeitung. Gleichzeitig ist die Vollständigkeit sowie erforderliche Qualität der Rechnungsinformationen – auch im Hinblick auf gesetzliche Anforderungen – gewährleistet.</p> <h3>Rechtskonforme Archivierung im Cloud DMS/Archiv</h3> <p>Sind die Rechnungen geprüft und zur Zahlung durch das ERP freigegeben, werden das Rechnungsbild, Rechnungsanhänge und das Umlaufprotokoll sowie die dazugehörenden Metainformationen zur Archivierung im <span class="no-break">Cloud DMS/Archiv</span> von Arcplace abgelegt. Die anwenderfreundliche und flexible Archivierungslösung bietet dem KSW zukünftig die Möglichkeit, weitere Dokumenttypen oder auch elektronische Dossiers zu verwalten und rechtskonform zu archivieren. Der <span class="no-break">Cloud DMS/Archiv-Service</span> lässt sich ebenfalls für einen Digitalen Posteingang ausbauen und einsetzen. Sowohl der <span class="no-break">Cloud DMS/Archiv-Service</span> als auch die Datenzentren sind nach dem Standard für Informationssicherheit <span class="no-break">ISO/IEC 27001</span> zertifiziert.</p>

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Bild Kantonsspital Winterthur

31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

Box Lead Arcplace digitalisiert Rechnungseingang des Kantonsspitals Winterthur

<p>30. März 2023</p> <h1><span class="no-break">Arcplace digitalisiert Rechnungseingang des Kantonsspitals Winterthur</span></h1> <p><span class="lead-text"><span class="no-break"><span class="MaaxItalic">Im Rahmen der Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung hat sich das Kantonsspital Winterthur (KSW) für die Scanning Services sowie die Cloud DMS/Archiv-Lösung von Arcplace entschieden. Neben der Digitalisierung sämtlicher Papierrechnungen werden die notwendigen Rechnungsinformationen aus PDF- und E-Rechnungen erfasst, validiert und in ein bestehendes Umsystem zur Weiterverarbeitung ans KSW übermittelt. Das Cloud DMS/Archiv sorgt abschliessend für die rechtskonforme Archivierung der digitalen Dokumente.</span></span></span></p>

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Bildlegende

<p><span class="bildcaption"><span class="bildcaption no-break">Blick auf den neuen Spitaltrakt des Kantonsspitals Winterthur (Bildquelle: KSW)</span></span></p>

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Abschnitt Lead: Arcplace digitalisiert Rechnungseingang des Kantonsspitals Winterthur

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Abschnitt: Bild

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Abschnitt: Über Arcplace

News

Kantonsspital Winterthur digitalisiert Rechnungseingang

Für die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung hat sich das KSW für die Scanning Services und das Cloud DMS/Archiv von Arcplace entschieden.

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Automatisierung Ihrer Kreditorenbuchhaltungsprozesse

Ratgeber Leitfaden Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung

<h3>Automatisierung Ihrer Kreditorenbuchhaltung</h3> <p>Praktische Tipps für den Start Ihres Automatisierungsprojekts</p>

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<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Download</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--beige-dark"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "d49519cd-ebf2-4ec9-9486-5858c7d3c501" }); </script> </div> </div> </section>

Leitfaden zur Automatisierung Ihrer Kreditorenbuchhaltungsprozesse

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Box Ratgeber Leitfaden zur Automatisierung Ihrer Kreditorenbuchhaltungsprozesse

<p><span class="lead-text">Dieser praktische Leitfaden bietet Unterstützung und Entscheidungshilfen für Unternehmen in der Vorbereitungsphase eines Automatisierungsprojekts für die Kreditorenbuchhaltung. Er beleuchtet die aktuellen Markttrends, identifiziert wichtige Lösungsfunktionen für die Digitalisierung von Lieferantenrechnungen, bietet Tipps zur Vorbereitung von Angebotsanfragen (Request for Proposal – RFP), zur Auswahl einer Lösung, zur Erstellung eines Projektrahmens und zum Management von Prozessänderungen, sowohl intern als auch mit Lieferanten.</span></p>

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Umsetzung einer Rechnungsverarbeitungslösung

Umsetzung einer Rechnungsverarbeitungslösung

<h3>Umsetzung einer Rechnungsverarbeitungslösung</h3> <p>Die wichtigsten Tipps für eine erfolgreiche Umsetzung Ihres Projekts</p>

Ratgeber: Umsetzung einer Rechnungsverarbeitungslösung

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Ratgeber Frühphase Rechnungsverarbeitung

Box Lead Ratgeber: Frühphase Purchase-to-Pay

<p><span class="lead-text no-break">Sie haben sich für eine Lösung und einen Partner entschieden, mit dem Sie die Rechnungsverarbeitung in Ihrem Unternehmen effizienter gestalten möchten? Glückwunsch! Jetzt geht es an die Umsetzung. Was gilt es in der Frühphase des Projekts zu beachten, damit es von Anfang an ein Erfolg wird? Was muss alles definiert werden? Was sind die typischen Stolpersteine?</span></p>

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Haupttitel: Ratgeber: Frühphase Rechnungsverarbeitung

Abschnitt: Ratgeber: Frühphase Purchase-to-Pay

Abschnitt: Download Ratgeber: Frühphase Digitaler Posteingang

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Ratgeber

Umsetzung einer Rechnungsverarbeitungslösung

Die Arcplace Experten geben Ihnen wertvolle Tipps für eine erfolgreiche Umsetzung Ihres Projekts. Laden Sie den Ratgeber kostenlos herunter.

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Evaluation einer Rechnungsverarbeitung

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Evaluation von Rechnungsverarbeitungslösungen

<h3>Evaluation von Rechnungsverarbeitungslösungen</h3> <p>Zur richtigen Lösung mit den Tipps unserer Experten</p>

Download Evaluation von Rechnungsverarbeitungslösungen

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Box Lead Ratgeber Evaluation Rechnungsverarbeitung

<p><span class="lead-text no-break">Dieser Ratgeber unterstützt Sie, wenn Sie in Ihrem Unternehmen eine automatische Rechnungsverarbeitung implementieren oder eine bestehende Lösung ausbauen bzw. ersetzen möchten. Mit den Tipps der Arcplace Experten erfahren Sie, welche Themen und Fragestellungen zentral sind, damit Sie die richtige Lösung für Ihre Anforderungen finden. </span></p>

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Ratgeber: Optimierung Ihrer Rechnungsverarbeitung

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Demo-Account anfordern

<h3><br /> <span class="no-break">Kostenlose Demo-Version anfordern</span></h3> <p><span class="no-break">Füllen Sie einfach das Formular aus und wir werden Sie schnellstmöglich kontaktieren.</span></p>

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Ratgeber Evaluation Rechnungsverarbeitung

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Haupttitel: Ratgeber: Evaluation Rechnungsverarbeitung

Abschnitt: Ratgeber: Evaluation Rechnungsverarbeitung

Abschnitt: Download Ratgeber: Evaluation P2P

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Ratgeber

Evaluation einer Rechnungsverarbeitung

Dieser Ratgeber unterstützt Sie, wenn Sie in Ihrem Unternehmen eine automatische Rechnungsverarbeitung implementieren möchten. Zum Download.

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Rhätische Bahn mit P2P Lösung

Box Rhätische Bahn stellt die Weichen mit P2P-Lösung von Arcplace

<p><br /> Die RhB ist ein leistungsstarkes Unternehmen im Freizeit-, Pendler- und Güterverkehr. Mit ihren einzigartigen Gebirgsstrecken, dem <span class="no-break">UNESCO</span> Welterbe, dem <span class="no-break">Glacier Express</span> und <span class="no-break">Bernina Express</span> bürgt sie seit 1889 für faszinierende Bahnerlebnisse quer durch Graubünden. Das Unternehmen war auf der Suche nach einem professionellen Lösungspartner für die Digitalisierung des Rechnungsverarbeitungsprozesses mit der Software <span class="no-break">Basware</span>, wobei die Wahl auf <span class="no-break">Arcplace</span> fiel.</p> <h3>Durchgehend digitaler Prozess mit Erweiterungspotenzial</h3> <p>Die RhB verarbeitet jährlich rund 35‘000 Kreditorenrechnungen, wobei die Verarbeitungsprozesse bislang manuell und mehrheitlich auf Papier abgewickelt wurden. Die Einführung der digitalen Rechnungsverarbeitung für Papier- sowie PDF-Rechnungen löst den manuellen Prozess vollständig ab. Durch den Einsatz der führenden Technologie von <span class="no-break">Basware</span> wird der gesamte Workflow von der Erfassung der Kreditorenrechnungen, über die Validierung und Freigabe bis hin zur Zahlung und Übermittlung ins Archiv ermöglicht. «Heute haben wir einen besseren Überblick über die Rechnungen. Wir wissen stets, wo sich die Dokumente gerade befinden, da sie nicht mehr physisch von einer Person zur anderen weitergereicht werden müssen. Durch die elektronische Freigabe wird auch die konsequente Einhaltung der Kompetenzregelung gewährleistet», erklärt <span class="no-break">Jörg Steiner</span>, Informatik Projektleiter der <span class="no-break">Rhätischen Bahn</span>.<br /> <br /> Die von <span class="no-break">Arcplace</span> implementierte Lösung wurde dabei vollumfänglich in die komplexe, aus zwei ERP-Systemen bestehende Systemlandschaft der RhB eingebunden. Einer zukünftigen Einführung eines unternehmensweiten einheitlichen Prozesses für die Bestell-, Kreditoren- und Belegspesenverarbeitung (Purchase-to-Pay – P2P) steht somit nichts im Wege.</p> <h3>Elektronische Verarbeitung bringt viele Vorteile</h3> <p>Die elektronische Verarbeitung der Kreditorenrechnungen ermöglicht der grössten Alpenbahn der Schweiz markant mehr Prozesseffizienz, kürzere Durchlaufzeiten und gleichzeitig einen optimierten Ressourceneinsatz. Die Einhaltung von Kompetenzregelungen durch die elektronische Freigabe der Rechnungen werden sichergestellt und die Prozesstransparenz erhöht.</p> <h3>Arcplace AG</h3> <p>Die Schweizer <span class="no-break">Arcplace</span> AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister im Bereich Informationsmanagement und Archivierung. Das Portfolio der <span class="no-break">Arcplace</span> umfasst Lösungen für die Digitalisierung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten sowie für die Archivierung von Daten. Durch die Kombination neuester Technologien mit innovativen Servicemodellen wie Managed Services, Cloud Services oder Business Process Outsourcing ist <span class="no-break">Arcplace</span> in der Lage, Unternehmen jeder Grösse optimal zu bedienen.</p> <p>Seit der Gründung im Jahre 2006 hat <span class="no-break">Arcplace</span> Lösungen für über 900 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. <span class="no-break">Arcplace</span> betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.</p> <h3>Kontakt:</h3> <p>Arcplace AG<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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Bild RhB DE

31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

Bildlegende

<p><span class="bildcaption no-break">Rhätische Bahn (RhB) - Zug auf dem Landwasserviadukt bei Filisur (Bildquelle: RhB)</span></p>

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Box Lead Rhätische Bahn stellt die Weichen mit P2P-Lösung von Arcplace

<p>24. Oktober 2019</p> <h1>Rhätische Bahn stellt die Weichen mit P2P-Lösung von <span class="no-break">Arcplace</span></h1> <p><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">Die <span class="no-break">Rhätische Bahn AG</span> (RhB) hat mit Unterstützung von <span class="no-break">Arcplace</span> die Verarbeitung ihrer Kreditorenrechnungen automatisiert. Papier- sowie PDF-Rechnungen werden heute effizient erfasst, validiert, freigegeben, zur Bezahlung weitergeleitet und abschliessend rechtskonform archiviert.</span></span></p>

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Abschnitt Lead: Rhätische Bahn stellt die Weichen mit P2P-Lösung von Arcplace

Abschnitt: Bild RhB

Abschnitt: Text Rhätische Bahn stellt die Weichen mit P2P-Lösung von Arcplace

News

Rhätische Bahn mit P2P Lösung

Die Rhätische Bahn AG (RhB) hat mit Unterstützung von Arcplace die Verarbeitung ihrer Kreditorenrechnungen automatisiert.

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Rechnungen automatisch verarbeiten

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Box Dossiers Rechnungsverarbeitung Lead

<span class="no-break lead-text">Mit Lösungen zur Rechnungsverarbeitung können Unternehmen eintreffende Papier- und PDF-Rechnungen weitgehend automatisiert – und damit schnell, effizient und kostensparend – verarbeiten. Die technologisch führenden Lösungen von Arcplace decken vom Rechnungseingang bis zur rechtskonformen Archivierung sämtliche Prozess-Schritte ab. Sie sind wahlweise als lokale Installation oder Service verfügbar.</span>

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Rechnungen automatisch verarbeiten und rechtskonform archivieren

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Haupttitel: Rechnungen automatisch verarbeiten und rechtskonform archivieren

Leerschlag Blue-Violet

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Bild

Das ganze Dossier jetzt herunterladen

<h3>Das ganze Dossier jetzt herunterladen</h3> <p>Inhalt:</p> <ul> <li>Sie brauchen eine automatisierte Rechnungsverarbeitung, wenn ...</li> <li>Die Vorteile</li> <li>Enorme Kosten durch manuelle Prozesse</li> <li>Papier- und PDF-Rechnungen automatisch verarbeiten</li> <li>Effiziente Verarbeitung mit Workflows</li> <li>Rechtskonforme Archivierung</li> <li>Weitere Automatisierung und E-Invoicing</li> <li>Die Zukunft: Durchgehende Purchase-to-Pay Prozesse</li> <li>Einsatz führender Technologien</li> </ul>

Download Dossier Rechnungsverarbeitung

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Arcplace Intro-Text

<h3>Sie brauchen eine automatisierte Rechnungsverarbeitung, <br>wenn ...</h3> <span class="no-break">... in Ihrem Unternehmen mindestens 1’500 Papier- und PDF-Rechnungen pro Monat eintreffen, </span><br /><br /> <span class="no-break"> ... diese Rechnungen kostspielig manuell verarbeitet werden, </span><br /><br /> <span class="no-break">... die Verarbeitung langsam erfolgt und nicht von Skonto profitiert wird, </span><br /><br /> <span class="no-break">... Sie nicht jederzeit exakt wissen, wo sich eine Rechnung gerade im Unternehmen befindet, </span><br /><br /> <span class="no-break">... Rechnungen aufgrund von Absenzen liegen bleiben, <br /><br /></span> <span class="no-break">... viel Platz für die Archivierung von Papier-Rechnungen benötigt wird, </span><br /><br /> <span class="no-break">... zu wenig Transparenz aus buchhalterischer Sicht vorhanden ist.</span>

Wir beraten Sie gerne persönlich

<h3>Wir beraten Sie gerne persönlich</h3> <p>Möchten Sie mehr zum Thema Rechnungsverarbeitung? Dann kontaktieren Sie uns.</p>

Kontaktformular Rechnungsverarbeitung DE beige

<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Kontakt</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--beige"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "68db57e0-b863-469f-a14a-7137ed404132" }); </script> </div> </div> </section>

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Abschnitt: Dossiers Rechnungsverarbeitung Lead

Abschnitt: Intro

Dossier

Rechnungen automatisch verarbeiten

Rechnungen automatisch verarbeiten und rechtskonform archivieren. Das Dossier «Rechnungsverarbeitung / P2P» von Arcplace jetzt kostenlos downloaden.

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Elektronische Rechnungsprozesse

Wo soll ich denn bloss anfangen?

<h3>Wo soll ich denn bloss anfangen?</h3> <p>Ein Einstiegsszenario für elektronische Rechnungsprozesse</p>

Download Wo soll ich denn bloss anfangen?

<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Download</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--beige-dark"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "1160eafd-b901-48d1-bb5a-a8051d349b2e" }); </script> </div> </div> </section>

Einstiegsszenario für elektronische Rechnungsprozesse

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Box White Paper Lead Einstiegsszenario für elektronische Rechnungsprozesse

<p><span class="lead-text">Das Thema Digitalisierung ist längst mitten in den Unternehmen angekommen. Während manche Branchen und Fachabteilungen den Wandel schon vollzogen haben, stehen andere noch am Anfang. Finanzleitern und allen anderen, die in einem Unternehmen mit dem Umstieg auf elektronische Prozesse befasst sind, stellt sich also die Frage, wie sie dieses komplexe Thema am besten anpacken. Das White Paper unseres Technologiepartners Basware gibt Auskunft.</span></p>

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White Paper: Einstiegsszenario für elektronische Rechnungsprozesse

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Wir beraten Sie gerne persönlich

<h3>Wir beraten Sie gerne persönlich</h3> <p>Möchten Sie mehr zum Thema Rechnungsverarbeitung erfahren? Dann kontaktieren Sie uns.</p>

Kontaktformular Rechnungsverarbeitung / P2P DE Green

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Haupttitel: White Paper – Einstiegsszenario für elektronische Rechnungsprozesse

Abschnitt: White Paper - Einstiegsszenario für elektronische Rechnungsprozesse

Abschnitt: Download Einstiegsszenario für elektronische Rechnungsprozesse

White Paper

Elektronische Rechnungsprozesse

Wo soll ich denn bloss anfangen? Ein Einstiegsszenario für elektronische Rechnungsprozesse. White Paper kostenlos downloaden.

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Arcplace gewinnt Auftrag der Robert Aebi AG

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Abschnitt Lead: Arcplace gewinnt Auftrag der Robert Aebi AG

Box Lead Arcplace gewinnt Auftrag der Robert Aebi AG

<p>15. Mai 2018</p> <h1>Arcplace gewinnt Auftrag der Robert Aebi AG</h1> <p><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">Arcplace unterstützt die Robert Aebi AG bei der Einführung der elektronischen Rechnungsverarbeitung sowie der rechtskonformen Archivierung von Kreditoren- und Debitorenrechnungen.</span></span></p>

Bild Robert Aebi AG

31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

Bildlegende

<p><span class="bildcaption">Hauptsitz der Robert Aebi AG in Regensdorf (Bildquelle: Robert Aebi AG)</span></p>

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Box Arcplace gewinnt Auftrag der Robert Aebi AG

<h3>70‘000 Lieferantenrechnungen jährlich</h3> <p><span class="no-break">Robert Aebi</span> beliefert die Schweiz und Süddeutschland mit Maschinen, Geräten und Fahrzeugen renommierter Marken aus den Bereichen Land- und Bautechnik und zählt mit der Generalvertretung der Baumaschinen von <span class="no-break">Volvo</span> und den Landmaschinen von <span class="no-break">John Deere</span> zu den führenden Unternehmen in ihrer Branche. Das markt- und kundenorientierte Unternehmen, welches 1881 gegründet wurde und heute rund 700 Mitarbeitende beschäftigt, erhält jährlich zirka 70'000 Lieferantenrechnungen. Diese werden momentan manuell bearbeitet, was einen enormen Aufwand in der Kreditorenbuchhaltung verursacht. Aus diesem Grund hat sich das Unternehmen für eine Komplettlösung von <span class="no-break">Arcplace</span> entschieden, mit der Lieferantenrechnungen (Papier, PDF und <span class="no-break">E-Rechnungen</span>) – voll eingebunden ins vorhandene <span class="no-break">Microsoft</span> ERP System – effizient elektronisch verarbeitet und rechtskonform archiviert werden können.</p> <h3>Reduktion der Prozesskosten um 80%</h3> <p>Mit der Einführung der neuen Lösung von Arcplace werden Zuweisung, Kontierung, Prüfung, Genehmigung, Buchung sowie der Zugriff auf die Original-Rechnungen in elektronischer Form orts- und zeitunabhängig ermöglicht. Dies hat den Vorteil, dass die Bearbeitung der Rechnungen vereinfacht, die Durchlaufzeiten verkürzt, Mitarbeitende entlastet und die Prozesskosten um bis zu 80% reduziert werden. Gleichzeitig werden mit den automatisierten Prozessen und der rechtskonformen digitalen Archivierung falsche Ablagen und Belegverluste vermieden.</p> <h3>Archiv für Kreditoren- und Debitorenrechnungen</h3> <p>Für die rechtskonforme Ablage wird zusätzlich ein modernes Archiv System eingeführt. Die in dem Kreditorenworkflow von <span class="no-break">Basware</span> freigegebenen Rechnungen werden inklusive Zusatzdokumente wie Kontierung, Anhänge, Kommentare, Workflowverlauf, etc. automatisch in <span class="no-break">Kendox</span> abgelegt, sobald der Datenübertrag an das ERP und Bestellsystem <span class="no-break">Microsoft Dynamics</span> AX 2009 erfolgt ist. Zugleich wird eine sogenannte laufende Archivierung der Debitorenrechnungen aus AX implementiert.</p> <h3>Arcplace AG</h3> <p>Die Schweizer <span class="no-break">Arcplace </span>AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister im Bereich Informationsmanagement und Archivierung. Das Portfolio der Arcplace umfasst Lösungen für die Digitalisierung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten sowie für die Sicherung und Archivierung von Daten. Durch die Kombination neuester Technologien mit innovativen Servicemodellen wie Managed Services, Cloud Services oder Business Process Outsourcing ist <span class="no-break">Arcplace</span> in der Lage, Unternehmen jeder Grösse optimal zu bedienen.<br /> <br /> Seit der Gründung im Jahre 2006 hat Arcplace Lösungen für über 900 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. <span class="no-break">Arcplace</span> betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.</p> <h3>Kontakt:</h3> <p>Arcplace AG<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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Abschnitt: Text Arcplace gewinnt Auftrag der Robert Aebi AG

News

Arcplace gewinnt Auftrag der Robert Aebi AG

Arcplace unterstützt die Robert Aebi AG bei der Einführung der elektronischen Rechnungsverarbeitung und der Archivierung von Rechnungen.

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PDF-Rechnungen per E-Mail

Versand von PDF-Rechnungen per E-Mail

<h3>Versand von PDF-Rechnungen per E-Mail</h3> <p>Per E-Mail versandte PDF-Rechnungen sind auch in der Schweiz rechtskonform</p>

Download Versand von PDF-Rechnungen per E-Mail

<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Download</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--beige-dark"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "68790007-1fa5-4757-9f7c-51658b27807f" }); </script> </div> </div> </section>

WP PDF-Rechnungen

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Haupttitel: White Paper – Rechtskonformer Versand von PDF-Rechnungen per E-Mail

White Paper: Rechtskonformer Versand von PDF-Rechnungen per E-Mail

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Box White Paper Per E-Mail versandte PDF-Rechnungen Lead

<p><span class="lead-text">Mit der Abschaffung der Verpflichtung zur digitalen Signatur, der Lockerung des Beweisrechts in der neuen Mehrwertsteuergesetzgebung und der Aufhebung der ElDI-V per 1. Januar 2018 wurde nun auch in der Schweiz die rechtliche Grundlage für die&nbsp; elektronische Rechnungsstellung mit per E-Mail versandten PDF-Rechnungen geschaffen.&nbsp;</span></p>

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Abschnitt: White Paper - Per E-Mail versandte PDF-Rechnungen

Abschnitt: Download Per E-Mail versandte PDF-Rechnungen

White Paper

PDF-Rechnungen per E-Mail

Per E-Mail versandte PDF-Rechnungen sind nun auch in der Schweiz rechtskonform. White Paper kostenlos herunterladen.

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Ernst Sutter AG automatisiert Rechnungsverarbeitung

Box Lead Ernst Sutter AG automatisiert Rechnungsverarbeitung mit Arcplace

<p>12. Dezember 2017</p> <h1><span class="no-break">Ernst Sutter AG automatisiert Rechnungsverarbeitung mit Arcplace</span></h1> <p><span class="no-break"><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">Mit Hilfe von Arcplace hat der drittgrösste Schweizer Fleischverarbeiter, die Ernst Sutter AG, in nur vier Monaten auf einen komplett digitalen Workflow bei der Verarbeitung und Archivierung von Lieferantenrechnungen umgestellt. Durch die heute weitgehend automatisierte Rechnungsverarbeitung konnten die Durchlaufzeiten verkürzt, Mitarbeitende und Buchhaltung entlastet und markante Verbesserungen bei der Kostentransparenz erzielt werden.</span></span></span></p>

Bild

31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

Bildlegende

<p class="text-right"><span class="bildcaption no-break">(Bildquelle: Ernst Sutter AG)</span></p>

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Box Ernst Sutter AG automatisiert Rechnungsverarbeitung mit Arcplace

<h3>35‘000 Lieferantenrechnungen jährlich</h3> <p>Die zur<span class="no-break"> Fenaco-Gruppe</span> gehörende <span class="no-break">Ernst Sutter AG</span> erhält jährlich rund 35‘000 Lieferantenrechnungen. Die Kontierung, Kontrolle und Visierung der Papierrechnungen verschlang in der Vergangenheit viel Zeit und verursachte hohe Kosten. Aus diesem Grund entschied sich das Unternehmen für eine Komplettlösung von <span class="no-break">Arcplace</span>, mit der Lieferantenrechnungen – voll eingebunden ins vorhandene ERP-System – effizient elektronisch verarbeitet und rechtskonform archiviert werden können.</p> <h3>Digitaler Rechnungs-Workflow spart viel Zeit und Kosten</h3> <p>Die Rechnungen werden gescannt und an einen elektronischen Kontierungs-, Prüfungs- und Genehmigungs-Prozess übergeben. Fakturen mit einem Bezug zu einer Bestellung im ERP-System werden automatisch abgeglichen und bei Übereinstimmung kontiert und zur Bezahlung an das FIBU-System übergeben. Die restlichen Rechnungen durchlaufen einen elektronischen Prüfungs- und Genehmigungsprozess nach dem 4-Augen-Prinzip. Die zu genehmigenden Positionen werden automatisch erfasst und den zuständigen Personen per E-Mail zur Genehmigung zugestellt. Sämtliche Rechnungen werden am Schluss rechtskonform digital gespeichert.</p> <h3>50% der Lieferantenrechnungen innerhalb von zwei Tagen verarbeitet</h3> <p>Michael Strübi, Leiter Controlling und Mitglied der Geschäftsleitung der <span class="no-break">Ernst Sutter AG</span>, bestätigt die markanten Verbesserungen: «50 Prozent unserer Kreditorenrechnungen sind heute innerhalb von zwei Tagen verarbeitet.» Die <span class="no-break">Ernst Sutter AG</span> kann Kosten heute präziser zuordnen und profitiert von mehr Transparenz. Mit den automatisierten Prozessen und der rechtskonformen digitalen Archivierung werden falsche Ablagen und Belegverluste vermieden. Die Lösung wurde in nur vier Monaten ohne Beeinträchtigung des laufenden Buchhaltungsbetriebes umgesetzt und soll in den kommenden Monaten in weiteren Unternehmen der <span class="no-break">Fenaco-Gruppe</span> eingeführt werden.</p> <h3>Arcplace AG</h3> <p>Die Schweizer Arcplace AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister im Bereich Informationsmanagement und Archivierung. Das Portfolio der Arcplace umfasst Lösungen für die Digitalisierung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten sowie für die Sicherung und Archivierung von Daten. Durch die Kombination neuester Technologien mit innovativen Servicemodellen wie Managed Services, Cloud Services oder Business Process Outsourcing ist Arcplace in der Lage, Unternehmen jeder Grösse optimal zu bedienen.<br /> <br /> Seit der Gründung im Jahre 2006 hat Arcplace Lösungen für über 900 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. Arcplace betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.</p> <h3>Kontakt:</h3> <p>Arcplace AG<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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Abschnitt Lead: Ernst Sutter AG automatisiert Rechnungsverarbeitung mit Arcplace

Abschnitt: Bild Ernst Sutter AG

Abschnitt: Text Ernst Sutter AG automatisiert Rechnungsverarbeitung mit Arcplace

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News

Ernst Sutter AG automatisiert Rechnungsverarbeitung

Mit Hilfe von Arcplace hat die Ernst Sutter AG auf einen komplett digitalen Workflow bei der Verarbeitung und Archivierung von Lieferantenrechnungen umgestellt.

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Allianz Suisse automatisiert Rechnungsverarbeitung

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<p>4. September 2014</p> <h1>Allianz Suisse automatisiert Rechnungsverarbeitung</h1> <p><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">Die Allianz Suisse Immobilien AG hat sich für die elektronische Rechnungsverarbeitung des Informationsmanagement-Spezialisten <span class="no-break">Arcplace </span>entschieden. Die neue Lösung arbeitet nahtlos mit REM, der branchenführenden Software für die Immobilienbewirtschaftung, zusammen.</span></span></p>

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31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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<h3>Effizientere Prozesse und Kostensenkung durch elektronische Rechnungsverarbeitung</h3> <p>Die elektronische Rechnungsverarbeitung führt laut Hansruedi Kälin, Leiter Rechnungswesen bei der Allianz Suisse Immobilien AG, zu markant schnelleren Prozessen und tieferen Kosten. Durch die Automatisierung entfallen monotone Routinearbeiten und es treten weniger Buchungsfehler auf. Die digitale Verfügbarkeit der Rechnungsdaten erleichtert die Belegkontrolle und das schnelle Auffinden von Informationen. Im Rahmen des elektronischen Workflows können Stellvertretungen definiert werden, so dass Rechnungen bei nicht fristgerechter Bearbeitung automatisch weitergeleitet werden. Mahnungen und administrativer Aufwand durch verpasste Zahlungsfristen gehören der Vergangenheit an. Zudem ist eine rechtskonforme Archivierung gewährleistet.</p> <h3>Erfolgreiche Integration in Immobilien-Branchenlösung</h3> <p>Die Allianz Suisse Immobilien AG leitet Papierrechnungen neu direkt ins Scan Center von <span class="no-break">Arcplace</span> weiter, wo die Rechnungsdaten mittels modernster Schrifterkennungs-Technologien (OCR) extrahiert werden. Die Informationen werden durch <span class="no-break">Arcplace </span>mit den Stammdaten abgeglichen, digital signiert und so aufbereitet, dass sie mit der Rechnungsverarbeitungs-Software "<span class="no-break">Basware</span>" importiert werden können. Basware ist der weltweit führende Hersteller im Bereich der Rechnungsautomatisierung. Ein automatisierter Workflow mit E-Mail-Erinnerungen basierend auf REM-Rollen stellt sicher, dass die digitalisierten Rechnungen zeitnah an die richtigen Stellen zur Freigabe und Bearbeitung gelangen. Geprüfte, genehmigte und kontierte Rechnungen können dann von Allianz Suisse direkt in die <a href="http://www.rem.ch/de/Home.aspx" target="_blank" title="REM">Immobilienbewirtschaftungs-Software REM</a> übernommen werden. Am Schluss des Prozesses steht die automatisierte revisionssichere Archivierung von Rechnungen und der Bearbeitungsverlauf.</p> <h3>Digitalisierung vereinfacht Rechnungsverarbeitung und -archivierung</h3> <p>Bei der Allianz Suisse Immobilien AG treffen jährlich rund <span class="no-break">36'000</span> Rechnungen ein - die meisten davon in Papierform. Das manuelle Öffnen, Kontrollieren, Zuordnen, Verbuchen und Archivieren der Papierrechnungen verursachte in der Vergangenheit einen erheblichen Aufwand. Zudem standen alte Rechnungsunterlagen nur im Papierarchiv zur Verfügung. Die Umsetzung der Lösung erfolgte in enger Zusammenarbeit zwischen Allianz Suisse, der GARAIO AG (Entwickler sowie Vertriebspartner der Immobilien-Branchenlösung REM) und <span class="no-break">Arcplace</span>.</p> <h3>Über Allianz Suisse Immobilien AG</h3> <p>Die Allianz Suisse Immobilien AG ist eine Tochtergesellschaft der <span class="no-break">Allianz Suisse Versicherungs-Gesellschaft</span> und ist der Investment- und Assetmanager für Immobilien der <span class="no-break">Allianz </span>Gruppe in der Schweiz mit Standorten in Wallisellen, Bern, Genf und Lausanne. Die <span class="no-break">Allianz Suisse Immobilien</span> AG betreut ein Portfolio von rund <span class="no-break">3,7 Mrd.</span> CHF.&nbsp;</p> <h3>Arcplace AG</h3> <p>Die Schweizer <span class="no-break">Arcplace </span>AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister im Bereich Informationsmanagement und Archivierung. Das Portfolio der <span class="no-break">Arcplace </span>umfasst Lösungen für die Digitalisierung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten sowie für die Sicherung und Archivierung von Daten. Durch die Kombination neuester Technologien mit innovativen Servicemodellen wie Managed Services, Cloud Services oder Business Process Outsourcing ist <span class="no-break">Arcplace </span>in der Lage, Unternehmen jeder Grösse optimal zu bedienen.</p> <p>Seit der Gründung im Jahre 2006 hat <span class="no-break">Arcplace </span>Lösungen für über 800 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. <span class="no-break">Arcplace </span>betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.</p> <h3>Kontakt:</h3> <p>Arcplace AG<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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Allianz Suisse automatisiert Rechnungsverarbeitung

Die Allianz Suisse Immobilien AG hat sich für die elektronische Rechnungsverarbeitung des Informationsmanagement-Spezialisten Arcplace entschieden.

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Bilfinger Real Estate automatisiert Rechnungsverarbeitung

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<p>20. Mai 2015</p> <h1><span class="no-break">Bilfinger Real Estate automatisiert Rechnungsverarbeitung</span></h1> <p><span class="MaaxItalic no-break">Die <span class="no-break">Arcplace </span>AG, spezialisierter IT-Dienstleister in den Bereichen Dokumenten- und Daten-Management, hat für den Immobilien-Dienstleister <span class="no-break">Bilfinger Real Estate</span> AG eine effiziente Lösung zur automatisierten elektronischen Verarbeitung von Kreditorenrechnungen implementiert. Dank der Automatisierung spart die <span class="no-break">Bilfinger Real Estate</span> Zeit und Kosten bei der Rechnungsverarbeitung, gleichzeitig konnten Fehlerquellen eliminiert werden.</span></p>

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31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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<h3>Lösung in nur vier Monaten implementiert</h3> <p>Die in nur vier Monaten umgesetzte Lösung deckt den gesamten Workflow für die rund <span class="no-break">120’000</span> jährlichen Kreditorenrechnungen ab. Dies beinhaltet die Rechnungs-Erfassung, die Validierung und Freigabe bis hin zur Zahlung und revisionssicheren digitalen Archivierung. Die realisierte Lösung basiert auf den Technologien AnyDoc (Scanning und Schrifterkennung), Basware (Workflows) und Windream (Archiv). Über eine Schnittstelle bezieht die Lösung Daten wie Lieferantenadressen, Kontenpläne und Kostenstellen direkt aus der bestehenden Immobilien-Software REM. Neue Rechnungen können so bereits beim Einscannen an den beiden vor Ort installierten Scan-Stationen vom System verifiziert und automatisch mit weiteren Informationen ergänzt werden.</p> <h3>Flexibel definierbare Workflows</h3> <p>Die erfassten Rechnungen werden elektronisch, basierend auf vordefinierten Workflow-Regeln, an einen oder mehrere Empfänger versendet. Das Regelwerk löst auch Konfliktsituationen. So werden beispielsweise Abwesenheiten von einzelnen Personen erkannt und deren Stellvertreter automatisch in den Workflow einbezogen. Auch lassen sich einfach Kontrollen bezüglich Zahlungsfristen, Buchungsperioden, Einhaltung des Vieraugenprinzips oder Rechnungsbeträgen einrichten. Für die Prüfung, Genehmigung und Kontierung der Rechnungen benutzen die Mitarbeitenden eine übersichtliche Webapplikation. Die bearbeiteten Rechnungen werden anschliessend zu REM transferiert, dort verbucht, bezahlt und dann zusammen mit dem Umlaufprotokoll und allfälligen Anhängen revisionssicher in der Archiv-Lösung Windream abgelegt.</p> <h3>Kosten- und Zeiteinsparungen</h3> <p>Mit der neuen Lösung spart die <span class="no-break">Bilfinger Real Estate</span> AG Zeit und Kosten im Kreditorenwesen. Der direkte Abgleich mit den Stammdaten der bestehenden Immobilien-Software REM und die exakt definierten Workflows ermöglichen schnellere, effizientere und sicherere Prozesse. Dank der elektronischen Ablage sind sämtliche Rechnungsbelege schnell verfügbar und müssen nicht mehr in Ordnern gesucht werden. Fehler bei der Zuordnung von Kosten und in der Ablage werden durch die neue AVK-Lösung („Automatisierte Verarbeitung von Kreditorenrechnungen“) zuverlässig vermieden.&nbsp;</p> <h3>Arcplace AG</h3> <p>Die Schweizer <span class="no-break">Arcplace </span>AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister im Bereich Informationsmanagement und Archivierung. Das Portfolio der Arcplace umfasst Lösungen für die Digitalisierung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten sowie für die Sicherung und Archivierung von Daten. Durch die Kombination neuester Technologien mit innovativen Servicemodellen wie Managed Services, Cloud Services oder Business Process Outsourcing ist <span class="no-break">Arcplace </span>in der Lage, Unternehmen jeder Grösse optimal zu bedienen.</p> <p>Seit der Gründung im Jahre 2006 hat <span class="no-break">Arcplace </span>Lösungen für über 800 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. Arcplace betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.</p> <h3>Kontakt:</h3> <p>Arcplace AG<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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Bilfinger Real Estate automatisiert Rechnungsverarbeitung

Arcplace hat für Bilfinger Real Estate AG eine effiziente Lösung zur automatisierten elektronischen Verarbeitung von Kreditorenrechnungen implementiert.

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Baumann Koelliker mit digitaler Rechnungsverarbeitung

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<p>13. Januar 2016</p> <h1>Baumann Koelliker mit automatischer Rechnungsverarbeitung</h1> <p><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">Die bedeutende Schweizer Elektroinstallations-Gruppe Baumann Koelliker hat die Verarbeitung ihrer Lieferantenrechnungen mit <span class="no-break"><span class="no-break"><span class="no-break">Arcplace </span></span></span>automatisiert. Über den voll digitalisierten Kreditorenprozess können Papier- und E-Rechnungen effizient erfasst, überprüft, freigegeben, zur Bezahlung weitergeleitet und revisionssicher archiviert werden. Zudem hat <span class="no-break"><span class="no-break"><span class="no-break">Arcplace </span></span></span>eine E-Mail Archivierungslösung implementiert mit dem Ziel das Wachstum der Mail-Daten zu drosseln.</span></span></p>

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31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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<h3>Durchgängiger digitaler Prozess – auch für Papier-Rechnungen</h3> <p>Rund 100‘000 Lieferantenrechnungen gehen bei Baumann Koelliker jedes Jahr ein. Dank einer ausgereiften Lösung von <span class="no-break"><span class="no-break">Arcplace </span></span>auf der Basis der Applikationen AnyDoc (Scanning und Schrifterkennung), Basware (Workflow) und Kendox (Archivierung) können diese Rechnungen seit kurzem vollständig digital verarbeitet und am Ende des Prozesses rechtskonform elektronisch archiviert werden. Nach dem Einscannen der Rechnungen und der Extraktion von Rechnungsinformationen werden die digitalisierten Rechnungen über vordefinierte Workflows zur Überprüfung und Freigabe in Umlauf gebracht. Genehmigte Rechnungen können direkt ins ERP-System übernommen und nach der Zahlung revisionssicher im digitalen Archiv abgelegt werden.</p> <h3>5’000 eingesparte Arbeitsstunden pro Jahr</h3> <p>Nach Auskunft von Peter Jenzer, Fachleiter finanzielles Rechnungswesen bei der Baumann Koelliker Gruppe, wird das Unternehmen mit der neuen Lösung gegen 5'000 Arbeitsstunden jährlich einsparen. Dank der automatisierten Rechnungsverarbeitung können Kosten präziser einzelnen Projekten zugeordnet werden. Zudem steigt die Kostentransparenz, da die Rechnungen jederzeit von den Projektverantwortlichen eingesehen werden können. Mit den grössten Hauptlieferanten hat die Baumann Koelliker Gruppe bereits auf E-Rechnung umgestellt, so dass heute gegen 60% aller Kreditorenrechnungen komplett papierlos verarbeitet werden können.</p> <h3>E-Mail Archivierung</h3> <p>Zeitgleich mit der elektronischen Kreditorenverarbeitung hat <span class="no-break"><span class="no-break">Arcplace </span></span>bei Baumann Koelliker eine E-Mail Archivierung auf der Basis von Veritas Enterprise Vault implementiert, mit der das Wachstum des E-Mail-Speichers überwacht und E-Mails inklusive Attachments automatisch aus den Exchange Postfächern heraus in einen Archiv-Langzeitspeicher überführt werden können.</p> <h3>Arcplace AG</h3> <p>Die Schweizer <span class="no-break">Arcplace </span>AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister im Bereich Informationsmanagement und Archivierung. Das Portfolio der <span class="no-break"><span class="no-break">Arcplace </span></span>umfasst Lösungen für die Digitalisierung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten sowie für die Sicherung und Archivierung von Daten. Durch die Kombination neuester Technologien mit innovativen Servicemodellen wie Managed Services, Cloud Services oder Business Process Outsourcing ist <span class="no-break">Arcplace </span>in der Lage, Unternehmen jeder Grösse optimal zu bedienen.</p> <p>Seit der Gründung im Jahre 2006 hat <span class="no-break">Arcplace </span>Lösungen für über 800 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. <span class="no-break">Arcplace </span>betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.</p> <h3>Kontakt:</h3> <p>Arcplace AG<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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Baumann Koelliker mit digitaler Rechnungsverarbeitung

Die Schweizer Elektroinstallations-Gruppe Baumann Koelliker hat die Verarbeitung ihrer Lieferantenrechnungen mit Arcplace automatisiert.

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swisspro automatisiert Kreditorenbuchhaltung

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<p>10. Mai 2016</p> <h1>swisspro automatisiert Kreditorenbuchhaltung</h1> <p><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">swisspro, eine führende Schweizer Firmengruppe für Elektroinstallationen sowie Sprach- und Datenkommunikation, hat die Verarbeitung ihrer fast 60’000 jährlichen Kreditorenrechnungen automatisiert. Mit der Lösung von <span class="no-break">Arcplace</span>, die einen elektronischen Rechnungsworkflow und eine revisionssichere digitale Archivierungslösung umfasst, konnte die Effizienz markant gesteigert werden. Für die Digitalisierung der Papierrechnungen nutzt swisspro den Service des <span class="no-break">Arcplace</span> Scan Centers.</span></span></p>

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31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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<h3>Arcplace Scan Center digitalisiert Papierrechnungen</h3> <p>Um den Rechnungsworkflow zu beschleunigen und Kosten zu senken, hat&nbsp; die Schweizer Elektroinstallationsgruppe swisspro mit Unterstützung von <span class="no-break">Arcplace </span>erfolgreich eine Komplettlösung zur Digitalisierung und Automatisierung der bisher papierbasierten Verarbeitungsprozesse eingeführt. Im Rahmen dieser Lösung nutzt swisspro auch die Services des <span class="no-break">Arcplace </span>Scan Centers. Die Kreditorenrechnungen werden im <span class="no-break">Arcplace </span>Scan Center digitalisiert, die Rechnungsinformationen extrahiert und mit den Stammdaten abgeglichen. Die digitalisierten Rechnungen werden anschliessend durch die Applikation Basware automatisch zur Überprüfung und Freigabe im Unternehmen verteilt und nach der Genehmigung und Bezahlung revisionssicher digital archiviert. «Durch den Einsatz des Scan Services müssen wir weder inhouse eine Scan-Infrastruktur aufbauen und kostspielig à jour halten, noch werden personelle Ressourcen gebunden. Wir senden unsere Kreditorenrechnungen einfach ein und haben kurz darauf die perfekt aufbereiteten und validierten elektronischen Dokumente auf unserem Server», erklärt David Hess, Leiter Finanz- und Rechnungswesen bei swisspro.</p> <h3>Schnellere Durchlaufzeiten und tiefere Kosten</h3> <p>Mit der automatischen Rechnungsverarbeitung konnte die Durchlaufzeit pro Rechnung markant verkürzt werden. Die Mitarbeitenden der Buchhaltung werden stark entlastet und auch die Fehlerquote konnte gesenkt werden, da Kosten präziser zugeordnet werden können und kaum noch manuelle Eingabefehler auftreten. Der aktuelle Stand der Kreditorenrechnungen kann tagesaktuell an den Arbeitsplätzen abgerufen werden und dank der schnelleren Verarbeitung profitiert swisspro von besseren Rechnungskonditionen. Belege sind jederzeit einfach im digitalen Archiv auffindbar, zudem konnte wertvoller Platz am Hauptsitz in Zürich eingespart werden. Durch die&nbsp; Nutzung des <span class="no-break">Arcplace</span> Scan Centers benötigt swisspro keine aufwändige Inhouse-Scan-Infrastruktur.</p> <h3>Arcplace AG</h3> <p>Die Schweizer <span class="no-break">Arcplace</span> AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister im Bereich Informationsmanagement und Archivierung. Das Portfolio der <span class="no-break">Arcplace </span>umfasst Lösungen für die Digitalisierung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten sowie für die Sicherung und Archivierung von Daten. Durch die Kombination neuester Technologien mit innovativen Servicemodellen wie Managed Services, Cloud Services oder Business Process Outsourcing ist <span class="no-break">Arcplace </span>in der Lage, Unternehmen jeder Grösse optimal zu bedienen.</p> <p>Seit der Gründung im Jahre 2006 hat <span class="no-break">Arcplace </span>Lösungen für über 800 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. <span class="no-break">Arcplace </span>betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.</p> <h3>Kontakt:</h3> <p>Arcplace AG<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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swisspro automatisiert Kreditorenbuchhaltung

swisspro hat die Verarbeitung ihrer fast 60’000 jährlichen Kreditorenrechnungen mit Arcplace automatisiert.

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Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf

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<p>31. März 2016</p> <h1>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h1> <p><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von <span class="no-break">Arcplace </span>können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.</span></span></p>

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31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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<h3>30’000 mehrseitige Kreditorenrechnungen pro Jahr</h3> <p>Die Möbel Pfister AG ist mit 20 Filialen in allen Landesteilen, einem grossen Online-Shop und einem Logistikzentrum mit fünf Lieferstützpunkten Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel. Mit einer von <span class="no-break">Arcplace </span>entwickelten und implementierten Lösung auf der Basis der Applikationen AnyDoc (Scanning, Extraktion von Rechnungsinformationen, Validierung) und Basware (Workflow) kann das Unternehmen seine 30’000 jährlichen Kreditorenrechnungen heute komplett elektronisch verarbeiten und revisionssicher digital archivieren. Mit der neuen Lösung können Papier- und E-Rechnungen von Lieferanten mit einem hohem Automatisierungsgrad zentral am Hauptsitz in Suhr erfasst, elektronisch zur Überprüfung und Freigabe weitergeleitet und schliesslich zur Bezahlung freigegeben werden. Die neuen Software-Komponenten wurden von <span class="no-break">Arcplace </span>nahtlos mit den vorhandenen ERP- und Archiv-Systemen integriert.</p> <h3>Elektronische Verarbeitung bringt grosse Effizienzgewinne</h3> <p>Der zuständige Projektleiter in der Finanzbuchhaltung bei Pfister streicht das grosse Effizienzsteigerungspotenzial der elektronischen Rechnungsverarbeitung heraus: «Wir verarbeiten jedes Jahr 30’000, zum Teil mehrseitige Lieferantenrechnungen. Neben den acht Mitarbeitenden der Finanzbuchhaltung sind bis zu 250 Personen als Prüfer und Genehmiger in die Prozesse involviert. Mit der neuen Lösung von <span class="no-break">Arcplace </span>können wir die Durchlaufzeiten massiv verkürzen, Fehlerquellen minimieren, Lieferantenkonditionen besser ausnutzen und haben mehr Transparenz in Bezug auf den Rechnungseingang.» Auch zur Zusammenarbeit mit <span class="no-break">Arcplace </span>äussert sich der Projektverantwortliche durchwegs positiv: «Die Spezialisten von <span class="no-break">Arcplace </span>haben unsere Bedürfnisse sehr gut verstanden und die Zusammenarbeit funktionierte in allen Projektphasen hervorragend.» Pfister hat seine Lieferanten proaktiv über die Umstellung informiert und dazu motiviert, in Zukunft nur noch elektronische Rechnungen auszustellen.</p> <h3>Arcplace AG</h3> <p>Die Schweizer <span class="no-break">Arcplace </span>AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister im Bereich Informationsmanagement und Archivierung. Das Portfolio der <span class="no-break">Arcplace </span>umfasst Lösungen für die Digitalisierung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten sowie für die Sicherung und Archivierung von Daten. Durch die Kombination neuester Technologien mit innovativen Servicemodellen wie Managed Services, Cloud Services oder Business Process Outsourcing ist <span class="no-break">Arcplace </span>in der Lage, Unternehmen jeder Grösse optimal zu bedienen.</p> <p>Seit der Gründung im Jahre 2006 hat <span class="no-break">Arcplace </span>Lösungen für über 800 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. <span class="no-break">Arcplace </span>betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.</p> <h3>Kontakt:</h3> <p>Arcplace AG<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf

Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert.

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