Les dossiers sont des collections de différents documents portant sur des thèmes similaires. Quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité, la plupart des entreprises travaillent avec des dossiers, comme par exemple : les dossiers du personnel, les dossiers clients, les dossiers des étudiants, les dossiers patients, les dossiers de projet, transport, immobiliers, etc.
A l’ère du numérique, le défi consiste à gérer et archiver ces dossiers au format électronique (e-dossier). Les utilisateurs ont diverses exigences sur la manière dont le nouveau système doit simplifier et améliorer leurs processus de travail. Pour la gestion et la conservation de certains documents, il existe en outre des réglementations qui doivent être respectées. Pour répondre à ces exigences, on utilise un système de gestion documentaire (GED ou DMS) ou un système de gestion de contenu entreprise (ECM).
Grâce aux dossiers électroniques, les clients ont toujours une vue d’ensemble complète et actuelle sur le contenu du dossier et profitent en plus de fonctions utiles, comme :
- Des fonctions de recherche étendues
- Un archivage conforme des documents
- Un contrôle d’accès grâce à un droits d’accès
- L’intégration avec des applications existantes
- L’intégration avec Microsoft Office et Outlook
Arcplace possède une grande et longue expérience dans la création de dossiers électronique et peut mettre en œuvre les exigences les plus variées.
Exemples de dossiers électroniques
Dossiers du personnel
Les services du personnel et les cadres dirigeants ont besoin d’avoir un accès simple, rapide et sécurisé aux dossiers du personnel.
Dossiers clients
Une efficacité accrue et un service client optimisé grâce à l'accès instantané à tous les documents clients.
Dossiers immobiliers
L’utilisation du dossier immobilier électronique simplifie les processus de travail et propose un accès rapide et sûr aux documents souhaités.
Dossiers des étudiants
Des dossiers des étudiants doivent être conservés pour des durées plus ou moins longues selon la législation du canton en vigueur.
Livre blanc
Dossiers électroniques personnel et la loi
Exigences légales relatives au dossier personnel électronique
Étude de cas
Raiffeisen
La Banque Raiffeisen Aarau-Lenzburg numérise ses dossiers clients
Vidéo : Transformation Digitale chez Livit
Avec l’aide d’Arcplace, la société immobilière Livit SA a digitalisé 150'000 dossiers de contrats de location.
Dans la vidéo, un employé de Livit présente le gain d’efficacité et les optimisations obtenus pour l’entreprise et les employés.