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<h3>Case Study als PDF</h3>

<p>Case Study</p> <h1>2.5 Millionen Seiten in Windeseile gescannt</h1>

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Box Lead Case Study: 2.5 Millionen Seiten in Windeseile gescannt

<p><span class="no-break"><span class="lead-text"><span class="lead-text no-break">Die Dossiers der HypothekenZentrum AG mussten digitalisiert und in einem Archivsystem abgelegt werden. Auf der Suche nach einem erfahrenen Scanning-Partner, welcher das umfassende Papiervolumen von 2.5 Millionen Seiten professionell und unter Einhaltung von strengen Sicherheitsvorschriften verarbeiten konnte, hat sich das Unternehmen für Arcplace entschieden.</span></span></span></p>

Leerschlag

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Ausgangslage

<h3>Ausgangslage</h3> <p>Die <span class="no-break">HypothekenZentrum AG</span> ist eine Tochtergesellschaft der VZ Gruppe und verwaltet für institutionelle Kunden Hypotheken und transferiert Kredite. Das Unternehmen lagerte ihre Dossiers physisch und um diese bearbeiten zu können, mussten Mitarbeitende jeweils in den Archivraum und die Papierdokumente «aus- und einchecken». Um standortunabhängig Zugriff auf die Arbeitsunterlagen zu haben sowie aus Gründen der Effizienz sollten sämtliche Dossiers digitalisiert werden. Die Digitalisierung musste in kürzester Zeit umgesetzt und den strengen Anforderungen an Qualität und Sicherheit eines Finanzdienstleisters gerecht werden.</p>

Lösung

<h3>Lösung</h3> <ul> <li><span class="MaaxBold">Ortsunabhängiger Zugriff auf Dokumente</span></li> <li><span class="MaaxBold">Dokumentenablage in einheitlicher Qualität</span></li> <li><span class="MaaxBold">Effizienzgewinne bei der Bearbeitung der Dossiers</span></li> </ul> <p>Das Ausfassen der Dossiers durch geschulte <span class="no-break">Arcplace </span>Mitarbeitende lief auf Hochtouren, damit die Digitalisierung der Dossiers möglichst zeitnah erfolgen konnte. Sämtliche Dossiers wurden beim Kunden vor Ort mit einem Barcode versehen, der vor dem Befüllen der Transportkisten gescannt wurde, um so ein lückenloses Tracking zu ermöglichen. Das Scanning erfolgte im Scan &amp; BPO Center von Arcplace. Nach nur vier Monaten waren alle digitalisierten Dossiers via SFTP Server in ein Archivsystem des HypothekenZentrums sicher und vollständig überführt.</p> <h3>«Das <span class="no-break">Arcplace</span> Team überzeugte von Anfang an mit hoher Fachkompetenz, Lösungsorientierung und einer Hands-On-Mentalität. Die Entscheidungswege waren kurz und der Austausch auf Augenhöhe.»</h3> <p><span class="bildcaption"><span class="no-break">Christian Bünter</span>, Leiter Relationship Management, <span class="no-break">HypothekenZentrum AG</span></span></p>

Resultate

<h3>Resultate</h3> <ul> <li>Platzeinsparung durch Wegfall einer physischen Ablage</li> <li>Zeitersparnis durch vereinfachten und schnelleren Zugriff auf Dossiers</li> <li>Standortunabhängiger Zugriff auf Dossiers</li> <li>Zentrale Dokumentenablage in einheitlicher Qualität</li> </ul>

Wir beraten Sie gerne persönlich

<h3>Wir beraten Sie gerne persönlich</h3> <p><span class="no-break">Für ein unverbindliches Angebot für Ihr Scanning Projekt füllen Sie einfach das Kontaktformular aus. Gerne analysieren wir Ihre Anforderungen und kalkulieren einen Richtpreis für Sie.</span></p>

Kontaktformular Digitaler Posteingang DE beige

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Lead

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Abschnitt: Ausgangslage, Lösung, Resultate & Kontakt

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Aufzählungen rechte Spalte

<h3>Die Kostentreiber beim Dossier-Scanning</h3> <h3>Ausfassen</h3> <p>Das Ausfassen kann grundsätzlich vom Kunden selber oder vom externen Scan-Dienstleister übernommen werden. Bei grossen Mengen empfiehlt sich die Dossiers vom Scan-Dienstleister ausfassen zu lassen, da er dies aufgrund der langjährigen Routine und Erfahrung kosteneffizienter macht als interne Mitarbeitende.</p> <h3>Transport</h3> <p>Hier stellt sich vor allem die Frage, ob die Dossiers intern oder extern verarbeitet werden. Kosteneffizienter ist meist die Variante extern im Scan Center. Dies vor allem, weil ein Scan Center optimal für die Verarbeitung ausgerüstet ist, der Aufbau und Abbau der Infrastruktur entfällt und keine Spesen anfallen.</p> <h3>Vorbereitung</h3> <p>Wie aufwändig diese Vorbereitungsaufgaben sind, hängt vor allem davon ab, wie fein gegliedert man die Dokumente in digitale PDFs umwandeln möchte. Folgende Szenarien sind dabei möglich:</p> <ul> <li>Szenario 1 = 1 PDF pro Dossier</li> <li>Szenario 2a = 1 PDF pro Register</li> <li>Szenario 2b = 1 PDF pro Register (neu sortiert)</li> <li>Szenario 3a = 1 PDF pro Dokumenttyp</li> <li>Szenario 3b = 1 PDF pro Dokument</li> </ul> <p>Die physischen Dossiers müssen so gescannt werden, dass im neuen digitalen System die Dokumente schnell und einfach gefunden werden können. Es lohnt sich hier gut zu überlegen, wie die Ablage-Struktur, Prozesse und Verwendung in der Zukunft angedacht sind und was dies wiederum für die Digitalisierung der Dokumente bedeutet. Dieser Zeitpunkt bietet auch eine Chance, um die Struktur in der digitalen Ablage neu zu ordnen. Wir von Arcplace beraten Sie dabei sehr gerne.</p> <p>Ob sich der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) bei der Dokumententrennung und Klassifizierung lohnt, muss von Fall zu Fall geprüft werden. Da KI angelernt werden muss, was mit einem gewissen initialen Aufwand verbunden ist, rechnet sich ein KI-unterstütztes Scanning erst ab einer gewissen Komplexität und Menge (Dossiers, Anzahl Dokumenttypen).</p> <h3>Scanning</h3> <p>Das eigentliche Scanning der Dossiers hat einen relativ kleinen Einfluss auf die Höhe der Kosten. Die Anzahl der zu scannenden Seiten ist hier massgeblich.<br /> Wenn grosse Teile eines Dossiers beispielsweise vernichtet werden können, macht das je nach Situation durchaus Sinn. Auch kann man sich überlegen, nur «aktive» Dossiers einzuscannen und «passive» Dossiers einzulagern, wenn man darauf nicht oft zugreifen muss und der Platz keine Rolle spielt.</p> <h3>Die Kosten</h3> <p>Und was kostet nun die Digitalisierung der physischen Dossiers?</p> <p>Viele Faktoren beeinflussen die Kosten. Dementsprechend kann ich Ihnen nur eine Bandbreite angeben, welche jedoch unseren Erfahrungswerten entspricht und die Kosten von kleineren Scanning-Projekten (ab 500 Dossiers) bis hin zum Scanning von zig Tausend Dossiers abdeckt.</p> <p>Die Gesamtkosten belaufen sich auf 20.- bis 70.- CHF pro Dossier oder auch 0.08 bis 0.30 CHF pro Seite.</p>

<p>Blog</p> <h1>Was kostet eigentlich das Scanning von Dossiers?</h1>

Aufzählungen linke Spalte

<h3>Die Kostenblöcke beim Dossier-Scanning</h3> <h3>Ausfassen</h3> <p>Die Dossiers müssen aus den Regalen oder Schränken ausgefasst werden. Dabei werden die Dossiers, so wie sie geordnet sind – beispielsweise in einem Ordner oder Hängeregister – systematisch in Kisten umgepackt und in einer Excel-Liste als Inventar erfasst. Dies dient der Kontrolle hinsichtlich Vollständigkeit sowie der späteren Wiederauffindbarkeit, sollte zum Beispiel kurzfristig der Zugriff auf ein physisches Dossier nötig sein.</p> <h3>Transport</h3> <p>Wenn die Dossiers in einem externen Scan Center gescannt werden, ist ein Transport der Dossiers notwendig. Dieser erfolgt in der Regel durch einen professionellen Kurier, organisiert durch den Scan-Dienstleister oder den Kunden.<br /> Auch wenn die Dossiers vor Ort beim Kunden verarbeitet werden, ist ein Transport notwendig. Die Dossiers müssen dann nämlich in den Verarbeitungsraum, wo das Scanning stattfindet, gebracht werden.</p> <h3>Vorbereitung</h3> <p>Die Dossiers müssen vor dem eigentlichen Scanning vorbereitet werden. Folgende Tätigkeiten werden dabei typischerweise durchgeführt.</p> <h3>Mechanische Vorbereitung</h3> <ul> <li>Hefter und Klammern entfernen</li> <li>Post-its an freier Stelle aufkleben</li> <li>Aufschneiden gebundener Dokumente (z.B. Broschüren u.ä.)</li> <li>Aussortieren bestimmter Dokumente</li> </ul> <h3>Fachliche Vorbereitung</h3> <ul> <li>Einfügen von Deckblättern</li> <li>Trennen und ggf. Klassifizieren von Dokumenten mittels Trennblättern oder Barcodeaufklebern oder künstlicher Intelligenz</li> <li>Aussortieren von Registern oder Dokumenten gemäss Regelwerk</li> <li>Anlernen der künstiglichen Intelligenz (KI) mittels einer kleineren Menge an Beispieldossiers</li> </ul> <h3>Scanning</h3> <p>Die vorbereiteten Dokumente werden von Arcplace als Stapel mittels Hochleistungsscanner verarbeitet. Leere Rückseiten werden durch die Scan Software grundsätzlich automatisch gelöscht und die Seiten in Leserichtung gedreht.</p> <h3>Validierung</h3> <p>Die Validierung dient der Qualitätssicherung. Dabei können verschiedene Parameter kontrolliert werden.</p> <ul> <li>Entspricht die Anzahl physischer Dossiers der Anzahl digitaler Files</li> <li>Stimmen aus den Dokumenten ausgelesene Daten mit den Stammdaten überein</li> <li>Manuelle Trennung und Klassifizierung von Dokumenten, wo die KI kein eindeutiges Resultat liefern konnte</li> </ul>

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Was kostet eigentlich das Scanning von Dossiers?

<p><span class="lead-text">Im vierten Beitrag der Serie «Was kostet eigentlich …?» widmen wir uns der Frage, wie sich die Kosten für das Scanning von Dossiers zusammenstellen, was die Kostentreiber sind und wie hoch die Kosten pro Dossier ausfallen können.</span></p>

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Wir beraten Sie gerne

<p>Wir beraten Sie sehr gerne individuell und geben weitere Tipps, wie Sie die Kosten effizient halten und so einen hohen Nutzen für Ihr Unternehmen aus der Digitalisierung Ihrer Dossiers ziehen können.</p>

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Kontaktformular E-Dossiers DE

<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Kontakt</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "ec18a4a9-7cf9-4f7c-9bc7-cd90958fdcbd" }); </script> </div> </div> </section>

Scanning

Haupttitel: Was kostet eigentlich das Scanning von Dossiers?

Lead: Was kostet eigentlich das Scanning von Dossiers?

Abschnitt: Was kostet eigentlich das Scanning von Dossiers?

Abschnitt: Kontakt

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<p>Blog</p> <h1>Papierarchiv adé! Aber wie soll das gehen?</h1>

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<h3>Wo sollen die Unterlagen eingescannt werden?</h3> <p>Da gibt es zwei Möglichkeiten: das Scanning vor Ort in Ihren Geschäftsräumen oder das externe Scanning der Dokumente in einem Scan Center. Arcplace stellt beim Scanning vor Ort die Infrastruktur und ein Scanning-Team zur Verfügung. Dabei bleiben besonders sensible Dokumente im Haus und der Zugriff auf die Unterlagen ist jederzeit möglich. Die Hauptvorteile beim Scanning im Scan Center beruhen auf mehr Kosteneffizienz und es sind keine Scanning-Räume nötig.</p> <h3>Welche Dokumente unterliegen Schweizer Archivierungsvorschriften?</h3> <p>In Ihrem Papierarchiv werden Sie unterschiedliche Dokumente finden, wie zum Beispiel Rechnungen, Lieferscheine, allgemeine Korrespondenz, Bestellungen oder Pläne. Vielleicht sind da aber auch HR-Dossiers, Verträge, Kunden-Dossiers und weitere kritische Dokumente mit besonders schützenswerten Informationen, welche speziellen rechtlichen Anforderungen an die Aufbewahrung unterliegen, vorhanden. Prüfen Sie den Inhalt Ihres Archivs!</p> <h3>Einmal alles scannen und dann ist Schluss?</h3> <p>Leider nein. Sie werden auch nach dem initialen Scanning laufend neue Dokumente erhalten. Machen Sie sich Gedanken, wie Sie in Zukunft vorgehen möchten. Wäre ein digitaler Posteingang hilfreich oder scannen Sie eingehende physische Dokumente laufend selber ein? Würde Ihnen eine elektronische Dossierlösung für einzelne Fachabteilungen die Arbeit erleichtern?</p>

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Fragen über Fragen, bei denen wir Ihnen gerne zur Seite stehen.

<p>Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Scanning-Angebot.</p>

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Papierarchiv adé! Aber wie soll das gehen?

<p><span class="lead-text">Sie sind es leid, Ihre Dokumente in Ordnern, Hängeregistern oder Schachteln zu suchen. Sie brauchen den Platz, an dem noch Hunderte von vollgestopften Ordnern stehen. Sie möchten eine bessere Übersicht über all Ihre Dokumente haben und Arbeitsprozesse effizienter gestalten. Ihr Entschluss steht fest: das Papierarchiv muss digitalisiert werden.</span></p>

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Formular Scanning Angebot einholen DE

<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Kontakt</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "3da68052-567c-41ac-b3cb-1eada0e0e3dc" }); </script> </div> </div> </section>

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<p>Bevor Sie sich nun auf die Suche nach einem geeigneten Dienstleister für Ihr Scanning Projekt machen, empfehlen wir Ihnen, sich mit folgenden Fragen auseinanderzusetzen:<br /> &nbsp;<br /> Wie viel Papier soll eingescannt werden?</p> <p>Verschaffen Sie sich einen groben Überblick über die Menge Papier, welche eingescannt werden soll. Bei einem traditionellen Bundesordner (A4) können Sie mit rund 500 Blättern rechnen. Eine Hängemappe beinhaltet zirka 100 bis 150 Blätter. Zählen Sie Ihre Ordner, Hängeregister und Schachteln – Sie werden staunen, wie viel Papier sich angesammelt hat.</p> <h3>Anhand welcher Struktur und wo sollen die digitalisierten Dokumente abgelegt werden?</h3> <p>Machen Sie sich Gedanken darüber, wie Ihre Dokumente heute geordnet sind. Bestehen Register und damit eine einheitliche Struktur oder gibt es eine chronologische Ordnung? Überlegen Sie sich dann, wie dies digital in einem Ablagesystem abgebildet werden soll und kann. Denken Sie darüber nach, wie es für Sie am angenehmsten ist, in Ihrem System eine Information zu suchen. Auf der Basis dieser Erkenntnisse sollte dann die zukünftige Struktur für die elektronischen Dokumente festgelegt werden.</p> <p>Beim Scanning von Papierarchiven muss definiert werden, in welchem Dateiformat die digitalisierten Unterlagen gespeichert werden sollen. Üblicherweise werden PDF-Dateien mit entsprechenden Metadaten erzeugt. Die Files werden elektronisch an ein System zur Ablage oder an eine Fachapplikation, wie beispielsweise ein DMS, CRM oder ERP, zur digitalen Weiterverarbeitung übergeben.</p>

Haupttitel: Papierarchiv adé! Aber wie soll das gehen?

Lead: Papierarchiv adé! Aber wie soll das gehen?

Abschnitt: Papierarchiv adé! Aber wie soll das gehen?

Abschnitt: Kontakt Outsourcing

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Nutzen Sie die Chancen der Digitalisierung

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Die Digitalisierung bietet eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen, unabhängig von ihrer Grösse oder Branche. Gerne nennen wir Ihnen einige Gründe, warum es sinnvoll sein kann, Ihr Unternehmen – oder Teilbereiche davon – zu digitalisieren.</span></span></p>

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<p>Blog</p> <h1>Nutzen Sie die Chancen der Digitalisierung</h1>

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<h3>Platzersparnis und Kosteneffizienz</h3> <p>Die Digitalisierung kann dazu beitragen, Kosten zu senken, indem sie manuelle und zeitaufwändige Prozesse verringert. Durch den Einsatz digitaler Technologien können Arbeitsabläufe rationalisiert und so Personalkosten, Papierkosten und Lagerhaltungskosten reduziert werden. Zwei Beispiele:</p> <ul> <li>Das Papierarchiv hat definitiv ausgedient. Durch das Scannen physischer Dokumente können Unternehmen verschiedene Abläufe optimieren und wertvollen Büroraum einsparen. Initial Scanning Services können vor Ort in den Geschäftsräumen des Kunden oder im Scan-Center des Scanning-Partners durchgeführt werden. Beim Scanning vor Ort bleiben die Dokumente im Haus und es kann jederzeit auf die Dokumente zugegriffen werden. Das Scanning im Scan-Center erweist sich als kosteneffizienter (Transport entfällt, Scanning-Team und Infrastruktur muss nicht extra zur Verfügung gestellt werden) und es sind keine eigenen Scanning-Räume nötig.<br /> &nbsp;</li> <li>Mit einem automatisierten Vertragsmanagement und Contract Lifecycle Management (CLM) werden sämtliche Verträge elektronisch erstellt, bearbeitet und zentral abgelegt. Die einheitliche Ablage führt zu enormer Zeitersparnis und effizienter Bearbeitung, was sich auf schnellere Geschäftsabschlüsse sowie auf das Kundenerlebnis positiv auswirkt. Automatische Warnungen und Leistungsüberwachungen gewährleisten die rechtzeitige Ausführung wichtiger Prozesse und vermeiden Kosteneinbussen oder entgangene Einnahmen durch Nichteinhalten von Fristen. Die aufwändige Suche nach Informationen entfällt, Durchlaufzeiten werden verkürzt und eine physische Archivierung der Papiere wird hinfällig.</li> </ul> <h3>Stellen Sie die Weichen neu – Schritt für Schritt</h3> <p>Die oben aufgeführten Chancen sind nur einige Möglichkeiten, wie Sie Ihr Unternehmen im schnellen Wandel der Zeit auf dem neusten Stand halten können. Analysieren Sie Ihre Prozesse, finden Sie das Optimierungspotenzial in den verschiedenen Abteilungen und lassen Sie sich von Experten gut beraten – egal, in welchem Bereich Sie mit der Digitalisierung und Automatisierung beginnen wollen. Und vergessen Sie dabei nicht, Ihre Mitarbeitenden an Bord zu holen. Beziehen Sie sie aktiv mit ein ins Projekt und zeigen Sie den Mehrwert auf. Fördern Sie das Vertrauen Ihrer Mitarbeitenden, damit die Einführung einer automatisierten Lösung auf Begeisterung stossen kann.</p> <p>Arcplace kann Sie in den unterschiedlichsten Bereichen mit individuellen Lösungen unterstützen. Lassen Sie sich beraten – wir freuen uns auf Sie!</p>

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<h3>Effizienzsteigerung</h3> <p>Durch die Automatisierung von Prozessen können Unternehmen ihre Effizienz verbessern. Dabei umfasst die Effizienzsteigerung verschiedene Aspekte, die darauf abzielen, Arbeitsprozesse schneller, effektiver und kostengünstiger zu gestalten. Zeit und Ressourcen können eingespart und für andere wichtige Aufgaben genutzt werden. Zwei Beispiele:</p> <ul> <li>Eine elektronische Dokumentenverwaltung mittels eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) ermöglicht die Verwaltung von Dokumenten in elektronischer Form. Das Suchen, Sortieren und Archivieren von Papierdokumenten entfällt und die digitalen Dokumente können leichter organisiert, durchsucht und weitergeleitet werden, was zur Steigerung der Produktivität und somit auch zu mehr Effizienz führt.<br /> &nbsp;</li> <li>Unternehmensprozesse können durch automatisierte Workflows strukturiert und standardisiert werden. Der Ablauf von Aufgaben, die Reihenfolge der Aktivitäten sowie die Zuständigkeiten und Kommunikation zwischen den beteiligten Personen oder Abteilungen werden analysiert, optimiert und definiert. Durch eine klare Definition der Aufgaben und Verantwortlichkeiten können Ressourcen effizienter genutzt und die Durchlaufzeiten von Prozessen verkürzt werden.</li> </ul> <h3>Transparenz und Nachverfolgbarkeit</h3> <p>Im Zusammenhang mit der Digitalisierung sind die Transparenz und Nachverfolgbarkeit von grosser Bedeutung. Daten, Informationen und Prozesse werden klar und leicht zugänglich für diejenigen, die darauf zugreifen müssen. Bei der Nachverfolgbarkeit werden alle Schritte, Interaktionen und Änderungen in digitalen Systemen und Prozessen protokolliert und aufgezeichnet. Dadurch können die Aktivitäten nachträglich überprüft werden, um den Verlauf oder den Ursprung von Daten, Entscheidungen oder Handlungen zu rekonstruieren. Nachverfolgbarkeit unterstützt die Transparenz und ermöglicht eine effektive Überwachung von Prozessen und Aktivitäten. Zwei Beispiele:</p> <ul> <li>Eine automatisierte Rechnungsverarbeitung hilft Unternehmen, papierbasierte Rechnungen zu eliminieren, Prozess-Transparenz zu erzielen und die Kontrolle zu verbessern. Am Ende der Verarbeitungsprozesse steht die rechtskonforme Archivierung der elektronischen Rechnungen, die in Übereinstimmung mit nationalen und internationalen Gesetzen und Vorschriften archiviert werden. Für jede Rechnung werden das Rechnungsbild (PDF), allfällige Anhänge und das sogenannte Umlaufprotokoll rechtskonform archiviert. Archivierte Rechnungen können nicht nachträglich verändert werden, jedoch von befugten Personen aufgerufen und eingesehen werden. Die Prozesskosten für die Verarbeitung von eingehenden Rechnungen können signifikant gesenkt werden. Endziel ist die sogenannte Dunkelverarbeitung, bei welcher eine Rechnung dank der eingesetzten Technologie und den definierten Prüfpunkten ohne eine menschliche Interaktion verarbeitet wird.<br /> &nbsp;</li> <li>Informationen treffen in unterschiedlichsten Formen im Unternehmen ein – als papierbasierte Briefe, über Formulare von Webseiten, als E-Mails oder Daten, die auf verschiedenen Geräten eingegeben werden. Mit einem digitalen Posteingang wird eine zentrale Eingangspforte geschaffen, an der sämtliche eingehenden papierbasierten und digitalen Informationen so erfasst werden, dass sie automatisiert elektronisch im Unternehmen verteilt respektive den nachgelagerten Systemen zugespielt werden können.</li> </ul>

Haupttitel: Nutzen Sie die Chancen der Digitalisierung

Lead: Nutzen Sie die Chancen der Digitalisierung

Abschnitt: Feiern Sie Erfolge mit dem Team!

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Text Über Arcplace

<h3>&nbsp;</h3> <h3>Arcplace AG</h3> <p><span class="no-break">Das Schweizer Unternehmen Arcplace AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister, der Organisationen bei der Digitalisierung und Automatisierung von dokumentenbezogenen Prozessen sowie bei der elektronischen Archivierung unterstützt.</span></p> <p><span class="no-break">Seit der Gründung im Jahre 2006 hat Arcplace Lösungen für über 900 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. Arcplace ist ein privates und unabhängiges Unternehmen mit einem professionellen Team von über 100 Mitarbeitenden.</span></p> <p><span class="no-break">Arcplace betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.</span></p> <h3>Kontakt:</h3> <p>Arcplace AG<br /> Irene Feusi<br /> Marketing &amp; Communication Specialist<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

Box Text Arcplace gewinnt Grossauftrag der Stadt Winterthur

<p><br /> Die Stadt Winterthur suchte nach einem Dienstleister, der die Digitalisierung der täglich eingehenden Briefpost der Stadtverwaltung übernimmt. Die Briefe sollten zentral gescannt und zur Weiterverarbeitung mit einer bereits bestehenden ePostkorb-Lösung verteilt werden.</p> <p>Anfang August wurde der Auftrag vergeben. Arcplace erhielt für 3,3 Millionen Franken den Zuschlag für den Scanning-Service. Die Realisierung des Projekts wird in den nächsten Wochen beginnen, um für die Einführung im kommenden Jahr startklar zu sein.</p> <p>«Wir freuen uns sehr, dass wir die Stadtverwaltung Winterthur davon überzeugen konnten, dass wir über das nötige Know-how und Team verfügen, um einen professionellen digitalen Posteingangsservice zu erbringen. Wir sind dankbar für das uns entgegengebrachte Vertrauen und freuen uns auf eine lange und fruchtbare Zusammenarbeit», erklärt Robbert Spierings, CEO &amp; Founder der Arcplace.</p>

Box Lead Arcplace gewinnt Grossauftrag der Stadt Winterthur

<p>08. August 2024</p> <h1><span class="no-break">Arcplace gewinnt Grossauftrag der Stadt Winterthur</span></h1> <p><span class="lead-text"><span class="no-break"><span class="MaaxItalic">Für die Digitalisierung der eingehenden Briefpost hat sich die Stadt Winterthur für die Scanning-Services von Arcplace entschieden. Dabei setzte sich das Zürcher Unternehmen gegen sechs Mitbewerber durch.</span></span></span></p>

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Abschnitt Lead: Arcplace gewinnt Grossauftrag der Stadt Winterthur

Abschnitt: Bild

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Bild Stadtverwaltung Winterthur

31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

Bildlegende

<p><span class="bildcaption"><span class="bildcaption no-break">Hauptsitz der Stadtverwaltung Winterthur (Bildquelle: Stadtverwaltung Winterthur)</span></span></p>

Abschnitt: Text Arcplace gewinnt Grossauftrag der Stadt Winterthur

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Abschnitt: Über Arcplace

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<h3>Wir beraten Sie gerne persönlich</h3> <p><span class="no-break">Für ein unverbindliches Angebot für Ihr Scanning Projekt füllen Sie einfach das Kontaktformular aus. Gerne analysieren wir Ihre Anforderungen und kalkulieren einen Richtpreis für Sie.</span></p>

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Ausgangslage

<h3>Ausgangslage</h3> <p>Bei TL arbeiten mehr als 1’600 Mitarbeitende täglich daran, einen effizienten öffentlichen Verkehrsdienst zu gewährleisten und dessen Weiterentwicklung voranzutreiben. Mehr Effizienz und Fortschritt war auch in der Personalabteilung gewünscht. Sämtliche Personaldossiers wurden bislang in verschiedenen Aktenschränken physisch aufbewahrt. Der Zugriff auf die Dokumente aus dem Home-Office war unmöglich und erschwerte die Arbeit der Personalabteilung. Zudem nahm das Papierarchiv viel Platz ein, was für die geplante Umgestaltung der Büros hinderlich wurde.</p>

Lösung

<h3>Lösung</h3> <ul> <li><span class="MaaxBold">Erprobte und flexible Scanning Services</span></li> <li><span class="MaaxBold">Nachvollziehbar dank Reporting</span></li> <li><span class="MaaxBold">Kosteneffizient</span></li> </ul> <p>TL profitierte von einem umfassenden Digitalisierungsservice, der folgende Schritte umfasste: Arcplace organisierte den Transport der Dossiers von Lausanne nach Glattbrugg, wo Arcplace-Spezialisten die 213’846 Seiten im hauseigenen Scan &amp; BPO Center einscannten. Um sicherzustellen, dass die Dokumente in das bestehende HR-System übernommen werden konnten, verlief die Digitalisierung nach definierten Vorgaben. Die generierten PDF/A-Dateien wurden zusammen mit den zugehörigen Indexwerten via SFTP-Server an TL übermittelt. Zudem werden die physischen Dossiers für ein Jahr bei einem Arcplace-Partner aufbewahrt und anschliessend unter Einhaltung höchster Sicherheitsstandards vernichtet.</p>

Resultate

<h3>Resultate</h3> <ul> <li>Effizienzgewinne durch vereinfachte Arbeitsprozesse</li> <li>Ortsunabhängiger, kontrollierter Zugriff auf Dokumente und Informationen</li> <li>Zentrale Dokumentenablage in einheitlicher Qualität</li> <li>Platzeinsparung durch Wegfall von Papier</li> <li>Professionelle Scanning-Services von A-Z</li> </ul> <h3>«Die Zusammenarbeit mit Arcplace war konstruktiv und jederzeit partnerschaftlich, das Scanning schnell und professionell. Wir sind sehr zufrieden.»</h3> <p><span class="bildcaption">François Gugger, Leiter Mitarbeiterdienste bei TL</span></p>

Box Lead

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Die Transports publics de la région lausannoise (TL) plante die Verwaltung ihrer noch papierbasierten Personaldossiers zu modernisieren. In diesem Zuge ging es darum, die rund 1’600 Dossiers zu digitalisieren. Hierfür entschied sich das Unternehmen für die Scanning Services von Arcplace. Dank der Digitalisierung ist der Zugriff auf die Dossiers ortsunabhängig, die Verwaltung und Archivierung der Dokumente einheitlich sowie übersichtlich und platzraubende Aktenschränke verschwinden.</span></span></p>

<p>Case Study</p> <h1>Noch mehr Mobilität für «TL» mit digitalisierten Personaldossiers</h1>

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Abschnitt: Lösung, Resultate

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Wir beraten Sie gerne persönlich

<h3>Wir beraten Sie gerne persönlich</h3> <p><span class="no-break">Für ein unverbindliches Angebot für Ihr Scanning Projekt füllen Sie einfach das Kontaktformular aus. Gerne analysieren wir Ihre Anforderungen und kalkulieren einen Richtpreis für Sie.</span></p>

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Ausgangslage

<h3>Ausgangslage</h3> <p>Das Spital Männedorf ist seit mehr als 130 Jahren das Schwerpunktspital für die Bevölkerung in der Region. Die Personalabteilung betreut rund 1'000 Personaldossiers aktiver Mitarbeitender, wobei die Dossiers bis vor Kurzem in Papierform gehalten wurden. Eine überschaubare, datenschutzkonforme Aufbewahrung und das effiziente Management der Dossiers wurden unabdingbar. Dazu kamen vermehrter Platzmangel und ein hoher Archivierungsaufwand.</p>

Lösung

<h3>Lösung</h3> <ul> <li><span class="MaaxBold">Über 80'000 digitalisierte Seiten</span></li> <li><span class="MaaxBold">Standortunabhängiger Zugriff auf Dossiers</span></li> <li><span class="MaaxBold">Mehr Platz und weniger Archivierungsaufwand</span></li> </ul> <p>Aufgrund einer Weiterempfehlung entschied sich das Unternehmen für die Scanning-Services von Arcplace. Die physischen Dossiers wurden gemäss Vereinbarung im Spital sortiert, mit Trennblättern versehen und in von Arcplace zur Verfügung gestellten Boxen zur Abholung vorbereitet. Das Scanning wurde durch die Arcplace-Spezialisten im Scan &amp; BPO Center in Glattbrugg durchgeführt.</p> <p>Um eine Transferierung ins bestehende HR-System gewährleisten zu können, wurden die über 80'000 Seiten nach definierten Vorgaben digitalisiert. Die Übermittlung der generierten PDF/A-Dateien erfolgte, zusammen mit den entsprechenden Indexwerten wie Personalnummer und Dokument-Typ, via SFTP Server. Die physischen Dossiers wurden von Arcplace in einem Kurzzeitarchiv aufbewahrt und nach drei Monaten unter Einhaltung höchster Sicherheitsstandards vernichtet.</p>

Resultate

<h3>Resultate</h3> <ul> <li>Zeitersparnis durch schnelleres Auffinden von Dossiers und Informationen</li> <li>Vorgesetzte können entsprechend definierte Dossier-Inhalte einsehen</li> <li>Mitarbeitende erhalten Zugriff auf eigenes Dossier</li> <li>Reduzierter Archivierungsaufwand</li> <li>Mehr Platz durch Wegfall einer physischen Ablage</li> </ul> <h3>«Die wichtigsten Anforderungen an das Projekt waren Datenschutzkonformität, Zuverlässigkeit, Termineinhaltung und Fachkompetenz. Wir sind sehr zufrieden.»</h3> <p><span class="bildcaption">Nicola Fielder, Leiterin HR des Spital Männedorf</span></p>

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Haupttitel Case Study

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<p>Case Study</p> <h1>Operation «Digitalisierung der Personaldossiers» gelungen</h1>

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Abschnitt Leadtext

Box Lead

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Auf der Suche nach einem kompetenten Scanning-Partner für die Digitalisierung ihrer Personaldossiers hat sich das Spital Männedorf für Arcplace entschieden. Durch die Digitalisierung der Dokumente konnte der Zugriff auf die Informationen vereinfacht und die Verwaltung der Unterlagen optimiert werden. Gleichzeitig wurden durch den Wegfall eines Papier-Archivs der Platzmangel und der manuelle Aufwand für die Archivierung stark reduziert.</span></span></p>

Abschnitt: Lösung, Resultate

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<h3>Wir beraten Sie gerne persönlich</h3> <p><span class="no-break">Für ein unverbindliches Angebot für Ihr Scanning Projekt füllen Sie einfach das Kontaktformular aus. Gerne analysieren wir Ihre Anforderungen und kalkulieren einen Richtpreis für Sie.</span></p>

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Ausgangslage

<h3>Ausgangslage</h3> <p>Bei der Vorsorge vertrauen bereits 1.4 Millionen Private und über 40’000 Unternehmen auf die langjährige Erfahrung von Swiss Life. Beim Vorsorge- und Finanzlösungsanbieter wurden immer mehr Hypotheken-Dossiers generiert, die verwaltet und archiviert werden mussten. So lagerten bis vor dem Digitalisierungsprojekt rund 25’000 Kunden- und Formalitäten-Dossiers in Papierform in einem Keller. Ein schneller Zugriff auf die Unterlagen war umständlich, die Suche nach Dossiers erwies sich als zeitaufwändig und der Platz wurde immer weniger.</p>

Lösung, Resultate

<h3>Lösung</h3> <ul> <li><span class="MaaxBold">Übersicht über den gesamten Dossier-Bestand</span></li> <li><span class="MaaxBold">Standortunabhängiger Zugriff auf Dossiers</span></li> <li><span class="MaaxBold">Mehr Platz und weniger Archivierungsaufwand</span></li> </ul> <p>Auf Wunsch von Swiss Life wurde im Vorfeld des Projekts ein Proof of Concept (PoC) durchgeführt, wobei der ganze Scanning- und Importprozess durchgespielt wurde. Für die unterschiedlichen Dossiers wurden verschiedene Scan Profile angelegt und Tests zur Übermittlung der generierten PDF/A-Dateien via SFTP gemacht. Anschliessend verpackten Mitarbeitende von Swiss Life die Dossiers im Kellerarchiv in Boxen für den Transport und Arcplace-Mitarbeitende inventarisierten sie in einer Liste. Die bei der Inventarisierung erfassten Stammdaten dienten dazu, dass die Dossiers im Endsystem korrekt abgelegt werden konnten.</p> <h3>Resultate</h3> <ul> <li>Reduzierter Archivierungsaufwand</li> <li>Zeitersparnis durch schnelleren Zugriff auf Dossiers</li> <li>Platzeinsparung durch Wegfall einer physischen Ablage</li> </ul> <p>Die verpackten Dossiers wurden wöchentlich in einem plombierten Transporter bei Swiss Life abgeholt und ins Arcplace Scan &amp; BPO Center nach Glattbrugg geliefert. Ein spezielles Regelwerk während des Verarbeitungprozesses gab vor, welche Dokumente aussortiert, gescannt und an Swiss Life zurückgeschickt werden mussten. Die restlichen physischen Dokumente wurden von Arcplace nach dem Scanning in einem Kurzzeitarchiv aufbewahrt und nach drei Monaten unter Einhaltung höchster Sicherheitsstandards vernichtet.</p> <h3>«Mit Arcplace durften wir einen professionellen Projektverlauf und Qualitätsmanagement auf sehr hohem Niveau erfahren.»</h3> <p>Urs Schaffner, Leiter Service Center Privatkunden, Swiss Life</p>

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Haupttitel Case Study

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<p>Case Study</p> <h1>Swiss Life sorgt papierlos für Ordnung im Hypotheken-Archiv</h1>

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Abschnitt Leadtext

Box Lead

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Das Papier-basierte Archiv voll mit Hypodossiers von Swiss Life sollte durch ein digitales Archiv abgelöst werden. Mit Unterstützung von Arcplace wurden in einem Projekt rund 25’000 Dossiers digitalisiert. Dadurch konnte der Zugriff auf die Dokumente vereinfacht, Platzeinsparungen erzielt und die Verwaltung der Unterlagen optimiert werden.</span></span></p>

Abschnitt: Ausgangslage, Lösung

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<h3>Wir beraten Sie gerne persönlich</h3> <p><span class="no-break">Für ein unverbindliches Angebot für Ihr Scanning Projekt füllen Sie einfach das Kontaktformular aus. Gerne analysieren wir Ihre Anforderungen und kalkulieren einen Richtpreis für Sie.</span></p>

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Ausgangslage

<p>Bei der Raiffeisenbank Aarau-Lenzburg wurden sämtliche Dokumente physisch in einem Archiv aufbewahrt. Benötigte ein Kundenberater ein Dossier, musste er sich bei einem Services-Mitarbeiter melden, welcher ins Archiv ging, um die Unterlagen herauszusuchen. Lagen die Dossiers in einer anderen Geschäftsstelle, war die Überbringung der Papiere per Kurier unumgänglich. Der Bearbeitungsprozess erwies sich als umständlich, zeitraubend und ineffizient.</p>

Lösung

<ul> <li><span class="MaaxBold">Verbesserter Kundenservice durch schnellere Auffindbarkeit</span></li> <li><span class="MaaxBold">Ortsunabhängiger Zugriff auf sämtliche Dossiers</span></li> <li><span class="MaaxBold">Zentrale Dokumentenablage in einheitlicher Qualität</span></li> </ul> <p>In einem Nebengebäude der Raiffeisenbank in Kölliken richtete Arcplace eine temporäre Scanning-Infrastruktur ein. Die verschiedenen Geschäftsstellen lieferten ihre Papierdossiers in Boxen an, wo sie für das Scanning vorbereitet wurden. Es war äusserst wichtig, dass die Vorbereitung der Dokumente sowie das Scanning den Migrationsrichtlinien der Raiffeisen Schweiz entsprach. Eine regelmässige, stichprobenartige Prüfung der gescannten Dossiers durch die Bank und Arcplace stellte sicher, dass die Qualitäts- und Ablagekriterien den Vorgaben entsprachen. Bei der Bearbeitung der umfassenden Kreditdossiers war ein Mitarbeiter aus der Kredit-Administration während der ganzen Zeit vor Ort und hat das Scanning-Team fachlich unterstützt. Dadurch konnten die gescannten Unterlagen effizient und erfolgreich in das dafür vorgesehene e-Dossierssystem importiert werden. Diese Investition des fachlichen Mitarbeiters in das Projekt hat sich gelohnt und viel zur guten Qualität der Dossiers beigetragen.</p>

Resultate

<ul> <li>Mehr Effizienz und verbesserter Kundenservice durch vereinfachte Arbeitsprozesse</li> <li>Alle Geschäftsstellen können ortsunabhängig auf Dokumente zugreifen</li> <li>Platzeinsparung durch Wegfall von Papier in Aktenschränken</li> <li>Inhouse-Scanning gewährleistet hohe Sicherheit</li> <li>Scanning-Services von A-Z</li> </ul> <h3>«Die Qualität der verarbeiteten Dossiers war auf hohem Niveau und die Zusammenarbeit zwischen uns und Arcplace verlief sehr gut.»</h3> <p><span class="bildcaption">Susanne Willimann, Leiterin Compliance &amp; Controlling, Mitglied der erweiterten Bankleitung, Raiffeisenbank Aarau-Lenzburg</span></p>

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Box Lead

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Die Raiffeisenbank Aarau-Lenzburg gehört mit fünf Geschäftsstellen zu den grössten Banken innerhalb der schweizerischen Raiffeisen Gruppe. Um die Bearbeitungsprozesse der Kredit- und Kundendossiers effizienter gestalten zu können, hat sich die Begegnungsbank für die Scanning Services von Arcplace entschieden. Über 35’000 Dossiers, darunter 2’500 Kreditdossiers, wurden vor Ort in Kölliken digitalisiert.</span></span></p>

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Haupttitel Case Study

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<p>Case Study</p> <h1>Raiffeisenbank Aarau-Lenzburg digitalisiert Dossiers mit Arcplace</h1>

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Abschnitt: Lösung, Resultate

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Anachronistische Papier-Personaldossiers

<p>Die Personalabteilung am Hilti Hauptsitz in Schaan betreut rund 1’900 Personaldossiers aktiver Mitarbeitender. Bis vor kurzem wurden die Dossiers in Papierform geführt. Die manuelle Suche nach spezifischen Informationen gestaltete sich aufwändig, zudem konnten Informationen nicht von mehreren Personen gleichzeitig eingesehen werden.</p> <p>Im Technologie-Unternehmen Hilti, das in vielen Bereichen stark auf Elektronik und Digitalisierung setzt, wurde die papiergestützte Personaladministration zunehmend als Anachronismus empfunden. Gaby Mair, HR-Fachfrau bei Hilti, führt aus: «An der Digitalisierung unserer Personalunterlagen führte aus Effizienzgründen kein Weg mehr vorbei. Wir suchten nach einer praktikablen Lösung, um die Dossiers zu digitalisieren, damit wir sie in unsere Geschäftsprozesslösung auf SAP-Basis übernehmen konnten. Bei der Suche nach einem geeigneten Lösungsanbieter sind wir auf Arcplace gestossen.»</p>

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Einfachere, schnellere Prozesse und Platzeinsparungen

<p>Hilti ist mit dem Ablauf des Projektes und den erzielten Resultaten sehr zufrieden. Nochmals Gaby Mair: «Die Projektziele wurden unter Einhaltung des definierten Termin- und Kostenrahmens erreicht. Die digitalen Personaldossiers vereinfachen und beschleunigen die Arbeitsprozesse im HR-Bereich erheblich. Wir können heute ortsunabhängig auf Personalunterlagen zugreifen, gezielt nach Informationen suchen und diese innerhalb eines berechtigten Personenkreises unkompliziert teilen. Die Einsicht in die elektronischen Personaldossiers ist über ein detailliertes Zugriffsrechtesystem geregelt.» Die Hilti HR-Fachfrau betont auch die gute Zusammenarbeit und die fachliche Unterstützung durch Arcplace. «Die Spezialisten von Arcplace unterstützten uns insbesondere bei der Definition der Dossierstruktur und der Dokumententypen. Weil das Scanning der Dossiers bei uns inhouse erfolgte, konnten Fragen jeweils unkompliziert geklärt werden.»</p> <h3>«Wir haben unsere Projektziele unter Einhaltung von Terminen und Kosten vollumfänglich erreicht. Die digitalen Personaldossiers vereinfachen und beschleunigen die Arbeitsprozesse im HR-Bereich erheblich.»</h3> <p><span class="bildcaption">Gaby Mair, HR Specialist Hilti Aktiengesellschaft AG</span></p>

<p>Case Study</p> <h1>Digitalisierte Personaldossiers für Hilti</h1>

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Hilti – führender System-Anbieter für die Bauindustrie

<p>Die Hilti Gruppe beliefert die Bauindustrie weltweit mit technologisch führenden Produkten, Systemlösungen, Software und Serviceleistungen. Wichtige Produkt- und Lösungsbereiche bilden die Bohr-, Schleif-, Trenn- und Befestigungstechnik, die Bauchemie, Laser-Messsysteme sowie Brandschutz und Fassadensysteme. Eine Spezialität ist das ausgeklügelte Flottenmanagement, mit dem Hilti Kunden komplette Geräteflotten inklusive Rundum-Service zu monatlichen Fixpreisen individuell zusammenstellen können. Hilti beschäftigt weltweit über 25’000 Mitarbeitende in mehr als 120 Ländern und erwirtschaftete 2016 einen Umsatz von CHF 4,6 Mrd.</p> <h3>«Wir wollten einen Lösungsanbieter, der die Digitalisierung der Dossiers nach unseren Vorgaben direkt bei uns durchführt. Arcplace konnte uns diesen Service bieten.»</h3> <p><span class="bildcaption">Gaby Mair, HR Specialist Hilti Aktiengesellschaft AG</span></p>

Scanning bei Hilti durch Spezialisten von Arcplace

<p>Hilti bestand auf einer Inhouse-Lösung. Gaby Mair weiter: «Es kam für uns nicht infrage, dass sensible Personalinformationen das Haus verlassen. Wir wollten einen Lösungsanbieter, der die Digitalisierung der Dossiers nach unseren Vorgaben mit einer professionellen Infrastruktur direkt bei uns durchführt. Arcplace konnte uns diesen Service bieten.» Die Scanning-Spezialisten von Arcplace unterstützten das HR-Team von Hilti auch bei der Definition der Struktur der künftigen digitalen Personaldossiers und der entsprechenden Dokumententypen in Übereinstimmung mit der vorhandenen Ablage und zukünftigen Prozessen. Ein durchgängiges Qualitätsmanagement und Reporting stellte die Einhaltung der definierten Abläufe, Termine und Kosten sicher.</p> <p>Damit die Dokumente eines Personaldossiers strukturiert archiviert werden konnten, erfasste der Scan Operator beim Scanvorgang für jedes Dokument manuell die Personalnummer und den Dokumenttyp. Nach der Validierung wurde pro Dokument eine inhaltlich durchsuchbare PDF/A-Datei erzeugt. Die Scan-Profis von Arcplace sortierten nicht&nbsp;mehr benötigte Dokumenttypen gemäss den Vorgaben von Hilti manuell aus und führten sie der sicheren Vernichtung zu. Am Ende des Projektes erfolgte die Übergabe der gescannten Personaldossiers auf einer externen Harddisk. Ein IT-Spezialist von Hilti transferierte die digitalen Dossiers anschliessend in die vorhandene SAP-Geschäftsprozesslösung.</p>

Box Lead

<p><span class="lead-text">Der global tätige Bautechnologie-Konzern Hilti aus Liechtenstein treibt die Digitalisierung auch intern voran. Am Hauptsitz in Schaan wurden mit Unterstützung von Arcplace vor Ort 1’900 papierbasierte Personaldossiers digitalisiert, so dass sie als durchsuchbare elektronische PDF-Dokumente ins vorhandene SAP-System übernommen werden konnten.</span></p>

Auf einen Blick

<ul> <li>Scanning von 1’900 papierbasierten Personaldossiers beim Kunden</li> <li>Scanning-Infrastruktur und Spezialisten durch Arcplace gestellt</li> <li>Umfassende Unterstützung bei der Definition der digitalen Dossierstruktur und der Dokumententypen</li> <li>Markant schnellere und ortsunabhängige Verfügbarkeit der digitalen Dokumente</li> <li>Scanning-Services von A bis Z: Vorbereitung der Dossiers, Scanning, manuelle Eingabe von Klassifizierungsinformationen, Datenextraktion, Validierung, Übergabe der digitalen Dokumente auf externer HD zur Übernahme in SAP-System</li> <li>Schnelle Suche nach spezifischen Informationen</li> <li>Einfacher Austausch von Informationen unter berechtigten Personen</li> <li>Platzeinsparung durch Wegfall der papierbasierten Ablage</li> </ul>

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Haupttitel Case Study

Abschnitt: Ausgangslage

Abschnitt: Lösung

Abschnitt: Resultate

Abschnitt: Download und Kontakt

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Ausgangslage

<p>Die Dienstabteilung Grün Stadt Zürich wurde vor über 160 Jahren mit einem Stadtgärtner ins Leben gerufen. Heute kümmern sich zirka 550 Mitarbeitende, Lernende sowie Praktikantinnen und Praktikanten um «das Grün» in der Stadt. Die Personaldossiers von GSZ wurden in Papierform gehalten, was den Zugriff auf die Informationen und eine effiziente, einheitliche Verwaltung erschwerte. Die Dossiers nahmen viel Platz ein und die manuelle Archivierung erforderte jedes Jahr einen Zusatzaufwand.</p>

Lösung

<ul> <li><span class="MaaxBold">Einheitliche Ablage im HR-System</span></li> <li><span class="MaaxBold">Rechtskonforme digitale Archivierung</span></li> <li><span class="MaaxBold">Ortsunabhängiger Zugriff auf Dokumente</span></li> </ul> <p>Im Jahr 2019 durfte Arcplace bereits die Personaldossiers des Departementssekretariats PRD im Zürcher Stadthaus digitalisieren. Im Rahmen der Digitalisierung bei der Stadt Zürich, mit dem Ziel eines durchgängigen elektronischen Dokumentenmanagements, sind elektronische Personaldossiers ein wichtiger Baustein. Um einer einheitlichen Ablage der gescannten Dossiers im HR-System Aconso gerecht werden zu können, entschied sich Grün Stadt Zürich für die Scanning Services von Arcplace. Die Vorarbeiten – wie das Einlegen von Trenn- und Deckblättern oder das Entfernen von Heftklammern und Haftnotizen – übernahmen Mitarbeitende von GSZ. Das Scanning wurde durch die Arcplace-Spezialisten vor Ort durchgeführt. Dabei wurden die zirka 70’000 Seiten nach definierten Vorgaben digitalisiert, um eine reibungslose Übergabe der generierten PDF/A-Dateien, zusammen mit den dazugehörigen CSV-Dateien, ins bestehende Zielsystem gewährleisten zu können.</p>

Resultate

<ul> <li>Zeitersparnis durch schnelleres Auffinden von Dokumenten und Informationen</li> <li>Reduzierter Archivierungsaufwand und rechtskonforme digitale Archivierung</li> <li>Platzeinsparung durch Wegfall einer physischen Ablage</li> <li>Konformität mit der Digitalisierungsstrategie der Stadt Zürich</li> </ul> <h3>«Wir sind mit der Leistung von Arcplace sehr zufrieden und können sie als Partner unbedingt weiterempfehlen.»</h3> <p><span class="bildcaption">Roland Schischke, Teamleiter HR-Projekte u. HR-Services, Grün Stadt Zürich</span></p>

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Haupttitel Case Study

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<p>Case Study</p> <h1>Dienstabteilung Grün Stadt Zürich digitalisiert Personaldossiers mit Arcplace</h1>

Box Lead

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">«Grün Stadt Zürich» (GSZ) fühlt sich im besonderen Masse der Nachhaltigkeit verpflichtet. Mit Unterstützung von Arcplace wurde der grosse Berg papierbasierter Personaldossiers vor Ort digitalisiert und gleichzeitig der Papierverbrauch für die Zukunft drastisch reduziert.</span></span></p>

Abschnitt: Lösung, Resultate

Abschnitt: Download und Kontakt

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Ausgangslage

<p>Die Debrunner Koenig Gruppe ist ein kompetenter B2BHandelspartner und Dienstleister für Bau, Gewerbe und Industrie und besteht aus den drei Geschäftsbereichen «Bewehrungen», «Multi Metal» und «Technische Produkte». Der Bereich Human Resources wird zentral von der Debrunner Koenig Management AG (DKM), der Dienstleistungsgesellschaft der Debrunner Koenig Gruppe, betreut. DKM suchte nach einem Lösungspartner, um die rund 2’500 zentral am Hauptsitz abgelegten PapierPersonaldossiers zu digitalisieren und via HR-System Abacus für die HR-Mitarbeitenden in den Filialen zugänglich zu machen.</p>

Lösung

<ul> <li><span class="MaaxBold">Fast 2’500 Papier-Personaldossiers digitalisiert </span></li> <li><span class="MaaxBold">Ganzheitlicher ScanningService vor Ort</span></li> <li><span class="MaaxBold">Alle Dossiers neu digital in Abacus verfügbar</span></li> </ul> <p>Aufgrund von Referenzen entschied sich DKM für Arcplace als Scanning-Partner. Gemeinsam wurde im Vorfeld die Struktur der digitalen Personaldossiers definiert, wobei die grosse Expertise von Arcplace voll zum Tragen kam. Das Scanning erfolgte bei DKM in St. Gallen durch ein erfahrenes mehrsprachiges Team von Arcplace auf einer temporär installierten Infrastruktur. Die Dossiers wurden gestaffelt und abgestimmt auf die laufenden Personalgeschäfte verarbeitet. Der Prozess umfasste die Bereinigung der Dossiers gemäss klar definierter Vorgaben, das Sortieren und Zuordnen der Dokumente, das Scanning, die Indexierung sowie die Endkontrolle. Die elektronischen Dateien wurden anschliessend so übergeben, dass sie problemlos in Abacus transferiert werden konnten.</p>

Resultate

<ul> <li>Schnelle und ortsunabhängige Verfügbarkeit der digitalen Personaldossiers</li> <li>Vollständige und fehlerfreie digitale Dossiers</li> <li>Scanning-Services von A bis Z</li> <li>Inhouse-Scanning: Dossiers bleiben im Haus und sind auch während der Verarbeitung verfügbar</li> <li>Platzeinsparung durch Wegfall der papierbasierten Ablage</li> </ul> <h3>«Arcplace hat uns wertvolle Inputs zur Struktur der digitalen Dossiers und zur Organisation des gesamten Digitalisierungsprozesses geliefert.»</h3> <p><span class="bildcaption">Matthias Züllig, Leiter Human Resources Debrunner Koenig Gruppe</span></p>

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Haupttitel Case Study

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<p>Case Study</p> <h1>Bau- und Industriezulieferer Debrunner Koenig digitalisiert Personaldossiers</h1>

Box Lead

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Arcplace hat für das Schweizer Grosshandelsunternehmen Debrunner Koenig Gruppe gegen 2’500 papierbasierte Personaldossiers digitalisiert. Das Scanning erfolgte vor Ort beim Kunden durch die Spezialisten von Arcplace. Heute stehen die Personalinformationen HR-Mitarbeitenden in allen Niederlassungen zeit- und ortsunabhängig digital im HR-System Abacus zur Verfügung.</span></span></p>

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Abschnitt: Lösung, Resultate

Abschnitt: Download und Kontakt

Box Spital Männedorf digitalisiert Personaldossiers mit Arcplace

<p><br /> Das <span class="no-break">Spital Männedorf</span> ist seit mehr als 130 Jahren das Schwerpunktspital für die Bevölkerung in der Region am rechten Zürichsee-Ufer. Das Unternehmen beschäftigt mittlerweile rund 1'000 Mitarbeitende. Die Verwaltung der in Papier-Form <span class="no-break">geführten</span> Personaldossiers durch die Personalabteilung erwies sich mit stetig wachsender Mitarbeiterzahl als umständlich und zeitaufwändig. Der Archivierungsaufwand nahm zu und der Platz für das Papierarchiv wurde immer weniger.</p> <h3>Digitalisierung von über 80‘000 Seiten im Scan &amp; BPO Center von <span class="no-break">Arcplace</span></h3> <p>Um der effizienten Verwaltung und zeitgemässen elektronischen Archivierung der Personaldossiers gerecht werden zu können, sollten die Dossiers mit über 80‘000 Seiten von einem Spezialisten digitalisiert werden. «Die wichtigsten Anforderungen an dieses Projekt waren die Datenschutzkonformität, Zuverlässigkeit, Termineinhaltung und Fachkompetenz. Auf Weiterempfehlung haben wir uns für die Scanning-Services von Arcplace entschieden», erklärt<span class="no-break"> Nicola Fielder</span>, Leiterin HR des Spital <span class="no-break">Männedorf</span>.</p> <p>Die physischen Dossiers wurden gemäss Vereinbarung im Spital sortiert, mit Trennblättern versehen und in von Arcplace zur Verfügung gestellten Boxen zur Abholung vorbereitet. Das Scanning wurde durch die <span class="no-break">Arcplace</span>-Spezialisten im Scan &amp; BPO Center in Glattbrugg durchgeführt. Um eine Transferierung ins bestehende HR-System gewährleisten zu können, wurden sämtliche Seiten nach klar definierten Vorgaben digitalisiert. Die Übermittlung der generierten PDF/A-Dateien erfolgte, zusammen mit den entsprechenden Indexwerten wie Personalnummer und Dokument-Typ, via SFTP Server. Die physischen Dossiers wurden von <span class="no-break">Arcplace</span> in einem Kurzzeitarchiv aufbewahrt und nach drei Monaten unter Einhaltung höchster Sicherheitsstandards vernichtet. <span class="no-break">Nicola Fielder</span> über die Zusammenarbeit mit Arcplace: «Die Zusammenarbeit hat reibungslos funktioniert, es wurde zeitnah und proaktiv kommuniziert. Wir sind sehr zufrieden.»</p> <h3>Arcplace AG</h3> <p>Die Schweizer <span class="no-break">Arcplace</span> AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister im Bereich Informationsmanagement und Archivierung. Das Portfolio der <span class="no-break">Arcplace</span> umfasst Lösungen für die Digitalisierung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten sowie für die Archivierung von Daten. Durch die Kombination neuester Technologien mit innovativen Servicemodellen wie Managed Services, Cloud Services oder Business Process Outsourcing ist <span class="no-break">Arcplace</span> in der Lage, Unternehmen jeder Grösse optimal zu bedienen.</p> <p>Seit der Gründung im Jahre 2006 hat <span class="no-break">Arcplace</span> Lösungen für über 900 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. <span class="no-break">Arcplace</span> betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.</p> <h3>Kontakt:</h3> <p>Arcplace AG<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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Box Lead Spital Männedorf digitalisiert Personaldossiers mit Arcplace

<p>15. März 2021</p> <h1>Spital <span class="no-break">Männedorf</span> digitalisiert Personaldossiers mit <span class="no-break">Arcplace</span></h1> <p><span class="no-break"><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">Für das Spital Männedorf wurde&nbsp;eine moderne, datenschutzkonforme elektronische Aufbewahrung ihrer bis vor Kurzem noch papierbasierten Personaldossiers dringend erforderlich. Dank der Digitalisierung der 1'000 Dossiers durch den Spezialisten Arcplace wurden diese Anforderungen erfüllt. Gleichzeitig profitiert das Spital Männedorf von den Vorzügen elektronischer Personaldossiers und der vermehrte Platzmangel sowie erhöhte Archivierungsaufwand konnten massiv reduziert werden.</span></span></span></p>

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Abschnitt Lead: Spital Männedorf digitalisiert Personaldossiers mit Arcplace

Abschnitt: Bild

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Bild Spital Männedorf DE

31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

Bildlegende

<p class="text-right"><span class="bildcaption no-break">(Bildquelle: Spital Männedorf AG)</span></p>

Abschnitt: Text Spital Männedorf digitalisiert Personaldossiers mit Arcplace

Box Lead VERIT Immobilien setzt auf künstliche Intelligenz und Arcplace

<p>10. Dezember 2020</p> <h1>VERIT Immobilien setzt auf künstliche Intelligenz und Arcplace</h1> <p><span class="no-break"><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">Um die Digitalisierung im Unternehmen voranzutreiben, hat sich die VERIT Immobilien AG für die Scanning Services von Arcplace entschieden. Jährlich über 100'000 Dokumente werden im Arcplace Scan &amp; BPO Center eingescannt, um sie anschliessend in bestehende Umsysteme weitergeben zu können. Für die Klassifizierung der Posteingangsdokumente setzt Arcplace die Technologie TCG DocProStar ein, welche mit Unterstützung von künstlicher Intelligenz (KI) arbeitet. Dies führt bei VERIT Immobilien zu höherer Effizienz, weniger repetitiven Aufgaben und schnelleren Durchlaufzeiten.</span></span></span></p>

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Box VERIT Immobilien setzt auf künstliche Intelligenz und Arcplace

<p><br /> Als unabhängiger Immobiliendienstleister bearbeitet <span class="no-break">VERIT</span> seit 1960 erfolgreich den Schweizer Immobilienmarkt. Im Rahmen einer umfassenden Digitalisierungsstrategie treibt <span class="no-break">VERIT</span> konsequent ihre digitale Transformation voran. Es wurde ein elektronisches Archiv sowie ein digitaler Posteingang eingeführt. Die Verantwortung für das Scanning sämtlicher Posteingangsdokumente sowie Kreditorenrechnungen wurde an Arcplace outgesourced.</p> <h3>Künstliche Intelligenz als Schlüsseltechnologie für mehr Automatisierung</h3> <p>Nachdem die physischen Dokumente im <span class="no-break">Arcplace</span> Scan &amp; BPO Center mit der hoch automatisierten Ein-Schritt-Scanning-Technologie von <span class="no-break">OPEX</span> eingescannt sind, kommt bei der Klassifizierung der Posteingangsdokumente die künstliche Intelligenz ins Spiel. Im Vorfeld wurde das System mit Beispieldokumenten «antrainiert». Das System lernt im Betrieb ständig dazu und die Klassifizierungsintelligenz kann erweitert werden – zum einen mit der Verbesserung dank «Self Learning», zum anderen durch die Hinzunahme neuer Dokumenttypen und aus den Bestandesdokumenten aus dem digitalen <span class="no-break">VERIT</span>-Archiv.</p> <p>Ziel ist es, diese Automatismen und «Machine Learning»-Funktionalität so zu nutzen, dass sich die Lösung stetig optimiert und die Bewirtschafter bei der <span class="no-break">VERIT</span> Immobilien AG von den manuellen, repetitiven Tätigkeiten entlastet werden. Zusätzlich werden mit der antrainierten KI weitere Business Cases erprobt, welche die Qualität der abgelegten Dokumente im Archiv stetig steigern und zudem die digitalen Prozesse beschleunigen.</p> <p>«Künstliche Intelligenz ist für <span class="no-break">VERIT</span> eine Schlüsseltechnologie, um im Umgang mit digitalen Dokumenten mehr Effizienz zu erlangen und gleichzeitig eine höhere Qualität zu erzielen. Die KI hilft uns, den Mitarbeitenden bei ihren täglichen Routinearbeiten administrative Tätigkeiten abzunehmen», erklärt <span class="no-break">Martin Frei</span>, Chief Digital Officer (CDO), <span class="no-break">VERIT</span> Immobilien AG.</p> <p><span class="no-break">Roger Egli</span>, Solution Owner Input Management bei <span class="no-break">Arcplace</span>, ergänzt: «Wir haben die<span class="no-break"> VERIT</span> Immobilien AG als sehr innovativ und zukunftsorientiert wahrgenommen. Umso mehr freut es uns, dass wir dieses zukunftsweisende Projekt mit <span class="no-break">VERIT</span> umsetzen durften und dabei die Prozesse durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz deutlich optimieren konnten.»</p> <h3>Arcplace AG</h3> <p>Die Schweizer <span class="no-break">Arcplace</span> AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister im Bereich Informationsmanagement und Archivierung. Das Portfolio der <span class="no-break">Arcplace</span> umfasst Lösungen für die Digitalisierung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten sowie für die Archivierung von Daten. Durch die Kombination neuester Technologien mit innovativen Servicemodellen wie Managed Services, Cloud Services oder Business Process Outsourcing ist <span class="no-break">Arcplace</span> in der Lage, Unternehmen jeder Grösse optimal zu bedienen.</p> <p>Seit der Gründung im Jahre 2006 hat <span class="no-break">Arcplace</span> Lösungen für über 900 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. <span class="no-break">Arcplace</span> betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.</p> <h3>Kontakt:</h3> <p>Arcplace AG<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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<p class="text-right"><span class="bildcaption"><span class="bildcaption no-break">(Bildquelle: VERIT Immobilien AG)</span></span></p>

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Box Arcplace digitalisiert Wareneingangsdokumente bei Planzer

<p>Die <span class="no-break">Debrunner</span> <span class="no-break">Koenig</span> Gruppe ist ein kompetenter B2B-Handelspartner und Dienstleister für Bau, Gewerbe und Industrie und besteht aus den drei Geschäftsbereichen «Bewehrungen», «Multi Metal» und «Technische Produkte». Der Bereich Human Resources des Unternehmens wird zentral von der <span class="no-break">Debrunner</span> <span class="no-break">Koenig</span> Management AG (DKM), der Dienstleistungsgesellschaft der <span class="no-break">Debrunner</span> <span class="no-break">Koenig</span> Gruppe, betreut. DKM suchte nach einem Lösungspartner, um die rund 2’500 zentral am Hauptsitz abgelegten Papier-Personaldossiers zu digitalisieren und via HR-System Abacus für die HR-Mitarbeitenden in den Filialen zugänglich zu machen.</p> <h3>Hochleistungs-Scanning vor Ort durch Team von <span class="no-break">Arcplace</span></h3> <p>Aufgrund von Referenzen entschied sich DKM für <span class="no-break">Arcplace</span> als Scanning-Partner. Gemeinsam wurde im Vorfeld die Struktur der digitalen Personaldossiers definiert, wobei die grosse Expertise von <span class="no-break">Arcplace</span> voll zum Tragen kam. Das Scanning erfolgte bei DKM in St. Gallen durch ein erfahrenes mehrsprachiges Team von <span class="no-break">Arcplace</span> auf einer temporär installierten Infrastruktur. Die Dossiers wurden gestaffelt und abgestimmt auf die laufenden Personalgeschäfte verarbeitet. Der Prozess umfasste die Bereinigung der Dossiers gemäss klar definierter Vorgaben, das Sortieren und Zuordnen der Dokumente, das Scanning, die Indexierung sowie die Endkontrolle. Die elektronischen Dateien wurden anschliessend so übergeben, dass sie problemlos in Abacus transferiert werden konnten.</p> <h3>Dossiers sind jetzt digital in der ganzen Gruppe verfügbar</h3> <p>Dank dem erfolgreich und im gesteckten Termin- und Kostenrahmen durchgeführten Digitalisierungsprojekt stehen die Personaldossiers den HR-Mitarbeitenden in der ganzen Gruppe elektronisch im HR-System Abacus zur Verfügung. Dadurch konnten die HR-Prozesse bei <span class="no-break">Debrunner</span> markant beschleunigt werden. Der ganzheitliche Scanning-Service von <span class="no-break">Arcplace</span> stellte sicher, dass die sensiblen Personalinformationen im Haus bleiben und auch während der Verarbeitung verfügbar waren. Durch den Wegfall der Papierablage wurde im Hauptsitz zudem wertvoller Büroplatz frei. Matthias Züllig, Leiter Human Resources <span class="no-break">Debrunner</span> <span class="no-break">Koenig</span> Gruppe, lobt die Zusammenarbeit mit <span class="no-break">Arcplace</span>: «Das Projekt verlief von A bis Z hoch professionell. <span class="no-break">Arcplace</span> konnte uns aufgrund der vorhandenen Expertise wertvolle Inputs zur Struktur der digitalen Dossiers und zur Organisation des gesamten Digitalisierungsprozesses liefern. Wir sind sehr zufrieden.»</p> <h3>Arcplace AG</h3> <p>Die Schweizer <span class="no-break">Arcplace</span> AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister im Bereich Informationsmanagement und Archivierung. Das Portfolio der <span class="no-break"><span class="no-break">Arcplace</span></span> umfasst Lösungen für die Digitalisierung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten sowie für die Sicherung und Archivierung von Daten. Durch die Kombination neuester Technologien mit innovativen Servicemodellen wie Managed Services, Cloud Services oder Business Process Outsourcing ist <span class="no-break">Arcplace</span> in der Lage, Unternehmen jeder Grösse optimal zu bedienen.</p> <p>Seit der Gründung im Jahre 2006 hat <span class="no-break">Arcplace</span> Lösungen für über 900 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. <span class="no-break">Arcplace</span> betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.</p> <h3>Kontakt:</h3> <p>Arcplace AG<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-file">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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<p class="text-right"><span class="bildcaption no-break">(Bildquelle: Debrunner Koenig)</span></p>

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Box Lead Bau- und Industriezulieferer Debrunner Koenig digitalisiert Personaldossiers mit Arcplace

<p>28. März 2019</p> <h1>Bau- und Industriezulieferer Debrunner Koenig digitalisiert Personaldossiers</h1> <p><span class="no-break"><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">Arcplace hat für das Schweizer Grosshandelsunternehmen Debrunner Koenig Gruppe gegen 2’500 papierbasierte Personaldossiers digitalisiert. Das Scanning erfolgte direkt beim Kunden durch die Spezialisten von Arcplace. Heute stehen die Personalinformationen HR-Mitarbeitenden in allen Niederlassungen zeit- und ortsunabhängig digital im HR-System zur Verfügung.</span></span></span></p>

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<p>Die Personalabteilung von Hilti führte die rund 1’900 Personaldossiers der aktiven Mitarbeitenden bis vor kurzem in Papierform. Das Unternehmen suchte nach einer Lösung, um diese Unterlagen zu digitalisieren, damit sie in die Geschäftsprozesslösung auf SAP-Basis übernommen werden konnten. Für Hilti kam nur ein Lösungsanbieter in Frage, der die Digitalisierung der Dossiers mit einer professionellen Infrastruktur vor Ort in Schaan durchführen konnte. Aus diesem Grund entschied sich das Unternehmen für den Scanning- und Dokumentenmanagement-Spezialisten Arcplace.</p> <h3>Scanning bei Hilti durch Spezialisten von Arcplace</h3> <p>Die Scanning-Spezialisten von Arcplace unterstützten das HR-Team von Hilti auch bei der Definition der Struktur der künftigen digitalen Personaldossiers und der entsprechenden Dokumententypen. Damit die Dokumente strukturiert archiviert werden konnten, erfasste der Scan Operator beim Scanvorgang für jedes Dokument manuell die Personalnummer und den Dokumenttyp. Nach der Validierung wurde pro Dokument eine inhaltlich durchsuchbare PDF/A-Datei erzeugt. Am Ende des Projektes erfolgte die Übergabe der digitalen Personaldossiers auf einer externen Harddisk, von der sie mühelos in die SAP-Geschäftsprozesslösung von Hilti eingepflegt werden konnten.</p> <h3>Einfachere, schnellere Prozesse und Platzeinsparungen</h3> <p>Hilti ist mit dem Ablauf des Projektes und den erzielten Resultaten zufrieden. Hilti HR Fachfrau Gaby Mair erklärt: «Die Projektziele wurden unter Einhaltung des definierten Termin- und Kostenrahmens erreicht. Die digitalen Personaldossiers vereinfachen und beschleunigen die Arbeitsprozesse im HR-Bereich erheblich. Wir können heute ortsunabhängig auf Personalunterlagen zugreifen, gezielt nach Informationen suchen und diese innerhalb eines berechtigten Personenkreises teilen. Die Einsicht in die elektronischen Personaldossiers ist über ein detailliertes Zugriffsrechtesystem geregelt.»</p> <h3>Arcplace AG</h3> <p>Die Schweizer Arcplace AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister im Bereich Dokumenten- und Datenmanagement. Das Portfolio der Arcplace umfasst Lösungen für die Digitalisierung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten sowie für die Sicherung und Archivierung von Daten. Durch die Kombination neuester Technologien mit innovativen Servicemodellen wie Managed Services, Cloud Services oder Business Process Outsourcing ist Arcplace in der Lage, Unternehmen jeder Grösse optimal zu bedienen.</p> <p>Seit der Gründung im Jahre 2006 hat <span class="no-break">Arcplace</span> Lösungen für über 800 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. <span class="no-break">Arcplace</span> betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.</p> <h3>Kontakt:</h3> <p>Arcplace AG<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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<p>30. Mai 2017</p> <h1>Hilti baut auf digitale Personaldossiers</h1> <p><span class="no-break"><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic">Der global tätige Bautechnologie-Konzern Hilti aus Liechtenstein treibt die Digitalisierung auch intern voran. Am Hauptsitz in Schaan wurden mit Unterstützung von Arcplace 1’900 papierbasierte Personaldossiers digitalisiert, so dass sie als durchsuchbare elektronische PDF-Dokumente ins vorhandene SAP-System übernommen werden konnten.</span></span></span></p>

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<span class="bildcaption">Hilti Hauptsitz in Schaan</span>

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