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Étude de cas

Numérisation chez Coop Mineraloel AG

Document Management

La gestion des documents est souvent considérée comme l'un des premiers cas d'utilisation, et donc le plus fondamental, dans le cadre de l'introduction d'un Document Management System (DMS) ou d'une platform Enterprise Content Management (ECM).

Les technologies DMS/ECM proposées par Arcplace offrent à une entreprise diverses fonctions pour rendre le traitement des documents plus efficace et moins risqué. Les principales fonctions de gestion des documents sont notamment les suivantes :

  • organisation des documents collectés (structure de dossiers)
  • indexation des documents (métadonnées)
  • recherche en texte intégral
  • gestion des versions des documents
  • gestion du cycle de vie (délais de conservation)
  • interface avec des solutions de numérisation (stations de numérisation)
  • protection contre les accès non autorisés et chiffrement
  • journal des accès
  • archivage probant en empêchant toute modification
  • interface avec les applications métiers (échange de données de base, liens vers des documents)
  • accès mobile et à partir de n’importe quel endroit, accès simultané
  • intégration intuitive à Outlook / Office
 

DMS/Archive Cloud

Arcplace a développé un service cloud qui permet aux entreprises d’utiliser une plateforme d’archivage et de gestion des documents haut de gamme à un prix nettement inférieur à celui d’une solution interne. Arcplace garantit que toutes les données sont stockées en Suisse.

Le service DMS/Archive Cloud permet en outre aux clients d’archiver des documents dans le respect des lois et des réglementations aussi bien suisses qu’internationales. Afin de garantir la reprise en cas de sinistre et la conformité aux réglementations, l’infrastructure d’Arcplace est hébergée dans des centres de données hautement sécurisés.

Afin d’en optimiser l’accessibilité et la qualité, l’équipe Opérations d'Arcplace surveille et gère les infrastructures à partir de son centre d’exploitation de Zurich. Le service DMS/Archive Cloud et les centres de données sont certifiés selon la norme de sécurité de l’information ISO 27001.

Des modèles de réalisation flexibles

Les technologies DMS utilisées par Arcplace peuvent être utilisées de différentes manières. Nous proposons d’une part une installation classique sur site. Les clients peuvent également choisir les modèles de services « Managed » ou « Cloud ». Dans le cas du service « Managed », la solution est installée chez le client, mais Arcplace la gère et l’exploite. Pour le service « Cloud », la solution est fournie via les centres de données d’Arcplace.

 

Partenaires d’Arcplace pour les solutions DMS/ECM

Arcplace dispose d’un partenariat stratégique avec Hyland Software et Kendox dans le domaine DMS/ECM. Hyland a été reconnu comme un des leaders ECM par Gartner. Grâce à la solution OnBase de Hyland, Arcplace dispose d’une solution leader sur le marché mondial dans son portefeuille. Arcplace propose la solution Kendox exclusivement sous forme de service « Cloud » à partir de centres de données suisses. Kendox est une solution puissante pour la gestion et l'archivage de documents commerciaux.

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