À l’heure actuelle, les systèmes SAP sont souvent utilisés dans les processus de base des entreprises et les gèrent entièrement. Ils comportent des données, mais également une quantité importante de documents qui sont normalement classés dans des dossiers. Les organisations modernes gèrent les documents sous forme électronique.
La création et la gestion des documents sous forme électronique posent justement de nouveaux défis aux entreprises qui doivent en effet les gérer au sein des processus, et non de manière séparée. Il est donc nécessaire de gérer ces documents dans le contexte de SAP.
Un système d’archivage qui communique avec le système SAP au moyen de l’interface standard SAP ArchiveLinkTM représente la meilleure solution. Il est ainsi possible de gérer les documents dans des systèmes de stockage externes non modifiables et économiques, de les associer aux objets de gestion correspondants dans SAP et donc de les utiliser dans le contexte du processus métier. L’environnement SAP impose non seulement la gestion des documents au sein des processus, mais également d’autres contraintes en ce qui concerne l’archivage, notamment pour l’archivage des listes d’impression afin d’enregistrer les rapports sous forme électronique et l’archivage des données afin de soulager les bases de données SAP.
La solution d’archivage de SAP répond entièrement et systématiquement à toutes ces exigences.
Service d’archivage cloud privé d’Arcplace
Basé sur le logiciel d'archivage leader et largement utilisé « tia® Content Server de kgs », Arcplace propose son propre service d'archivage SAP. Un client peut utiliser ce service par défaut, pour archiver des documents, des listes d'impression SAP et des données SAP. Le service d'archivage « Cloud privé » d'Arcplace est réalisé avec l'infrastructure d’Arcplace, dans deux centres de données hautement sécurisés en Suisse. La redondance de l'infrastructure et la capacité WORM du stockage permettent un archivage juridiquement conforme de ces documents, des listes d'impression et des données.
Dans le cadre du service d'archivage, cette solution (application et infrastructure) est surveillée et gérée de manière proactive par Arcplace.
Avantages du service géré
- Solution d’archivage totalement séparée
- Pas d’investissement en matériel ni en logiciels
- Utilisation de technologies reconnues à la pointe du progrès
- Simple à utiliser, flexible et évolutif
- Copie pour la reprise d’activité dans des centres de données suisses très sûrs
- Les deux centres de données sont certifiés ISO 27001 et ont été audités de manière indépendante conformément à la circulaire 2008/7 de la FINMA
- Respect des directives suisses et internationales en matière d’archivage
- Garantie de l’intégrité à long terme des données archivées et de l’accès à ces dernières
- Mise en service rapide (en quatre semaines)
L’archivage : le coup d’envoi des projets S/4HANA
Les entreprises doivent tout d’abord examiner l’infrastructure, principalement pour des raisons de coûts et en vue d’assurer la pérennité du système, avant tout projet d’introduction de S/4. La technologie HANA est bien plus onéreuse que les bases de données relationnelles, c’est-à-dire celles qui gèrent les données de manière électronique en se basant sur un modèle relationnel organisé à partir de tables, notamment lorsque les volumes dépassent certains seuils. kgs permet tout d’abord de simplifier l’archivage et d’adopter une configuration plus économique. Cette solution peut ouvrir la voie au business case technique pour un projet S/4HANA. L’archivage du futur a également recours à de nouvelles technologies en matière d’interfaces. S/4HANA prend en charge les protocoles ArchiveLink et CMIS qui sont compatibles avec les métadonnées. Seule une solution d’archivage souple qui prend parfaitement en charge les différentes interfaces et qu’il est possible d’intégrer dans toute infrastructure d’exploitation, qu’elle soit dans le cloud, hybride ou locale, est optimale à long terme.
Des modèles de réalisation flexibles
Les technologies utilisées par Arcplace peuvent être utilisées de différentes manières. Nous proposons d’une part une installation classique sur site. Les clients peuvent également choisir les modèles de services « Managed » ou « Cloud ». Dans le cas du service « Managed », la solution est installée chez le client, mais Arcplace la gère et l’exploite. Pour le service « Cloud », la solution est proposée via les centres de données d’Arcplace ou par le fournisseur sous la forme SaaS (Software as a Service).
