Die Stadt Winterthur verarbeitete ihre eingehende Post bis 2025 grösstenteils papierbasiert. Briefe wurden physisch verteilt und entweder physisch archiviert oder erst nach Abschluss der Fälle in einem sogenannten LateScanning-Verfahren digitalisiert. Dies führte zu Verzögerungen, Medienbrüchen, ineffizienten Prozessen und eingeschränkter Transparenz. Um die Verfügbarkeit zu beschleunigen und ortsunabhängiges Arbeiten zu ermöglichen, entschied sich die Stadt Winterthur für die Auslagerung des gesamten Posteingangsprozesses an einen spezialisierten Dienstleister.

Nach vollständigem Rollout wird der Digital Mailroom rund eine halbe Million Sendungen pro Jahr verarbeiten. In einer nächsten Phase könnten zusätzlich Inhalte aus den Sendungen ausgelesen und strukturiert weiterverarbeitet werden, um die digitale Bearbeitung in den Fachprozessen weiter zu beschleunigen.