Change erzeugt Unsicherheit und Ängste

Digitalisierungsprojekte bedeuten für Mitarbeitende meist auch Veränderungen. Eingeübte, seit Jahren oder sogar Jahrzehnten praktizierte Abläufe am Arbeitsplatz verändern sich ab einem definierten Zeitpunkt komplett. Papier, das man anfassen konnte, Ablagefächer und Ordner verschwinden. Statt auf vertrauten Formularen findet man Informationen nur noch auf dem Monitor. Neue Workflows und Prozesse müssen erlernt und eingeübt werden. Diese Neuerungen und Veränderungen erzeugen – wen wundert’s – Ängste, Verunsicherung und Abwehr.

«It’s not just about technology»

Bei Digitalisierungsprojekten geht es nicht nur um Technologie. Menschen bestimmen, wo und in welcher Form Technologie eingesetzt wird, sie interagieren mit den Systemen. Nur wenn die künftigen Nutzerinnen und Nutzer der Lösung aktiv und frühzeitig einbezogen werden, können die End-to-End-Prozesse so ausgestaltet werden, dass sie am Schluss messbare Optimierungen bringen. Digitalisierungsprojekte laufen in der Regel nach folgendem Schema ab:

1. Ist-Analyse und Bedürfnisevaluation
2. Detailliertes Konzept der Soll-Lösung
3. Präsentation der Soll-Lösung, Anpassungen und Abnahme
4. Technische Umsetzung
5. Implementierung und Tests
6. Schulung und Dokumentation
7. Go-Live
8. Begleitung und Support in der Startphase

Als Lösungs- und Implementierungspartner sind wir in beinahe allen Projektphasen auf den Input und die aktive Mitarbeit der künftigen Anwenderinnen und Anwender angewiesen. Sie kennen die Abläufe im Unternehmen und verfügen über wertvolles branchenspezifisches Wissen. Die Praxiserfahrung der Mitarbeitenden ist entscheidend, um die manuellen Prozesse in funktionierende digitale Workflows zu überführen und Optimierungspotenziale zu identifizieren.

Transparent kommunizieren und Pioniere bestimmen

Die Mitarbeitenden müssen früh und umfassend durch das Management über das geplante Digitalisierungsprojekt und die Ziele informiert werden. In der Regel weiss das Management auch, wer aus den einzelnen Fachbereichen für die Projektgruppen in Frage kommt. Im Idealfall handelt es sich um Personen, die offen für Neues sind, Chancen sehen und das Projekt später als Pioniere und «Fahnenträger» intern promoten. Bei den Projektteams sollte zudem auf einen guten Mix von internen Experten bzw. Pionieren und externen Beratern geachtet werden, um internes Know-how mit neuen Impulsen von aussen zu kombinieren.

Expertise der Mitarbeitenden wertschätzen und abholen

An einem Kick-off-Meeting werden das Projekt und die Projektziele zu Beginn vorgestellt. Bei dieser ersten Präsentation versuchen wir den praktischen Nutzen für die Mitarbeitenden aufzuzeigen, aber auch vorhandene Ängste und Vorbehalte abzubauen. In einer nächsten Phase erarbeiten wir mit den Vertretern aus den Fachabteilungen in halbtägigen Workshops die Anforderungskataloge für die Digitalisierungslösung. Dabei zeigt sich immer wieder aufs Neue: Wenn die Mitarbeitenden merken, dass ihr Wissen und ihre langjährige Erfahrung geschätzt werden und sie aktiv zur neuen Lösung beitragen können, arbeiten sie engagiert mit.