Bevor Sie sich nun auf die Suche nach einem geeigneten Dienstleister für Ihr Scanning Projekt machen, empfehlen wir Ihnen, sich mit folgenden Fragen auseinanderzusetzen:
 
Wie viel Papier soll eingescannt werden?

Verschaffen Sie sich einen groben Überblick über die Menge Papier, welche eingescannt werden soll. Bei einem traditionellen Bundesordner (A4) können Sie mit rund 500 Blättern rechnen. Eine Hängemappe beinhaltet zirka 100 bis 150 Blätter. Zählen Sie Ihre Ordner, Hängeregister und Schachteln – Sie werden staunen, wie viel Papier sich angesammelt hat.

Anhand welcher Struktur und wo sollen die digitalisierten Dokumente abgelegt werden?

Machen Sie sich Gedanken darüber, wie Ihre Dokumente heute geordnet sind. Bestehen Register und damit eine einheitliche Struktur oder gibt es eine chronologische Ordnung? Überlegen Sie sich dann, wie dies digital in einem Ablagesystem abgebildet werden soll und kann. Denken Sie darüber nach, wie es für Sie am angenehmsten ist, in Ihrem System eine Information zu suchen. Auf der Basis dieser Erkenntnisse sollte dann die zukünftige Struktur für die elektronischen Dokumente festgelegt werden.

Beim Scanning von Papierarchiven muss definiert werden, in welchem Dateiformat die digitalisierten Unterlagen gespeichert werden sollen. Üblicherweise werden PDF-Dateien mit entsprechenden Metadaten erzeugt. Die Files werden elektronisch an ein System zur Ablage oder an eine Fachapplikation, wie beispielsweise ein DMS, CRM oder ERP, zur digitalen Weiterverarbeitung übergeben.