Rechnungsverarbeitung galt lange als stabiler Standardprozess. Eingehende Rechnungen wurden erfasst, geprüft und verbucht, meist regelbasiert und mit klaren Abläufen. Heute steigen jedoch die Anforderungen an Effizienz, Qualität und Compliance. Gleichzeitig eröffnen neue Technologien rund um künstliche Intelligenz zusätzliche Automatisierungsmöglichkeiten. Dadurch wird die Rechnungsverarbeitung insgesamt anspruchsvoller.

Rechnungseingang als Enabler

Ein zentraler Treiber sind die unterschiedlichen Eingangskanäle und Formate. Rechnungen erreichen Unternehmen als Papierdokument, PDF per E-Mail oder strukturierte E-Rechnung. Während im Ausland E-Rechnungen zunehmend gesetzlich vorausgesetzt werden, ist in der Schweiz das PDF-Format stark verbreitet. Hinzu kommen Papierrechnungen, die insbesondere bei kleineren Unternehmen weiterhin verbreitet sind. Die Herausforderung besteht darin, diese unterschiedlichen Formate früh im Prozess in eine einheitliche und konsistente Datenstruktur zu überführen. Genau hier setzen Lösungen wie der Arcplace Invoice HUB an. Papier-, PDF- und E-Rechnungen werden zentral entgegengenommen, bei Bedarf digitalisiert, validiert und mit relevanten Metadaten angereichert. Dadurch entsteht eine stabile Grundlage für die Weiterverarbeitung im nachfolgenden Workflow-Systemen oder ERP-Lösungen.

Der Rechnungseingang wird damit zum zentralen Enabler für Prozessautomatisierung. Je früher Informationen korrekt erkannt, plausibilisiert und normalisiert werden, desto geringer ist der manuelle Klärungsaufwand später im Prozess.

Intelligenz im Rechnungsworkflow

Auch im weiteren Verarbeitungsprozess von Rechnungen steigen die Anforderungen. Die inhaltliche Prüfung muss Betrugsversuche mit KI-generierten Dokumenten, doppelte Belege oder inhaltliche Abweichungen bei Leistung, Betrag oder Zuordnung zuverlässig erkennen, auch dort, wo deterministische Regelwerke an Grenzen stossen. Gleichzeitig entsteht grosses Potenzial in der automatischen Kostenzuordnung und Kontierung. Dies nicht nur über Bestellungen oder Verträge, sondern auch daten- und KI-gestützt auf Basis historischer Buchungen, Lieferanteninformationen und wiederkehrender Muster.

Mit Arcplace Invoice Automation lassen sich diese Prozessschritte gezielter automatisieren. Rechnungen können abhängig von Datenqualität, Bestell- oder Vertragsbezug, bisherigen Buchungen und definierten Geschäftsregeln automatisch vorkontiert, geprüft und in den passenden Freigabeprozess überführt werden. Standardfälle laufen dadurch automatisiert ab, während Mitarbeitende sich auf Ausnahmen, Abweichungen und fachliche Entscheidungen konzentrieren können.

Fazit

Die Komplexität entsteht somit nicht an einer einzelnen Stelle, sondern im Zusammenspiel von Eingangskanälen, Datenqualität, Prüfung, Kontierung und Freigabe. Entscheidend ist deshalb die Frage, wie Unternehmen diese Prozessschritte so verbinden, dass strukturierte Daten früh verfügbar sind, Standardfälle automatisiert durchlaufen und Ausnahmen gezielt bearbeitet werden können.

Genau dieser Fragestellung gehen wir in weiteren Folgen des Coffee Talks rund um Rechnungsverarbeitung nach.

Johannes Egli, Principal Consultant