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De la capture à la
capture intelligente

Dossier « Capture »

Technologies de
capture intelligentes

Input Management

Les solutions d’input management (gestion automatisée des documents entrants) relèvent le défi qui consiste à extraire les informations pertinentes à partir de différentes sources afin de les mettre à disposition des applications métier en aval. Elles mettent en œuvre des technologies de numérisation et de capture.

Phases de l’input management

Trois phases sont nécessaires pour garantir le succès de l’input management: la numérisation, la capture et le traitement.

Si certains documents ou certaines parties de ces derniers sont disponibles sous forme physique, ils sont numérisés au début, lors de la phase de numérisation. Des scanners ou des appareils multifonction sont utilisés à cette fin.

La phase de capture succède à la phase de numérisation. Un logiciel qui permet de classer les documents et d’extraire les informations est utilisé afin de pouvoir les traiter de manière entièrement ou partiellement automatique. Des fichiers PDF et les métadonnées associées constituent en général le résultat de la phase de capture. Il est ensuite possible de les transmettre à une application métier, comme un outil GED, un système de gestion de contenu d’entreprise (ECM) ou un ERP, en vue de la phase de traitement.

 
 

Services de numérisation d’Arcplace

Bien que de plus en plus d’entreprises abandonnent le papier au profit des documents numériques, nombre d’entre elles possèdent encore des archives importantes sur papier et un nombre élevé de processus basés sur des documents papier, qui prennent beaucoup de temps. Les services de numérisation d’Arcplace leur permettent de bénéficier rapidement des avantages des documents numériques sans avoir besoin de mettre en place une infrastructure de numérisation interne ni d’assurer sa maintenance.

Les services de numérisation d’Arcplace comportent :

  • un matériel de numérisation ultramoderne
  • un logiciel de capture à la pointe de la technologie pour indexer les documents numérisés
  • des services de conception, d’installation et de configuration
  • des services de digitalisation de dossiers papier existants (dans les locaux du client ou dans le centre de numérisation d’Arcplace)

 

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La capture : classification et extraction des données

Les deux activités principales de l’opération de capture sont la classification et l’extraction des données. Arcplace utilise différentes variantes ou une combinaison de plusieurs d’entre elles afin de classifier efficacement les documents :

  • en fonction de la disposition
  • en fonction du contenu
  • « smart-words »
  • codes-barres / codes QR

L’objectif de l’extraction des données consiste à collecter toutes les informations souhaitées. Arcplace utilise notamment les possibilités suivantes :

  • forme libre et reconnaissance de zones / reconnaissance de formulaires
  • validation automatique avec les données de référence
  • validation manuelle pour l’assurance qualité
  • codes-barres / codes QR

Deux scénarios typiques pour lesquels Arcplace utilise les processus de capture sont l’extraction d’informations depuis les factures dans le cadre d’un traitement automatique de la facturation, et la reconnaissance du destinataire souhaité pour un envoi dans la boîte de réception numérique.

Dossier:

Capture

Collectez les informations de votre entreprise et traitez-les de manière automatique

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Capture multicanal

Les technologies de capture multicanal proposent une fonctionnalité standard et automatique de collecte des données à partir de différents types de documents ou d’informations. Elles accélèrent ainsi les processus en aval en collectant les documents et en les convertissant en informations précises qui sont directement utilisables, puis les fournissent aux applications métiers ou aux workflows. Les informations sur papier, les fax, les e-mails ou les documents qui proviennent d’appareils mobiles, comme les smartphones, constituent des sources possibles pour la capture multicanal.

Le centre de numérisation d’Arcplace

Le centre de numérisation d’Arcplace, qui se trouve à Glattbrugg, en Suisse, traite les documents de diverses sociétés de toute la Suisse. Il est non seulement utilisé pour les activités de numérisation régulières, comme la numérisation des factures des fournisseurs, des commandes ou des e-mails échangés, mais également afin de numériser de gros volumes d’archives sur papier qui sont alors généralement transférées aux systèmes GED, ECM ou ERP.

Le centre de numérisation d’Arcplace est certifié conforme à la norme de sécurité ISO 27001, et met en œuvre des technologies de pointe afin de numériser et de capturer des documents de tous types et de toutes tailles. Une équipe de spécialistes, qui comprend des chefs de projet, des ingénieurs et des opérateurs de numérisation, aide les clients à définir et à mettre en place les processus qui répondent à leurs besoins.

 

Étude de cas :

Groupe Debrunner Koenig

Numérisation d’environ 2500 dossiers du personnel

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Étude de cas :

Raiffeisenbank

Raiffeisen

Numérisation des dossiers de la Banque Raiffeisen

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Partenaires technologiques d’Arcplace

Arcplace dispose de partenariats stratégiques avec différents fournisseurs de technologies de capture dont les trois principaux sont :

  • TCG
  • Hyland Software

Ces fournisseurs permettent à Arcplace de répondre aux exigences qui vont des simples stations de capture aux solutions perfectionnées de classification et d’extraction multicanal.