Créée il y a 160 ans, Helvetia est une compagnie d'assurances toutes branches qui accorde beaucoup d'importance à la notion de qualité. Elle compte parmi les leaders du marché des assurances en Suisse. Plus de 1,3 million de clients sont conseillés par 38 agences générales et quelque 3 500 collaborateurs.

Les courriers reçus sont actuellement traités de manière décentralisée sur les différents sites. À sa réception, le courrier est ouvert, puis remis majoritairement physiquement au service compétent dans une boîte aux lettres commune à l'échelle du groupe pour traitement. Certains des courriers sont scannés après l'ouverture, puis classés par le secteur Logistique avant d'être distribués dans les différentes boîtes aux lettres électroniques. Ces processus vont désormais être optimisés et automatisés avec l'aide d'Arcplace. « Nous sommes ravis qu'Helvetia ait choisi notre entreprise pour ses services de numérisation et que nous pourrons effectuer ce projet ambitieux en collaboration avec une entreprise aussi renommée », déclare Michael Niederjohann, responsable du Scan Center & BPO Arcplace.

8 100 000 pages traitées par an

Le lancement progressif du traitement numérique des courriers reçus au cours des années à venir permettra de transférer de manière centralisée un total d'environ un million de courriers par an – soit environ 8 100 000 pages – au centre de numérisation d'Arcplace par le biais d'une boîte aux lettres réservée d'Helvetia. Les courriers y seront triés, ouverts et retriés plus finement avant de passer à l'étape de la préparation du travail et de la numérisation. Pour ce faire, Arcplace fera appel à la technologie de numérisation d'OPEX. Ce poste de numérisation ouvre les courriers, entraîne les différentes feuilles, puis numérise les documents, le tout, automatiquement.

Une fois numérisés, les courriers sont transmis à Helvetia à l'aide d'un dispositif d'échange de données sécurisé. Un reporting détaillé du traitement livre quotidiennement des informations sur les prestations fournies par Arcplace. Le courrier physique est stocké pendant une durée prédéterminée, puis détruit selon une procédure certifiée.

Un portail client destiné au reporting et aux analyses

Pour un meilleur suivi des tâches effectuées et pour la consultation du reporting sur ces dernières, un système électronique de suivi des processus sera mis en place au cours du projet. Les données générées seront présentées sous forme graphique dans un portail client, auquel les collaborateurs d'Helvetia habilités auront accès.

 Digital Mailroom

Arcplace SA

Prestataire de services informatiques, la société suisse Arcplace SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. Arcplace propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions de protection et d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, Arcplace est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.

Depuis sa création en 2006, Arcplace a déployé des solutions pour plus de 900 clients de diverses branches. Arcplace propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.

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