Le 13 janvier 2016
Baumann Koelliker automatise le traitement de ses factures
L’important groupe suisse du secteur de l’installation électrique Baumann Koelliker a automatisé le traitement de ses factures fournisseurs avec Arcplace. Par le biais du processus créancier entièrement dématérialisé, il est possible de saisir, contrôler, valider efficacement les factures papier et électroniques, de les transmettre à des fins de paiement et de les archiver sous forme non modifiable. De plus, Arcplace a implémenté une solution d’archivage d’e-mails pour freiner la hausse du volume de données de messagerie.
Processus numérique complet, aussi pour les factures papier
Chaque année, le groupe Baumann Koelliker reçoit près de 100’000 factures fournisseurs. Grâce à une solution avancée mise au point par Arcplace à partir des applications AnyDoc (numérisation et reconnaissance de caractères), Basware (workflows) et Kendox (archivage), l’entreprise peut désormais assurer le traitement 100% numérique de ses factures et, à la fin du processus, les archiver au format électronique dans les conditions exigées par la loi. Une fois les documents numérisés et leurs informations extraites, les factures numériques sont contrôlées et validées dans des workflows prédéfinis. Les factures approuvées peuvent être exportées directement dans le système ERP puis, après paiement, stockées avec protection en écriture dans la solution d’archivage numérique à valeur probante.
5000 heures de travail économisées chaque année
Selon les propos de Peter Jenzer, responsable de la comptabilité financière du Groupe Baumann Koelliker, l’entreprise économisera chaque année près de 5000 heures de travail grâce à la nouvelle solution. Le traitement automatisé des factures permet d’attribuer les coûts aux différents projets avec une plus grande précision. La transparence des coûts s’en trouve également accrue car les responsables des projets peuvent consulter à tout moment les factures. La Groupe Baumann Koelliker, qui reçoit déjà des factures électroniques de ses principaux fournisseurs, peut traiter aujourd’hui près de 60% de ses factures créanciers sans papier.
Archivage d’e-mails
Parallèlement au traitement électronique des créanciers, Arcplace a implémenté chez Baumann Koelliker un système d’archivage des e-mails sur la base de Veritas Enterprise Vault. Celui-ci permet de surveiller la croissance du volume d’e-mails stockés et de transférer automatiquement les e-mails, pièces jointes comprises, depuis les messageries Exchange vers un espace de stockage réservé aux archives.
Archivage des messages
Arcplace SA
Prestataire de services informatiques, la société suisse Arcplace SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. Arcplace propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions de protection et d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, Arcplace est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.
Depuis sa création en 2006, Arcplace a déployé des solutions pour plus de 800 clients de diverses branches. Arcplace propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.
Contact :
Arcplace SA
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