Arcplace - Allianz Suisse

Effizientere Prozesse und Kostensenkung durch elektronische Rechnungsverarbeitung

Die elektronische Rechnungsverarbeitung führt laut Hansruedi Kälin, Leiter Rechnungswesen bei der Allianz Suisse Immobilien AG, zu markant schnelleren Prozessen und tieferen Kosten. Durch die Automatisierung entfallen monotone Routinearbeiten und es treten weniger Buchungsfehler auf. Die digitale Verfügbarkeit der Rechnungsdaten erleichtert die Belegkontrolle und das schnelle Auffinden von Informationen. Im Rahmen des elektronischen Workflows können Stellvertretungen definiert werden, so dass Rechnungen bei nicht fristgerechter Bearbeitung automatisch weitergeleitet werden. Mahnungen und administrativer Aufwand durch verpasste Zahlungsfristen gehören der Vergangenheit an. Zudem ist eine rechtskonforme Archivierung gewährleistet.

Erfolgreiche Integration in Immobilien-Branchenlösung

Die Allianz Suisse Immobilien AG leitet Papierrechnungen neu direkt ins Scan Center von Arcplace weiter, wo die Rechnungsdaten mittels modernster Schrifterkennungs-Technologien (OCR) extrahiert werden. Die Informationen werden durch Arcplace mit den Stammdaten abgeglichen, digital signiert und so aufbereitet, dass sie mit der Rechnungsverarbeitungs-Software "Basware" importiert werden können. Basware ist der weltweit führende Hersteller im Bereich der Rechnungsautomatisierung. Ein automatisierter Workflow mit E-Mail-Erinnerungen basierend auf REM-Rollen stellt sicher, dass die digitalisierten Rechnungen zeitnah an die richtigen Stellen zur Freigabe und Bearbeitung gelangen. Geprüfte, genehmigte und kontierte Rechnungen können dann von Allianz Suisse direkt in die Immobilienbewirtschaftungs-Software REM übernommen werden. Am Schluss des Prozesses steht die automatisierte revisionssichere Archivierung von Rechnungen und der Bearbeitungsverlauf.

Digitalisierung vereinfacht Rechnungsverarbeitung und -archivierung

Bei der Allianz Suisse Immobilien AG treffen jährlich rund 36'000 Rechnungen ein - die meisten davon in Papierform. Das manuelle Öffnen, Kontrollieren, Zuordnen, Verbuchen und Archivieren der Papierrechnungen verursachte in der Vergangenheit einen erheblichen Aufwand. Zudem standen alte Rechnungsunterlagen nur im Papierarchiv zur Verfügung. Die Umsetzung der Lösung erfolgte in enger Zusammenarbeit zwischen Allianz Suisse, der GARAIO AG (Entwickler sowie Vertriebspartner der Immobilien-Branchenlösung REM) und Arcplace.

Über Allianz Suisse Immobilien AG

Die Allianz Suisse Immobilien AG ist eine Tochtergesellschaft der Allianz Suisse Versicherungs-Gesellschaft und ist der Investment- und Assetmanager für Immobilien der Allianz Gruppe in der Schweiz mit Standorten in Wallisellen, Bern, Genf und Lausanne. Die Allianz Suisse Immobilien AG betreut ein Portfolio von rund 3,7 Mrd. CHF.

Arcplace AG

Die Schweizer Arcplace AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister im Bereich Informationsmanagement und Archivierung. Das Portfolio der Arcplace umfasst Lösungen für die Digitalisierung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten sowie für die Sicherung und Archivierung von Daten. Durch die Kombination neuester Technologien mit innovativen Servicemodellen wie Managed Services, Cloud Services oder Business Process Outsourcing ist Arcplace in der Lage, Unternehmen jeder Grösse optimal zu bedienen.

Seit der Gründung im Jahre 2006 hat Arcplace Lösungen für über 800 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. Arcplace betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.

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