30’000 factures fournisseurs de plusieurs pages par an

Avec pas moins de 20 filiales réparties dans toutes les régions du pays, une grande boutique en ligne et un centre logistique comprenant cinq antennes de livraison, Pfister Meubles SA est leader sur le marché dans le commerce spécialisé suisse de l’aménagement. Grâce à une solution développée et implémentée par Arcplace sur la base des applications AnyDoc (numérisation, extraction d’informations de facturation, validation) et Basware (flux de travail), l’entreprise est aujourd’hui en mesure de traiter ses quelques 30’000 factures fournisseurs entièrement au format électronique et de les archiver sous forme numérique non modifiable. Avec la nouvelle solution, il est possible de saisir de manière centralisée des factures fournisseurs papier et électroniques avec un degré d’automatisation élevé au siège principal à Suhr, de les transférer par voie électronique pour vérification et validation et enfin de les valider pour paiement. Les nouveaux composants logiciels ont été intégrés parfaitement par Arcplace aux systèmes d’archivage et ERP existants.

Le traitement électronique permet de gagner en efficience

Le chef de projet dans la comptabilité financière chez Pfister souligne l’énorme potentiel d’augmentation de l’efficience du traitement électronique des factures : « Nous traitons chaque année 30’000 factures fournisseurs qui sont en partie composées de plusieurs pages. En plus des huit collaborateurs de la comptabilité financière, jusqu’à 250 personnes aux postes de contrôle et d’approbation sont impliquées dans le processus. La nouvelle solution d’Arcplace nous permet de réduire considérablement les temps de traitement, de minimiser les sources d’erreurs, de mieux exploiter les conditions fournisseurs et d’avoir plus de transparence au niveau de la réception des factures. » Même sur la question de collaboration avec Arcplace, le responsable de projet s’exprime de manière totalement positive : « Les spécialistes d’Arcplace ont très bien compris nos besoins et la collaboration a fonctionné exceptionnellement bien durant toutes les phases du projet. » Pfister a informé proactivement ses fournisseurs de ce changement et les a motivés à soumettre à l’avenir des factures électroniques uniquement.

 Traitement de factures

Arcplace SA

Prestataire de services informatiques, la société suisse Arcplace SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. Arcplace propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions de protection et d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, Arcplace est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.

Depuis sa création en 2006, Arcplace a déployé des solutions pour plus de 800 clients de diverses branches. Arcplace propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.

Contact :

Arcplace SA
Irene Feusi
Mühlebachstrasse 54
CH-8008 Zürich
 +41 44 501 22 00
 i.feusi@arcplace.ch