La solution a été implémentée en quatre mois seulement

La solution, qui a été implémentée en quatre mois seulement, couvre tout le processus de traitement des quelques 120 000 factures fournisseur annuelles. Elle comporte la saisie des factures, leur validation, leur approbation, le paiement et l'archivage électronique à valeur probante. Cette solution se base sur les technologies AnyDoc (numérisation et reconnaissance de l'écriture manuscrite), Basware (workflows) et Windream (archivage). Elle récupère les données, comme les adresses des fournisseurs, les plans comptables et les centres de coûts, au moyen d'une interface avec le logiciel immobilier REM. Le système peut ainsi vérifier les nouvelles factures dès la phase de numérisation réalisée par deux stations de numérisation installées sur place et les compléter automatiquement en y ajoutant des informations supplémentaires.

Des workflows qu'il est possible de définir de manière souple

Les factures saisies sont envoyées par voie électronique à un ou plusieurs destinataires en fonction des règles prédéfinies dans le workflow. Les règles permettent également de résoudre les conflits. Elles permettent par exemple d’identifier les personnes absentes et d’intégrer automatiquement le suppléant dans le workflow. Il est également possible de configurer simplement des vérifications concernant les délais de paiement, les périodes comptables, le respect du principe de double-contrôle ou les montants des factures. Les collaborateurs utilisent une application Web conviviale pour vérifier, valider et imputer les factures. Les factures traitées sont ensuite transférées dans le logiciel REM qui les comptabilise, les règle, puis les archive, ainsi que leurs annexes et l’historique du traitement, sous un  format non modifiable dans la solution d’archivage Windream.

Économies de coûts et de temps

Grâce à cette nouvelle solution, Bilfinger Real Estate SA réalise des économies et gagne du temps dans le domaine de la comptabilité fournisseurs. La synchronisation directe avec les données de base du logiciel immobilier REM et les workflows définis avec précision rendent les processus plus rapides, plus efficaces et plus sûrs. Toutes les factures sont rapidement disponibles et il n'est plus nécessaire de les rechercher dans des classeurs grâce au stockage sous forme électronique. La nouvelle solution de traitement automatisé des factures fournisseur permet d'éviter les erreurs d'imputation des coûts et de classement.

Arcplace SA

Prestataire de services informatiques, la société suisse Arcplace SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. Arcplace propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions de protection et d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, Arcplace est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.

Depuis sa création en 2006, Arcplace a déployé des solutions pour plus de 800 clients de diverses branches. Arcplace propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.

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Arcplace SA
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