Le 15 mai 2018

Arcplace remporte le contrat de Robert Aebi SA

Arcplace soutient Robert Aebi SA dans l’instauration du traitement électronique des factures ainsi que dans l’archivage conforme au droit des factures fournisseurs et clients.

Siège social de Robert Aebi SA à Regensdorf (Image source : Robert Aebi AG)

70’000 factures fournisseurs par an

Robert Aebi livre des machines, des appareils et des véhicules de marques renommées en Suisse et en Allemagne du sud dans les secteurs de la technologie agricole et du génie civil; elle appartient aux entreprises leaders dans leur branche en tant que représentante générale des machines de construction de Volvo et des machines agricoles de John Deere. L’entreprise à l’écoute du marché et de ses clients, fondée en 1881 et employant aujourd’hui environ 700 collaborateurs, reçoit chaque année environ 70’000 factures fournisseurs. Celles-ci sont pour le moment traitées manuellement, causant une énorme dépense dans la comptabilité fournisseurs. L’entreprise a par conséquent choisi une solution complète d’Arcplace grâce à laquelle les factures fournisseurs (factures papiers, PDF et électroniques) – complètement intégrées dans le système Microsoft ERP existant – peuvent être traitées électroniquement de manière efficace et être archivées conformément au droit.

Réduction de 80% des frais de procédure

L’imputation, la comptabilisation du compte, le contrôle, l’autorisation, l’enregistrement ainsi que l’accès aux factures originales sous forme électronique sont possibles à tout moment et en tout lieu grâce à l’introduction de la nouvelle solution d’Arcplace. Ceci a l’avantage de simplifier le traitement des factures, de réduire les délais, de décharger les collaborateurs et de réduire les frais de procédure jusqu’à 80%. Les dépôts erronés et les pertes de documents sont simultanément évités grâce à l’automatisation des processus et à l’archivage numérisé conforme à la législation.

Archivage de factures fournisseurs et clients

Un système d’archivage moderne est en outre mis en place pour le dépôt conforme au droit. Les factures diffusées dans le flux des créanciers de Basware sont automatiquement déposées dans Kendox, accompagnées des documents complémentaires comme la comptabilisation du compte, les annexes, les commentaires, le flux de travail, etc., dès que la transmission des données à l’ERP et au système de commande Microsoft Dynamics AX 2009 a été effectuée. De plus, un archivage dit continu est implémenté pour les factures clients à partir d’AX.
 

 Traitement de factures

Arcplace SA

Prestataire de services informatiques, la société suisse Arcplace SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. Arcplace propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions de protection et d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, Arcplace est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.

Depuis sa création en 2006, Arcplace a déployé des solutions pour plus de 900 clients de diverses branches. Arcplace propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.

Contact:

Arcplace SA
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Mühlebachstrasse 54
CH-8008 Zürich
 +41 44 501 22 00
 i.feusi@arcplace.ch