Le 10 novembre 2020

Arcplace numérise l’envoi de factures pour Coop Mineraloel AG

Le papier appartient au passé. Avec l’aide d’Arcplace, Coop Mineraloel AG va intégralement numériser les processus d’établissement de factures et de notes de crédit pour les plus de 300 franchisés Coop Pronto. Une plateforme de documents Cloud hébergée par Arcplace va permettre à la principale compagnie pétrolière suisse de réaliser d’importantes économies de coûts et de ressources. En outre, les temps de traitement seront sensiblement réduits.

Coop Mineraloel AG

(Image source : Coop Mineraloel AG)


Des centaines de documents papier sont envoyés quotidiennement

Coop Mineraloel AG (CMA) imprime, emballe, affranchit et expédie quotidiennement des centaines de factures et de notes de crédit papier pour les plus de 300 franchisés Coop Pronto. Ceux-ci contrôlent leurs commandes à l’aide de leurs factures et notes de crédit et archivent physiquement les documents papier dans un classeur qui est en principe envoyé en fin de mois à un fiduciaire. La CMA veut remplacer d’ici la moitié de l’année 2021 l’intégralité des processus papier fastidieux et coûteux par une solution numérique. La société prévoit une plateforme numérique plurilingue mettant à disposition les factures et notes de crédit au format PDF. Les franchisés et fiduciaires doivent pouvoir accéder facilement et à tout moment via un login personnalisé aux justificatifs PDF enregistrés conformément à la loi et clairement identifiables. La CMA a défini d’autres exigences à respecter, telles que la transmission quotidienne des justificatifs ainsi qu’un historique de déroulement exact. Quelque 12 000 documents d’une à plusieurs pages doivent être traités mensuellement.

Arcplace remporte le contrat avec une solution Cloud innovante

La CMA a sélectionné la société Arcplace AG de Zurich comme partenaire solution. La solution Cloud proposée par Arcplace, hébergée et managée dans un centre de calcul suisse, permet un traitement numérique hautement efficace des justificatifs. Elle est basée sur la plateforme ECM « OnBase » de l’entreprise Hyland. La solution permet de répondre out-of-the-box à toutes les exigences et, en cas de besoin, la solution peut être assortie d’extensions de fonctionnalités ECM/DMS supplémentaires (par exemple le dossier RH). Les justificatifs sont importés au format PDF directement depuis SAP. La solution comporte en outre des fonctionnalités et workflows sophistiqués de gestion des validations. Vanessa Walliser, responsable projet de la société Coop Mineraloel AG se montre impressionnée par la nouvelle plateforme numérique de documents Cloud : « La solution avec OnBase répond à notre cahier des charges et peut être mise en œuvre en tant que Managed Service en employant un minimum de ressources de notre côté. »

Arcplace SA

Prestataire de services informatiques, la société suisse Arcplace SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. Arcplace propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, Arcplace est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.

Depuis sa création en 2006, Arcplace a déployé des solutions pour plus de 900 clients de diverses branches. Arcplace propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.

Contact :

Arcplace SA
Irene Feusi
Mühlebachstrasse 54
CH-8008 Zürich
 +41 44 501 22 00
 i.feusi@arcplace.ch