21. September 2017

Burkhalter Gruppe – voll auf Draht bei der Digitalisierung

Die führende Schweizer Elektrotechnik-Gruppe Burkhalter hat – unterstützt von Arcplace – erfolgreich auf elektronische Personaldossiers umgestellt. Durch die komplett digitale Bearbeitung und Archivierung der zuvor papiergestützten Dossiers erzielt die Gruppe heute grosse Effizienzgewinne und Kosteneinsparungen.

Burkhalter Gruppe


Die bei der Umstellung auf die automatisierte Rechnungsverarbeitung im Jahr 2013 erzielten Verbesserungen gaben bei Burkhalter den Ausschlag für das Projekt «Elektronische Personaldossiers». Arcplace erarbeitete eine Lösung auf der Basis des bereits für die Rechnungsarchivierung eingesetzten DMS-Systems Kendox InfoShare. Die Papier-Personaldossiers wurden durch Mitarbeitende gescannt und unter Beibehaltung der thematischen Gliederung an Kendox InfoShare übergeben. Die Lösung ist so konfiguriert, dass Personal-Stammdaten direkt aus dem HR-Management-System Xpert.HRM bezogen werden können und fügt sich nahtlos in die bestehende Office-Umgebung ein. Korrespondenz in E-Mails kann direkt aus Outlook heraus ins Personaldossier übernommen werden. Word-, Excel- und PDF-Dateien werden mit wenigen Mausklicks in die elektronischen Personaldossiers eingefügt.

Messbar effizientere Prozesse in der Personaladministration

Die elektronischen Dossiers führen zu messbar effizienteren Prozessen in der Personaladministration. Susanne Fischer, bei der Burkhalter Management AG verantwortlich für das Projekt: «Informationen werden über die Volltextsuche von Kendox sehr schnell aufgefunden. Autorisierte Benutzer greifen heute orts- und zeitunabhängig über verschiedene Endgeräte auf Personalinformationen zu. Die entsprechenden Zugriffsberechtigungen lassen sich präzise in Kendox definieren.» Die Lösung von Arcplace umfasst auch eine Archivierung, die strenge Compliance-Anforderungen erfüllt, da Einblicke und Änderungen lückenlos protokolliert werden. Der implementierte «Single-Sign-On» und die einfache Drag & Drop-Bedienung erhöhen den Benutzerkomfort. Burkhalter hat bereits entschieden, den Funktionsumfang von Kendox zu erweitern. Teilprozesse für das Bewilligen von Absenzen oder die Einsicht in Wochenrapporte oder Lohnabrechnungen werden künftig ebenfalls in Kendox abgebildet.

Elektronische Personaldossiers

Case Study: Burkhalter Gruppe – voll auf Draht bei der Digitalisierung

Arcplace AG

Die Schweizer Arcplace AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister im Bereich Dokumenten- und Datenmanagement. Das Portfolio der Arcplace umfasst Lösungen für die Digitalisierung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten sowie für die Sicherung und Archivierung von Daten. Durch die Kombination neuester Technologien mit innovativen Servicemodellen wie Managed Services, Cloud Services oder Business Process Outsourcing ist Arcplace in der Lage, Unternehmen jeder Grösse optimal zu bedienen.

Seit der Gründung im Jahre 2006 hat Arcplace Lösungen für über 800 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. Arcplace betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.

Kontakt:

Arcplace AG
Irene Feusi
Mühlebachstrasse 54
CH-8008 Zürich
+41 44 501 22 00
i.feusi@arcplace.ch