Les améliorations obtenues suite à la migration vers le traitement automatisé des factures en 2013, ont été décisives pour le projet « Dossiers électroniques du personnel ». Arcplace a conçu une solution basée sur le système de gestion électronique des documents (GED) Kendox InfoShare, qui est déjà utilisé pour l'archivage des factures. Des collaborateurs ont numérisé les dossiers du personnel qui étaient sous forme papier, puis les ont transférés dans Kendox InfoShare en conservant leur structure thématique. La solution permet de récupérer les données de base concernant le personnel directement dans Xpert.HRM, le système de gestion des ressources humaines, et s’intègre parfaitement dans l’environnement Office existant. Il est ainsi possible d’importer directement à partir d’Outlook les e-mails échangés dans le dossier du personnel. Il est possible d’ajouter des fichiers Word, Excel et PDF aux dossiers du personnel en quelques clics.

Amélioration quantifiable des opérations d’administration du personnel

Les dossiers électroniques permettent d’améliorer l’efficacité de l’administration du personnel de manière quantifiable. Susanne Fischer, responsable du projet chez Burkhalter Management AG : « On retrouve très rapidement les informations grâce à la recherche en texte intégral de Kendox. Les utilisateurs autorisés accèdent désormais aux informations concernant le personnel à partir de différents terminaux, à toute heure et où qu’ils se trouvent. Il est possible de définir très précisément les autorisations d'accès dans Kendox. » La solution d’Arcplace comporte également une fonction d’archivage qui satisfait aux exigences strictes en matière de conformité, car toutes les consultations et les modifications sont enregistrées dans un fichier journal. L’authentification unique « Single-Sign-On » et la fonction simple de glisser-déplacer améliorent le confort des utilisateurs. Burkhalter a déjà décidé d’étendre les fonctionnalités de Kendox. Les sous-processus d’approbation des absences, de consultation des rapports hebdomadaires ou des bulletins de salaire seront également bientôt modélisés dans Kendox.

 Dossiers électroniques du personnel

 Étude de cas – Groupe Burkhalter : pleins feux sur la numérisation

Arcplace SA

Prestataire de services informatiques, la société suisse Arcplace SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. Arcplace propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions de protection et d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, Arcplace est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.

Depuis sa création en 2006, Arcplace a déployé des solutions pour plus de 800 clients de diverses branches. Arcplace propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.

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