Digitaler Posteingang – Starten Sie klein!

Ist die manuelle Verarbeitung der eingehenden Briefpost träge, kostspielig oder gehen gar Informationen verloren? Erstellen die Fachbereiche mehrfach Kopien der Sendungen und kommt es so zu sogenannten Schatten-Archiven? Mit einem digitalen Posteingang von Arcplace schaffen Sie eine zentrale Eingangspforte. Hier werden alle eingehenden papierbasierten und digitalen Informationen so erfasst, dass sie automatisiert elektronisch im Unternehmen verteilt, nachvollziehbar bearbeitet und letztendlich rechtskonform archiviert werden können. Erfahren Sie, wie einfach und mühelos Sie mit den standardisierten Posteingangslösungen von Arcplace starten können.

Service «Light»: Der Kleine mit grosser Wirkung

Mit dem Posteingang Service «Light» erhalten Sie die tägliche Briefpost auf dem digitalen Weg und können sie so schnell und einfach weiterverarbeiten. Sie müssen bei der Post lediglich eine Umleitung Ihrer Briefsendungen ans Arcplace Scan & BPO (Business Process Outsourcing) Center beantragen und schon sind Sie startklar. Die im Scan & BPO Center empfangenen Briefe werden von Scan Operatoren verarbeitet und aus jedem Umschlagsinhalt wird eine PDF/A Datei erstellt. Im Anschluss erhalten Sie die elektronische Post via SFTP Server oder per E-Mail. Die Rücksendung der physischen Originale sowie allfälliger Sendungen mit 3D-Objekten erfolgt auf wöchentlicher Basis mit einem eingeschriebenen Paket. Dieser Service kann innert Wochenfrist umgesetzt und jederzeit erweitert sowie individuell ausgebaut werden.

Hauptvorteile:

  • Effiziente und vollständige Verarbeitung der täglichen Briefpost
  • Schnellere Reaktionszeiten und damit höhere Kundenzufriedenheit
  • Kosteneffizienter Service, schnell und einfach umsetzbar
 

Übersicht Digitaler Posteingang Service «Light»

 

Übersicht Digitaler Posteingang Service «Smart»

Hauptvorteile:

  • Hochmoderner Service mit führender Capture Technologie
  • Zugriff auf das Kundenportal «MyArcplace» (Ticketing, Validierungsaktivitäten, Smart Reporting, Live-Überwachung zur eingehenden Post)
  • Service kann individuell und massgeschneidert innert Wochenfrist umgesetzt werden

Service «Smart»: Hoch automatisiert, skalierbar und schlank

Mit dem digitalen Posteingang Service «Smart» gehen Sie einen Schritt weiter und erhalten eine schlanke, automatisierte und skalierbare Prozesslösung für die tägliche Verarbeitung Ihrer Eingangspost. Sobald die Post im Scan & BPO Center eintrifft, werden die Sendungen nach allgemeinen sowie Ihren individuellen Regeln in verschiedene Kategorien sortiert. Beispielsweise werden Umschläge an spezifische Stellen oder Personen im Unternehmen vor dem Scanning aussortiert und gelangen ungeöffnet an die jeweiligen Empfänger. Dieser Verarbeitungsschritt wird als sogenannte Blacklist bezeichnet. Weiter können neben physischen Postsendungen auch bereits elektronische Sendungen in diesem Service verarbeitet werden. Das sind zum Beispiel E-Mails, die an einen kundenspezifischen Posteingang im Arcplace Scan & BPO Center weitergeleitet werden.

Nach der Empfangsphase werden die Dokumente mithilfe der führenden Capture Technologie TCG DocProStar, welche auf künstlicher Intelligenz basiert, klassifiziert. Nach der Klassifizierung extrahiert die Software vordefinierte Datenfelder aus den Dokumenten und am Ende des Prozesses werden die generierten Daten zur Weiterverarbeitung per SFTP Server an den Kunden übertragen. Die verarbeiteten Briefe werden, zusammen mit den aussortierten Briefen, regelmässig an den Kunden geschickt. Optional kann Arcplace die gescannten Briefe für eine begrenzte Dauer archivieren, wobei sie anschliessend sicher und fachgerecht vernichtet werden.

Im Rahmen des Service haben Sie Zugriff auf das Kundenportal «MyArcplace». In unserem Portal haben Sie die Möglichkeit, auf ein Reporting Ihres Services zuzugreifen. Ebenso können Sie via Portal Supportanfragen platzieren sowie auf Wunsch Teile der Scanning-Verarbeitung, wie beispielsweise die Validierung, durchführen.

«Digitaler Posteingang»: Das massgeschneiderte Gesamtpaket

Neben den vorgestellten standardisierten Services «Light» und «Smart» bietet Arcplace auch komplett individualisierte Posteingangslösungen an. Dieser massgeschneiderte Ansatz bietet Unternehmen ein hybrides Umfeld mit einem integralen, erweiterbaren und skalierbaren Service. Dabei werden sämtliche eingehenden Dokumente, unabhängig von Format (Papier, E-Mails, e-Streams etc.) und Eingangskanal (E-Mail, Fax, Online Formulare, MFP, Mobile, Chat etc.), verarbeitet. Die Daten aus den verschiedenen Quellen werden einheitlich digitalisiert, um sie anschliessend mit einer homogenen Business-Logik weiterverarbeiten zu können. Der Service basiert auf modernsten Technologien, um den Klassifizierungs- und Daten-Extraktions-Prozess weitestgehend zu automatisieren.

Die digitalen Posteingangslösungen können Inhouse implementiert oder als kompletter Service bezogen werden. Möglich sind auch Mischformen, bei denen beispielsweise nur das Scanning respektive die Bildgenerierung im Arcplace Scan & BPO Center erfolgt. Der Datenaustausch zwischen Scan & BPO Center und Kunde erfolgt über hoch sichere Datenverbindungen und wird individuell ausstaffiert.

Hauptvorteile:

  • Effizientere Verteilung von eingehenden Sendungen
  • Höchste Kundenzufriedenheit dank schnelleren Reaktionszeiten
  • Keine Prozessunterbrüche durch verlorene oder liegen gebliebene Papierdokumente
  • Bessere Compliance, da Dokumentflüsse eingesehen und verfolgt werden können
  • Platzeinsparungen, da keine Papierdokumente mehr aufbewahrt werden müssen
  • Markant tiefere Kosten
 

Übersicht «Digitaler Posteingang»

 

Möchten Sie mehr über Arcplace und den digitalen Posteingang erfahren? Dann kontaktieren Sie uns noch heute – wir beraten Sie gerne:
 sales@arcplace.ch oder  +41 44 501 22 00.

Ratgeber:

Evaluation eines Digitalen Posteingangs

Mit geballtem Arcplace Expertenwissen zur passenden Lösung

Download

Ratgeber:

Umsetzung eines Digitalen Posteingangs

Wertvolle Tipps von unseren Experten für die Frühphase Ihres Projekts

Download

Dossier:

Sie brauchen einen Digitalen Posteingang, wenn ...

Eingehende Post automatisch erfassen, verteilen und archivieren

Download