Nutzen- und Effizienz-Steigerung
KI ermöglicht eine verbesserte automatisierte Erfassung, Klassifizierung und Verarbeitung bei sowohl strukturierter als auch unstrukturierter Dokumente. Durch eine KI-basierte Extraktion bleibt der Kontext einzelne Elemente erhalten, z.B. zwischen Text, Tabellen und Reports. Gleichzeitig ermöglicht die KI die Inhalte der Dokumente zusammenzufassen, Kernaussagen zu extrahiert und grafisch aufbereitet. Dies spart Entscheidungsträgen wertvolle Zeit und unterstützt schnellere Entscheidungsprozesse.

Nutzer-Erlebnis und Akzeptanz
Die Benutzerfreundlichkeit und Akzeptanz steht weiter im Vordergrund und bedeutet, dass die Dokumentenmanagement leicht verständlich sein müssen. Die Hersteller arbeiten weiter an intuitiven Bedienung Ihre Systeme. Suchanfragen können in natürlicher Sprache (chatbasierte Suchanfragen) erfolgen und anschliessend weiter verfeinert werden. Die Suchergebnisse werden dem Anwender mit zugehörigen Quellenangaben transparent und übersichtlich dargestellt. Dies erspart aufwendige Schulungen und die Notwendigkeit sich mit (meist komplexen) Dokumenten-Ablagestrukturen auseinandersetzten zu müssen, um das gewünschte Abfrageergebnis zu bekommen.

Kostensenkung und Skalierbarkeit
Die klassische „Cloud-First-Strategie“ gilt nicht mehr als uneingeschränkt zeitgemäss. Während diese Strategie in den vergangenen Jahren als Innovationsmotor diente und Unternehmen Flexibilität, Skalierbarkeit sowie Kostenvorteile bot, zeigt sich inzwischen ein deutlicher Trend zur Weiterentwicklung dieses Ansatzes. Hinzu kommt die „Cloud-Smart“-Strategie, bei dem Unternehmen je nach Anwendungsfall gezielt zwischen Public, Private und lokalen Cloud-Lösungen unterscheiden.

Integration und Auswahl der besten Lösungen
Die Zeiten monolithischer Suiten, wie etwa ECM-Suiten mit integriertem Case-Management und Workflow, sind weitgehend vorbei. Heute steht der Ansatz "Best-of-Breed" im Vordergrund, bei dem für jeden Anwendungsfall die optimale Lösung ausgewählt und in eine Gesamtlösung integriert wird. Begleitet wird dieser Ansatz von klaren API- und Integrationsstrategien, die hohe Anforderungen an die Kompatibilität und eine einfache, schnelle Integration in Workflow- und Orchestrierungsplattformen stellen, die meist moderne Low-/No-code-Ansätze verfolgen.

Compliance, Datenschutz und Archivierung
Durch die Beteiligung einer Vielzahl unterschiedlichen Systemen und den steigenden Anforderungen aus Compliance, Datenschutz und Archivierung wird ein zukunftssicheres Dokumentenmanagement- und Archierungs-System zu einem festen zentralen Bestandteil.

Es sichert rechtliche Konformität, schafft Vertrauen und gewährleisten die langfristige Verfügbarkeit und Auswertbarkeit von Daten. Durch seine zentralen, generischen Services kann es Dokumente, Protokolle und Daten auch aus anderen Geschäftsanwendungen revisionssicher archivieren und bildet damit ein stabiles Fundament. Das Dokumentenmanagement und -Archivierungs-Systemist somit ein wichtiges Puzzleteil einer immer wichtigeren strategischen digitalen Resilienz.