10. Mai 2016

swisspro automatisiert Kreditorenbuchhaltung

swisspro, eine führende Schweizer Firmengruppe für Elektroinstallationen sowie Sprach- und Datenkommunikation, hat die Verarbeitung ihrer fast 60’000 jährlichen Kreditorenrechnungen automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace, die einen elektronischen Rechnungsworkflow und eine revisionssichere digitale Archivierungslösung umfasst, konnte die Effizienz markant gesteigert werden. Für die Digitalisierung der Papierrechnungen nutzt swisspro den Service des Arcplace Scan Centers.

swisspro

 

Arcplace Scan Center digitalisiert Papierrechnungen

Um den Rechnungsworkflow zu beschleunigen und Kosten zu senken, hat  die Schweizer Elektroinstallationsgruppe swisspro mit Unterstützung von Arcplace erfolgreich eine Komplettlösung zur Digitalisierung und Automatisierung der bisher papierbasierten Verarbeitungsprozesse eingeführt. Im Rahmen dieser Lösung nutzt swisspro auch die Services des Arcplace Scan Centers. Die Kreditorenrechnungen werden im Arcplace Scan Center digitalisiert, die Rechnungsinformationen extrahiert und mit den Stammdaten abgeglichen. Die digitalisierten Rechnungen werden anschliessend durch die Applikation Basware automatisch zur Überprüfung und Freigabe im Unternehmen verteilt und nach der Genehmigung und Bezahlung revisionssicher digital archiviert. «Durch den Einsatz des Scan Services müssen wir weder inhouse eine Scan-Infrastruktur aufbauen und kostspielig à jour halten, noch werden personelle Ressourcen gebunden. Wir senden unsere Kreditorenrechnungen einfach ein und haben kurz darauf die perfekt aufbereiteten und validierten elektronischen Dokumente auf unserem Server», erklärt David Hess, Leiter Finanz- und Rechnungswesen bei swisspro.

Schnellere Durchlaufzeiten und tiefere Kosten

Mit der automatischen Rechnungsverarbeitung konnte die Durchlaufzeit pro Rechnung markant verkürzt werden. Die Mitarbeitenden der Buchhaltung werden stark entlastet und auch die Fehlerquote konnte gesenkt werden, da Kosten präziser zugeordnet werden können und kaum noch manuelle Eingabefehler auftreten. Der aktuelle Stand der Kreditorenrechnungen kann tagesaktuell an den Arbeitsplätzen abgerufen werden und dank der schnelleren Verarbeitung profitiert swisspro von besseren Rechnungskonditionen. Belege sind jederzeit einfach im digitalen Archiv auffindbar, zudem konnte wertvoller Platz am Hauptsitz in Zürich eingespart werden. Durch die  Nutzung des Arcplace Scan Centers benötigt swisspro keine aufwändige Inhouse-Scan-Infrastruktur.

 Automatische Rechnungsverarbeitung von Arcplace

Arcplace AG

Die Schweizer Arcplace AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister im Bereich Informationsmanagement und Archivierung. Das Portfolio der Arcplace umfasst Lösungen für die Digitalisierung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten sowie für die Sicherung und Archivierung von Daten. Durch die Kombination neuester Technologien mit innovativen Servicemodellen wie Managed Services, Cloud Services oder Business Process Outsourcing ist Arcplace in der Lage, Unternehmen jeder Grösse optimal zu bedienen.

Seit der Gründung im Jahre 2006 hat Arcplace Lösungen für über 800 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. Arcplace betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.

Kontakt:

Arcplace AG
Irene Feusi
Mühlebachstrasse 54
CH-8008 Zürich
 +41 44 501 22 00
 i.feusi@arcplace.ch