Die Personalabteilung von Hilti führte die rund 1’900 Personaldossiers der aktiven Mitarbeitenden bis vor kurzem in Papierform. Das Unternehmen suchte nach einer Lösung, um diese Unterlagen zu digitalisieren, damit sie in die Geschäftsprozesslösung auf SAP-Basis übernommen werden konnten. Für Hilti kam nur ein Lösungsanbieter in Frage, der die Digitalisierung der Dossiers mit einer professionellen Infrastruktur vor Ort in Schaan durchführen konnte. Aus diesem Grund entschied sich das Unternehmen für den Scanning- und Dokumentenmanagement-Spezialisten Arcplace.

Scanning bei Hilti durch Spezialisten von Arcplace

Die Scanning-Spezialisten von Arcplace unterstützten das HR-Team von Hilti auch bei der Definition der Struktur der künftigen digitalen Personaldossiers und der entsprechenden Dokumententypen. Damit die Dokumente strukturiert archiviert werden konnten, erfasste der Scan Operator beim Scanvorgang für jedes Dokument manuell die Personalnummer und den Dokumenttyp. Nach der Validierung wurde pro Dokument eine inhaltlich durchsuchbare PDF/A-Datei erzeugt. Am Ende des Projektes erfolgte die Übergabe der digitalen Personaldossiers auf einer externen Harddisk, von der sie mühelos in die SAP-Geschäftsprozesslösung von Hilti eingepflegt werden konnten.

Einfachere, schnellere Prozesse und Platzeinsparungen

Hilti ist mit dem Ablauf des Projektes und den erzielten Resultaten zufrieden. Hilti HR Fachfrau Gaby Mair erklärt: «Die Projektziele wurden unter Einhaltung des definierten Termin- und Kostenrahmens erreicht. Die digitalen Personaldossiers vereinfachen und beschleunigen die Arbeitsprozesse im HR-Bereich erheblich. Wir können heute ortsunabhängig auf Personalunterlagen zugreifen, gezielt nach Informationen suchen und diese innerhalb eines berechtigten Personenkreises teilen. Die Einsicht in die elektronischen Personaldossiers ist über ein detailliertes Zugriffsrechtesystem geregelt.»

Arcplace AG

Die Schweizer Arcplace AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister im Bereich Dokumenten- und Datenmanagement. Das Portfolio der Arcplace umfasst Lösungen für die Digitalisierung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten sowie für die Sicherung und Archivierung von Daten. Durch die Kombination neuester Technologien mit innovativen Servicemodellen wie Managed Services, Cloud Services oder Business Process Outsourcing ist Arcplace in der Lage, Unternehmen jeder Grösse optimal zu bedienen.

Seit der Gründung im Jahre 2006 hat Arcplace Lösungen für über 800 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. Arcplace betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.

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