35‘000 Lieferantenrechnungen jährlich

Die zur Fenaco-Gruppe gehörende Ernst Sutter AG erhält jährlich rund 35‘000 Lieferantenrechnungen. Die Kontierung, Kontrolle und Visierung der Papierrechnungen verschlang in der Vergangenheit viel Zeit und verursachte hohe Kosten. Aus diesem Grund entschied sich das Unternehmen für eine Komplettlösung von Arcplace, mit der Lieferantenrechnungen – voll eingebunden ins vorhandene ERP-System – effizient elektronisch verarbeitet und rechtskonform archiviert werden können.

Digitaler Rechnungs-Workflow spart viel Zeit und Kosten

Die Rechnungen werden gescannt und an einen elektronischen Kontierungs-, Prüfungs- und Genehmigungs-Prozess übergeben. Fakturen mit einem Bezug zu einer Bestellung im ERP-System werden automatisch abgeglichen und bei Übereinstimmung kontiert und zur Bezahlung an das FIBU-System übergeben. Die restlichen Rechnungen durchlaufen einen elektronischen Prüfungs- und Genehmigungsprozess nach dem 4-Augen-Prinzip. Die zu genehmigenden Positionen werden automatisch erfasst und den zuständigen Personen per E-Mail zur Genehmigung zugestellt. Sämtliche Rechnungen werden am Schluss rechtskonform digital gespeichert.

50% der Lieferantenrechnungen innerhalb von zwei Tagen verarbeitet

Michael Strübi, Leiter Controlling und Mitglied der Geschäftsleitung der Ernst Sutter AG, bestätigt die markanten Verbesserungen: «50 Prozent unserer Kreditorenrechnungen sind heute innerhalb von zwei Tagen verarbeitet.» Die Ernst Sutter AG kann Kosten heute präziser zuordnen und profitiert von mehr Transparenz. Mit den automatisierten Prozessen und der rechtskonformen digitalen Archivierung werden falsche Ablagen und Belegverluste vermieden. Die Lösung wurde in nur vier Monaten ohne Beeinträchtigung des laufenden Buchhaltungsbetriebes umgesetzt und soll in den kommenden Monaten in weiteren Unternehmen der Fenaco-Gruppe eingeführt werden.
 

 Case Study: Ernst Sutter AG automatisiert ihre Rechnungsverarbeitung

 Lösungen zur Rechnungsverarbeitung
 

Arcplace AG

Die Schweizer Arcplace AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister im Bereich Informationsmanagement und Archivierung. Das Portfolio der Arcplace umfasst Lösungen für die Digitalisierung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten sowie für die Sicherung und Archivierung von Daten. Durch die Kombination neuester Technologien mit innovativen Servicemodellen wie Managed Services, Cloud Services oder Business Process Outsourcing ist Arcplace in der Lage, Unternehmen jeder Grösse optimal zu bedienen.

Seit der Gründung im Jahre 2006 hat Arcplace Lösungen für über 900 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. Arcplace betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.

Kontakt:

Arcplace AG
Irene Feusi
Mühlebachstrasse 54
CH-8008 Zürich
 +41 44 501 22 00
 i.feusi@arcplace.ch