Lösung in nur vier Monaten implementiert

Die in nur vier Monaten umgesetzte Lösung deckt den gesamten Workflow für die rund 120’000 jährlichen Kreditorenrechnungen ab. Dies beinhaltet die Rechnungs-Erfassung, die Validierung und Freigabe bis hin zur Zahlung und revisionssicheren digitalen Archivierung. Die realisierte Lösung basiert auf den Technologien AnyDoc (Scanning und Schrifterkennung), Basware (Workflows) und Windream (Archiv). Über eine Schnittstelle bezieht die Lösung Daten wie Lieferantenadressen, Kontenpläne und Kostenstellen direkt aus der bestehenden Immobilien-Software REM. Neue Rechnungen können so bereits beim Einscannen an den beiden vor Ort installierten Scan-Stationen vom System verifiziert und automatisch mit weiteren Informationen ergänzt werden.

Flexibel definierbare Workflows

Die erfassten Rechnungen werden elektronisch, basierend auf vordefinierten Workflow-Regeln, an einen oder mehrere Empfänger versendet. Das Regelwerk löst auch Konfliktsituationen. So werden beispielsweise Abwesenheiten von einzelnen Personen erkannt und deren Stellvertreter automatisch in den Workflow einbezogen. Auch lassen sich einfach Kontrollen bezüglich Zahlungsfristen, Buchungsperioden, Einhaltung des Vieraugenprinzips oder Rechnungsbeträgen einrichten. Für die Prüfung, Genehmigung und Kontierung der Rechnungen benutzen die Mitarbeitenden eine übersichtliche Webapplikation. Die bearbeiteten Rechnungen werden anschliessend zu REM transferiert, dort verbucht, bezahlt und dann zusammen mit dem Umlaufprotokoll und allfälligen Anhängen revisionssicher in der Archiv-Lösung Windream abgelegt.

Kosten- und Zeiteinsparungen

Mit der neuen Lösung spart die Bilfinger Real Estate AG Zeit und Kosten im Kreditorenwesen. Der direkte Abgleich mit den Stammdaten der bestehenden Immobilien-Software REM und die exakt definierten Workflows ermöglichen schnellere, effizientere und sicherere Prozesse. Dank der elektronischen Ablage sind sämtliche Rechnungsbelege schnell verfügbar und müssen nicht mehr in Ordnern gesucht werden. Fehler bei der Zuordnung von Kosten und in der Ablage werden durch die neue AVK-Lösung („Automatisierte Verarbeitung von Kreditorenrechnungen“) zuverlässig vermieden. 

Arcplace AG

Die Schweizer Arcplace AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister im Bereich Informationsmanagement und Archivierung. Das Portfolio der Arcplace umfasst Lösungen für die Digitalisierung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten sowie für die Sicherung und Archivierung von Daten. Durch die Kombination neuester Technologien mit innovativen Servicemodellen wie Managed Services, Cloud Services oder Business Process Outsourcing ist Arcplace in der Lage, Unternehmen jeder Grösse optimal zu bedienen.

Seit der Gründung im Jahre 2006 hat Arcplace Lösungen für über 800 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. Arcplace betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.

Kontakt:

Arcplace AG
Irene Feusi
Mühlebachstrasse 54
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 i.feusi@arcplace.ch