28. März 2019

Bau- und Industriezulieferer Debrunner Koenig digitalisiert Personaldossiers

Arcplace hat für das Schweizer Grosshandelsunternehmen Debrunner Koenig Gruppe gegen 2’500 papierbasierte Personaldossiers digitalisiert. Das Scanning erfolgte direkt beim Kunden durch die Spezialisten von Arcplace. Heute stehen die Personalinformationen HR-Mitarbeitenden in allen Niederlassungen zeit- und ortsunabhängig digital im HR-System zur Verfügung.


Die Debrunner Koenig Gruppe ist ein kompetenter B2B-Handelspartner und Dienstleister für Bau, Gewerbe und Industrie und besteht aus den drei Geschäftsbereichen «Bewehrungen», «Multi Metal» und «Technische Produkte». Der Bereich Human Resources des Unternehmens wird zentral von der Debrunner Koenig Management AG (DKM), der Dienstleistungsgesellschaft der Debrunner Koenig Gruppe, betreut. DKM suchte nach einem Lösungspartner, um die rund 2’500 zentral am Hauptsitz abgelegten Papier-Personaldossiers zu digitalisieren und via HR-System Abacus für die HR-Mitarbeitenden in den Filialen zugänglich zu machen.

Hochleistungs-Scanning vor Ort durch Team von Arcplace

Aufgrund von Referenzen entschied sich DKM für Arcplace als Scanning-Partner. Gemeinsam wurde im Vorfeld die Struktur der digitalen Personaldossiers definiert, wobei die grosse Expertise von Arcplace voll zum Tragen kam. Das Scanning erfolgte bei DKM in St. Gallen durch ein erfahrenes mehrsprachiges Team von Arcplace auf einer temporär installierten Infrastruktur. Die Dossiers wurden gestaffelt und abgestimmt auf die laufenden Personalgeschäfte verarbeitet. Der Prozess umfasste die Bereinigung der Dossiers gemäss klar definierter Vorgaben, das Sortieren und Zuordnen der Dokumente, das Scanning, die Indexierung sowie die Endkontrolle. Die elektronischen Dateien wurden anschliessend so übergeben, dass sie problemlos in Abacus transferiert werden konnten.

Dossiers sind jetzt digital in der ganzen Gruppe verfügbar

Dank dem erfolgreich und im gesteckten Termin- und Kostenrahmen durchgeführten Digitalisierungsprojekt stehen die Personaldossiers den HR-Mitarbeitenden in der ganzen Gruppe elektronisch im HR-System Abacus zur Verfügung. Dadurch konnten die HR-Prozesse bei Debrunner markant beschleunigt werden. Der ganzheitliche Scanning-Service von Arcplace stellte sicher, dass die sensiblen Personalinformationen im Haus bleiben und auch während der Verarbeitung verfügbar waren. Durch den Wegfall der Papierablage wurde im Hauptsitz zudem wertvoller Büroplatz frei. Matthias Züllig, Leiter Human Resources Debrunner Koenig Gruppe, lobt die Zusammenarbeit mit Arcplace: «Das Projekt verlief von A bis Z hoch professionell. Arcplace konnte uns aufgrund der vorhandenen Expertise wertvolle Inputs zur Struktur der digitalen Dossiers und zur Organisation des gesamten Digitalisierungsprozesses liefern. Wir sind sehr zufrieden.»

 

Dokumenten-Scanning

Case Study: Bau- und Industriezulieferer Debrunner Koenig digitalisiert Personaldossiers

 

Arcplace AG

Die Schweizer Arcplace AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister im Bereich Informationsmanagement und Archivierung. Das Portfolio der Arcplace umfasst Lösungen für die Digitalisierung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten sowie für die Sicherung und Archivierung von Daten. Durch die Kombination neuester Technologien mit innovativen Servicemodellen wie Managed Services, Cloud Services oder Business Process Outsourcing ist Arcplace in der Lage, Unternehmen jeder Grösse optimal zu bedienen.

Seit der Gründung im Jahre 2006 hat Arcplace Lösungen für über 900 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. Arcplace betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.

Kontakt:

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+41 44 501 22 00
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