30. August 2022

Arcplace und VERIT Immobilien machen gemeinsame Sache mit Mandatszugangslösung

Um einen Mandatswechsel in der Immobilienverwaltung zu erleichtern, haben Arcplace und VERIT Immobilien gemeinsam eine einzigartige Lösung mit künstlicher Intelligenz (KI) entwickelt. Dank eines hohen Automatisierungsgrades von bis zu 90 % wird der manuelle Aufwand bei einem Mandatszugang um bis zu 60 % reduziert. Damit löst der End-to-End-Prozess ein generelles Branchenproblem beim Verwaltungswechsel und ist in dieser Form in der Schweiz ein Novum.

Arcplace und VERIT Immobilien machen gemeinsame Sache mit intelligenter Mandatszugangslösung

VERIT Immobilien und Arcplace machen der Immobilienbranche das Leben leichter.


Ein Wechsel der Immobilienverwaltung birgt in der Praxis einige Tücken, wenn es um die Übergabe der umfangreichen Dossiers geht. Vor allem wenn die neue Verwaltung mit digitalen Dossiers arbeitet, ist dies mit sehr grossem manuellem Aufwand verbunden. Denn die in Papierform oder als PDF vorhandenen Dokumente müssen von der alten Verwaltung in die firmeneigene Ablagestruktur überführt werden. Oftmals werden digital vorhandene Dokumente sogar ausgedruckt und wieder eingescannt, um dann sortiert, reorganisiert und neu katalogisiert zu werden. Die Mandatszugangslösung, welche von Arcplace und VERIT Immobilien gemeinsam entwickelt wurde, deckt dabei den Gesamtprozess von einem allfälligen Scanning über die automatische Klassifizierung und Verschlagwortung der Dokumente bis zur zielgerechten Übergabe in das digitale Archiv ab.

Künstliche Intelligenz als Kernkomponente

Im Kern besteht die neu entwickelte Mandatszugangslösung aus einer Logik auf Basis von künstlicher Intelligenz (KI), welche vorab auf die immobilienspezifischen Dokumente sowie die verwaltungseigene Ablagestruktur antrainiert wurde. Dabei nutzt die KI-Komponente fortschrittliche Methoden wie «Machine Learning», um auf Basis von Beispielen im Hintergrund selbständig passende Algorithmen so anzulegen, dass im produktiven Betrieb die zu klassifizierenden Dokumente richtig erkannt und verarbeitet werden. Der klare und eindeutige Aufbau der eigenen Dossier-Strukturen, die sorgfältige, repräsentative Auswahl der richtigen Beispiele in ausreichend grosser Menge und ein konstantes Antrainieren neuer Dokumente für die KI sind zentral für eine hohe Automatisierungsrate und damit matchentscheidend für den Projekterfolg. Sind einzelne Erkennungsquoten noch zu tief oder ändern sich mit der Zeit die Dokumente bezüglich des Inhaltes oder Layouts, kann dank «Self Learning» ein kontinuierliches Fine-Tuning der Algorithmen erfolgen, damit die KI bei sich ändernden Gegebenheiten aktuell gehalten wird. Wichtig ist, dass das Antrainieren und Fine-Tuning in definierten, kontrollierten und iterativen Prozessschritten durch Fachexperten erfolgt.

«Mit dem neuen Mandatszugangsprozess haben wir zusammen mit Arcplace ein grundlegendes Problem in der Bewirtschaftung gelöst. Ganz egal, ob die Dokumente in physischer oder digitaler Form übergeben werden, haben wir nun eine einfache und smarte Lösung, wie wir alle Dokumente in die von uns gewünschte Form ins revisionssichere Archiv überführen können. Der Bewirtschafter muss nur noch eingreifen, wenn die künstliche Intelligenz bei einem Dokument einen zu hohen Unsicherheitsfaktor aufweist», erklärt Martin Frei, Chief Digital Officer bei VERIT Immobilien AG.

Deutlicher Mehrwert für die Branche

Da der digitale Mandatszugang in der ganzen Branche ein sehr grosses Problem darstellt und es noch keine automatisierte End-to-End-Lösung im Markt gibt, lancieren VERIT Immobilien und Arcplace zudem den digitalen Mandatszugang für Dritte, welcher die für VERIT aufgebaute Mandatszugangslösung allen anderen Branchenteilnehmern als Service zur Verfügung stellt. Mit der Lösung kann jeder Mandatszugang reibungslos und schnell ins designierte Zielsystem (Archiv/eDossier) überführt werden. Aufgrund des hohen Automatisierungsgrades und modernster Technologie (KI) kann der Prozess neu sehr schlank und weitestgehend automatisiert umgesetzt werden. Die Arbeitsvorbereitung für das Scanning kann auf ein Minimum reduziert werden, was zu wertvollen Zeitersparnissen führt. Alle Dokumente aus den unterschiedlichen Dossier-Typen (Liegenschaftsdossier, Mieterdossier, Eigentümerdossier oder Hauswartdossier) können mit derselben Lösung gescannt und klassifiziert werden.

Die Branche kann somit von der geleisteten Vorarbeit von VERIT Immobilien und Arcplace profitieren und ihre eigenen Mandatszugänge (analog, digital oder hybrid) zukünftig mit der gleichen Lösung bewerkstelligen. Das ist ein Mehrwert für die gesamte Branche und schliesst eine Lücke, die momentan noch sehr weit aufklafft und immer relevanter wird, je mehr Verwaltungen ebenfalls digitale Dossiers führen.

Stefan Röösli, Account Manager Real Estate bei Arcplace: «Gemeinsam mit VERIT Immobilien konnten wir in diesem Projekt fortschrittliche Technologien zu einer Gesamtlösung zusammenfügen. Die KI-Technologien werden dabei nicht nur als Buzzwords, sondern konkret und als zentrale Komponente für einen Alltagsprozess angewendet. Wir sind überzeugt, mit dieser Lösung der Immobilienbranche das Leben einfacher machen zu können.»

Für detailliertere Informationen zur Mandatszugangslösung kontaktieren Sie bitte:

Arcplace AG
Stefan Röösli
 s.roeoesli@arcplace.ch
+41 44 501 22 24


VERIT Immobilien AG
Martin Frei
 martin.frei@verit.ch
+41 44 389 77 18

VERIT Immobilien AG

VERIT Immobilien AG ist ein schweizweit tätiges Immobilienunternehmen mit über 60-jähriger Erfahrung im Management und in der Bewirtschaftung von Immobilien. VERIT ist spezialisiert auf die Bewirtschaftung, Revitalisierung, Vermietung und Verkauf von Immobilien institutioneller und privater Immobilienbesitzer und begleitet sie professionell und sicher entlang des gesamten Immobilien-Lebenszyklus.

VERIT Immobilien AG ist seit 2021 Teil der Avobis Gruppe. Rund 150 Mitarbeitende an schweizweit zehn Standorten betreuen und bewirtschaften über 40'000 Mietobjekte.

Arcplace AG

Das Schweizer Unternehmen Arcplace AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister, der Organisationen bei der Digitalisierung und Automatisierung von dokumentenbezogenen Prozessen sowie bei der elektronischen Archivierung unterstützt.

Seit der Gründung im Jahre 2006 hat Arcplace Lösungen für über 900 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. Arcplace ist ein privates und unabhängiges Unternehmen mit einem professionellen Team von über 90 Mitarbeitenden.

Arcplace betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.