10. November 2020

Arcplace digitalisiert den Rechnungsversand bei der Coop Mineraloel AG

Papier war gestern. Die Coop Mineraloel AG wird mit Unterstützung von Arcplace die Rechnungs- und Gutschriften-Prozesse für die über 300 Coop Pronto Franchisenehmer komplett digitalisieren. Eine von Arcplace gehostete Cloud-Dokumenten-Plattform wird es dem führenden Mineralölunternehmen der Schweiz ermöglichen, markant Kosten und Ressourcen einzusparen. Zudem werden die Durchlaufzeiten der Prozesse spürbar verringert.

Coop Mineraloel AG

(Bildquelle: Coop Mineraloel AG)


Hunderte von Papierdokumenten werden täglich verschickt

Die Coop Mineraloel AG (CMA) druckt, verpackt, frankiert und verschickt täglich hunderte von Papier-Rechnungen und
-Gutschriften für die über 300 Coop Pronto Franchisenehmer. Diese kontrollieren anhand der Rechnungen und Gutschriften ihre Bestellungen und legen die Papierdokumente physisch in einem Ordner ab, der Ende Monat in der Regel an einen Treuhänder geschickt wird. Die CMA will die aufwändigen und kostspieligen Papier-Prozesse bis Mitte 2021 komplett durch eine digitale Lösung ersetzen. Geplant ist eine mehrsprachige digitale Plattform, welche die Rechnungen und Gutschriften als PDFs zur Verfügung stellt. Die Franchisenehmer und Treuhänder sollen über ein persönliches Login jederzeit einfach auf die rechtskonform gespeicherten und klar identifizierbaren PDF-Belege zugreifen können. Als weitere Anforderungen hat die CMA die tägliche Belegübermittlung sowie eine exakte Verlaufshistorie definiert. Monatlich sollen rund 12'000 ein- und mehrseitige Dokumente verarbeitet werden.

Arcplace gewinnt Auftrag mit innovativer Cloud-Lösung

Als Lösungspartner hat die CMA die Arcplace AG aus Zürich ausgewählt. Die von Arcplace vorgeschlagene, in einem Schweizer Rechenzentrum gehostete und gemanagte Cloud-Lösung erlaubt eine hoch effiziente digitale Verarbeitung der Belege. Sie basiert auf der ECM-Plattform «OnBase» der Firma Hyland. Mit der Lösung können out-of-the-box alle Anforderungen abgedeckt werden und bei Bedarf lässt sich die Lösung mit weiteren ECM/DMS-Funktionalitäten (z.B. HR-Dossier) erweitern. Die Belege werden als PDFs direkt aus SAP übernommen, zudem umfasst die Lösung ausgeklügelte Funktionalitäten und Workflows, um Freigaben zu managen. Vanessa Walliser, Projektverantwortliche bei der Coop Mineraloel AG, zeigt sich von der neuen digitalen Cloud-Dokumenten-Plattform beeindruckt: «Die Lösung mit OnBase erfüllt unser Pflichtenheft und ist als Managed Service mit minimalem Ressourcen-Einsatz unsererseits umsetzbar.»

Arcplace AG

Die Schweizer Arcplace AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister im Bereich Informationsmanagement und Archivierung. Das Portfolio der Arcplace umfasst Lösungen für die Digitalisierung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten sowie für die Archivierung von Daten. Durch die Kombination neuester Technologien mit innovativen Servicemodellen wie Managed Services, Cloud Services oder Business Process Outsourcing ist Arcplace in der Lage, Unternehmen jeder Grösse optimal zu bedienen.

Seit der Gründung im Jahre 2006 hat Arcplace Lösungen für über 900 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. Arcplace betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.

Kontakt:

Arcplace AG
Irene Feusi
Mühlebachstrasse 54
CH-8008 Zürich
 +41 44 501 22 00
 i.feusi@arcplace.ch