Das bestehende digitale Personaldossier-Archiv bei Valora war veraltet, nicht differenziert steuerbar und mit erheblichem Arbeitsaufwand verbunden. Aus diesen Gründen beauftragte Valora die Schweizer Informationsmanagement- und Archivierungsspezialistin Arcplace AG mit der Entwicklung und Umsetzung einer neuen Archivlösung. Diese sollte – anders als die alte Lösung – voll in die bestehende SAP-Systemlandschaft integriert werden.

Fast 400’000 Dokumente wurden in die neue SAP-Archivlösung transferiert

Basierend auf der Archivsoftware von KGS hat Arcplace eine Lösung für die Ablage neuer HR-Dossiers in SAP und die Übernahme der bestehenden Dossiers umgesetzt. Die vorhandene Scanning-Infrastruktur wurde so angepasst, dass Dokumente mit ihren Metadaten mit dem SAP-System verknüpft und ins KGS Contentserver4Storage-Archiv übernommen werden können. Mit der Erweiterung KGS ZADOC wurde die standardisierte ArchiveLink®-Schnittstelle von SAP um die Fähigkeit erweitert, zusätzliche Attribute zu verarbeiten und SAP-unabhängige Zugriffe zu ermöglichen. In nur zwei Tagen wurden die bestehenden 400’000 Dokumente vollständig durch Arcplace ins neue rechtskonforme KGS SAP-Archiv überführt.

Rechtskonforme Archivierung in SAP ohne Medienbrüche

Mit der neuen Lösung von Arcplace kann Valora neu angelegte Personaldossiers ohne Medienbrüche und voll integriert in die SAP-Systemlandschaft archivieren. Zudem werden die gestiegenen Compliance-Anforderungen erfüllt. Die rechtskonform archivierten Dossiers stehen den Mitarbeitenden direkt in SAP HCM zur Verfügung. Durch die Übernahme des bestehenden Berechtigungskonzeptes von SAP HCM kann der Zugriff auf die Dossiers neu sehr differenziert gesteuert werden. Die Struktur der Personaldossiers wurde in enger Zusammenarbeit zwischen dem HR von Valora und Arcplace optimiert und an die aktuellen Arbeitsprozesse angepasst.

Valora ist sehr zufrieden mit der Arbeit von Arcplace und den erzielten Verbesserungen. Bernd Haberhauer vom HR Application Management Valora Schweiz AG lobt explizit die Termintreue sowie die kosteneffiziente Projekt-Abwicklung: «Arcplace hat das rechtskonforme Personaldossier-Archiv in SAP hoch professionell umgesetzt.»
 

 SAP Archivierung
 Case Study: Mehr Archivierungs-Convenience für Valora

Arcplace AG

Die Schweizer Arcplace AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister im Bereich Informationsmanagement und Archivierung. Das Portfolio der Arcplace umfasst Lösungen für die Digitalisierung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten sowie für die Archivierung von Daten. Durch die Kombination neuester Technologien mit innovativen Servicemodellen wie Managed Services, Cloud Services oder Business Process Outsourcing ist Arcplace in der Lage, Unternehmen jeder Grösse optimal zu bedienen.

Seit der Gründung im Jahre 2006 hat Arcplace Lösungen für über 900 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. Arcplace betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.

Kontakt:

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