Die Datenflut bereits beim Eingang unter Kontrolle bringen

Im Interview mit ICTkommunikation erläutert Dominic Wullschleger, Head of Sales & Marketing bei Arcplace, unter anderem, wie Archivierungs- und Digitalisierungsprojekte heute in der Praxis ablaufen und wie etwa künstliche Intelligenz bei der Klassifizierung und Verarbeitung von Dokumenten zum Einsatz kommt.

Interview: Karlheinz Pichler, ICTkommunikation

Arcplace definiert sich gemäss Website als «spezialisierter IT-Dienstleister im Bereich Informationsmanagement und Archivierung». Welches sind denn die konkreten Geschäftsfelder, in denen Ihr Unternehmen am Markt partizipiert und welche Bereiche decken die Arcplace-Lösungen ab?

Nun, unser Portfolio lässt sich gut in zwei Hauptbereiche gliedern. Einerseits bauen wir Lösungen, um dokumentenbezogene Prozesse ganzheitlich zu optimieren. Dabei erhöhen wir die Effizienz vom Eintreffen oder der Erstellung eines Dokumentes bis ans Ende der rechtskonformen Archivierungsfrist. Andererseits können wir bei der Archivierung von Daten aus der elektronischen Kommunikation und SAP Systemen helfen und so die Primärsysteme nachhaltig entlasten. 

Die Compliance-Vorschriften werden ständig verschärft. Mehr Nachvollziehbarkeitsanforderungen und mehr Kommunikation in den Unternehmen bedeuten, dass die Zahl eingehender Dokumente ins Uferlose steigt. Wie können die Firmen im Zeitalter von Big Data die exponentiell zunehmende Menge von Dokumenten überhaupt noch bewältigen?   

Diese Wahrnehmung ist korrekt. Gerade beim Empfang und der Handhabung der eintreffenden Dokumente gibt es verschiedene grössere oder kleinere Ansatzpunkte. Beispielsweise empfehlen wir unseren Kunden, einen möglichst hohen Anteil an Lieferantenrechnungen in elektronischer Form als PDF anzufordern. Das vereinfacht die tägliche Verarbeitung und erhöht spürbar die Datenqualität. Eine für die Organisation grössere Umstellung ist die Einführung eines Digitalen Posteingangs. Hier kann Arcplace mit verschiedenen, standardisierten Services entsprechend unterstützen und die Datenflut bereits beim Empfang kontrollieren. 

Wie kann ein Unternehmen heute seine Workflows durchgängig digitalisieren? Vieles kann vermutlich bereits beim Posteingang kanalisiert werden?

Der Digitale Posteingang hilft, die verschiedenen Kanäle zu bündeln. Dabei erzielen wir dank Unterstützung der heutigen Technologien wie künstlicher Intelligenz sehr gute Werte in der Klassifizierung der eingehenden Dokumente. In der Realität gehen wir so vor, dass wir die einzelnen Dokumentenflüsse rückwärts betrachtet analysieren. Wir starten im Archiv und gehen dann retour bis zum Empfang oder der Erstellung. Daraus entwickeln wir ein sogenanntes TOM – Target Operating Model. Also quasi das beabsichtigte Betriebsmodell, welches wir mit dem Kunden dann diskutieren. 

Arcplace verweist bei der Verarbeitung unstrukturierter Dokumente auf «Smart Capture Technologien». Was machen Smart Capture Technologien im Vergleich zu «normalen» Capture-Anwendungen besser? Wo wird Smart Capture konkret eingesetzt? Welche Prozesse können damit beispielsweise automatisiert werden?

Die heutigen, führenden Smart Capture Technologien ermöglichen den Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI). Nicht nur im Labor und bei Tests, sondern auch im Rahmen von Kundenprojekten konnten wir bereits beachtliche Resultate dank Verwendung von KI erzielen. KI unterstützt beispielsweise in einem Digitalen Posteingang mit heterogenen Dokumenttypen. Dabei werden die früher manuell gesteuerten Prozesse für die Klassifikation und Validation mittels Einsatz einer Smart Capture Technologie automatisiert abgearbeitet. Das System lernt im Betrieb ständig dazu und die Klassifizierungsintelligenz kann erweitert werden – zum einen mit der Verbesserung dank «Self Learning», zum anderen durch die Hinzunahme neuer Dokumenttypen. Nur noch ein kleiner Teil an Dokumenten muss manuell durch den Menschen verarbeitet werden. 

Wie muss man sich den Ablauf eines Digitalisierungs- und Archivierungsprojekt konkret vorstellen? Arbeiten Sie vor Ort beim Kunden? Oder bieten Sie Ihre Dienste über die Cloud respektive als Managed Services an? 

Bei der Verwendung der Projektmethodik nehmen wir Rücksicht auf die Anforderungen und Wünsche unserer Kunden. Wir operieren klassisch mittels Wasserfallprinzip oder arbeiten mit raschen Entwicklungszyklen gemäss SCRUM. Auch in der Art und Weise, wie die Lösungen betrieben werden, hat der Kunde praktisch überall freie Wahl. Sei es im Rahmen eines klassischen on-premise Modells, Managed Service oder als SaaS in der Cloud. 

Auf was für Techniken setzt Arcplace bei der elektronischen Archivierung von Kunden-Dokumenten generell. Und wie wird dabei die rechtliche Konformität gewährleistet?

Je nach Anwendungsfall ist das unterschiedlich. Wir haben Technologien, wo wir dank spezifischer Module die Einhaltung gängiger Regularien wie beispielsweise GeBüV einhalten können. Zusätzlich erlauben die Lösungen auch den Einsatz von digitalen Signaturen oder Soft-Worm Speichersystemen. Begleitend beraten wir unsere Kunden bei der Erstellung der gesetzlich geforderten Nachweise – wie beispielsweise einer Verfahrensdokumentation – und mittels Prüfberichte zu den eingesetzten Technologien.

Arcplace hat einen Cloud DMS/Archiv Service entwickelt. Was kann man sich darunter konkret vorstellen und welchen Nutzen können Anwenderunternehmen daraus ziehen?

Beim Cloud DMS/Archiv Service handelt es sich um einen standardisierten und bewährten Archivservice. Unsere Kunden verwenden den Service hauptsächlich für die rechtskonforme Archivierung von Dokumenten und stellen damit die Nachvollziehbarkeit sowie Auskunftspflicht sicher. Dabei sind die Funktionen auf das Wesentliche reduziert. Die Bedienung ist höchst intuitiv und auch bei einer grösseren Menge an Dokumenten arbeitet das Archiv zuverlässig und performant. Zudem lässt sich der Service innert kürzester Zeit sowie kostenattraktiv aufschalten. 

Wie hat sich die Corona-Krise bislang auf Ihre Geschäftstätigkeit ausgewirkt? Ist die Nachfrage nach Digitalisierungsprojekten in Ihrem Bereich gestiegen? Wie wirkt sich der Home-Office-Trend auf das Geschäftsmodell von Arcplace aus?

Die Krise aufgrund Corona war auch für Arcplace verschiedenartig spürbar. Beispielsweise im Projektgeschäft sind neue Aufträge ausgeblieben oder wurden pausiert, da die Unsicherheit bei vielen Unternehmen verständlicherweise gross war. Auf der anderen Seite haben wir in unserem Scan & BPO Center in Glattbrugg kaum eine Veränderung bei den Verarbeitungsmengen festgestellt. Während der Krise, und im Speziellen auch seit rund drei Monaten, stellen wir eine Zunahme bei der Digitalisierung von physischen Archiven sowie im Bereich des Digitalen Posteingangs fest. Persönlich führe ich dies exakt auf die Herausforderung eines ortsgebundenen Zugriffes zurück, der sich im Rahmen der verstärkten Home-Office-Tätigkeit nur verstärkt.

Welches sind für Arcplace momentan generell die grössten Herausforderungen und welche mittelfristigen Ziele verfolgt Ihr Unternehmen?

Eine der grössten Herausforderungen orte ich im Bereich der Mitarbeitergewinnung. Die Anforderungen an ein Unternehmen, die richtigen Talente zu rekrutieren bei einer gleichzeitig schwindenden Masse an Kandidaten sind immens. Daneben gilt es, mit den immer schneller wechselnden Technologiezyklen Schritt zu halten. Mittelfristig will Arcplace den eingeschlagenen Weg beibehalten und seine Position als IT-Dienstleister für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen weiter festigen. 

Zum Abschluss noch eine persönliche Frage: gibt es ein IT-Gadget oder IT-Werkzeug, an dem Sie besonders hängen?

Beruflich gesehen kann ich, wie wohl manch einer, schlecht auf mein Mobiltelefon verzichten und verwende dabei auch eine Vielzahl von Apps. Während meiner Freizeit achte ich darauf, dass ich diese ohne grossen Einsatz von Technologie verbringe. Gerade im privaten Kontext kann ich der immer weitreichenderen Erfassung von Daten sowie deren Analyse wenig abgewinnen. Sei es beispielsweise beim Ausüben eines Ausdauersports oder bei der Analyse eines Rotweins.

 

Dominic Wullschleger, Head of Sales & Marketing und Mitglied der Geschäftsleitung, ist seit 2012 verantwortlich für den Verkauf und das Marketing bei Arcplace.

 

«Unseren Kunden empfehlen wir, einen möglichst hohen Anteil an Lieferantenrechnungen in elektronischer Form als PDF anzufordern.»

 

 

 

«Der Digitale Posteingang hilft, die verschiedenen Kanäle zu bündeln.»

 

 

 

«Die heutigen, führenden Smart Capture Technologien ermöglichen den Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI).»

 

 

 

«Das System lernt im Betrieb ständig dazu.»

 

 

 

«Nur noch ein kleiner Teil an Dokumenten muss manuell durch den Menschen verarbeitet werden.»

 

 

 

«In der Art und Weise, wie die Lösungen betrieben werden, hat der Kunde praktisch überall freie Wahl.»

 

 

 

«Wir haben Technologien, wo wir dank spezifischer Module die Einhaltung gängiger Regularien wie beispielsweise GeBüV einhalten können.»

 

 

 

«Unsere Kunden verwenden den Cloud DMS/Archiv Service hauptsächlich für die rechtskonforme Archivierung von Dokumenten und stellen damit die Nachvollziehbarkeit sowie Auskunftspflicht sicher.»

 

 

 

«Während der Corona-Krise, und im Speziellen auch seit rund drei Monaten, stellen wir eine Zunahme bei der Digitalisierung von physischen Archiven sowie im Bereich des Digitalen Posteingangs fest.»

 

 

 

«Eine der grössten Herausforderungen orte ich im Bereich der Mitarbeitergewinnung.»

 

 

 

«Mittelfristig will Arcplace den eingeschlagenen Weg beibehalten und seine Position als IT-Dienstleister für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen weiter festigen.»