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Dokumentenmanagement neu gedacht – mit KI zum intelligenten Datenfluss

Die Digitalisierung bringt täglich eine Flut an Dokumenten in Unternehmen – von Rechnungen über Verträge bis hin zu interner Korrespondenz. Diese sinnvoll zu organisieren, ist oft aufwendig. Doch mit Unterstützung von Künstlicher Intelligenz (KI) lässt sich dieser Prozess deutlich effizienter gestalten.

Was bedeutet automatische Indexierung mit KI?
Statt Dokumente manuell zu prüfen, zu benennen und in Kategorien einzuordnen, übernimmt eine moderne KI diese Aufgaben automatisch. Sie erkennt Inhalte, versteht den Zusammenhang und ordnet Informationen intelligent zu – und das nicht nur anhand einzelner Stichworte, sondern durch echtes Textverständnis.

Wie funktioniert das?
Zunächst wird der Text aus digitalen oder eingescannten Dokumenten erfasst – auch Handschrift ist kein Hindernis. Danach analysiert die KI, um welchen Dokumententyp es sich handelt, erkennt wichtige Daten wie Beträge oder Namen und erstellt passende Stichworte oder Zusammenfassungen. So wird jedes Dokument automatisch „beschriftet“ und ist später leichter auffindbar.

Was bringt das in der Praxis?

  • Eingehende Dokumente werden sofort verarbeitet
    • Die Suche nach Informationen wird einfacher und schneller
    • Fehlerquellen werden reduziert
    • Datenschutz und -sicherheit lassen sich besser umsetzen, da sensible Informationen mit hoher Präzision automatisch klassifiziert und eigeordnet werden können.
    • Mitarbeitende werden effizienter und können sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren

Obwohl der Einsatz von KI im Bereich Datenschutz oft kritisch gesehen wird, kann sie helfen, Vorgaben verlässlicher umzusetzen – etwa durch automatische Klassifizierung sensibler Daten, automatischer Anonymisierung und konsequente Zugriffskontrollen.

Typische Einsatzbereiche:

  • Verträge: Schneller Überblick über Inhalte und Fristen
  • Rechnungen: Automatische Erkennung und Vorbereitung für die BuchhaltungVersicherungen: Intelligente Bewertung von Dokumenten zur Unterstützung bei Entscheidungen
  • Allgemeine Dokumente: Automatische Zuordnung und Sortierung für mehr Übersicht

Worauf kommt es an?
Damit alles reibungslos funktioniert, sind gute Datenqualität und klar geregelte Datenschutzmassnahmen entscheidend. Besonders bei sensiblen Inhalten – etwa Verträgen oder personenbezogenen Daten – ist es entscheidend, dass ausschliesslich autorisierte Personen Zugriff erhalten und die Systeme sicher und kontrolliert eingebunden sind (gemäss dem Need-to-know-Prinzip).

Für einen reibungslosen Einsatz sind zwei Faktoren besonders wichtig: eine hohe Datenqualität und klar geregelte Datenschutzmassnahmen.

Gerade bei sensiblen Inhalten – wie Verträgen oder personenbezogenen Daten – muss sichergestellt sein, dass nur autorisierte Personen Zugriff erhalten und die Systeme sicher und kontrolliert in die IT-Infrastruktur eingebunden sind. Das sogenannte Need-to-know-Prinzip stellt dabei sicher, dass Informationen nur von denjenigen eingesehen werden können, die sie tatsächlich benötigen.

Wohin geht die Reise mit KI im Dokumentenmanagement?

Die automatische Indexierung mit Künstlicher Intelligenz steckt noch in den Anfängen – das Potenzial ist riesig. In Zukunft werden KI-Modelle noch leistungsfähiger, verstehen Inhalte noch besser und lassen sich einfacher in bestehende Unternehmensabläufe einbinden.

Aktuell erfordert der Einsatz generativer KI jedoch noch erhebliche Rechenressourcen und leistungsfähige Infrastrukturen, weshalb oft cloudbasierte Lösungen zum Einsatz kommen. Für Unternehmen mit hohen Anforderungen an Datenschutz oder begrenzten technischen Ressourcen kann das eine Hürde darstellen. Gleichzeitig entwickeln sich kleinere, effizientere Modelle rasant weiter. Sie ermöglichen künftig ressourcenschonendere und flexiblere Einsatzmöglichkeiten – auch lokal und besser abgestimmt auf individuelle Anforderungen.

Ausserdem entwickeln sich die Systeme ständig weiter – durch Rückmeldungen von Nutzerinnen und Nutzern, durch neue Trainingsdaten.

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