Ausgangslage

Das Spital Männedorf ist seit mehr als 130 Jahren das Schwerpunktspital für die Bevölkerung in der Region. Die Personalabteilung betreut rund 1'000 Personaldossiers aktiver Mitarbeitender, wobei die Dossiers bis vor Kurzem in Papierform gehalten wurden. Eine überschaubare, datenschutzkonforme Aufbewahrung und das effiziente Management der Dossiers wurden unabdingbar. Dazu kamen vermehrter Platzmangel und ein hoher Archivierungsaufwand.

Lösung

• Über 80'000 digitalisierte Seiten
• Standortunabhängiger Zugriff auf Dossiers
• Mehr Platz und weniger Archivierungsaufwand

Aufgrund einer Weiterempfehlung entschied sich das Unternehmen für die Scanning-Services von Arcplace. Die physischen Dossiers wurden gemäss Vereinbarung im Spital sortiert, mit Trennblättern versehen und in von Arcplace zur Verfügung gestellten Boxen zur Abholung vorbereitet. Das Scanning wurde durch die Arcplace-Spezialisten im Scan & BPO Center in Glattbrugg durchgeführt.

Um eine Transferierung ins bestehende HR-System gewährleisten zu können, wurden die über 80'000 Seiten nach definierten Vorgaben digitalisiert. Die Übermittlung der generierten PDF/A-Dateien erfolgte, zusammen mit den entsprechenden Indexwerten wie Personalnummer und Dokument-Typ, via SFTP Server. Die physischen Dossiers wurden von Arcplace in einem Kurzzeitarchiv aufbewahrt und nach drei Monaten unter Einhaltung höchster Sicherheitsstandards vernichtet.

Resultate

• Zeitersparnis durch schnelleres Auffinden von Dossiers und Informationen
• Vorgesetzte können entsprechend definierte Dossier-Inhalte einsehen
• Mitarbeitende erhalten Zugriff auf eigenes Dossier
• Reduzierter Archivierungsaufwand
• Mehr Platz durch Wegfall einer physischen Ablage

«Die wichtigsten Anforderungen an das Projekt waren Datenschutzkonformität, Zuverlässigkeit, Termineinhaltung und Fachkompetenz. Wir sind sehr zufrieden.»

Nicola Fielder, Leiterin HR des Spital Männedorf