Workflow Technologien kommen dann zum Einsatz, wenn standardisierte Prozessabläufe systemgestützt effizienter und optimiert werden sollen. Häufig kommen Workflows auch im Rahmen einer Business Process Management (BPM) Lösung zum Einsatz.
Arcplace baut bei Kunden dokumentenzentrierte Workflows und berücksichtigt dabei die definierten Regelwerke. Dabei können beispielsweise tägliche Aufgaben automatisiert zugeordnet oder Erinnerungen für einen einzelnen Mitarbeitenden systemseitig überwacht werden.
Beispiele für den Einsatz von Workflow Technologien finden sich bei der automatischen Verarbeitung von Kreditorenrechnungen oder bei der Verteilung der einzelnen Sendungen im Rahmen eines digitalen Posteingangs. Weiter unterstützen Workflows das Unternehmen bei der Nachvollziehbarkeit im Rahmen von Audits und dem Reporting massiv. Sämtliche Workflow Schritte werden protokolliert, daraus kann beispielsweise die durchschnittliche Durchlaufzeit eines einzelnen Workflow Schrittes analysiert werden.
Case Management
Im Gegensatz zum Workflow Management werden beim Case Management Prozesse systemseitig unterstützt, die nicht-standardisiert ablaufen, sondern von Fall zu Fall unterschiedlich und daher dynamisch sind.
Häufig werden durch die involvierten Mitarbeitenden in einem Case selber neue Prozesse und Tätigkeiten erfasst, welche anderen Benutzern zugewiesen werden können. Der Verantwortliche des Case erhält Möglichkeiten, den Fortschritt dieser Tätigkeiten zu überwachen. Auch auf der Basis eines Case Management sind umfangreiche Reporting-Möglichkeiten enthalten und können so helfen die Abläufe zu optimieren.
Flexible Umsetzungsmodelle
Die Arcplace Workflow Technologien werden in unterschiedlichen Umsetzungsmodellen realisiert. Einerseits bieten wir klassische on-premise Installationen an. Andererseits können Kunden zwischen den Servicemodellen «Managed» oder «Cloud» wählen. Bei einem Managed Service steht die Lösung beim Kunden und wird durch Arcplace betreut und betrieben. Beim Cloud-basierten Service wird die Lösung aus den Rechenzentren der Arcplace oder auch vom Hersteller mittels Software-as-a-Service (SaaS) angeboten.
Arcplace Workflow Technologiepartner
Arcplace unterhält mehrere strategische Partnerschaften zu Workflow Lösungsanbietern. Dies sind die am meisten verwendeten Lösungen:
- Basware (Rechnungsverarbeitung / P2P)
- OnBase by Hyland (Workflow und Case Management)
Mit diesen Technologien ist Arcplace in der Lage bei der Konzeption und Einführung einer Workflow Lösung flexibel und erfolgreich vielfältigste Anforderung abzudecken.
Im Arcplace Blog finden Sie spannende Ratgeber, Interviews, Fragen und Antworten zur Digitalisierung, Automatisierung und Archivierung.
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