Case Study

Kosteneffizientes SAP Archiv für Hotelplan

SAP Archivierung

SAP Systeme werden heute in vielen Kernprozessen eines Unternehmens eingesetzt und steuern diese vollständig. Dabei fallen neben Daten auch grosse Mengen von Dokumenten an, welche traditionell in Aktenordnern abgelegt werden. Zeitgemässe Organisationen setzen auf eine elektronische Dokumentenverwaltung.

Gerade die elektronische Erstellung und Verwaltung von Dokumenten stellt Unternehmen zusehends vor neue Herausforderungen, denn diese Dokumente sollen nicht losgelöst vom Prozess, sondern voll integriert verwaltet werden. Hierzu ist es notwendig, die Dokumente im SAP Kontext zu verwalten.

Dies geschieht am besten über ein Archivsystem, das über die Standardschnittstelle SAP ArchiveLink^TM mit dem SAP System verbunden ist. Nur über diese Verbindung ist es möglich, Dokumente, die in günstigen und rechtskonformen externen Speichersystemen verwaltet werden, mit den zugehörigen Businessobjekten in SAP zu verknüpfen und dadurch im Kontext des Businessprozesses nutzen zu können. Neben der prozessbezogenen Verwaltung von Dokumenten werden insbesondere im SAP Umfeld noch weitere Anforderungen an die Archivierung gestellt. Im Wesentlichen sind dies die Archivierung von Drucklisten zur elektronischen Speicherung von Reports und die Archivierung der Daten zur Entlastung der SAP Datenbanken.

Die SAP Archivlösung von Arcplace setzt all diese Anforderungen vollständig und konsequent um.

Arcplace Private Cloud Archivierungsservice

Basierend auf der führenden und weitverbreiteten Archivsoftware «tia® Content Server von kgs», bietet Arcplace einen eigenen SAP Archivierungsservice an. Ein Kunde kann diesen Service prinzipiell zur Archivierung von Dokumenten, SAP-Drucklisten und SAP-Daten nutzen.

Der Arcplace «Private Cloud Archivierungsservice» wird mit der Arcplace-Infrastruktur in zwei hochsicheren Rechenzentren in der Schweiz realisiert. Die Redundanz der Infrastruktur und die WORM-Fähigkeit des Speichers erlauben eine rechtskonforme Archivierung dieser Dokumente, Drucklisten und Daten.

Als Teil des Archivierungsservice wird die Lösung (Applikation und Infrastruktur) durch Arcplace proaktiv überwacht und verwaltet.

Vorteile des Swiss Private Cloud Archivierungsservice

Vollständig ausgegliederte Archivierungslösung
Keine Investitionen in Hard- und Software
Einsatz von anerkannten und hochmodernen Technologien
Einfach zu benutzen, flexibel und erweiterbar
Disaster Recovery Kopie in hochsicheren Schweizer Datenzentren
Beide Datenzentren sind ISO 27001 zertifiziert und wurden durch unabhängige Dritte erfolgreich nach dem FINMA Rundschreiben 2008/7 geprüft
Einhaltung der schweizerischen und internationalen Archivierungsvorschriften
Garantierte Langzeitintegrität und Zugriff auf die archivierten Daten
Schnelle Inbetriebnahme – innerhalb von vier Wochen

Archivierung als Startschuss für S/4HANA Projekte

Vor dem eigentlichen S/4-Einführungsprojekt sollten sich Unternehmen zunächst mit der Infrastruktur beschäftigen – und dies vor allem aus Kostengründen und für die Zukunftsfähigkeit des Systems. Die HANA-Technologie an sich ist im Vergleich zu relationalen Datenbanken, also Datenbanken, welche der elektronischen Datenverwaltung dienen und auf einem tabellenbasierten relationalen Datenbankmodell beruhen, sehr teuer. Vor allem, wenn bestimmte Schwellen in höheren Volumen überschritten werden. Mit kgs kann zunächst die Archivierung verschlankt und damit kostengünstig aufgestellt werden. Dies kann den Weg zum technischen Business Case eines S/4HANA Projekts ebnen. Die Archivierung der Zukunft setzt zudem auf neue Schnittstellentechnologien. Neben ArchiveLink führt S/4HANA CMIS als Metadaten fähiges Protokoll ein. Nur eine Archivierung, die sich flexibel und nahtlos zwischen den Schnittstellen bewegt und in jede Betriebs-Infrastruktur einfügen lässt – ganz gleich ob Cloud, Hybrid oder on-premise – stellt langfristig eine optimale Lösung dar.

Flexible Umsetzungsmodelle

Die verwendeten Technologien kommen in unterschiedlichen Umsetzungsmodellen zum Einsatz. Einerseits bieten wir klassische on-premise Installationen an. Andererseits können Kunden zwischen den Servicemodellen «Managed» oder «Cloud» wählen. Bei einem Managed Service steht die Lösung beim Kunden und wird durch Arcplace betreut und betrieben. Beim Cloud-basierten Service wird die Lösung aus den Rechenzentren der Arcplace oder auch vom Hersteller mittels Software-as-a-Service (SaaS) angeboten.