Wie können wir im Zeitalter von Big Data die exponentiell zunehmende Menge von Dokumenten bewältigen, die Unternehmen erhalten? Mehr Compliance, mehr Nachvollziehbarkeit und mehr Kommunikation bedeuten mehr eingehende Dokumente. Eines ist schon seit Jahren klar: wir müssen sie digitalisieren. Gleichzeitig müssen wir diese Dokumente und die darin enthaltenen Informationen immer schneller verarbeiten, um sie von einer Abteilung oder Person zur anderen weiterzuleiten. Smart Capture ist dafür der Einstiegspunkt.
Von OCR zu Automatisierung
Capture Technologien sollen die Extraktion von Informationen aus unterschiedlichen Dokumenten für deren Verteilung oder Klassifizierung automatisieren. In der Vergangenheit bestand das Erfassen lediglich darin, ein Papierdokument zu digitalisieren und in ein PDF-Dokument umzuwandeln, eventuell mit Texterkennung (OCR). Dieses digitale Dokument wurde dann manuell verarbeitet, um es – ebenfalls manuell – an die richtige Person oder Abteilung weiterzuleiten oder zu indizieren und schliesslich zu archivieren. Der Einsatz von Barcodes oder die Verwendung von Dokumentvorlagen vereinfachten die Verarbeitung; dies brachte aber nur wenig Flexibilität mit sich. Es genügte schon, dass sich das Layout eines Dokuments änderte, und schon wurde es nicht mehr erkannt. Man spricht hier von strukturierten oder teilstrukturierten Dokumenten.
Es gibt jedoch Möglichkeiten, ein Dokument mit seine Daten zu erkennen und seine Verarbeitung zu automatisieren, ohne das Format oder den Inhalt im Voraus zu kennen. In diesem Fall spricht man von unstrukturierten Dokumenten, und genau hier kommt Smart Capture ins Spiel. Es ermöglicht eine erhebliche Zeitersparnis und damit eine deutliche Senkung der Verarbeitungskosten.
Kosten senken und die Agilität erhöhen
Durch die Extraktion von Rohdaten aus einem Dokument und den automatischen Vergleich mit Referenzdaten kann Smart Capture Informationen aus Dokumenten extrahieren. Diese aktuellen Referenzdaten stammen aus dem ERP des Unternehmens, einer Geschäftsanwendung oder einer anderen Datenablage. Durch den Vergleich dieser strukturierten Informationen mit denjenigen aus den erfassten Dokumenten ist es leicht, die richtigen Informationen zu extrahieren. So können die Klassifizierungs- und Verteilprozesse leicht automatisiert werden.
Das häufigste Beispiel hierfür ist die Lieferantenrechnung, die erkannt, analysiert und automatisch zur Genehmigung an die richtige Abteilung und Person weitergeleitet wird. Sämtliche Rechnungsdaten werden gelesen und zur Buchung in das ERP-System importiert. Und das alles ohne manuelle Eingabe.
Ein anderes Beispiel ist, die Art jedes Dokuments vollautomatisch von der Software erkennen zu lassen. Wo früher ein Mitarbeiter manuell die Post sortierte, wird diese Arbeit heute durch künstliche Intelligenz automatisiert. Mit Smart Capture lassen sich alle eingehenden Dokumente eines Unternehmens verarbeiten, ob sie in Papierform oder elektronisch vorliegen. Man spricht hier von Multichannel Capture Technologien.
Skalierbar und anpassbar
Aktuelle Capture Technologien lassen sich leicht konfigurieren und sind Teil des neuen Low-Code-Trends. Es ist nun möglich, komplette Lösungen ohne Code und Programmierung zu konfigurieren. Darüber hinaus passt sich die intelligente Technologie der Erfassungssysteme an Veränderungen an und wird dank moderner Maschinen- und Selbstlernalgorithmen täglich besser. Es ist unbestritten, dass Smart Capture Technologien zunehmend gefragt sein werden und herkömmliche Digitalisierungssysteme künftig ablösen. Dies wird die Rolle der menschlichen Akteure völlig verändern und es werden auch neue Tätigkeiten und Möglichkeiten in Unternehmen entstehen. Eine spannende Herausforderung.
Zusammenfassung
- Mehrkanalige Smart Capture Technologien verarbeiten alle eingehenden Dokumente in einem Unternehmen oder einer Verwaltung.
- Sie automatisieren die Erkennung und Weiterleitung eingehender Dokumente an die richtige Person oder Abteilung.
- Sie ermöglichen eine bessere Prozessüberwachung und verbessern die Nachvollziehbarkeit und Compliance.
- Sie entlasten die Mitarbeiter von manuellen Ablage- und Eingabevorgängen und reduzieren so die Kosten für die Verarbeitung eingehender Dokumente.
- Zur Anpassung an die sich immer schneller vollziehende Entwicklung benötigen sie keine Programmierung, sondern können einfach auf Konfigurationsebene arbeiten.
Mehr zum Thema «Smart Capture» im Interview mit Romain Rochat, Head Suisse Romande bei Arcplace
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