Input Management Lösungen zeichnen sich als zentrales Eingangstor für sämtliche Dokumente und Geschäftskorrespondenz über unterschiedlichste Eingangskanäle aus. Die eingehende Korrespondenz und Dokumente werden mit Hilfe von künstlicher Intelligenz klassifiziert, pro Dokumententyp die relevanten Informationen extrahiert und dort wo nötig manuell validiert. Erfolgreiche Input Management Lösungen unterstützen die nachgelagerten Geschäftsanwendungen für eine möglichst automatisierte Verarbeitung.
Die vier Säulen des Input Managements
Die Input Management Lösungen von Arcplace sind in vier Säulen zusammengefasst:
- Digitaler Posteingang
- Rechnungsscanning
- Initial- oder Archivscanning
- Beratung
Alle Lösungen und Dienstleistungen der einzelnen Säulen unterstützen unsere Kunden in der digitalen Transformation, betrachten immer den End-to-End Business Prozess und fokussieren sich als Enabler für automatisierte Geschäftsanwendungen. Auf der Reise von der physischen in die digitale Geschäftsfallabwicklung soll das Change Management aktiv gelebt werden, die Mitarbeiter frühzeitig einbezogen werden und bei der Lösungsfindung der sinnvolle und optimale Mix zwischen Technologie und Mensch gewählt werden. Damit die Reise ein Erfolg wird, hilft als initialer Schritt die Ausarbeitung eines Target Operating Model unter Einbezug externer Spezialisten im Bereich Input Management.
Phasen des Input Managements
Erfolgreiches Input Management kann in vier Hauptphasen unterteilt werden: Konzeption, Eingangskanäle, Klassifikation & Extraktion und Verarbeitung.
Die Basis bildet die Konzeption der neuen Input Management Lösung mit dem Ergebnis eines Target Operating Models. Um ein Input Management Projekt erfolgreich realisieren zu können, ist ein fundiertes Target Operating Model unter Berücksichtigung aller Stakeholder sowie dem stetigen Fokus auf die End-to-End Business Prozesse essenziell. Betroffene Mitarbeitende frühzeitig in die Transformation einbeziehen und das Change Management aktiv leben sind weitere Erfolgsfaktoren.
Moderne Input Management Lösungen fungieren als Trichter für alle eingehenden Dokumente und Eingangskanäle (Multi-Channel-Ansatz). Physische Dokumente werden mit der neuesten Scanning Technologie (One-Step-Processing) digitalisiert – bereits digital vorhandene Dokumente werden über E-Mail, SFTP Server oder Web Portal direkt in die Capture Plattform importiert.
Nach dem Scanning bzw. Import Prozess folgt die Klassifikation & Extraktion der relevanten Informationen. Für die Klassifikation verwendet die Capture Plattform künstliche Intelligenz, um Dokumente automatisiert zu klassifizieren. Durch das laufende Self-Learning wird die Qualität täglich gesteigert und die Automatisierung erhöht. Anschliessend werden pro Dokumententyp die relevanten Daten aus dem Dokument extrahiert. Hier liegt der Fokus auf prozessrelevanten Daten, welche die Automatisierung in den nachfolgenden Geschäftsanwendungen optimal unterstützen. Können Dokumente nicht automatisch klassifiziert oder die nötigen Daten extrahiert werden, wird das Dokument in der manuellen Validierung durch den Menschen mit den notwendigen Daten angereichert. Der Output aus der Capture Plattform ist standardmässig ein PDF sowie ein XML oder JSON File.
Arcplace Scanning Services
Obwohl eine steigende Zahl von Unternehmen von papierbasierten zu digitalen Dokumenten übergehen, unterhalten viele Organisationen nach wie vor grosse Papierarchive und eine erhebliche Menge zeitraubender papierbasierter Prozesse. Mit Arcplace Scanning Services können Unternehmen schnell von den Vorteilen digitaler Dokumente profitieren, ohne dass sie interne Scanning-Infrastrukturen und -Ressourcen aufbauen und pflegen müssen.
Arcplace Scanning Services umfassen:
- Modernste Scanning-Hardware
- Führende Capture-Software zur Indexierung von gescannten Dokumenten
- Planungs-, Installations- und Konfigurationsleistungen
- Leistungen zur Digitalisierung von vorhandenen Papierunterlagen (vor Ort beim Kunden oder im Arcplace Scan & BPO Center)
Dossier Capture
Geschäftsinformationen erfassen und automatisiert weiterverarbeiten
Capture: Klassifizierung und Datenextraktion
Die zentralen Aufgaben der Capture Plattform sind das Klassifizieren von Dokumenten und das Extrahieren der relevanten Prozessdaten. Für die leistungsfähige und automatisierte Klassifizierung verwendet Arcplace künstliche Intelligenz-Komponenten, die in der Capture Plattform integriert sind. Durch vorgängiges Anlernen mit Trainingssets oder durch stetiges Self-Learning wird die künstliche Intelligenz trainiert und laufend optimiert. Das Anlernen mit Trainingssets ist sehr einfach und innert kürzester Zeit gemacht. Es müssen keine zusätzlichen Keywords angegeben oder Layouts definiert werden. Die künstliche Intelligenz lernt auf Basis der Trainingssets automatisch und speichert sich selbständig die nötigen Muster für die Erkennung ab.
Die Datenextraktion hat zum Ziel, die relevanten Informationen korrekt aus dem Dokument zu extrahieren und zu validieren. Dazu werden idealerweise Stammdaten verwendet, um die gelesenen Werte zu validieren. Pro Dokumententyp werden die prozessrelevanten Informationen extrahiert und validiert. Können nicht alle Daten extrahiert werden oder ist die Konfidenz der gelesenen Werte zu niedrig, wird das Dokument durch einen Menschen in der manuellen Validierung final validiert. Dadurch wird eine hohe Datenqualität sichergestellt.
Arcplace Scan & BPO Center
Das Arcplace Scan & BPO (Business Process Outsourcing) Center in Glattbrugg, Schweiz, verarbeitet Dokumente für Unternehmen aller Art, die in der gesamten Schweiz ansässig sind. Es wird einerseits für wiederkehrende Scanning-Aktivitäten wie das Scanning von Lieferantenrechnungen, Bestellungen oder der gesamten Korrespondenz genutzt. Ausserdem dient es der Digitalisierung grosser Papierarchive, die typischerweise danach in DMS-, ECM- oder ERP-Systeme übertragen werden.
Das Arcplace Scan & BPO Center ist nach dem Sicherheitsstandard ISO 27001 zertifiziert und arbeitet mit modernster Technologie für Digitalisierung und Capture von Dokumenten aller Art und Grössen. Ein professionelles Team von Projektleitern, Technikern und Scanning Operators hilft den Kunden, die Scanning-Prozesse zu definieren und zu implementieren, welche den Anforderungen am besten entsprechen.
Arcplace Technologie Partner
Arcplace pflegt strategische Partnerschaften mit verschiedenen Anbietern von Capture-Technologie, unter anderem mit den folgenden bedeutenden Unternehmen:
- TCG
- Hyland Software
- Parashift
Mit diesen Technologieanbietern kann Arcplace Anforderungen abdecken, die von einfachen Capture-Stationen bis hin zu mehrkanaligen Klassifizierungs- und Extraktionslösungen reichen.
Case Studies
Debrunner Koenig Gruppe
Gegen 2500 Personaldossiers digitalisiert
Raiffeisen
Raiffeisenbank Aarau-Lenzburg digitalisiert ihre Kundendossiers
Im Arcplace Blog finden Sie spannende Ratgeber, Interviews, Fragen und Antworten zur Digitalisierung, Automatisierung und Archivierung.
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