Enterprise Content Management (ECM) umfasst sämtliche Strategien und Technologien zur Abwicklung von Erfassung, Speicherung, Wiederherstellung, Verteilung, Aufbewahrung und Zerstörung von Dokumenten und Inhalten.
ECM betrifft insbesondere Inhalte, die in einer Organisation im Rahmen ihrer Geschäftsabläufe importiert oder erzeugt werden, und beinhaltet die Zugriffssteuerung für diese Inhalte von ausserhalb der Organisationsprozesse.
ECM Systeme sind dafür ausgelegt, strukturierte und unstrukturierte Inhalte zu verarbeiten, so dass eine Organisation Geschäftsziele effektiver erreichen, ihre Kunden besser bedienen und die Risiken minimieren kann (in Bezug auf Konformitätsverstösse, Gerichtsverfahren, unkoordinierte Abteilungen oder Fluktuation in der Organisation).
Die Implementierung einer ECM Lösung verlangt die Entwicklung eines durchdachten Plans auf Basis von Faktoren wie der allgemeinen Unternehmensstrategie, Compliance-Anforderungen, vorhandenen Infrastrukturen und Anwendungen, Geschäftsprozessen sowie Finanz- und Personalressourcen.
Arcplace kann Organisationen in den verschiedenen Phasen eines ECM Projekts durch Beratungs-, Implementierungs- und Integrationsdienstleistungen unterstützen. Arcplace hat Zugang zu einem Netzwerk von internen und externen Spezialisten, die bei Bedarf jederzeit und an jedem Ort hinzugezogen werden können, um den vollen Umfang eines ECM Projekts abzudecken.
Arcplace hat beispielsweise Erfahrung aus Kundenprojekten mit ECM Technologien in den folgenden Bereichen:
- Flexibles, strukturiertes Dokumenten Management (DMS) mit Dossiers
- Rechtskonforme Archivierung und Records Management
- Business Process Automation (Workflow/BPM, Case Management)
- Integration in Applikationslandschaft (ERP, Office, Outlook)
- Input Management mittels digitalem Posteingang und Scanning Lösungen
Typische ECM Anwendungen
Wichtige ECM Funktionalitäten
Im Folgenden finden Sie typische wichtige Funktionalitäten, die von Enterprise Content Management (ECM) Systemen abgedeckt werden:
- Capture
- Workflow
- Case Management
- E-Formulare
- E-Signaturen
- E-Dossiers
- Erstellung und Verteilung von Dokumenten
- Records Management
- E-Archiv
- Integration mit Drittapplikationen
Flexible Umsetzungsmodelle
Die verwendeten ECM Technologien kommen in unterschiedlichen Umsetzungsmodellen zum Einsatz. Einerseits bieten wir klassische on-premise Installationen an. Andererseits können Kunden zwischen den Servicemodellen «Managed» oder «Cloud» wählen. Bei einem Managed Service steht die Lösung beim Kunden und wird durch Arcplace betreut und betrieben. Beim Cloud-basierten Service wird die Lösung aus den Rechenzentren der Arcplace oder auch vom Hersteller mittels Software-as-a-Service (SaaS) angeboten.
Arcplace ECM Technologiepartner
Arcplace unterhält strategische Partnerschaften zu Hyland Software und Kendox im Bereich ECM. Hyland ist als Leader im Gartner Magic Quadrant für das ECM positioniert. Mit der OnBase Lösung von Hyland Software hat Arcplace eine weltweit führende ECM Lösung im Portfolio. Die Lösung von Kendox bietet Arcplace ausschliesslich als Cloud-Service aus Schweizer Rechenzentren an. Kendox ist eine leistungsfähige Lösung in der Verwaltung für Geschäftsdokumente sowie deren Archivierung.
Video
Mit Hilfe von Arcplace hat die Immobilienverwaltung Livit AG 150’000 Mietvertragsdossiers digitalisiert. Kreditorenrechnungen und übrige Korrespondenz werden heute automatisch digitalisiert, in entsprechende Workflow-Lösungen übergeben und nach Compliance-Standards archiviert.
Im Film stellt ein Mitarbeiter der Livit ausführlich dar, welche Effizienzgewinne für die Firma und welche Verbesserungen für die Angestellten erreicht wurden.
Case Study
Coop Mineraloel AG
Digitalisierung des Rechnungsversands mit innovativer Cloud-Lösung
Im Arcplace Blog finden Sie spannende Ratgeber, Interviews, Fragen und Antworten zur Digitalisierung, Automatisierung und Archivierung.
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