Blog: So gelingt die Einführung eines Dokumenten Management Systems

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Dokumentenmanagement

Das Dokumentenmanagement gilt oft als eine der ersten und damit grundlegendsten Anwendungsfälle im Rahmen der Einführung eines Document Management Systems (DMS) oder einer Enterprise Content Management (ECM) Plattform.

Die von Arcplace angebotenen DMS/ECM Technologien bieten einem Unternehmen verschiedene Funktionen, um den Umgang mit Dokumenten effizienter und risikoärmer zu gestalten. Zu den wichtigsten Hauptfunktionen des Dokumentenmanagements gehören:

Strukturieren von Dokumentensammlungen (Dossier-, Aktenstruktur)
Indexierung von Dokumenten (Metadaten)
Volltextsuche
Versionierung von Dokumenten
Verwaltung von Lebenszyklen (Aufbewahrungsfristen)
Anbindung an Scanning Lösungen (Scanning Stationen)
Schutz vor unbefugten Zugriffen und Verschlüsselung
Protokollierung von Zugriffen
Rechtskonforme Archivierung durch Sicherstellung der Unveränderbarkeit
Anbindung an Fachapplikationen (Stammdatenaustausch, Verlinkung von Dokumenten)
Mobiler und ortsunabhäniger Zugriff, gleichzeitiger Zugriff
Intuitive Integration in Outlook / Office

Cloud DMS/Archiv

Arcplace hat einen Cloud DMS/Archiv Service entwickelt, mit dem Unternehmen eine moderne Plattform für die Verwaltung und rechtskonforme Archivierung von Dokumenten erhalten und gegenüber einer In-house Lösung von deutlichen Kosteneinsparungen profitieren. Arcplace garantiert 100-prozentige Datenhaltung in der Schweiz.

Der Cloud DMS/Archiv Service ermöglicht es Kunden zudem, ihre Dokumente rechtskonform nach schweizerischen und internationalen Vorschriften und Gesetzen zur Archivierung aufzubewahren. Für Disaster-Recovery- und Compliance-Zwecke wird die Infrastruktur von Arcplace in hochsicheren Rechenzentren betrieben.

Zur Maximierung der Verfügbarkeit und Qualität überwacht und verwaltet das Arcplace Operations-Team die Infrastruktur im Operations-Center in Zürich. Sowohl der Cloud DMS/Archiv Service als auch die Datenzenters sind nach dem Standard für Informationssicherheit ISO/IEC 27001 zertifiziert.

Flexible Umsetzungsmodelle

Die verwendeten DMS Technologien von Arcplace kommen in unterschiedlichen Umsetzungsmodellen zum Einsatz. Einerseits bieten wir klassische on-premise Installationen an. Andererseits können Kunden zwischen den Servicemodellen «Managed» oder «Cloud» wählen. Bei einem Managed Service steht die Lösung beim Kunden und wird durch Arcplace betreut und betrieben. Beim Cloud-basierten Service wird die Lösung aus den Rechenzentren der Arcplace angeboten.

Arcplace DMS/ECM Lösungspartner

Arcplace unterhält strategische Partnerschaften zu Hyland Software und Kendox im Bereich DMS/ECM. Hyland ist als Leader im Gartner Magic Quadrant für das ECM positioniert. Mit der OnBase Lösung von Hyland Software hat Arcplace eine weltweit führende ECM Lösung im Portfolio. Die Lösung von Kendox bietet Arcplace ausschliesslich als Cloud-Service aus Schweizer Rechenzentren an. Kendox ist eine leistungsfähige Lösung in der Verwaltung für Geschäftsdokumente sowie deren Archivierung.