Dossiers sind als Sammlungen von verschiedenen Dokumenten zu einem bestimmten Thema zu verstehen. Unabhängig von der Grösse oder der Branche arbeiten die meisten Unternehmen mit folgenden Dossiers: Personaldossiers, Kundendossiers, Studierendendossiers, Patientendossiers, Projektdossiers, Falldossiers, Transportdossiers, Liegenschaftsdossiers, Mietvertragsdossiers.
Im digitalen Zeitalter besteht die Herausforderung darin, solche Dossiers elektronisch zu verwalten und zu archivieren (E-Dossier). Anwender haben verschiede Anforderungen, wie das neue System ihre Arbeitsprozesse vereinfachen und verbessern soll. Für die Verwaltung und Aufbewahrung von bestimmten Dokumenten bestehen ausserdem gesetzliche Vorschriften, welche eingehalten werden müssen. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, kommt ein Dokumentenmanagement- oder ein Enterprise-Content-Management-System (DMS/ECM) zum Einsatz.
Mithilfe von elektronischen Dossiers erhalten Kunden stets einen vollständigen und aktuellen Überblick über den Dossierinhalt und profitieren zusätzlich von hilfreichen Funktionen:
- Umfassende Suchfunktionen
- Rechtskonforme Archivierung von Dokumenten
- Zugriffskontrolle anhand Berechtigungskonzept
- Integration in bestehende Unternehmensapplikationen
- Integration in Microsoft Office und Outlook
Arcplace verfügt über grosse und langjährige Erfahrung in der Einführung von E-Dossier-Lösungen und kann verschiedenste Anforderungen umsetzen.
E-Dossiers Beispiele
Personaldossiers
Personalabteilungen sowie Führungskräfte sind auf einen einfachen, schnellen und sicheren Zugriff auf Personaldossiers angewiesen.
Kundendossiers
Effizienzsteigerung und Verbesserung des Kundendienstes durch sofortigen Zugriff auf alle Kundendokumente.
Liegenschaftsdossiers
Der Einsatz von E-Dossiers vereinfacht die Arbeitsabläufe und bietet einen schnellen und sicheren Zugriff auf die gewünschten Dokumente.
Studierendendossiers
Studierendendossiers müssen je nach kantonaler Gesetzgebung unterschiedlich lange aufbewahrt werden.
White Paper
Rechtskonformes E-Personaldossier
Rechtliche Anforderungen an das elektronische Personaldossier
Case Study
Raiffeisen
Raiffeisenbank Aarau-Lenzburg digitalisiert ihre Kundendossiers
Video: Digitale Transformation bei Livit
Erfahren Sie, wie wir die Immobilienverwaltung Livit AG bei der Digitalisierung von 150'000 Mietvertragsdossiers unterstützt haben.
Im Film stellt ein Mitarbeiter der Livit ausführlich dar, welche Effizienzgewinne für die Firma und welche Verbesserungen für die Angestellten erreicht wurden.
Im Arcplace Blog finden Sie spannende Ratgeber, Interviews, Fragen und Antworten zur Digitalisierung, Automatisierung und Archivierung.
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