Les solutions d’Input Management sont définies comme un point d’entrée central pour tous les documents et correspondances métier via un large éventail de canaux d’entrée. Le courrier entrant et les documents sont classés par intelligence artificielle, les informations pertinentes sont extraites pour chaque type de document et, si nécessaire, validées manuellement. Les solutions d’Input Management efficaces soutiennent une automatisation des applications métier en aval.
Les quatre piliers de l’Input Management
Les solutions d’Input Management d’Arcplace reposent sur quatre piliers:
- Digital Mailroom
- Numérisation des factures
- Numérisation initiale
- Consulting
Toutes les solutions et services des différents piliers soutiennent nos clients dans leur transformation digitale, en analysant toujours les processus métier de bout en bout et en agissant comme facilitateurs dans l’automatisation des applications métier. Dans le voyage qui mène les processus métier physiques aux processus métier digitaux, le Change Management doit être activement vécu, les employés doivent être impliqués dès les premières étapes et une combinaison judicieuse et optimale de technologie et personnes doit être décidée lors de la recherche de solutions. Pour faire de ce voyage un succès, la première étape consiste à développer un Target Operating Model (modèle opérationnel cible) avec l’implication de spécialistes externes dans le domaine de l’Input Management.
Phases d’Input Management
Un Input Management réussi peut être divisé en quatre phase principales : la conception, les canaux d’entrée, la classification & extraction et le traitement.
La conception de la nouvelle solution d’Input Management est la base, avec un Target Operating Model comme résultat. Afin de mettre en œuvre avec succès un projet d’Input Management, il est essentiel de disposer d’un Target Operating Model bien étayé qui tienne compte de tous les acteurs et garde une attention constante sur les processus métier de bout en bout. Impliquer les collaborateurs affectés dans la transformation dès les premières étapes et vivre activement le Change Management sont d’autres facteurs de succès.
Les solutions modernes d’Input Management agissent comme canalisateurs de tous les documents entrants et tous les canaux entrants (approche multi-canaux). Les documents physiques sont numérisés en utilisant les technologies de numérisation les plus récentes (one-step processing) – les documents numériques existants sont importés directement dans la plateforme de capture via e-mail, serveur SFTP ou portail web.
Le processus de numérisation ou d’import est suivi par la classification et extraction des informations pertinentes. Pour la classification, la plateforme de capture classe automatiquement les documents en utilisant l’intelligence artificielle. A travers l’autoapprentissage constant, la qualité est améliorée au jour le jour et l’automatisation est accrue. Ensuite, les données pertinentes sont extraites des documents pour chaque type de document. L’accent est mis ici sur les données pertinentes pour le processus, qui soutiennent de façon optimale l’automatisation dans des applications métier ultérieures. Si les documents ne peuvent pas être automatiquement classés ou que les données nécessaires ne peuvent pas être extraites, le document est enrichi avec les données nécessaires grâce à la validation manuelle effectuée par l’humain. La sortie standard de la plateforme de capture est un document PDF accompagné d’un fichier XML ou JSON.
Services de numérisation d’Arcplace
Bien que de plus en plus d’entreprises abandonnent le papier au profit des documents numériques, nombre d’entre elles possèdent encore des archives importantes sur papier et un nombre élevé de processus basés sur des documents papier, qui prennent beaucoup de temps. Les services de numérisation d’Arcplace leur permettent de bénéficier rapidement des avantages des documents numériques sans avoir besoin de mettre en place une infrastructure de numérisation interne ni d’assurer sa maintenance.
Les services de numérisation d’Arcplace comportent :
- un matériel de numérisation ultramoderne
- un logiciel de capture à la pointe de la technologie pour indexer les documents numérisés
- des services de conception, d’installation et de configuration
- des services de digitalisation de dossiers papier existants (dans les locaux du client ou dans le centre de numérisation d’Arcplace)
Capture: classification et extraction de données
Les tâches centrales de la plateforme de capture sont la classification des documents et l’extraction de données métier pertinentes. Pour une classification efficace et automatisée, Arcplace utilise des composants d’intelligence artificielle qui sont intégrés dans la plateforme de capture. Le moteur d’intelligence artificielle est entraîné et continuellement optimisé grâce à un apprentissage préalable avec des training sets (ensembles de documents d’exemple permettant la formation) ou grâce à l’autoapprentissage constant. L’apprentissage avec des training sets est très facile et peut être effectué en très peu de temps. Il n’y a pas besoin d’ajouter des mots-clés supplémentaires ou définir des mises en page. L’intelligence artificielle apprend automatiquement sur la base des training sets et sauve de façon indépendante les modèles nécessaires à la reconnaissance.
L’extraction de données vise à extraire correctement et valider l’information pertinente du document. Idéalement, des données de référence sont utilisées pour valider les valeurs lues. Les informations pertinentes pour le processus sont extraites et validées pour chaque type de document. Si toutes les données ne sont pas extraites ou qu’elles ne sont pas fiables, le document est finalement validé par un humain dans la validation manuelle. Cela assure un haut niveau de qualité des données.
Le Scan & BPO Center d’Arcplace
Le Scan & BPO (Business Process Outsourcing) Center d’Arcplace, qui se trouve à Glattbrugg, en Suisse, traite les documents de diverses sociétés de toute la Suisse. Il est non seulement utilisé pour les activités de numérisation régulières, comme la numérisation des factures des fournisseurs, des commandes ou des e-mails échangés, mais également afin de numériser de gros volumes d’archives sur papier qui sont alors généralement transférées aux systèmes GED, ECM ou ERP.
Le Scan & BPO Center d’Arcplace est certifié conforme à la norme de sécurité ISO 27001, et met en œuvre des technologies de pointe afin de numériser et de capturer des documents de tous types et de toutes tailles. Une équipe de spécialistes, qui comprend des chefs de projet, des ingénieurs et des opérateurs de numérisation, aide les clients à définir et à mettre en place les processus qui répondent à leurs besoins.
Partenaires technologiques d’Arcplace
Arcplace dispose de partenariats stratégiques avec différents fournisseurs de technologies de capture dont les deux principaux sont :
- TCG
- Hyland Software
- Parashift
Ces fournisseurs permettent à Arcplace de répondre aux exigences qui vont des simples stations de capture aux solutions perfectionnées de classification et d’extraction multicanal.
Fiches techniques
TCG :
DocProStar
DocProStar X.Tr.Act (Anglais)
DocProStar Mailroom (Anglais)
Hyland (Anglais) :
