Elle se charge principalement des contenus importés ou générés par une entreprise lors de son fonctionnement et comporte le contrôle des accès à ces derniers hors du cadre de ses processus.
Les systèmes de gestion du contenu d’entreprise gèrent les contenus structurés et non-structurés afin qu’une organisation puisse atteindre ses objectifs, fournir des services à ses clients et se protéger (contre toute non-conformité, les poursuites judiciaires, la désorganisation entre les services ou le turnover).
Déployer une solution de gestion du contenu d’entreprise est un processus qui nécessite d’établir un plan basé sur certains facteurs, comme la stratégie globale d’une entreprise, les exigences en matière de conformité, l’infrastructure et les applications existantes, les processus métiers ainsi que les ressources financières et humaines.
Arcplace peut aider les entreprises lors des différentes phases d’un projet de gestion du contenu d’entreprise en leur fournissant des services de conseil, de déploiement et d’intégration. Grâce à son réseau de spécialistes internes et externes, Arcplace peut répondre à toutes les exigences d’un projet de gestion du contenu d’entreprise, quel que soit le lieu ou le moment.
Dans le cadre de différents projets réalisés pour ses clients, Arcplace a, par exemple, acquis de l’expérience dans la gestion du contenu d’entreprise dans les domaines suivants :
- gestion souple et structurée des documents à l’aide de dossiers
- archivage probant et gestion des documents d’archives
- Business Process Automation (workflow/BPM, Case Management)
- intégration à un environnement applicatif (ERP, Office, Outlook)
- gestion des documents reçus (Input Management) au moyen de la boîte de réception numérique et des solutions de numérisation
Fonctionnalités ECM importantes
Les fonctionnalités suivantes sont des exemples courants de ce qui est généralement couvert par une plateforme ECM (Enterprise Content Management) :
- Capture
- Workflow
- Case Management
- Formulaires électroniques
- Signatures électroniques
- Dossiers électroniques
- Génération et distribution de documents
- Records Management
- Archive électronique
- Intégration avec des applications tierces
Des modèles de réalisation flexibles
Les technologies ECM utilisées par Arcplace peuvent être utilisées de différentes manières. Nous proposons d’une part une installation classique sur site. Les clients peuvent également choisir les modèles de services « Managed » ou « Cloud ». Dans le cas du service « Managed », la solution est installée chez le client, mais Arcplace la gère et l’exploite. Pour le service « Cloud », la solution est proposée via les centres de données d’Arcplace ou par le fournisseur sous la forme SaaS (Software as a Service).
Partenaires technologiques d’Arcplace ECM
Arcplace dispose d’un partenariat stratégique avec Hyland Software et Kendox dans le domaine d’ECM. Hyland a été reconnu comme un des leaders ECM par Gartner. Grâce à la solution OnBase de Hyland, Arcplace dispose d’une solution leader sur le marché mondial dans son portefeuille. Arcplace propose la solution Kendox exclusivement sous forme de service « Cloud » à partir de centres de données suisses. Kendox est une solution puissante pour la gestion et l'archivage de documents commerciaux.
Avec l’aide d’Arcplace, la société immobilière Livit SA a digitalisé 150'000 dossiers de contrats de location. Les factures des créanciers et la correspondance sont aujourd’hui automatiquement numérisées, transmises à leurs workflows respectifs et archivées électroniquement selon les normes de conformité en vigueur.
Dans la vidéo, un employé de Livit présente le gain d’efficacité et les optimisations obtenus pour l’entreprise et les employés.
