Les dossiers sont des collections de différents documents portant sur des thèmes similaires. Quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité, la plupart des entreprises travaillent avec des dossiers, comme par exemple : les dossiers du personnel, les dossiers clients, les dossiers des étudiants, les dossiers patients, les dossiers de projet, transport, immobiliers, etc.
A l’ère du numérique, le défi consiste à gérer et archiver ces dossiers au format électronique (e-dossier). Les utilisateurs ont diverses exigences sur la manière dont le nouveau système doit simplifier et améliorer leurs processus de travail. Pour la gestion et la conservation de certains documents, il existe en outre des réglementations qui doivent être respectées. Pour répondre à ces exigences, on utilise un système de gestion documentaire (GED ou DMS) ou un système de gestion de contenu entreprise (ECM).
Grâce aux dossiers électroniques, les clients ont toujours une vue d’ensemble complète et actuelle sur le contenu du dossier et profitent en plus de fonctions utiles, comme :
- Des fonctions de recherche étendues
- Un archivage conforme des documents
- Un contrôle d’accès grâce à un droits d’accès
- L’intégration avec des applications existantes
- L’intégration avec Microsoft Office et Outlook
Arcplace possède une grande et longue expérience dans la création de dossiers électronique et peut mettre en œuvre les exigences les plus variées.
