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Numérisation des documents

La numérisation des documents physiques permet aux organisations d’optimiser leurs processus métiers, de gagner de la place et de mieux tirer profit de leurs investissements technologiques. Les entreprises peuvent ainsi alléger leurs processus alourdis par les documents papier et adopter peu à peu un bureau zéro papier.

Le processus comporte en général une phase de numérisation qui peut être réalisée à l’aide d’appareils de numérisation dédiés ou de périphériques multifonctions (imprimantes multifonctions). Un logiciel de capture peut ensuite être utilisé afin de classer les documents et d’extraire les informations nécessaires afin de les traiter. Les résultats (des fichiers PDF et leurs métadonnées, par exemple) sont alors transmis à une application métier, comme un système de gestion électronique des documents (GED), un système de gestion du contenu d'entreprise (ECM) ou un système de gestion intégré (ERP).

Les solutions de numérisation d’Arcplace comportent :

  • du matériel de numérisation
  • des logiciels de capture afin d’indexer les documents numérisés
  • des services de conception, d’installation et de configuration

Les services de numérisation d’Arcplace comportent :

  • des services de digitalisation de dossiers papier existants
  • des services de numérisation continue des documents

 

Services de numérisation d’Arcplace

Bien que de plus en plus d’entreprises abandonnent le papier au profit des documents numériques, nombre d’entre elles possèdent encore des archives importantes sur papier et un nombre élevé de processus basés sur des documents papier, qui prennent beaucoup de temps. Les services de numérisation d’Arcplace leur permettent de bénéficier rapidement des avantages des documents numériques sans avoir besoin de mettre en place une infrastructure de numérisation interne ni d’assurer sa maintenance.

Arcplace propose ses services de numérisation dans les locaux du client ou dans son propre centre de numérisation.

 

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Le centre de numérisation d’Arcplace

Le centre de numérisation d’Arcplace, qui se trouve à Glattbrugg, en Suisse, traite les documents de diverses sociétés de toute la Suisse. Il est non seulement utilisé pour les activités de numérisation régulières, comme la numérisation des factures des fournisseurs, des commandes ou des e-mails échangés, mais également afin de numériser de gros volumes d’archives sur papier qui sont alors généralement transférées aux systèmes GED, ECM ou ERP.

Le centre de numérisation d’Arcplace est certifié conforme à la norme de sécurité ISO 27001, et met en œuvre des technologies de pointe afin de numériser et de capturer des documents de tous types et de toutes tailles. Une équipe de spécialistes, qui comprend des chefs de projet, des ingénieurs et des opérateurs de numérisation, aide les clients à définir et à mettre en place les processus qui répondent à leurs besoins.

 

Livre blanc : Turning Documents into Data

Les concepts de numérisation ou de capture ne sont pas nouveaux et de nombreuses organisations s’efforcent de réduire le volume de papier qu’elles traitent. L’étude d’AIIM montre que 74 des entreprises ayant répondu ont lancé des campagnes d’amélioration qui bénéficieraient des avantages que procure la réduction du papier dans les processus métiers. La numérisation des documents représente la première étape du processus et procure de nombreux avantages. Cependant, c’est la capture des informations contenues dans les pages qui constitue l’enjeu principal.

Dans ce rapport, nous allons analyser les tendances actuelles en matière de numérisation et de capture, les avantages que les organisations peuvent en tirer et certains problèmes auxquels elles sont confrontées. Nous allons également aborder en détail les possibilités offertes par les dernières technologies de capture afin d’améliorer les processus métiers.

Transformer des documents en données

Utiliser les technologies de capture de données pour automatiser le traitement de vos documents (Anglais)

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Étude de cas : services de numérisation pour une banque Raiffeisen

La banque Raiffeisen de Berthoud a décidé de numériser les dossiers des clients et de crédit, puis de les transférer au nouveau système de gestion électronique des documents dans le cadre de son projet de dossier électronique.

L’objectif de la numérisation consistait à accélérer et à simplifier le traitement des documents afin d'améliorer le service clients. Après avoir évalué différentes possibilités, la banque Raiffeisen de Berthoud a décidé de travailler avec Arcplace.

 

Raiffeisenbank

Raiffeisen

Numérisation des dossiers de la Banque Raiffeisen

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