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Dossiers électroniques du personnel

Pour un département de ressources humaines moderne, la gestion des documents du personnel doit remplir des critères clairement définis: l’accès aux documents doit être simple, rapide, sécurisé et fiable, et si possible dans toute l'entreprise.

Souvent, un dossier du personnel ne contient généralement pas que des documents électroniques. Il comporte aujourd’hui encore de nombreux documents format papier. Il s’agit communément de contrats de travail, d’évaluations annuelles des employés, de certificats de formation, etc. La gestion des dossiers du personnel pose de multiples défis aux entreprises. La recherche de documents demande du temps et leur conservation dans des salles ou armoires spécifiques se révèle onéreuse. De plus, les documents du personnel doivent être archivés pendant une durée déterminée et selon des règles très précises avant de pouvoir être détruits.

L'usage de dossiers électroniques réduit considérablement le temps et le coût de gestion des ressources humaines. Un système centralisé de gestion documentaire (GED) ou une système de gestion de contenu entreprise (ECM) permet non seulement de stocker, mais aussi de gérer les documents du personnel, de leur réception à leur archivage en passant par leur traitement. La numérisation permanente des documents du personnel maintient à jour les dossiers des employés. En parallèle, les documents électroniques sont stockés dans un emplacement centralisé et intégrés dans les flux de travail auxquels ils sont destinés.

Dossier: Vous avez besoin de dossiers électroniques du personnel si …

Conformité, sécurité et convivialité

Un service de ressources humaines qui conserve tous les documents au format électronique dispose à tout moment d’un inventaire complet et actuel des documents du personnel dans l’entreprise. Autre avantage: le système garantit un stockage sécurisé des dossiers du personnel en conformité avec les lois et réglementations en vigueur. Par ailleurs, les interfaces entre le système et les applications RH courantes permettent l’échange des métadonnées et l'accès aux informations souhaitées depuis les environnements existants. Dans tous les cas, le système GED/ECM garantit un accès aux informations sensibles uniquement aux utilisateurs autorisés.

Arcplace emploie les technologies les plus modernes pour numériser, traiter, gérer et archiver les dossiers électroniques du personnel. De cette manière, Arcplace peut proposer des solutions RH conviviales et efficientes qui répondent aux besoins des entreprises de toute taille en matière de gestion des dossiers du personnel.

Numérisation des dossiers du personnel

Les dossiers du personnel contiennent des informations très sensibles. C'est la raison pour laquelle Arcplace propose un service de numérisation sur site aux clients qui désirent mettre en place un tel système. Les dossiers papier sont alors numérisés rapidement et efficacement dans les locaux même du client.

La numérisation sur site offre un double avantage. D’une part, les dossiers sensibles ne quittent l’entreprise à aucun moment. D’autre part, l’accès aux documents est possible en permanence pendant le processus de numérisation. Pour s’acquitter de cette tâche, Arcplace met à disposition son équipe de spécialistes et une infrastructure de numérisation moderne.

Nos solutions et services de numérisation

Étude de cas :

Personalamt Graubünden

Personalamt Graubünden

Personalamt Graubünden a digitalisé ses dossiers du personnel (Anglais)

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Étude de cas :

Fredy Wiesner Gastronomie

Fredy Wiesner Gastronomie

Introduction des dossiers électroniques du personnel

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Livre blanc :

Dans le cadre de la numérisation, les entreprises s'efforcent aujourd'hui de tenir les dossiers personnels (exclusivement) sous forme électronique, car les dossiers personnels électroniques sont liés à divers avantages. Afin de pouvoir effectivement tirer parti de ces avantages, il est important d'utiliser un dossier personnel électronique conforme au droit.

 

Dossiers électroniques et la loi

Exigences légales relatives au dossier personnel électronique

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