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Vidéo : Transformation Digitale chez Livit

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Vous avez besoin d’une Digital Mailroom si …

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Digital Mailroom

La solution Digital Mailroom organise et optimise tout le courrier qu’une entreprise reçoit sur différents canaux. Elle traite tous les documents reçus de manière centralisée, que ce soit des documents sur papier ou électroniques (e-mails, formulaires en ligne, fichiers importés, etc.).

La numérisation représente la première étape pour la correspondance sur papier. Les opérateurs trient et numérisent les documents au fur et à mesure qu’ils arrivent. Les données reçues par voie électronique sont automatiquement intégrées aux processus par l’infrastructure de communication d’Arcplace.

Les règles définies dans la solution Digital Mailroom garantissent que les documents reçus sont classés sur-le-champ avec un degré d'automatisation maximal. Les opérateurs d’Arcplace classent les documents qui ne sont pas traités de manière automatique. Les documents sont préparés (extraction des données) à l’aide de la technologie de reconnaissance optique des caractères (OCR) afin que le traitement en aval soit efficace. La solution Digital Mailroom attribue ensuite les documents et les données extraites associées aux destinataires corrects (une personne ou un groupe), à un processus métier ou à une fonction de spécialiste (comptabilité, services clients, etc.).

Cette solution vient compléter l’offre d’Arcplace en matière de solutions de numérisation, de gestion de documents et d’archivage qui ont toutes fait leurs preuves. Depuis toujours, Arcplace conçoit ses solutions en se basant sur des éléments standard dont la réputation n’est plus à faire. La convivialité ainsi qu'une personnalisation rapide afin de répondre aux besoins des clients représentent les clés du succès d’Arcplace.

 

Le centre de numérisation d’Arcplace

Le centre de numérisation d’Arcplace, qui se trouve à Glattbrugg, en Suisse, traite les documents de diverses sociétés de toute la Suisse. Il est non seulement utilisé pour les activités de numérisation régulières, comme la numérisation des factures des fournisseurs, des commandes ou des e-mails échangés, mais également afin de numériser de gros volumes d’archives sur papier qui sont alors généralement transférées aux systèmes GED, ECM ou ERP.

Le centre de numérisation d’Arcplace est certifié conforme à la norme de sécurité ISO 27001, et met en œuvre des technologies de pointe afin de numériser et de capturer des documents de tous types et de toutes tailles. Une équipe de spécialistes, qui comprend des chefs de projet, des ingénieurs et des opérateurs de numérisation, aide les clients à définir et à mettre en place les processus qui répondent à leurs besoins.

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Modèles d’exploitation : interne ou sous forme de service

Arcplace propose sa solution Digital Mailroom en tant que solution interne ou sous forme de service. Il est possible d’adapter souplement les différents modèles en fonction des exigences des clients : le courrier des clients peut par exemple être distribué directement à Arcplace en utilisant le modèle « Business Process Outsourcing » (BPO). Le centre de numérisation trie toute la correspondance au fur et à mesure qu’elle arrive et numérise les lettres qui ne figurent pas sur la liste noire qui les exclut du processus. Digital Mailroom est également disponible sous la forme d’une solution interne qui est directement installée dans les locaux d’un client.

Si ce dernier dispose déjà une solution partielle de salle de courrier numérique, Arcplace peut également fournir différents modules de la solution Digital Mailroom. Il est possible d’intégrer la numérisation ou le traitement à l’environnement actuel du client, par exemple.

Livre blanc : Automatisez vos processus d'affaires avec le Digital Mailroom

Ce livre blanc de Kofax montre la manière dont une salle de courrier numérique équipée d’une technologie professionnelle de capture et de gestion des processus métiers (ou BPM, Business Process Management) peut convertir les documents reçus, courrier, fax, e-mails ou ceux provenant de périphériques multifonctions, de portails Web, d’appareils mobiles et de tablettes, en des informations électroniques structurées qui sont utilisées en entrée de nombreux processus métiers et systèmes de l’entreprise.

Présentation du Digital Mailroom

Découvrez comment automatiser les processus métier avec une Digital Mailroom (Anglais)

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Vidéo:

Avec l’aide d’Arcplace, la société immobilière Livit SA a digitalisé 150'000 dossiers de contrats de location. Les factures des créanciers et la correspondance sont aujourd’hui automatiquement numérisées, transmises à leurs workflows respectifs et archivées électroniquement selon les normes de conformité en vigueur.

Dans la vidéo, un employé de Livit présente le gain d’efficacité et les optimisations obtenus pour l’entreprise et les employés.