De la capture à la capture intelligente

À l’ère du Big Data, comment gérer la quantité exponentielle des documents que les entreprises et administrations reçoivent ? Plus de conformité, plus de traçabilité et plus de communication signifient plus de documents entrants. Une chose est claire depuis des années déjà : nous devons les numériser. Mais ce n’est plus suffisant. Nous avons besoin de traiter ces documents et les informations qu’ils contiennent toujours plus rapidement, de les faire circuler d’un département ou d’une personne à l’autre de manière fluide et adaptable. La capture intelligente est le point d’entrée pour l’ensemble de ces documents.

De l’OCR à l’automatisation

Les technologies de capture ont pour tâche d’automatiser l’extraction des informations de documents variés, en vue de leur distribution ou de leur classification. Historiquement, la capture se résumait à numériser un document papier pour en faire un document PDF, éventuellement avec de la reconnaissance de texte (OCR). Ce document numérique était ensuite traité manuellement pour être envoyé à la bonne personne, au bon département, ou indexé, toujours manuellement, pour être enfin archivé. Il demandait donc un important travail humain qui décourageait bien souvent les entreprises de changer leurs habitudes de travail et leurs processus. L’utilisation de code-barres, puis de modèles de document a simplifié le traitement, mais n’offrait que peu de souplesse. Il suffisait qu’un document change de mise en page pour qu’il ne soit plus reconnu et qu’il faille refaire le modèle. On parle alors de documents structurés, voire semi-structurés.

Il existe pourtant des possibilités pour reconnaître un document et ses données, et automatiser son traitement sans en connaître le format ou le contenu à l’avance. On parle alors de documents non structurés, et c’est là que la capture intelligente entre en jeu. Elle offre un important gain de temps, et donc une réduction importante des coûts de traitement.

Réduire les coûts et augmenter l’agilité

En extrayant les données brutes d’un document et en les comparant automatiquement à des données de référence, la capture intelligente permet d’extraire automatiquement de l’information des documents. Ces données de référence sont issues de l’ERP de l’entreprise, d’une application métier, ou de tout autre entrepôt de données. Elles représentent les informations fiables et à jour de l’entreprise. En comparant ces informations structurées avec les informations lues dans les documents capturés, il est facile d’extraire les bonnes informations, consolidées avec les données de l’entreprise. Cela permet d’automatiser simplement les processus de classification et de distribution.

 
Arcplace Smart Capture

L’exemple le plus répandu est la facture fournisseur qui est reconnue, analysée et acheminée automatiquement vers la bonne personne et le bon service pour approbation. L’ensemble des informations de la facture sont lues et importées dans l’ERP pour comptabilisation. Tout cela sans aucune opération de saisie manuelle. Un autre exemple consiste à laisser le logiciel reconnaître la nature de chaque document de manière totalement automatique. Là où auparavant un opérateur faisait un tri manuel du courrier, l’intelligence artificielle automatise ce travail aujourd’hui. Cette capture intelligente permet de traiter l’ensemble des documents entrants d’une entreprise, papier ou électroniques. On parle alors de digital mailroom multicanal.

Évolutif et adaptable

Les solutions de capture actuelles sont facilement paramétrables et font partie de la nouvelle tendance low code. Il est désormais possible de paramétrer des solutions complètes sans passer par du code ou de la programmation. De plus, la technologie intelligente des systèmes de capture s’adapte aux changements et s’améliore chaque jour grâce à algorithmes avancés de machine learning et d’auto-apprentissage. Il est indéniable que les solutions de capture intelligentes vont être de plus en plus demandées et vont remplacer les systèmes classiques de numérisation. Cela va bouleverser le rôle des opérateurs humains, mais cela passera par l’émergence de nouvelles activités et possibilité pour les entreprises en quête de digitalisation. Un défi passionnant.

En résumé

  • Les solutions de capture intelligente multicanal traitent l’ensemble des documents entrants dans une entreprise ou une administration.
  • Elles automatisent la reconnaissance et la circulation des documents entrants vers la bonne personne ou le bon département.
  • Elles permettent un meilleur suivi des processus et améliorent la traçabilité et la conformité.
  • Elles déchargent les collaborateurs des opérations manuelles de classement et de saisie et diminuent ainsi les coûts de traitement des documents entrants.
  • Pour s’adapter à une évolution toujours plus rapide, elles ne nécessitent pas de programmation et sont configurables par des actions simples.

 

 Plus d'informations à ce sujet dans une interview avec Romain Rochat, Manager Suisse Romande chez Arcplace